Checklist: Închiderea lunii
Închiderea lunii este procesul prin care te asiguri că toate operațiunile contabile ale perioadei sunt complete, corecte și echilibrate. Acest checklist acoperă toți pașii necesari — de la verificarea documentelor până la blocarea perioadei contabile.
Închiderea lunii se face de obicei în primele 5 zile ale lunii următoare. Acest interval îți permite să primești ultimele facturi și extrase bancare aferente lunii încheiate.
Checklist complet
Parcurge fiecare pas în ordine. Bifează doar după ce ai verificat efectiv.
Pas 1: Verifică completitudinea documentelor
☐ Toate facturile de furnizor sunt înregistrate
Unde: Sidebar → Achiziții → Facturi furnizori
- Filtrează pe luna curentă
- Verifică că ai facturile de la toți furnizorii cu care ai lucrat
- Verifică biroul fizic — nu a rămas nicio factură pe hârtie necontabilizată
- Verifică email-ul — nu au sosit facturi PDF neînregistrate
Red flag: Dacă un furnizor obișnuit lipsește din listă, sună-l — poate factura s-a pierdut.
Pas 2: Verifică e-Facturile primite
☐ Toate e-Facturile din SFS sunt contabilizate
Unde: Sidebar → Achiziții → e-Factura
- Verifică lista de e-Facturi primite
- Fiecare e-Factură trebuie să fie transformată în factură de furnizor sau marcată explicit ca „neaplicabilă"
- Compară numărul de e-Facturi cu numărul de facturi furnizor din luna respectivă
Conform legislației RM, e-Facturile primite prin SFS sunt documente oficiale. Necontabilizarea lor poate genera diferențe la control fiscal.
Pas 3: Verifică documentele de vânzare
☐ Toate vânzările lunii sunt înregistrate
Unde: Sidebar → Vânzări → Documente de vânzare
- Filtrează pe luna curentă
- Verifică că toate livrările au document de vânzare asociat
- Verifică că toate documentele sunt în status Contat (nu Draft)
Pas 4: Importă ultimul extras bancar
☐ Extrasul bancar final al lunii este importat
Unde: Sidebar → Bancă și casă → Extrase bancare → Importă
- Importă extrasul bancar pentru ultima zi a lunii (sau prima zi a lunii următoare, care include operațiunile din ultima zi lucrătoare)
- Repetă pentru fiecare cont bancar al companiei
Pas 5: Reconciliază operațiunile bancare
☐ Sold bancă în POSfix = Sold din extras bancar
Unde: Sidebar → Bancă și casă → Operațiuni bancare
Verificare rapidă:
- Deschide Rapoarte → Fișa de cont → contul
242.1(sau contul bancar relevant) - Selectează perioada: prima zi a lunii → ultima zi a lunii
- Soldul final din fișa de cont trebuie să coincidă la leu cu soldul din extrasul bancar
| Ce verifici | Unde | Valoare așteptată |
|---|---|---|
Sold cont 242.1 (MDL) | Fișa de cont | = sold extras bancar MDL |
Sold cont 242.2 (EUR) | Fișa de cont | = sold extras bancar EUR |
Sold cont 242.3 (USD) | Fișa de cont | = sold extras bancar USD |
Dacă nu coincide:
- Verifică operațiuni bancare necontate (status Draft)
- Verifică operațiuni duplicate
- Verifică operațiuni cu dată greșită (din luna anterioară sau viitoare)
Pas 6: Verifică casa de marcat
☐ Sold casă din POSfix = numerar fizic
Unde: Sidebar → Bancă și casă → Case de marcat
- Verifică soldul contului
241.1(Casa MDL) - Compară cu inventarierea fizică a numerarului
- Dacă diferă, verifică încasările și plățile în numerar ale lunii
Pas 7: Verifică documente necontate
☐ Nu există documente în status Draft
Verifică în fiecare registru:
- Facturi furnizori — filtrează status = Draft
- Documente de vânzare — filtrează status = Draft
- Operațiuni bancare — filtrează status = Draft
Fiecare document Draft trebuie fie contat, fie anulat cu justificare.
Documentele rămase în Draft nu afectează balanța de verificare. Dacă le lași necontate, pierzi operațiuni contabile și balanța nu va reflecta realitatea.
Pas 8: Procesează retururile
☐ Retururile lunii sunt înregistrate (dacă există)
Unde: Sidebar → Achiziții → Retururi / Vânzări → Retururi
- Verifică retururile de marfă primite de la clienți
- Verifică retururile de marfă trimise la furnizori
- Fiecare retur trebuie să fie contat (stornare roșie)
Pas 9: Procesează compensările
☐ Compensările reciproce sunt înregistrate (dacă există)
Unde: Sidebar → Achiziții → Compensări
Dacă ai parteneri care sunt simultan furnizori și clienți, verifică dacă există solduri de compensat. Compensarea stinge simultan creanța (221.x) și datoria (521.x) la același partener.
Pas 10: Confirmă pontajul
☐ Pontajul lunii este completat și confirmat
Unde: Sidebar → Salarizare → Pontaj
- Verifică că toate zilele lucrătoare sunt completate pentru fiecare angajat
- Marchează concediile, bolile, absențele
- Confirmă pontajul — după confirmare nu mai poate fi modificat
Pas 11: Verifică cererile de concediu
☐ Cererile de concediu aprobate sunt reflectate în pontaj
Unde: Sidebar → Salarizare → Cereri de concediu
- Verifică cererile cu status „Aprobat" pentru luna curentă
- Confirmă că zilele de concediu sunt marcate corect în pontaj
- Verifică soldul de zile de concediu disponibile
Pas 12: Rulează calculul salariului
☐ Calculul salariului este efectuat
Unde: Sidebar → Salarizare → Calcul salariu → Adaugă
- Selectează luna de calcul
- Verifică lista angajaților incluși
- Rulează calculul
- Verifică rezultatele: salariu brut, contribuții CNAS (24%), prime CNAM (9%), impozit pe venit (12%)
| Contribuție | Cotă | Baza de calcul |
|---|---|---|
| CNAS (asigurări sociale) | 24% | Salariul brut |
| CNAM (asigurări medicale) | 9% | Salariul brut |
| Impozit pe venit | 12% | Salariul brut – scutirea personală |
Pas 13: Confirmă calculul salariului
☐ Calculul salariului este confirmat
După verificarea cifrelor, apasă Confirmă. Confirmarea generează formulele contabile:
| Operațiune | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Salariu brut | 713.1 Cheltuieli cu salariul | 531.1 Datorii față de personal |
| CNAS angajator | 713.2 Contribuții sociale | 533.1 Datorii CNAS |
| CNAM angajator | 713.3 Contribuții medicale | 533.3 Datorii CNAM |
| Impozit pe venit | 531.1 Datorii față de personal | 534.1 Impozit pe venit reținut |
Pas 14: Generează borderourile de plată
☐ Borderourile de plată sunt create
Unde: Sidebar → Salarizare → Borderouri
- Generează borderou pe departamente sau total
- Verifică sumele nete de plată
- Tipărește pentru semnătură (dacă plata este în numerar)
Pas 15: Generează ordinele de plată pentru salarii
☐ Ordinele de plată sunt pregătite
Din borderou, generează automat:
- Ordin de plată salarii nete → contul bancar al fiecărui angajat
- Ordin de plată CNAS → contul CNAS
- Ordin de plată CNAM → contul CNAM
- Ordin de plată impozit pe venit → contul SFS
Pas 16: Rulează amortizarea lunară
☐ Amortizarea mijloacelor fixe este calculată
Unde: Sidebar → Mijloace fixe → Amortizare → Calculează
- Selectează luna
- Rulează calculul — POSfix calculează automat amortizarea pentru fiecare activ
- Verifică rezultatul
- Contează documentul de amortizare
Formula generată:
| Operațiune | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Amortizare lunară | 713.x Cheltuieli cu amortizarea | 124.x Amortizarea mijloacelor fixe |
Pas 17: Reevaluare valutară
☐ Soldurile în valută sunt reevaluate la cursul BNM de sfârșit de lună
Unde: Sidebar → Contabilitate → Operațiuni → Reevaluare valutară
Acest pas este necesar doar dacă ai solduri în valută străină (EUR, USD):
- Conturi bancare în valută (
242.2,242.3) - Creanțe în valută (
221.xcu partener extern) - Datorii în valută (
521.xcu furnizor extern)
POSfix recalculează soldurile la cursul BNM din ultima zi a lunii și generează automat diferențe de curs favorabile (622) sau nefavorabile (722).
Pas 18: Generează balanța de verificare
☐ Balanța de verificare este echilibrată
Unde: Sidebar → Rapoarte → Balanța de verificare
- Selectează perioada: luna completă
- Verificare critică: Total Debit = Total Credit
- Dacă nu sunt egale, ai o eroare — nu continua până nu o identifici
Dacă balanța nu este echilibrată, nu închide luna. Identifică și corectează eroarea. Cauze frecvente: document contat parțial, sold inițial greșit, operațiune manuală cu o singură parte.
Pas 19: Verifică conturile principale pe fișa de cont
☐ Soldurile conturilor principale sunt logice
Unde: Sidebar → Rapoarte → Fișa de cont
Verifică cel puțin aceste conturi:
| Cont | Ce verifici |
|---|---|
242.1 Cont bancar | Sold = extras bancar |
241.1 Casa | Sold = numerar fizic |
521.1 Furnizori | Sold = total facturi neachitate |
221.1 Clienți | Sold = total facturi neîncasate |
531.1 Personal | Sold = salarii nete de plată (dacă nu s-au plătit încă) |
534.2 TVA deductibil | Sold acumulat de la începutul perioadei fiscale |
534.4 TVA colectat | Sold acumulat de la începutul perioadei fiscale |
Pas 20: Depune raportul IRM
☐ Raportul IRM este depus la SFS
Unde: Sidebar → Salarizare → Raport IRM
Termen: până la data de 5 a lunii următoare. Raportul IRM (Informația privind Reținerea Impozitului) se depune lunar la SFS și conține informații despre salariile calculate, contribuțiile CNAS/CNAM și impozitul pe venit reținut.
- Generează raportul IRM pentru luna încheiată
- Verifică datele: numărul angajaților, sumele totale
- Exportă în format SFS
- Depune prin cabinetul electronic al SFS
Pas 21: Depune declarația TVA (dacă este cazul)
☐ Declarația TVA este depusă (pentru plătitorii de TVA)
Termen: până la data de 25 a lunii următoare. Declarația privind TVA se depune lunar de contribuabilii înregistrați ca plătitori de TVA.
- Verifică registrul de cumpărări și vânzări
- Generează declarația TVA
- Depune prin cabinetul electronic al SFS
Pas 22: Închide perioada contabilă
☐ Perioada contabilă este închisă
Unde: Sidebar → Contabilitate → Perioade → selectează luna → Închide
Închiderea perioadei blochează înregistrarea de documente noi în acea lună. Documentele existente nu mai pot fi modificate sau stornate. Asigură-te că ai parcurs toți pașii anteriori înainte de a închide.
După închidere:
- Niciun document nu mai poate fi adăugat cu dată din luna închisă
- Documentele existente nu mai pot fi modificate
- Balanța lunii devine definitivă
Ordinea pașilor contează?
Da, parțial. Iată dependențele:
Pașii 1-9 (documente) → pot fi în orice ordine
Pasul 10 (pontaj) → înainte de pasul 12 (calcul salariu)
Pasul 12 (calcul salariu) → înainte de pasul 13 (confirmare)
Pasul 13 (confirmare) → înainte de pașii 14-15 (borderouri, ordine plată)
Pasul 16 (amortizare) → oricând, dar înainte de pasul 18
Pasul 17 (reevaluare valutară) → după ultimul extras bancar (pas 4)
Pasul 18 (balanță) → după toți pașii anteriori
Pasul 22 (închidere) → ultimul, întotdeauna
Întrebări frecvente
Pot redeschide o perioadă închisă?
Da, dar numai utilizatorii cu rol de administrator pot face acest lucru. Du-te la Contabilitate → Perioade → selectează luna → Redeschide. Redeschiderea permite din nou modificarea documentelor, dar folosește această opțiune cu prudență — în special dacă ai depus deja rapoarte la SFS bazate pe cifrele lunii respective.
Ce fac dacă am uitat o factură din luna trecută?
Dacă luna nu este închisă, introdu factura cu data reală a documentului. Dacă luna este deja închisă:
- Redeschide perioada (necesită drepturi de administrator)
- Introdu factura cu data originală
- Reverifică balanța lunii respective
- Închide din nou perioada
Alternativ, dacă diferența este nesemnificativă, poți înregistra factura în luna curentă cu o notă explicativă.
Cât durează închiderea lunii?
| Complexitate | Timp estimat |
|---|---|
| Firmă mică (sub 50 documente/lună) | 2-3 ore |
| Firmă medie (50-200 documente/lună) | 4-6 ore |
| Firmă mare (200+ documente/lună) | 1-2 zile |
Cu experiență și cu fluxuri automatizate (e-Factura, import extras bancar), timpul scade semnificativ după primele 3 luni.