Prima lună de contabilitate în POSfix

Trecerea la un nou sistem contabil este un moment critic. Acest ghid te conduce pas cu pas prin primele 30 de zile — de la crearea contului până la prima închidere de lună. Urmează calendarul propus și vei avea un sistem complet funcțional la sfârșitul primei luni.

Recomandare

Începe tranziția la începutul unui trimestru sau al unui an fiscal. Dacă nu este posibil, alege începutul unei luni calendaristice — reconcilierea soldurilor inițiale va fi semnificativ mai simplă.

---

Ziua 1: Cont și organizație

Creează contul și adaugă compania

1. Creează cont pe cp.posfix.md — introdu email-ul, confirmă-l, setează parola
2. Completează datele organizației — Meniu lateral → Setări → tabul Setări organizație
   • Introdu IDNO-ul — POSfix preia automat datele din Registrul de Stat (denumire, adresă, forma juridică)
   • Verifică și completează datele lipsă: telefon, email, administrator
3. Verifică modulele active — Meniu lateral → Setări → tabul Facturare. La înregistrare primești toate modulele pe perioadă de probă; după expirarea probei rămân active doar modulele din contract. Un modul necontractat rămâne vizibil în meniu, dar blocat

Verifică datele completate

Verifică imediat:

Ce verifici	Unde găsești	De ce contează
Denumirea oficială	Setări → tabul Setări organizație	Apare pe toate documentele și rapoartele
IDNO / Cod fiscal	Setări → tabul Setări organizație	Necesar pentru E-Factura și rapoartele SFS
Adresa juridică	Setări → tabul Setări organizație	Figurează pe facturile emise
Forma juridică (SRL, SA etc.)	Setări → tabul Setări organizație	Determină formularele și rapoartele aplicabile
Contul bancar principal	Bani → tabul Conturi Bancare	Necesar pentru ordinele de plată

Mai multe companii pe același cont

Dacă ții evidența mai multor firme, le adaugi din Meniu lateral → Setări → tabul Companii.

Notă importantă

POSfix creează automat planul de conturi conform SNC (Standardele Naționale de Contabilitate) ale Republicii Moldova — 654 de conturi. Nu trebuie să-l introduci manual.

---

Zilele 2-3: Configurare de bază

Fixează politica contabilă — întâi asta

Unde găsești: Meniu lateral → Setări → tabul Politica contabilă

E primul lucru pe care îl faci în zilele astea, înainte de solduri și înainte de primul document. Politica precompletează fiecare document creat după ea, iar versiunile ei sunt legate de date: fiecare are un Valabil de la, iar documentele își iau regulile din versiunea în vigoare la data lor. Ce configurezi mai târziu nu se aplică retroactiv.

Ce decizi aici:

• Prețul tastat pe documente noi — TVA în sumă, TVA peste sau fără TVA
• TVA de pe procurări — deductibil sau inclus în cost, plus contul și articolul de cost pentru TVA-ul nedeductibil
• Metoda de evaluare a stocurilor și Evaluarea mărfurilor cu amănuntul
• Uzura mijloacelor fixe se calculează și Amortizarea activelor nemateriale se calculează
• Anul fiscal începe în

Verifică planul de conturi

Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Clasificatori → tabul Plan de conturi

Planul de conturi vine preîncărcat conform SNC — 654 de conturi. Sarcina ta nu este să-l recreezi, ci să verifici că ai conturile analitice necesare pentru activitatea companiei:

• Conturi de stocuri — 217.1 Bunuri procurate în vederea revânzării, 211.1 Materii prime și materiale de bază (dacă ai producție)
• Conturi de numerar — 241.1 Casa în monedă națională, 241.2 Casa în valută străină (dacă lucrezi în valută)
• Conturi bancare — 242.1 Numerar la conturi în lei, 243.1 Numerar la conturi în valută
• Conturi de clienți/furnizori — 221.1 Creanțe comerciale din țară, 521.1 Datorii comerciale în țară
• Conturi de cheltuieli — verifică că ai analitice pentru categoriile principale de cheltuieli
• Conturi de venituri — 611.1 Venituri din vânzarea produselor, 611.2 Venituri din vânzarea mărfurilor, 611.3 Venituri din prestarea serviciilor

Grupă sau analitic

Conturile fără punct (ex. 217) sunt conturi-grup: în rapoarte totalizează analiticele de sub ele. Conturile cu punct (ex. 217.1) sunt analiticele pe care se înregistrează operațiunile. Postează pe analitice — altfel pierzi detalierea și reconcilierea pe subconto.

Verifică perioadele contabile

Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Perioade Contabile

• Verifică anul fiscal curent (în mod normal coincide cu anul calendaristic)
• Verifică stările lunilor — luna de la care începi lucrul trebuie să fie Deschisă
• Dacă o lună apare ca necreată, deschide-o cu butonul Deschide perioada

Termenele de raportare

Termenele fiscale ale lunii curente le vezi în Meniu lateral → Calendar fiscal. Zilele lucrătoare și sărbătorile, folosite la pontaj și la calculul salariului, se configurează în Contabilitate → tabul Calendar de producție.

Adaugă partenerii principali

Unde găsești: Meniu lateral → Parteneri

Nu trebuie să introduci toți partenerii de la început. Concentrează-te pe cei cu care lucrezi frecvent:

1. Top 10 furnizori — cei de la care primești facturi lunar
2. Top 10 clienți — cei cărora le emiți facturi lunar
3. Pentru fiecare partener completează: denumire, IDNO, adresă, cont bancar

info

Partenerii noi pot fi adăugați oricând, inclusiv direct din formularul facturii. Nu bloca configurarea pentru a introduce toți partenerii — adaugă-i pe măsură ce apar documente.

Configurează conturile bancare

Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Conturi Bancare

Pentru fiecare cont bancar al companiei:

1. Scrie IBAN-ul. POSfix îl validează și completează singur Denumirea băncii și BIC-ul din el; dacă e cont de trezorerie, ai butonul Caută IBAN trezorerie
2. Completează Denumirea contului — cum vrei să-l recunoști în liste
3. Alege Valuta
4. Pornește Setează ca implicit pe contul din care plătești de obicei — el apare precompletat în documentele noi

Formularul nu are câmp de cont contabil: contul din planul de conturi îl alege POSfix după valuta contului bancar, nu tu.

Dacă accepți plăți cu cardul

Secțiunea Acceptare card (acquiring) se deschide cu un comutator și cere patru lucruri: Cont decontare card, Comision card (%), Banca-acquirer și Contract acquiring.

Acesta e singurul cont contabil din tot formularul. Datele de aici se preiau automat în vânzarea cu amănuntul, iar comisionul se recunoaște la decontarea bancară — nu la vânzare.

---

Zilele 4-5: Migrare date

Aceasta este etapa cea mai importantă. Soldurile inițiale reprezintă punctul de pornire al contabilității tale în POSfix.

Pregătește balanța de verificare

Din sistemul anterior — Excel sau alt program contabil — exportă balanța de verificare la data trecerii. Ai nevoie de:

• Sold debitor și creditor pentru fiecare cont analitic
• Balanța trebuie să fie echilibrată: Total Debit = Total Credit

Introducerea soldurilor inițiale

Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Solduri initiale

Documentul are trei secțiuni, alese din câmpul Secțiune: Solduri generale, Mijloace fixe și Imobilizări necorporale.

1. Alege secțiunea și data soldurilor inițiale (ultima zi a lunii precedente celei de start)
2. Pentru fiecare cont analitic cu sold, introdu suma debitoare sau creditoare
3. Apasă Validează soldurile. Antetul arată defalcarea pe secțiuni, apoi verdictul: Document balansat (toate secțiunile) sau Diferență pe document, cu suma exactă

Echilibrul se verifică pe tot documentul, nu pe secțiunea curentă — un subtotal de secțiune care nu se închide singur e normal.

Secțiunea nu se mai schimbă după prima salvare

La salvare, câmpul Secțiune se blochează definitiv. Dacă ai ales greșit, ștergi documentul și îl faci din nou.

Migrezi de la 1C?

Butonul Import din 1C e pe lista de solduri inițiale, nu pe formular — sus, lângă Document nou. Deschide un asistent în trei pași: Selectare Fișier (.contfix sau .json, maximum 50 MB, cu parolă dacă e criptat) → Mapare conturi pe planul POSfix → Previzualizare. Nu retasta sute de rânduri.

Dacă migrezi la 1 ianuarie

Conturile de venituri și cheltuieli pornesc de la zero, deci nu introduci solduri pe clasele 6 și 7. Rezultatul anilor precedenți intră pe 332.

Atenție la echilibru

Soldurile inițiale trebuie să fie echilibrate. Dacă diferența nu este zero, verifică:

• Nu ai uitat un cont?
• Nu ai inversat debitul cu creditul la vreun cont?
• Balanța din sistemul anterior era corectă?

Introducerea mijloacelor fixe

Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Active → tabul Mijloace fixe

Dacă compania deține mijloace fixe, pentru fiecare activ introdu:

• Denumire și clasificare
• Data punerii în funcțiune
• Valoarea inițială (de intrare) și valoarea reziduală
• Amortizarea acumulată la data migrării
• Metoda de amortizare: Liniară, Sold degresiv sau Unități de producție
• Durata de utilizare rămasă

Uzura contabilă și cea fiscală se calculează separat

Coloana fiscală e liniară și fără valoare reziduală. Ea servește declarației de impozit, nu contabilității, și nu trebuie să coincidă cu coloana contabilă.

Verifică echilibrul final

După introducerea tuturor soldurilor:

1. Generează balanța de verificare — Meniu lateral → Contabilitate → tabul Balanța de verificare
2. Compară cu balanța din sistemul anterior — fiecare cont trebuie să coincidă
3. Verifică Total Debit = Total Credit

---

Săptămâna 2: Primele documente

Acum ai sistemul configurat. E momentul să începi lucrul curent.

Primele facturi de furnizori

Unde găsești: Meniu lateral → Achiziții → tabul Facturi furnizor

1. Selectează furnizorul → completează seria și numărul, data documentului și data documentului furnizorului
2. Verifică comutatoarele din antet — ele decid ce se întâmplă la contabilizare
3. Adaugă liniile: produs/serviciu, cantitate, preț, cotă TVA
4. Verifică formula contabilă generată în panoul de înregistrări contabile din partea de jos a formularului
5. Salvează → Contabilizează

Comutatoarele din pasul 2, în ordinea în care apar:

Comutator	Ce se schimbă când îl activezi	Dacă îl lași închis
Include recepția	Factura intră singură marfa în depozit	Marfa nu se mișcă; ai nevoie de bon de intrare
Factură de import	Cere legarea unei declarații vamale	Documentul rămâne achiziție internă
Preț cu TVA inclus	Prețurile de pe linii sunt brute	Prețurile sunt nete, TVA-ul se adaugă peste
Document fără TVA	Aduce TVA-ul documentului la zero	Fiecare linie își păstrează cota

Detalii și cazul importului: Flux achiziții.

Nota se compune singură din liniile documentului — valoarea mărfii pe contul de stoc, TVA-ul pe creanța față de buget, totalul pe datoria către furnizor.

Sfat pentru eficiență

Verifică mai întâi dacă factura a sosit prin E-Factura: Meniu lateral → Achiziții → tabul E-Factura. Facturile primite de la SFS pot fi transformate în facturi de furnizor fără retastare.

Primele documente de vânzare

Unde găsești: Meniu lateral → Vânzări → tabul Facturi client

Procesul este similar cu facturile de furnizor, dar din perspectivă inversă:

1. Selectează clientul → adaugă liniile
2. Salvează → Contabilizează
3. Opțional: apasă Generează E-Factură direct din documentul contabilizat

Primele operațiuni bancare

Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Operațiuni bancare

Poți introduce operațiuni bancare manual sau prin import:

• Manual: document nou → selectează contul bancar → completează datele operațiunii
• Import extras bancar: Bani → tabul Extrase Bancare → importă fișierul primit de la bancă; POSfix potrivește automat rândurile cu operațiunile existente

---

Săptămâna 3: Rutina zilnică

La acest punct, ar trebui să ai deja un ritm. Iată fluxul zilnic recomandat:

Fluxul zilnic de lucru

Dimineața:
  1. Verifică E-Facturile primite (Achiziții → tabul E-Factura)
  2. Importă extrasul bancar de ieri (Bani → tabul Extrase Bancare)

Pe parcursul zilei:
  3. Înregistrează facturile de furnizor primite
  4. Creează facturile de client
  5. Procesează operațiunile de casă (Bani → tabul Casierii)

Sfârșitul zilei:
  6. Verifică rapid balanța — Total Debit = Total Credit

Verificare rapidă

Nu trebuie să generezi raportul complet zilnic. Un check rapid al balanței de verificare la sfârșit de zi este suficient pentru a depista eventualele erori înainte să se acumuleze.

Reconciliere bancară săptămânală

O dată pe săptămână, verifică:

1. Soldul contului 242.1 (sau 243.x pentru valută) din balanță = soldul din extrasul bancar
2. Nu există operațiuni bancare rămase în Ciornă
3. Nu există plăți fără document asociat

---

Săptămâna 4: Prima închidere de lună

A sosit momentul primei închideri. Urmează checklistul complet de închidere, dar iată un rezumat:

Checklist rapid prima închidere

#	Pas	Unde găsești / verificare
1	Toate facturile lunii sunt înregistrate	Achiziții → tabul Facturi furnizor; nicio factură pe birou necontabilizată
2	Verifică E-Facturile primite	Achiziții → tabul E-Factura; toate procesate
3	Ultimul extras bancar importat	Bani → tabul Extrase Bancare; sold POSfix = sold extras
4	Zero documente rămase în Ciornă	Filtrează starea = Ciornă în fiecare registru
5	Calcul salariu (dacă ai angajați)	Echipa → tabul Calcul salariu; pontaj completat → calcul rulat → contabilizat
6	Uzura mijloacelor fixe	Pasul Amortizare din asistentul de închidere
7	Balanța de verificare	Contabilitate → tabul Balanța de verificare; Total Debit = Total Credit
8	Verifică conturile principale	Contabilitate → tabul Fișa de cont: 242.1, 521.1, 221.1 — solduri logice
9	Închide perioada	Contabilitate → tabul Perioade Contabile → Începe închiderea → pasul Confirmare → Închide perioada

Prima închidere

La prima închidere, alocă timp suplimentar. Verifică fiecare cont principal pe fișa de cont — asigură-te că nu ai formule contabile inversate sau sume eronate. Prima lună setează baza pentru tot restul anului.

---

Sfaturi pentru primele 3 luni

Ce verifici săptămânal

• Echilibru balanță — Total Debit = Total Credit (întotdeauna, fără excepție)
• Sold bancă — contul 242.x = soldul real din bancă
• Datorii furnizori — contul 521.x corespunde cu facturile neachitate
• Creanțe clienți — contul 221.x corespunde cu facturile neîncasate

Cum crești productivitatea

Săptămâna	Obiectiv
1-2	Învață navigarea, creează documente pas cu pas
3-4	Folosește E-Factura pentru import fără retastare
Luna 2	Configurează șabloane de înregistrări pentru operațiunile repetitive (Contabilitate → tabul Șabloane de înregistrări)
Luna 3	Folosește importul de extras bancar ca flux principal

Greșeli frecvente în prima lună

1. Solduri inițiale dezechilibrate — apasă Validează soldurile și rezolvă diferența înainte de a începe lucrul curent
2. Conturi de grup în loc de conturi analitice — înregistrează pe 217.1, nu pe 217, altfel pierzi detalierea și subconto-urile
3. TVA pe contul greșit — TVA deductibilă merge pe 225.2 (creanță față de buget), TVA colectată pe 534.4 (datorie)
4. Operațiuni bancare fără document — fiecare plată trebuie legată de o factură sau de un ordin de plată

---

Întrebări frecvente

Pot lucra în paralel în POSfix și în vechiul sistem?

Da, și este chiar recomandat pentru prima lună. Introdu aceleași documente în ambele sisteme și compară balanțele la sfârșit de lună. Când ești convins că totul coincide, poți renunța la vechiul sistem. De obicei, un singur trimestru în paralel este suficient.

Ce fac dacă am greșit soldurile inițiale?

Dacă documentul de solduri inițiale este încă Ciornă:

1. Du-te la Meniu lateral → Contabilitate → tabul Solduri initiale
2. Corectează valorile direct și apasă Validează soldurile

Dacă documentul este deja Contabilizat:

1. Apasă Anulează contabilizarea — documentul revine în Ciornă și nota contabilă se șterge
2. Corectează valorile și contabilizează din nou
3. Regenerează balanța de verificare pentru a confirma echilibrul

Documentele contabilizate ulterior nu trebuie reverificate dacă conturile GL rămân aceleași.

Trebuie să introduc toate documentele din prima zi?

Nu. Poți introduce documentele treptat, în ordinea în care le procesezi. Importantul este ca la sfârșitul lunii toate documentele să fie înregistrate. Ordinea cronologică a introducerii nu afectează corectitudinea contabilă — contează data documentului, nu data introducerii.

Cum știu că am configurat totul corect?

Verifică aceste 5 puncte:

1. Balanța de verificare este echilibrată (Total Debit = Total Credit)
2. Soldul bancar din POSfix = soldul real din cont
3. Poți crea și contabiliza o factură de furnizor fără erori
4. Poți crea și contabiliza o factură de client fără erori
5. Poți importa un extras bancar și operațiunile se potrivesc

Dacă toate 5 puncte funcționează, ești pregătit pentru lucrul curent.