Prima lună de contabilitate în POSfix

Trecerea la un nou sistem contabil este un moment critic. Acest ghid te conduce pas cu pas prin primele 30 de zile — de la crearea contului până la prima închidere de lună. Urmează calendarul propus și vei avea un sistem complet funcțional la sfârșitul primei luni.

Recomandare

Începe tranziția la începutul unui trimestru sau al unui an fiscal. Dacă nu este posibil, alege începutul unei luni calendaristice — reconcilierea soldurilor inițiale va fi semnificativ mai simplă.

---

Ziua 1: Cont și organizație

Creează contul și adaugă compania

1. Creează cont pe cp.posfix.md — introdu email-ul, confirmă-l, setează parola
2. Adaugă organizația — Sidebar → Setări → Organizație → Adaugă organizație
   • Introdu IDNO-ul — POSfix va prelua automat datele din Registrul de Stat (denumire, adresă, forma juridică)
   • Verifică și completează datele lipsă: telefon, email, administrator
3. Activează modulul POSfix — din pagina organizației, secțiunea Module → activează POSfix

Verifică datele completate

După activare, verifică imediat:

Ce verifici	Unde	De ce contează
Denumirea oficială	Setări → Organizație	Apare pe toate documentele și rapoartele
IDNO / Cod fiscal	Setări → Organizație	Necesar pentru e-Factura și rapoarte SFS
Adresa juridică	Setări → Organizație	Figurează pe facturile emise
Forma juridică (SRL, SA, etc.)	Setări → Organizație	Determină planul de conturi aplicabil
Contul bancar principal	Bancă și casă → Conturi bancare	Necesar pentru ordine de plată

Notă importantă

POSfix creează automat planul de conturi conform SNC (Standardele Naționale de Contabilitate) ale Republicii Moldova. Nu trebuie să-l introduci manual.

---

Zilele 2-3: Configurare de bază

Verifică planul de conturi

Unde: Sidebar → Contabilitate → Plan de conturi

Planul de conturi vine preîncărcat conform SNC. Sarcina ta nu este să-l recreezi, ci să verifici că ai conturile analitice necesare pentru activitatea companiei:

• Conturi de stocuri — 217.1 Mărfuri, 211.1 Materiale (dacă ai producție)
• Conturi de numerar — 241.1 Casa MDL, 241.2 Casa EUR (dacă lucrezi în valută)
• Conturi de clienți/furnizori — 221.1 Creanțe comerciale, 521.1 Datorii comerciale
• Conturi de cheltuieli — verifică că ai analitice pentru categoriile principale de cheltuieli
• Conturi de venituri — 611.1 Venituri din vânzări mărfuri, 611.2 Venituri din servicii

tip

Regula conturilor analitice: conturile fără punct (ex. 217) sunt conturi de grup — nu poți posta pe ele. Conturile cu punct (ex. 217.1) sunt analitice — pe acestea înregistrezi operațiunile.

Configurează calendarul fiscal

Unde: Sidebar → Setări → Calendar fiscal

• Verifică anul fiscal curent (în mod normal coincide cu anul calendaristic)
• Verifică lunile deschise — luna curentă trebuie să fie deschisă
• Dacă migrezi la mijlocul anului, deschide luna de la care începi lucrul

Adaugă partenerii principali

Unde: Sidebar → Achiziții → Parteneri

Nu trebuie să introduci toți partenerii de la început. Concentrează-te pe cei cu care lucrezi frecvent:

1. Top 10 furnizori — cei de la care primești facturi lunar
2. Top 10 clienți — cei cărora le emiți facturi lunar
3. Pentru fiecare partener completează: denumire, IDNO, adresă, cont bancar

info

Partenerii noi pot fi adăugați oricând, inclusiv direct din formularul facturii. Nu bloca configurarea pentru a introduce toți partenerii — adaugă-i pe măsură ce apar documente.

Configurează conturile bancare

Unde: Sidebar → Bancă și casă → Conturi bancare

Pentru fiecare cont bancar al companiei:

1. Selectează banca (din lista băncilor licențiate BNM)
2. Introdu IBAN-ul — POSfix validează automat formatul
3. Selectează valuta contului (MDL, EUR, USD)
4. Asociază contul GL corespunzător (242.1, 242.2, etc.)

---

Zilele 4-5: Migrare date

Aceasta este etapa cea mai importantă. Soldurile inițiale reprezintă punctul de pornire al contabilității tale în POSfix.

Pregătește balanța de verificare

Din sistemul anterior (alt sistem contabil (Excel, alt program)), exportă balanța de verificare la data trecerii. Ai nevoie de:

• Sold debitor și creditor pentru fiecare cont analitic
• Balanța trebuie să fie echilibrată: Total Debit = Total Credit

Introducerea soldurilor inițiale

Unde: Sidebar → Contabilitate → Solduri inițiale

1. Selectează data soldurilor inițiale (ultima zi a lunii precedente celei de start)
2. Pentru fiecare cont analitic cu sold, introdu suma debitoare sau creditoare
3. POSfix verifică automat echilibrul — dacă Total Debit ≠ Total Credit, vei vedea avertisment

Clasă de conturi	Sold normal	Exemple
Active (clasa 1, 2)	Debitor	211.1, 217.1, 221.1, 242.1
Pasive (clasa 3, 4, 5)	Creditor	521.1, 531.1, 314.1
Venituri (clasa 6)	Creditor	611.1
Cheltuieli (clasa 7)	Debitor	711.1, 713.1

Atenție la echilibru

Soldurile inițiale trebuie să fie echilibrate. Dacă diferența nu este zero, verifică:

• Nu ai uitat un cont?
• Nu ai inversat debitul cu creditul la vreun cont?
• Balanța din sistemul anterior era corectă?

Introducerea mijloacelor fixe

Unde: Sidebar → Mijloace fixe → Evidență

Dacă compania deține mijloace fixe, pentru fiecare activ introdu:

• Denumire și clasificare
• Data punerii în funcțiune
• Valoarea inițială (de intrare)
• Amortizarea acumulată la data migrării
• Metoda de amortizare (liniară, conform HG 704/2019 pentru amortizarea fiscală)
• Durata de utilizare rămasă

Verifică echilibrul final

După introducerea tuturor soldurilor:

1. Generează balanța de verificare — Sidebar → Rapoarte → Balanța de verificare
2. Compară cu balanța din sistemul anterior — fiecare cont trebuie să coincidă
3. Verifică Total Debit = Total Credit

---

Săptămâna 2: Primele documente

Acum ai sistemul configurat. E momentul să începi lucrul curent.

Primele facturi de furnizori

Unde: Sidebar → Achiziții → Facturi furnizori → Adaugă

1. Selectează furnizorul → completează nr. factură și data facturii
2. Adaugă liniile: produs/serviciu, cantitate, preț, cotă TVA
3. Verifică formula contabilă generată (preview sub formular)
4. Salvează → Contează (butonul verde)

Sfat pentru eficiență

Verifică mai întâi dacă factura a sosit prin e-Factura. Sidebar → Achiziții → e-Factura — facturile primite de la SFS pot fi transformate automat în facturi furnizor cu un singur click.

Primele documente de vânzare

Unde: Sidebar → Vânzări → Documente de vânzare → Adaugă

Procesul este similar cu facturile de furnizor, dar din perspectivă inversă:

1. Selectează clientul → adaugă linii
2. Salvează → Contează
3. Opțional: emite e-Factura direct din document

Primele operațiuni bancare

Unde: Sidebar → Bancă și casă → Operațiuni bancare

Poți introduce operațiuni bancare manual sau prin import:

• Manual: Adaugă → selectează contul bancar → completează datele operațiunii
• Import extras bancar: Bancă și casă → Extrase bancare → Importă → selectează fișierul extras

---

Săptămâna 3: Rutina zilnică

La acest punct, ar trebui să ai deja un ritm. Iată fluxul zilnic recomandat:

Fluxul zilnic de lucru

Dimineața:
  1. Verifică e-Facturile primite (Achiziții → e-Factura)
  2. Importă extrasul bancar de ieri (Bancă și casă → Extrase bancare)

Pe parcursul zilei:
  3. Înregistrează facturile de furnizor primite
  4. Creează documentele de vânzare
  5. Procesează operațiunile de casă (dacă este cazul)

Sfârșitul zilei:
  6. Verifică rapid balanța — Total Debit = Total Credit

Verificare rapidă

Nu trebuie să generezi raportul complet zilnic. Un check rapid al balanței de verificare la sfârșit de zi este suficient pentru a depista eventualele erori înainte să se acumuleze.

Reconciliere bancară săptămânală

O dată pe săptămână, verifică:

1. Soldul contului 242.x din balanță = soldul din extrasul bancar
2. Nu există operațiuni bancare necontate
3. Nu există plăți fără factură asociată

---

Săptămâna 4: Prima închidere de lună

A sosit momentul primei închideri. Urmează checklistul complet de închidere, dar iată un rezumat:

Checklist rapid prima închidere

#	Pas	Verificare
1	Toate facturile lunii sunt înregistrate	Nicio factură pe birou necontabilizată
2	Verifică e-Facturile primite	Toate facturile din SFS sunt procesate
3	Ultimul extras bancar importat	Sold POSfix = sold extras
4	Reconciliere bancară	Zero diferențe
5	Calcul salariu (dacă ai angajați)	Pontaj confirmat → Calcul rulat → Confirmat
6	Amortizare lunară	Contabilitate → Mijloace fixe → Amortizare
7	Balanța de verificare	Total Debit = Total Credit
8	Verifică conturile principale	Fișa de cont 242, 521, 221 — solduri logice
9	Închide perioada	Contabilitate → Perioade → Luna → Închide

Prima închidere

La prima închidere, alocă timp suplimentar. Verifică fiecare cont principal pe fișa de cont — asigură-te că nu ai formule contabile inversate sau sume eronate. Prima lună setează baza pentru tot restul anului.

---

Sfaturi pentru primele 3 luni

Ce verifici săptămânal

• Echilibru balanță — Total Debit = Total Credit (întotdeauna, fără excepție)
• Sold bancă — contul 242.x = soldul real din bancă
• Datorii furnizori — contul 521.x corespunde cu facturile neachitate
• Creanțe clienți — contul 221.x corespunde cu facturile neîncasate

Cum crești productivitatea

Săptămâna	Obiectiv
1-2	Învață navigarea, creează documente pas cu pas
3-4	Folosește e-Factura pentru import automat
Luna 2	Configurează șabloane de contare pentru operațiuni repetitive
Luna 3	Folosește importul de extras bancar ca flux principal

Greșeli frecvente în prima lună

1. Solduri inițiale dezechilibrate — verifică de 3 ori înainte de a începe lucrul curent
2. Conturi de grup în loc de conturi analitice — nu poți posta pe 217, doar pe 217.1
3. TVA nededus — verifică cota TVA pe fiecare linie de factură
4. Operațiuni bancare fără factură — fiecare plată trebuie legată de un document

---

Întrebări frecvente

Pot lucra în paralel în POSfix și în vechiul sistem?

Da, și este chiar recomandat pentru prima lună. Introdu aceleași documente în ambele sisteme și compară balanțele la sfârșit de lună. Când ești convins că totul coincide, poți renunța la vechiul sistem. De obicei, un singur trimestru în paralel este suficient.

Ce fac dacă am greșit soldurile inițiale?

Dacă descoperi eroarea înainte de a înregistra documente curente:

1. Du-te la Contabilitate → Solduri inițiale
2. Corectează valorile direct

Dacă ai înregistrat deja documente:

1. Verifică dacă eroarea afectează soldurile curente
2. Corectează soldurile inițiale — POSfix va recalcula automat balanța
3. Reverificarea documentelor contate nu este necesară dacă conturile GL rămân aceleași

Trebuie să introduc toate documentele din prima zi?

Nu. Poți introduce documentele treptat, în ordinea în care le procesezi. Importantul este ca la sfârșitul lunii toate documentele să fie înregistrate. Ordinea cronologică a introducerii nu afectează corectitudinea contabilă — contează data documentului, nu data introducerii.

Cum știu că am configurat totul corect?

Verifică aceste 5 puncte:

1. Balanța de verificare este echilibrată (Total Debit = Total Credit)
2. Soldul bancar din POSfix = soldul real din cont
3. Poți crea și conta o factură de furnizor fără erori
4. Poți crea și conta un document de vânzare fără erori
5. Poți importa un extras bancar și operațiunile se potrivesc

Dacă toate 5 puncte funcționează, ești pregătit pentru lucrul curent.