Cum treci de la Excel sau hârtie la POSfix
Dacă ții contabilitatea în Excel, Google Sheets sau chiar pe hârtie — trecerea la POSfix este mai simplă decât crezi. Nu ai nevoie de export-uri complicate sau de un consultant extern. Ai nevoie de balanța de verificare (sau echivalentul ei) și de câteva ore de muncă concentrată.
Dacă nu ai o balanță de verificare propriu-zisă, nu te panica. Mai jos explicăm cum o reconstruiești din documentele primare (extrase bancare, facturi, registre).
De ce treci la un sistem automatizat
| Problemă cu Excel/hârtie | Cum o rezolvă POSfix |
|---|---|
| Erori de formule — o celulă modificată accidental distruge raportul | Formulele contabile sunt validate automat: Debit = Credit |
| Lipsa auditabilității — nu știi cine a modificat ce și când | Fiecare document are istoric de modificări |
| Timp pierdut pe rapoarte — balanța, fișa de cont, bilanțul se fac manual | Rapoartele se generează instant, cu un click |
| Risc fiscal — omisiuni, documente pierdute, termen depășit | Notificări, checklist-uri, integrare e-Factura |
| Fără backup — un laptop defect = pierderea evidenței | Date în cloud, backup automat zilnic |
| Colaborare imposibilă — un singur fișier Excel, o singură persoană | Acces simultan pentru mai mulți utilizatori |
| Scalabilitate — la 100+ documente pe lună, Excel devine inmanevabil | POSfix gestionează mii de documente fără degradare |
Ce date ai nevoie
Indiferent de forma în care ții evidența acum, pentru migrare ai nevoie de:
Obligatoriu
- Balanța de verificare la data tranziției — soldurile tuturor conturilor (activ, pasiv, venituri, cheltuieli)
- Lista partenerilor principali — furnizori și clienți cu care ai solduri neachitate (facturi în curs)
- Soldurile bancare — extrasul de cont la data tranziției (pentru verificare)
Recomandat
- Lista mijloacelor fixe — denumire, valoare de intrare, amortizare acumulată, data punerii în funcțiune
- Lista stocurilor — produse/materiale cu cantitate și valoare
- Datorii față de angajați — salarii neachitate, avansuri
Opțional
- Registrul de facturi emise/primite — util pentru reconciliere, dar nu obligatoriu dacă soldurile sunt corecte
Pas cu pas: de la Excel la POSfix
Pas 1: Stabilește data tranziției
Alege o dată clară de la care începi lucrul în POSfix:
- Ideal: 1 ianuarie (conturile de venituri/cheltuieli pornesc de la zero)
- Bine: prima zi a unui trimestru (1 aprilie, 1 iulie, 1 octombrie)
- Acceptabil: prima zi a oricărei luni
La data tranziției, soldurile conturilor de venituri (6xx) și cheltuieli (7xx) reflectă rulajele de la începutul anului fiscal. Dacă migrezi la 1 ianuarie, aceste solduri sunt zero, ceea ce simplifică dramatic procesul.
Pas 2: Reconstituie balanța de verificare
Dacă ai un Excel structurat cu conturi și solduri — transformă-l într-o balanță pe conturi analitice.
Dacă nu ai o balanță, reconstruiește soldurile din documentele disponibile:
| Cont | Cum afli soldul |
|---|---|
242.1 Cont curent în lei | Extras bancar la data tranziției |
243.1 Cont curent în valută | Extras bancar în valută (conturile valutare stau pe clasa 243, nu pe 242) |
241.1 Casa în monedă națională | Numărătoarea fizică a numerarului |
221.1 Creanțe comerciale din țară | Sumă facturi emise neîncasate |
521.1 Datorii comerciale în țară | Sumă facturi primite neachitate |
217.1 Bunuri procurate în vederea revânzării | Inventariere fizică × preț de achiziție |
123.x Mijloace fixe | Valoarea de intrare din documente (123.1 clădiri, 123.3 mașini și utilaje, 123.4 transport, 123.5 inventar și mobilier) |
124.x Amortizarea mijloacelor fixe | Calculată conform duratei de utilizare, pe aceeași analitică ca activul |
531.1 Datorii salariale | Salarii restante |
311.1 Fond statutar | Din actul constitutiv |
332 Profit nerepartizat al anilor precedenți | Rezultatul cumulat al anilor anteriori; dacă nu îl poți reconstitui din documente, îl pui ca diferență de echilibrare |
Rezultatul anului curent (333.1 / 333.2) nu se introduce la migrare — el se formează din
operațiunile pe care le înregistrezi după data tranziției.
Pas 3: Creează organizația în POSfix
- Creează cont pe cp.posfix.md
- Adaugă organizația cu IDNO-ul corect
- Verifică ce module ai active — Meniu lateral → Setări → tabul Facturare. La înregistrare primești toate modulele pe perioadă de probă; după expirarea probei rămân active doar modulele din contract.
Ghid detaliat: Prima lună de contabilitate
Pas 4: Verifică planul de conturi
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Clasificatori → tabul Plan de conturi
POSfix vine cu planul de conturi SNC preîncărcat — 654 de conturi. Verifică că ai conturile analitice necesare pentru activitatea ta. Adaugă cele lipsă.
Mai multe detalii: Plan de conturi
Pas 5: Fixează politica contabilă
Unde găsești: Meniu lateral → Setări → tabul Politica contabilă
Politica contabilă e locul din care se precompletează fiecare document pe care îl creezi după. De aceea o fixezi acum, înainte de solduri și de primele facturi — pe urmă schimbarea metodei costă.
Documentul e versionat: fiecare versiune are un Valabil de la, iar Valabil până la se derivă singur din versiunea următoare. Documentele își iau regulile din versiunea în vigoare la data lor, deci data de start contează la fel de mult ca opțiunile.
Ce decizi aici:
- Prețul tastat pe documente noi — TVA în sumă, TVA peste sau fără TVA
- TVA de pe procurări — deductibil sau inclus în cost, plus contul și articolul de cost pe care merge TVA-ul nedeductibil
- Metoda de evaluare a stocurilor — FIFO sau CMP
- Evaluarea mărfurilor cu amănuntul — la cost de achiziție sau la preț de vânzare
- Uzura mijloacelor fixe se calculează și Amortizarea activelor nemateriale se calculează — din luna următoare sau de la data punerii în funcțiune
- Anul fiscal începe în
Ordinul de aprobare rămâne un document intern al firmei — POSfix nu îl generează.
Pas 6: Adaugă partenerii cu solduri
Unde găsești: Meniu lateral → Parteneri
Adaugă doar partenerii care au sold la data tranziției (facturi neachitate). Partenerii noi îi adaugi pe parcurs.
Pentru fiecare partener, introdu IDNO-ul — POSfix completează automat datele din Registrul de Stat.
Mai multe detalii: Parteneri
Pas 7: Adaugă mijloacele fixe (dacă ai)
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Active → tabul Mijloace fixe
Pentru fiecare activ fix:
- Denumire, data punerii în funcțiune, valoare de intrare
- Amortizarea acumulată la data tranziției
- Metoda de amortizare — Liniară, Sold degresiv sau Unități de producție — și durata de utilizare rămasă
Mai multe detalii: Evidența mijloacelor fixe
Pas 8: Introdu soldurile inițiale
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Solduri initiale
Documentul de solduri inițiale are trei secțiuni, alese din câmpul Secțiune: Solduri generale, Mijloace fixe și Imobilizări necorporale. Ai nevoie de câte un document pentru fiecare secțiune care te privește — mijloacele fixe și imobilizările au formulare de linie proprii, diferite de cel general.
Folosind balanța reconstituită la Pas 2:
- Alege secțiunea și data soldurilor
- Introdu soldul debitor sau creditor al fiecărui cont analitic
- Pentru conturile cu parteneri (
221.1,521.1) — introdu solduri pe fiecare partener, prin subconto - Apasă Validează soldurile
Antetul arată defalcarea pe cele trei secțiuni, cu debit și credit, apoi verdictul: Document balansat (toate secțiunile) sau Diferență pe document, cu suma exactă. Echilibrul se verifică pe tot documentul, nu pe secțiunea curentă — deci un subtotal de secțiune care nu se închide singur e normal.
La salvare, câmpul Secțiune se blochează definitiv. Dacă ai ales greșit, ștergi documentul și îl faci din nou. Pe documentul salvat apar în schimb taburi pentru secțiunile surori — le vezi, dar nu le poți edita de aici.
Dacă totalurile nu se echilibrează, nu continua. Cauza este de obicei un cont omis sau o sumă greșită.
Vii din 1C? Importă soldurile
Butonul Import din 1C stă pe lista de solduri inițiale, nu pe formular — sus, lângă Document nou. Deschide un asistent în trei pași:
- Selectare Fișier — tragi fișierul
.contfixsau.json(maximum 50 MB). Fișierele.contfixsunt criptate, deci îți cere și parola. - Mapare conturi — potrivești conturile din 1C pe planul POSfix. Propunerile vin gata făcute; le confirmi sau le schimbi.
- Previzualizare — vezi ce se va crea înainte să apeși importul.
Mai multe detalii: Solduri inițiale
Pas 9: Verifică cu documentele reale
După introducerea soldurilor, verifică câteva conturi-cheie:
| Verificare | Cum |
|---|---|
| Cont bancar în lei | Soldul 242.1 = sold extras bancar |
| Cont bancar în valută | Soldul 243.1 = sold extras bancar în valută |
| Numerar | Soldul 241.1 = numerar fizic |
| Furnizori | Fișa contului 521.1 = lista facturilor neachitate |
| Clienți | Fișa contului 221.1 = lista facturilor neîncasate |
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Fișa de cont — vezi și Fișa de cont
Pas 10: Începe lucrul curent
Din acest moment, fiecare operațiune se înregistrează în POSfix:
- Facturi primite → Facturi furnizori
- Facturi emise → Documente de vânzare
- Operațiuni bancare → Extrase bancare
- Salarii → Calcul salariu
Pas 11: Închide prima lună
La sfârșitul primei luni complete în POSfix, parcurge checklistul de închidere a lunii:
Cazul special: evidență pe hârtie
Dacă nu ai niciun fișier electronic — doar facturi fizice, registre de casă pe hârtie și extrase bancare tipărite — procesul este similar, dar necesită mai mult efort la Pasul 2.
Cum reconstruiești balanța din documente primare
- Strânge toate documentele pentru ultima lună (sau ultimul trimestru): facturi emise, facturi primite, extrase bancare, bonuri de casă, contracte de muncă
- Începe cu ce știi sigur:
- Sold bancă = extras bancar la data tranziției
- Numerar = numără fizic
- Capital social = din actul constitutiv
- Reconstruiește datoriile:
- Facturi de furnizor neachitate → solduri cont
521.1 - Facturi emise neîncasate → solduri cont
221.1 - Salarii neachitate → sold cont
531.1
- Facturi de furnizor neachitate → solduri cont
- Estimează stocurile:
- Inventariere fizică × prețul de achiziție (din ultima factură)
- Mijloace fixe:
- Lista activelor (echipamente, mobilier, auto) cu valoarea de intrare, valoarea reziduală și data punerii în funcțiune
- Amortizarea acumulată la data tranziției, calculată după propriile tale evidențe
- Contul 332 (rezultatul anilor precedenți):
- Îl pui ca diferență de echilibrare (vezi Pas 2 mai sus)
Dacă reconstituiești evidența din documente primare, soldurile vor fi aproximative. Este acceptabil — important este să pornești cu o bază rezonabilă. Diferențele minore se corectează pe parcurs, pe măsură ce apar documente noi.
Sfat pentru primul an
Dacă treci de la hârtie la POSfix la începutul anului fiscal, poți ignora soldurile de venituri și cheltuieli (6xx, 7xx) — acestea pornesc de la zero. Trebuie doar să reconstruiești soldurile de activ (1xx-2xx) și pasiv (3xx-5xx).
Sfaturi pentru prima lună
Prima lună este cea mai intensă. Câteva recomandări:
- Nu încerca să faci totul în prima zi — configurează-te în zilele 1-3, începe documentele din ziua 4
- Începe cu operațiunile bancare — importul extrasului bancar este cel mai rapid mod de a vedea sistemul „în acțiune"
- Nu te speria de greșeli — cât timp un document e Ciornă îl corectezi direct, iar unul Contabilizat se readuce la Ciornă cu Anulează contabilizarea
- Generează balanța după prima săptămână — chiar dacă e incompletă, te ajută să vezi dacă ești pe drumul bun
- Cere ajutor — echipa de suport POSfix te poate ghida prin orice pas
Ghid complet: Prima lună de contabilitate
Întrebări frecvente
Nu am o balanță de verificare. Pot migra?
Da. Reconstruiește soldurile din documentele disponibile (extrase bancare, facturi, inventariere). Secțiunea „Cazul special: evidență pe hârtie" de mai sus explică procesul pas cu pas.
Trebuie să introduc toate facturile din anul curent?
Nu. Introduci doar soldurile la data tranziției — nu facturile individuale. Soldurile reflectă cumulat toate tranzacțiile anterioare. Facturile individuale le introduci doar din momentul în care începi lucrul în POSfix.
Excel-ul meu are o structură diferită de planul de conturi. Ce fac?
Deschide Plan de conturi și mapează fiecare categorie din Excel pe contul analitic corespunzător. Căutarea din ecran merge și pe denumire, nu doar pe cod — scrie „mărfuri" sau „furnizori" și îți arată candidații.
Cât durează migrarea de la Excel?
| Situație | Timp estimat |
|---|---|
| Excel structurat, firmă mică | 1-2 zile |
| Excel nestructurat, firmă mică | 2-4 zile |
| Evidență pe hârtie, firmă mică | 3-5 zile |
| Firmă medie (orice format) | 5-10 zile |
Pot continua să folosesc Excel pentru unele lucruri?
Poți, dar nu are rost. POSfix acoperă toate funcțiile unui Excel contabil — balanță, fișe de cont, rapoarte — și le generează automat, fără formule manuale. Singura excepție: dacă ai analize interne specifice care nu sunt rapoarte contabile standard, le poți păstra în Excel.
Trebuie să am cunoștințe de contabilitate?
Da, bazele contabilității sunt necesare (debit/credit, plan de conturi, tipuri de documente). POSfix automatizează calculele și rapoartele, dar deciziile contabile (pe ce cont înregistrez, ce formulă contabilă aplic) rămân ale contabilului.
Ce fac dacă am greșit un sold inițial?
Corectează-l cât timp documentul de solduri inițiale este Ciornă și perioada nu este închisă. Dacă documentul e deja contabilizat, apasă Anulează contabilizarea, corectează și contabilizează din nou. După corecție, regenerează balanța de verificare pentru a confirma echilibrul.
Este legal să trec de la hârtie la un sistem electronic?
Da, evidența se poate ține electronic și nu trebuie să anunți pe nimeni că ai schimbat sistemul. Termenele de păstrare a documentelor rămân cele din regulile de arhivare — verifică-le pentru fiecare categorie, nu presupune un termen universal.
Cum dovedesc continuitatea evidenței?
Soldurile inițiale din POSfix, coroborate cu documentele primare arhivate (facturi, extrase bancare, contracte), demonstrează continuitatea. Păstrează documentele originale, fizice sau scanate.
Am mai multe firme. Pot migra pe toate?
Da. POSfix suportă mai multe organizații în același cont. Migrează-le pe rând, începând cu cea mai simplă (mai puține conturi, mai puțini parteneri) — vei învăța procesul și vei fi mai rapid la următoarele.