Primii pași după configurare
Ai creat contul și organizația — acum pregătești POSfix pentru lucru. Acest ghid te duce pas cu pas prin configurarea inițială, cu valori concrete pentru un SRL standard din Republica Moldova.
Dacă deschizi o firmă nouă (fără istoric contabil), sari direct la Pasul 5 — nu ai solduri inițiale de preluat.
Configurarea recomandată pentru un SRL standard
Înainte de a intra în detalii, iată setările pe care le confirmăm de la bun început din Setări > Organizație:
| Setare | Valoare recomandată | De ce |
|---|---|---|
| Moneda de bază | MDL | Legislația RM impune evidența în lei moldovenești |
| Format dată | DD.MM.YYYY | Standard în Republica Moldova |
| Separator mii | Spațiu | Conform practicii contabile moldovenești |
| Separator zecimale | Virgulă (,) | Standard european, folosit în RM |
| An fiscal | Anul calendaristic curent | Se setează automat |
| Monede suplimentare | EUR, USD (dacă ai operațiuni valutare) | Adaugi din Valute, nu modifici moneda de bază |
Conform Legii contabilității nr. 287/2017 a Republicii Moldova, evidența contabilă se ține obligatoriu în limba de stat și în moneda națională (MDL). Operațiunile în valută se înregistrează atât în valuta operațiunii, cât și în echivalentul MDL la cursul BNM din ziua tranzacției.
Pas 1: Verifică planul de conturi
La activarea POSfix, organizația ta primește automat planul de conturi moldovenesc — 689 conturi pre-configurate conform Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 119/2013.
Deschide Contabilitate > Plan de conturi și familiarizează-te cu structura:
Cum citești codurile de conturi:
- Conturi fără punct (ex:
217,521,714) = conturi de grup. Sunt foldere de organizare — nu poți contabiliza pe ele. - Conturi cu punct (ex:
217.1,521.1,714.1) = conturi analitice. Pe acestea le folosești efectiv în documente.
Conturile cheie pe care le vei folosi cel mai des:
| Cont | Denumire | Folosit pentru |
|---|---|---|
211.1 | Materiale | Stocuri de materiale |
217.1 | Mărfuri | Stocuri de mărfuri |
221.1 | Creanțe comerciale | Facturi emise clienților, neîncasate |
241.1 | Casa în MDL | Numerar în casierie |
242.1 | Conturi curente în MDL | Banca — contul curent |
242.2 | Conturi curente în valută | Banca — conturi valutare |
521.1 | Datorii comerciale curente | Facturi de la furnizori, neachitate |
531.1 | Datorii față de personal | Salarii de plătit |
534.x | Datorii la buget | TVA, impozit pe venit etc. |
611.1 | Venituri din vânzări | Vânzări de mărfuri și servicii |
711.1 | Costul vânzărilor | Costul mărfurilor vândute |
713.x | Cheltuieli de distribuire | Cheltuieli legate de vânzări |
714.x | Cheltuieli administrative | Chirie, utilități, salarii administrative |
Chiar dacă nu folosești toate cele 689 conturi, nu le șterge. Conturile neutilizate nu afectează performanța și pot fi necesare ulterior. Folosește funcția de căutare pentru a găsi rapid contul dorit.
Cum adaugi un cont analitic nou
Dacă ai nevoie de un sub-cont suplimentar (de exemplu, un cont separat pentru un furnizor important):
- Apasă Adaugă cont.
- Completează Codul — respectă ierarhia existentă (ex:
521.2sub grupul521). - Introdu Denumirea descriptivă.
- Selectează Tipul — activ, pasiv sau activ-pasiv.
- Dacă este cont valutar, selectează Moneda; altfel rămâne moneda de bază (MDL).
Pas 2: Configurează calendarul fiscal
Mergi la Calendar fiscal din sidebar. Aici gestionezi perioadele contabile (lunile) în care poți înregistra documente.
Ce vezi:
- 12 luni ale anului curent, fiecare cu status Deschisă sau Închisă.
- Perioada deschisă = poți crea și modifica documente cu date din luna respectivă.
- Perioada închisă = documentele cu date din luna respectivă sunt blocate pentru modificări.
Ce trebuie să faci:
| Situație | Acțiune |
|---|---|
| Firmă nouă, începi din luna curentă | Nu faci nimic — anul curent este creat automat cu toate lunile deschise |
| Migrezi la mijlocul anului (ex: din iulie) | Introduci soldurile inițiale la 30.06, apoi închizi lunile ianuarie-iunie |
| Migrezi de la 01.01 | Introduci soldurile la 31.12 anul trecut, toate lunile anului curent rămân deschise |
Închiderea perioadelor contabile previne modificările accidentale. Adoptă regula: după ce ai reconciliat toate documentele unei luni și ai verificat balanța de verificare, închizi luna respectivă. Poți redeschide temporar o perioadă pentru corecturi, dacă este nevoie.
Pas 3: Adaugă partenerii principali
Deschide Parteneri din sidebar și adaugă companiile cu care lucrezi cel mai des. Pentru fiecare partener completezi:
- Denumire și IDNO — la introducerea IDNO-ului, sistemul completează automat datele din registrul companiilor RM.
- Tip — furnizor, client sau ambele.
- Conturi bancare — IBAN-ul și banca partenerului (necesar pentru ordine de plată).
- Contul contabil implicit — contul de datorie/creanță asociat (ex:
521.1pentru furnizori,221.1pentru clienți).
Nu trebuie să introduci toți partenerii acum. Poți adăuga un partener nou direct din orice document (factură, operațiune bancară etc.) folosind butonul + de lângă selectorul de partener.
Recomandare: Începe cu primii 10-15 parteneri — furnizorii principali și clienții activi. Restul îi adaugi pe parcurs, când introduci documente.
Pas 4: Introdu soldurile inițiale (migrare)
Dacă migrezi de la un alt sistem contabil (Excel, alt program), trebuie să preiei soldurile existente. Mergi la Contabilitate > Solduri inițiale și urmează acești pași:
4.1 Alege data soldurilor
Data soldurilor este întotdeauna ultima zi a perioadei precedente:
| Când începi lucrul | Data soldurilor |
|---|---|
| Din ianuarie 2026 | 31.12.2025 |
| Din iulie 2026 | 30.06.2026 |
| Din martie 2026 | 28.02.2026 |
4.2 Introdu soldurile pe fiecare cont
Pentru fiecare cont care avea sold la data migrării:
- Selectează Contul din planul de conturi (contul analitic, cu punct).
- Introdu suma în Debit sau Credit — conform balanței de verificare din sistemul anterior.
- Pentru conturile de creanțe (
221.x) și datorii (521.x), specifici Partenerul — aceasta creează solduri detaliate pe fiecare furnizor/client.
4.3 Verifică echilibrul
După completare, verifică Balanța de verificare — totalul debitor trebuie să fie egal cu totalul creditor. Dacă nu se echilibrează:
- Verifică dacă ai omis contul de capital (
311.x) sau contul de profit/pierdere nedistribuit (333.x). - Verifică dacă ai introdus corect debit vs. credit pe conturile de datorii.
- Compară cu balanța de verificare din sistemul anterior, cont cu cont.
Nu trebuie să introduci totul dintr-o dată. Poți salva soldurile parțial și reveni mai târziu. Documentele curente le poți introduce în paralel — soldurile inițiale nu blochează lucrul pe perioada curentă.
Pas 5: Configurează șabloanele de înregistrări
Șabloanele de jurnal accelerează introducerea operațiunilor repetitive. Mergi la Contabilitate > Jurnal > Șabloane și creează șabloane pentru operațiunile tale frecvente.
Șabloane recomandate pentru un SRL standard:
| Șablon | Debit | Credit | Când îl folosești |
|---|---|---|---|
| Plata chiriei | 713.1 sau 714.1 | 242.1 | Plata lunară a chiriei |
| Încasare de la client | 242.1 | 221.1 | Încasare pe cont bancar |
| Plata furnizorului | 521.1 | 242.1 | Plata unei facturi de furnizor |
| Plata salariilor | 531.1 | 242.1 | Viramentul salariilor |
| Încasare numerar | 241.1 | 611.1 | Vânzare cu plata în numerar |
La crearea unei înregistrări manuale în jurnal, selectezi șablonul și completezi doar suma și partenerul.
Pas 6: Începe lucrul cu documente
Acum ești pregătit. Iată operațiunile tipice cu care începi:
| Ce vrei să faci | Unde mergi | Ce document creezi |
|---|---|---|
| Înregistrezi o factură primită de la furnizor | Achiziții > Facturi furnizori | Factură furnizor |
| Emiti o factură pentru un client | Vânzări > Documente de vânzare | Document de vânzare |
| Înregistrezi o încasare pe cont bancar | Banca & Casa > Operațiuni bancare | Operațiune bancară (intrare) |
| Plătești un furnizor prin bancă | Banca & Casa > Ordine de plată | Ordin de plată |
| Înregistrezi o încasare în numerar | Banca & Casa > Încasări numerar | Dispoziție de încasare |
Ciclul de viață al unui document contabil:
- Ciornă — documentul este creat, poți modifica orice câmp.
- Contabilizat — apeși „Contabilizează" și sistemul generează automat înregistrările în jurnalul contabil pe baza regulilor de contare.
- Stornit (dacă trebuie anulat) — documentul contabilizat se reversează prin storno roșu, apoi creezi documentul corect.
Conform Standardelor Naționale de Contabilitate ale Republicii Moldova, fiecare operațiune economică trebuie documentată prin documente primare. POSfix generează automat formulele contabile (înregistrările în jurnal) pe baza documentului introdus — nu trebuie să scrii manual Dt/Ct pentru fiecare operațiune.
Greșeli frecvente la configurare
Solduri inițiale introduse la data curentă, nu la ultima zi a perioadei precedente
Soldurile inițiale se introduc întotdeauna la ultima zi a perioadei precedente (ex: 31.12.2025), nu la data la care începi efectiv lucrul (ex: 15.01.2026). Altfel, rapoartele pe luna ianuarie vor fi distorsionate.
Contul de capital sau profit/pierdere omis din solduri
Dacă balanța de verificare nu se echilibrează (debit ≠ credit), cauza nr. 1 este omiterea soldului pe contul 311.1 (capital social) sau 333.1 (profit nerepartizat). Verifică balanța din sistemul anterior.
Parteneri introduși fără IDNO
Partenerii fără IDNO nu pot fi folosiți pentru e-Facturi și rapoarte fiscale. Completează IDNO-ul pentru toți partenerii care sunt persoane juridice din Republica Moldova.
Perioade contabile lăsate deschise
Dacă nu închizi lunile anterioare, riști modificări accidentale pe documente vechi. Închide fiecare lună după reconciliere.
Solduri introduse pe conturi de grup în loc de conturi analitice
Soldurile trebuie introduse pe conturi analitice (cu punct: 521.1), nu pe conturi de grup (521). Dacă introduci pe contul de grup, sistemul nu va permite salvarea.
Întrebări frecvente
Pot sări peste soldurile inițiale?
Da, dacă deschizi o firmă nouă fără istoric contabil. Dacă migrezi de la un alt sistem, poți introduce soldurile mai târziu — dar rapoartele (balanța de verificare, fișa de cont) vor fi incomplete până atunci.
Ce fac dacă nu am balanța din sistemul anterior?
Solicită de la contabilul anterior balanța de verificare la ultima zi a perioadei. Dacă nu o poți obține, poți reconstitui soldurile din extrasele bancare (pentru contul 242.x), din lista facturilor neachitate (pentru 221.x și 521.x) și din inventarul stocurilor (pentru 217.x).
Trebuie să verific toate cele 689 de conturi?
Nu. Majoritatea contabililor folosesc 30-50 de conturi activ. Nu trebuie să verifici fiecare cont — familiarizează-te cu conturile cheie din tabelul de mai sus și adaugă conturi analitice noi doar când ai nevoie de ele.
Când introduc soldurile inițiale — la 01.01 sau la data curentă?
Întotdeauna la ultima zi a perioadei precedente. Dacă începi lucrul din ianuarie 2026, soldurile se introduc la 31.12.2025. Dacă începi din iulie, la 30.06.2026.
Pot începe lucrul fără a configura totul?
Da. Minimul necesar pentru a introduce primul document este: cont creat, organizație adăugată, POSfix activat. Planul de conturi vine pre-configurat, calendarul fiscal este creat automat. Partenerii și soldurile inițiale le poți adăuga pe parcurs.
Pot modifica un document după contabilizare?
Nu direct. Un document contabilizat trebuie mai întâi stornit (reversat prin storno roșu), apoi creezi un document nou cu datele corecte. Acest mecanism asigură trasabilitatea completă a modificărilor, conform cerințelor legale.
Ce fac dacă balanța soldurilor inițiale nu se echilibrează?
Verifică dacă ai omis un cont cu sold. Cele mai frecvente cauze:
- Lipsește soldul pe contul de capital social (
311.1). - Lipsește soldul pe contul de profit/pierdere nerepartizat (
333.1). - Debit și credit inversate pe un cont de datorii. Compară fiecare rând cu balanța de verificare din sistemul anterior.
Pot importa date din alt sistem?
Soldurile inițiale și nomenclatoarele se introduc manual la configurare. Pentru volume mari de date (sute de parteneri, mii de documente), contactează echipa de suport POSfix — oferim asistență pentru migrarea din Excel sau alte sisteme contabile.
Cum introduc solduri pe conturi cu subconturi (analitice pe parteneri)?
Pentru conturile de creanțe (221.x) și datorii (521.x), introduci câte un rând separat pentru fiecare partener. Suma totală pe cont trebuie să coincidă cu soldul din balanța de verificare anterioară.
Ce fac dacă nu am suficiente conturi analitice?
Adaugi conturi analitice noi din Plan de conturi > Adaugă cont. Respectă ierarhia: sub grupul 521 adaugi 521.2, 521.3 etc. Nu creezi conturi cu coduri arbitrare.
Pasul următor: Navigare în interfață — înveți cum funcționează sidebar-ul, tab-urile și comenzile rapide din POSfix.