Flux complet: De la achiziție la plată
Acest ghid prezintă procesul complet de achiziție — de la momentul în care primești factura de la furnizor până când banii ies din contul bancar și reconciliezi totul. La fiecare pas vezi unde lucrezi în POSfix, ce opțiuni schimbă rezultatul și ce verifici după.
Drumul unei achiziții
E-Factura SFS ─┐
├─→ Factură furnizor ─→ Ordin de plată ─→ Operațiune bancară ─→ Extras bancar
Bon de intrare ┘ (potrivire automată)
Bonul de intrare apare doar când marfa sosește înaintea facturii. Restul lanțului e același.
Pasul 1: Primești factura
Factura de la furnizor poate ajunge în două moduri:
| Canal | Descriere | Ce faci în POSfix |
|---|---|---|
| E-Factura SFS | Factura electronică primită prin sistemul SFS | Meniu lateral → Achiziții → tabul E-Factura → selectează → creează factura de furnizor |
| Pe hârtie / PDF | Factura primită fizic sau prin email | Meniu lateral → Achiziții → tabul Facturi furnizor → adaugă un document nou |
Dacă furnizorul trimite e-Factura prin SFS, POSfix preia automat toate datele: partener, produse, cantități, prețuri, TVA. Nu mai completezi nimic manual — doar verifici și contezi.
Pasul 2: Înregistrezi factura de furnizor
Unde găsești: Meniu lateral → Achiziții → tabul Facturi furnizor
Completează antetul
| Câmp | Ce completezi | Exemplu |
|---|---|---|
| Furnizor | Selectează partenerul | SRL „Furnizor Plus" |
| Serie și număr | Numărul de pe factura originală | FP-2024/0847 |
| Data documentului | Data înregistrării | 15.03.2026 |
| Data documentului furnizorului | Data emisă pe factura originală | 15.03.2026 |
| Termen de plată | Scadența facturii | 30.03.2026 |
| Tip operațiune | Determină tratamentul fiscal (intern, import, servicii) | Achiziție de mărfuri |
| Contract | Contractul asociat (opțional) | Contract nr. 8/2026 |
| Depozit | Depozitul de recepție — obligatoriu dacă documentul recepționează marfă | Depozit central |
| Subdiviziune | Subdiviziunea căreia îi aparține achiziția (opțional) | Magazin nr. 1 |
| Conturi | Perechea de conturi implicită pentru liniile documentului | 217.1 / 521.1 |
| Valuta | Valuta facturii, cu cursul BNM al zilei | MDL |
Comutatoarele din antet
Sub câmpuri stă un bloc cu cinci comutatoare. Ele schimbă rezultatul contabilizării, deci verifică-le înainte de a salva.
| Comutator | Ce se schimbă când îl activezi | Dacă îl lași închis |
|---|---|---|
| Include recepția | Factura intră singură marfa în depozit, fără bon de primire separat | Marfa nu se mișcă; ai nevoie de bon de intrare |
| Factură de import | Tipul se blochează pe import și apare cererea unei declarații vamale | Documentul rămâne achiziție internă |
| Decontare în lei (valută convențională) | Factura e în valută, dar se achită în lei; diferențele devin „de sumă", nu „de curs" | Decontarea se face în valuta facturii |
| Preț cu TVA inclus | Prețurile de pe linii sunt brute; TVA-ul se extrage din ele | Prețurile sunt nete și TVA-ul se adaugă peste |
| Document fără TVA | Aduce TVA-ul întregului document la zero, indiferent de cotele de pe linii | Fiecare linie își păstrează cota |
Include recepția apare doar dacă documentul are linii de produs și cere un depozit completat în antet. Dacă factura a fost creată dintr-un bon de intrare, comutatorul rămâne blocat — marfa a intrat deja.
Completează liniile
Pentru fiecare produs sau serviciu din factură:
- Denumire (selectează din nomenclator sau scrie text liber)
- Cantitate, preț unitar și suma tipărită pe factură
- Cota TVA — se alege din nomenclatorul tău de cote, pe cod, nu pe procent. „Cotă 0%" și „fără TVA" arată amândouă 0%, dar sunt intrări diferite, cu efecte fiscale opuse în declarație
- Cont contabil — coloana e mereu prezentă și pornește de la contul din antet; o schimbi pe liniile care merg altundeva
Coloanele care apar singure
Tabelul de linii își schimbă coloanele după ce alegi:
- Mijloc fix — apare când contul liniei cere analitica de mijloace fixe. Dacă fișa nu există încă, o creezi direct din linie, cu butonul „+" de lângă selector
- Articol de cost — apare pe liniile cu cont de cheltuială
- Termen de valabilitate și lot furnizor — pe produsele perisabile; data producerii propune singură expirarea
- Ambalaje — pe produsele urmărite pe loturi măsurate; deschide defalcarea pe colaci sau pachete
Pe un document salvat ai butonul Mapează produse: liniile scrise ca text liber capătă un produs din nomenclator, ca stocul și costul să se miște corect.
Ce se întâmplă la contabilizare
Nota se compune singură din liniile documentului: valoarea mărfii pe contul de stoc din linie, TVA-ul deductibil pe contul de creanță față de buget, iar totalul pe datoria față de furnizor. O vezi în panoul de înregistrări contabile din partea de jos a formularului, înainte de a apăsa butonul.
Ce mai poți face pe un document salvat
Trei panouri apar abia după prima salvare:
- Alocare transport & vamă — butonul Alocă cost repartizează pro-rata o factură de transport, vamă sau asigurare peste liniile de produs. Sumele intră în costul mărfii, deci schimbă și costul care iese la vânzare
- Decontări — arată Sold neplătit pe factură sau mesajul „Factură stinsă integral"
- Printează etichete — trimite liniile spre etichete de raft, fără să retastezi
Contabilizează documentul
După completare, apasă Contabilizează. Documentul trece din Ciornă în Contabilizat și generează înregistrările contabile. Dacă ai greșit, îl readuci în Ciornă cu Anulează contabilizarea.
- Cota TVA corectă pe fiecare linie — codul, nu doar procentul
- Contul contabil corect (mărfuri vs. materiale vs. cheltuieli)
- Suma totală coincide cu factura originală
Pasul 2b: Achiziția din import
Când bifezi Factură de import, sub comutatoare apare o casetă galbenă: Declarație vamală import obligatorie. Factura nu se contabilizează fără ea.
Ca să legi declarația:
- Salvezi întâi factura — declarația se creează pornind de la ea
- Apeși Adaugă declarație import; se deschide formularul din Achiziții → tabul Declarații vamale
- Completezi numărul declarației, biroul vamal, valoarea în vamă, taxa vamală, acciza și TVA-ul de import
- Verifici comutatorul TVA import deductibil — el decide totul:
| Comutator | Ce se schimbă când îl activezi | Dacă îl lași închis |
|---|---|---|
| TVA import deductibil | TVA-ul de import devine creanță recuperabilă față de buget | TVA-ul se capitalizează în costul mărfii și nu se mai recuperează niciodată |
Îl lași închis doar dacă firma nu e plătitoare de TVA sau marfa merge într-o activitate scutită.
Sub Factură de import scrie că TVA-ul se înregistrează pe 534.3. Declarația vamală îl duce însă pe 225.2, care e contul corect pentru un TVA recuperabil. Ia-te după declarație, nu după acel text.
Pasul 3: Recepționezi marfa (opțional)
Unde găsești: Meniu lateral → Achiziții → tabul Bonuri de intrare
Bonul de intrare este necesar doar dacă marfa sosește înaintea facturii. Dacă marfa și factura sosesc simultan, acest pas nu este necesar — factura de furnizor actualizează singură stocul.
Când folosești bonul de intrare
| Situație | Bon de intrare necesar? |
|---|---|
| Factură + marfă sosesc împreună | Nu |
| Marfa sosește, factura vine mai târziu | Da — recepționezi pe bon, apoi legi factura de el |
| Servicii (fără marfă fizică) | Nu |
Marfa a intrat în stoc, deci datoria e reală, dar factura încă nu există și nu ai drept de deducere a TVA. Bonul o ține de aceea pe 521.4. La sosirea facturii legate de bon, documentul o mută pe 521.1 și adaugă TVA-ul deductibil, fără să redebiteze stocul.
Pasul 4: Generezi ordinul de plată
Unde găsești: pe factura de furnizor Contabilizată, butonul Creează plata din antet
Butonul apare doar după contabilizarea facturii și deschide un ordin de plată precompletat cu:
- Beneficiar: furnizorul
- IBAN beneficiar: contul bancar al furnizorului
- Suma: totalul facturii (inclusiv TVA)
- Destinația plății, cu numărul și data facturii
Este doar instrucțiunea trimisă băncii. Ciclul lui este Ciornă → Aprobat → Trimis → Confirmat (sau Respins). Înregistrarea contabilă apare pe operațiunea bancară, la pasul următor.
Un ordin de plată poate acoperi mai multe facturi ale aceluiași furnizor — le aloci pe document.
Alternativ, poți crea ordinul manual: Meniu lateral → Bani → tabul Ordine de Plată. Din listă poți exporta ordinele în formatul cerut de banca ta.
Pasul 5: Efectuezi plata (operațiune bancară)
Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Operațiuni bancare
Operațiunea bancară poate fi creată în două moduri:
- Manual, din registrul de operațiuni bancare
- Automat, la importul extrasului bancar — POSfix creează operațiunea pe baza rândului din extras
La contabilizare, datoria față de furnizor scade cu suma plătită și tot cu atât scade soldul contului bancar. Leagă operațiunea de factură — altfel datoria rămâne deschisă pe partener chiar dacă banii au ieșit.
Pasul 6: Importezi extrasul bancar
Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Extrase Bancare
- Descarcă extrasul din internet-banking-ul băncii (format standard)
- Importă în POSfix
- POSfix potrivește automat tranzacțiile din extras cu operațiunile bancare existente
Ce face potrivirea automată
| Situație | Ce se întâmplă |
|---|---|
| Plata există deja ca operațiune bancară | POSfix o potrivește automat (match pe sumă + beneficiar) |
| Plata nu are operațiune bancară | POSfix creează automat operațiunea (necesită verificare) |
| Potrivire ambiguă | POSfix marchează pentru verificare manuală |
Pasul 7: Verificare finală
După import, verifică:
-
Fișa de cont
521.1filtrată pe furnizor:- Factura apare ca înregistrare în credit (datoria a crescut)
- Plata apare ca înregistrare în debit (datoria a scăzut)
- Sold final = 0 (dacă factura a fost achitată integral)
-
Fișa de cont
242.1:- Plata apare ca ieșire (credit)
- Soldul coincide cu extrasul bancar
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Fișa de cont → selectează contul; rândurile se grupează pe subconto, deci vezi separat fiecare partener
Dacă soldul 521.1 la furnizor este 0 după plată, totul este corect. Dacă soldul este diferit de zero, fie nu ai plătit integral, fie ai o eroare de sumă undeva.
Scenarii alternative
Plată parțială
Fluxul e identic; operațiunea bancară se face doar pentru suma achitată. Restul rămâne ca sold pe furnizor, iar panoul Decontări de pe factură îți arată exact cât mai ai de plătit.
Plată în avans, factură mai târziu
Înregistrezi întâi operațiunea bancară de avans, pe contul de avansuri acordate. Când sosește factura, o înregistrezi normal, apoi închizi avansul din Achiziții → tabul Regularizări datorii, cu tipul Decontare avans.
Atunci TVA-ul se deduce la data avansului, nu la sosirea mărfii. POSfix nu generează singur nota de deducere — o introduci din Contabilitate → tabul Operațiuni manuale, iar la sosirea facturii de marfă nu mai deduci TVA a doua oară. Fără factură fiscală pe avans n-ai ce deduce: aștepți factura de marfă.
Factură în valută
Alegi valuta în antet; cursul BNM al zilei se completează singur, dar îl poți rescrie. La contabilizarea plății, POSfix calculează diferența de curs și o înregistrează pe venit sau pe cheltuială, după sens.
Dacă factura e în valută dar se achită în lei, pornește comutatorul Decontare în lei (valută convențională) din antet: diferențele devin atunci „de sumă", nu „de curs", și merg pe alte conturi.
Compensare reciprocă
Când același partener îți e și furnizor, și client, sting datoria cu creanța în loc să plătești.
Unde găsești: Meniu lateral → Achiziții → tabul Regularizări datorii (același registru există și în Vânzări)
Câmpul Tip are patru valori — Compensare, Transfer, Casare și Decontare avans. La compensare completezi și Contra-partenerul. Formularul îți cere explicit Cont debit și Cont credit: nu le deduce din tipul ales.
Ce rămâne după compensare se plătește normal, prin bancă.
Rapoarte utile pentru verificare
| Raport | Ce verifici | Unde găsești |
|---|---|---|
Fișa de cont 521.1 | Istoricul complet al datoriilor, grupat pe furnizor | Meniu lateral → Contabilitate → tabul Fișa de cont |
| Balanța de verificare | Soldul total 521 = total datorii furnizori | Meniu lateral → Contabilitate → tabul Balanța de verificare |
| Registrul facturilor primite | Lista tuturor facturilor de furnizor, filtrată pe perioadă | Meniu lateral → Achiziții → tabul Facturi furnizor |
| Potrivirea cu extrasul | Operațiuni bancare vs. rânduri de extras | Meniu lateral → Bani → tabul Extrase Bancare |
| Act de reconciliere reciprocă | Confirmarea soldului cu partenerul | Meniu lateral → Vânzări → tabul Reconciliere |
Întrebări frecvente
Pot plăti mai multe facturi într-o singură operațiune bancară?
Da. Ordinul de plată permite alocarea sumei pe mai multe facturi ale aceluiași furnizor, iar operațiunea bancară stinge datoria corespunzător.
Ce fac dacă furnizorul trimite o factură corectată?
Nu există buton „Stornează". Ai două căi, în funcție de starea documentului:
- Factura este încă Ciornă — o corectezi direct și o contabilizezi.
- Factura este Contabilizată — apeși Anulează contabilizarea (documentul revine în Ciornă și nota contabilă se șterge), corectezi și contabilizezi din nou. Dacă perioada e deja închisă și nu vrei să o redeschizi, înregistrează un document nou cu valori negative pentru diferență — corecția în contabilitate se face prin înregistrare nouă cu semne inverse, nu prin modificarea celei existente.
Dacă ai plătit deja pe factura originală, plata rămâne — noul sold 521.1 reflectă diferența.
Pot înregistra factura fără a ști contul GL exact?
Da — salveaz-o ca Ciornă. Completează contul GL ulterior, apoi contabilizeaz-o. Documentele în Ciornă nu afectează balanța.
Cum verific rapid ce datorez fiecărui furnizor?
Deschide Fișa de cont pe 521.1: rândurile se grupează automat pe subconto, adică pe partener. Soldul creditor la fiecare partener = datoria neachitată.