Полный цикл: от закупки до оплаты
Это руководство проходит весь процесс закупки — с момента, когда вы получаете накладную от поставщика, и до того, как деньги уходят с банковского счёта и вы всё сверяете. На каждом шаге видно, где вы работаете в POSfix, какие опции меняют результат и что вы проверяете после.
Путь одной закупки
e-Factura SFS ────┐
├─→ Счёт поставщика ─────→ Платёжное поручение ─→ Банковская операция ─→ Банковская выписка
Приходная накладная ┘ (автосопоставление)
Приходная накладная появляется только тогда, когда товар приходит раньше счёта. Остальная цепочка та же.
Шаг 1: Вы получаете накладную
Накладная от поставщика может прийти двумя путями:
| Канал | Описание | Что вы делаете в POSfix |
|---|---|---|
| e-Factura SFS | Электронная накладная, полученная через систему SFS | Боковое меню → Закупки → вкладка e-Factura → выбираете → создаёте счёт поставщика |
| На бумаге / PDF | Счёт, полученный физически или по почте | Боковое меню → Закупки → вкладка Счета поставщиков → добавляете новый документ |
Если поставщик отправляет e-Factura через SFS, POSfix подтягивает все данные автоматически: партнёра, товары, количества, цены, НДС. Вручную заполнять больше нечего — вы только проверяете и проводите.
Шаг 2: Вы записываете счёт поставщика
Где найти: Боковое меню → Закупки → вкладка Счета поставщиков
Заполните шапку
| Поле | Что заполняете | Пример |
|---|---|---|
| Поставщик | Выберите партнёра | SRL „Furnizor Plus" |
| Серия и номер | Номер с оригинала накладной | FP-2024/0847 |
| Дата документа | Дата записи | 15.03.2026 |
| Дата документа поставщика | Дата, выставленная на оригинале | 15.03.2026 |
| Срок оплаты | Срок платежа по накладной | 30.03.2026 |
| Тип операции | Определяет налоговый режим (внутренняя, импорт, услуги) | Закупка товаров |
| Контракт | Связанный договор (необязательно) | Contract nr. 8/2026 |
| Склад | Склад приёмки — обязателен, если документ принимает товар | Depozit central |
| Подразделение | Подразделение, которому принадлежит закупка (необязательно) | Magazin nr. 1 |
| Счета | Пара счетов по умолчанию для строк документа | 217.1 / 521.1 |
| Валюта | Валюта накладной, с курсом BNM на день | MDL |
Переключатели в шапке
Под полями стоит блок из пяти переключателей. Они меняют результат проведения, поэтому проверьте их до сохранения.
| Переключатель | Что меняется при включении | Если оставить выключенным |
|---|---|---|
| Включает приёмку | Счёт сам заводит товар на склад, без отдельного документа приёмки | Товар не двигается; нужна приходная накладная |
| Импортная накладная | Тип блокируется на импорте и появляется требование таможенной декларации | Документ остаётся внутренней закупкой |
| Расчёт в леях (условная единица) | Накладная в валюте, но оплачивается в леях; разницы становятся «суммовыми», а не «курсовыми» | Расчёт идёт в валюте накладной |
| Цена с НДС | Цены в строках брутто; НДС извлекается из них | Цены нетто, и НДС начисляется сверху |
| Документ без НДС | Обнуляет НДС всего документа, какими бы ни были ставки в строках | Каждая строка сохраняет свою ставку |
Включает приёмку появляется, только если у документа есть товарные строки, и требует заполненного склада в шапке. Если счёт создан из приходной накладной, переключатель остаётся заблокированным — товар уже зашёл.
Заполните строки
По каждому товару или услуге из накладной:
- Наименование (выберите из номенклатуры или напишите свободным текстом)
- Количество, цена за единицу и сумма, напечатанная на накладной
- Ставка НДС — выбирается из вашей номенклатуры ставок, по коду, а не по проценту. «Ставка 0%» и «без НДС» обе показывают 0%, но это разные записи, с противоположным эффектом в декларации
- Счёт ГК — колонка присутствует всегда и стартует со счёта из шапки; вы меняете его в тех строках, которые идут в другое место
Колонки, которые появляются сами
Таблица строк меняет колонки в зависимости от того, что вы выбрали:
- Основное средство — появляется, когда счёт строки требует аналитику основных средств. Если карточки ещё нет, вы создаёте её прямо из строки, кнопкой «+» рядом с выбором
- Статья затрат — появляется в строках со счётом затрат
- Срок годности и № партии поставщика — на скоропортящихся товарах; дата производства сама предлагает дату окончания
- Упаковки — на товарах, отслеживаемых по мерным партиям; открывает разбивку по бухтам или пачкам
На сохранённом документе есть кнопка Связать продукты: строки, написанные свободным текстом, получают товар из номенклатуры, чтобы запасы и себестоимость двигались правильно.
Что происходит при проведении
Проводка складывается сама из строк документа: стоимость товара на счёт запасов из строки, НДС к вычету на счёт требования к бюджету, а итог — на долг перед поставщиком. Вы видите её в панели бухгалтерских проводок внизу формы, до нажатия кнопки.
Что ещё можно сделать на сохранённом документе
Три панели появляются только после первого сохранения:
- Распределение транспорта и таможни — кнопка Распределить затраты раскидывает пропорционально накладную за транспорт, таможню или страховку по товарным строкам. Суммы входят в стоимость товара, значит меняют и себестоимость, которая выйдет при продаже
- Взаиморасчёты — показывает К оплате по накладной или сообщение «Полностью оплачено.»
- Печать этикеток — отправляет строки на полочные этикетки, без повторного набора
Проведите документ
После заполнения нажмите Провести. Документ переходит из Черновик в Проведен и формирует бухгалтерские проводки. Если вы ошиблись, возвращаете его в черновик кнопкой Снять проведение.
- Верная ставка НДС в каждой строке — код, а не только процент
- Верный счёт ГК (товары vs. материалы vs. затраты)
- Итоговая сумма совпадает с оригиналом накладной
Шаг 2b: Закупка по импорту
Когда вы включаете Импортная накладная, под переключателями появляется жёлтая плашка: Требуется ГТД импорта. Без неё накладная не проводится.
Чтобы привязать декларацию:
- Сначала сохраняете накладную — декларация создаётся, отталкиваясь от неё
- Нажимаете Добавить ГТД импорта; открывается форма из Закупки → вкладка Таможенные декларации
- Заполняете номер декларации, таможенный пост, таможенную стоимость, пошлину, акциз и НДС импорта
- Проверяете переключатель НДС на импорт к вычету — он решает всё:
| Переключатель | Что меняется при включении | Если оставить выключенным |
|---|---|---|
| НДС на импорт к вычету | НДС импорта становится возмещаемым требованием к бюджету | НДС капитализируется в стоимость товара и уже никогда не возмещается |
Выключенным его оставляют, только если фирма не плательщик НДС или товар идёт в освобождённую деятельность.
Под Импортная накладная написано, что НДС записывается на 534.3. Таможенная декларация, однако, ведёт его на 225.2 — верный счёт для возмещаемого НДС. Ориентируйтесь на декларацию, а не на этот текст.
Шаг 3: Вы принимаете товар (необязательно)
Где найти: Боковое меню → Закупки → вкладка Приходные накладные
Приходная накладная нужна только если товар приходит раньше счёта. Если товар и счёт приходят одновременно, этот шаг не нужен — счёт поставщика сам обновляет запасы.
Когда вы используете приходную накладную
| Ситуация | Нужна приходная накладная? |
|---|---|
| Накладная + товар приходят вместе | Нет |
| Товар пришёл, накладная будет позже | Да — принимаете по нему, затем привязываете накладную |
| Услуги (без физического товара) | Нет |
Товар зашёл на склад, значит долг реален, но накладной ещё нет и права на вычет НДС у вас тоже нет. Поэтому приёмка держит его на 521.4. Когда приходит накладная, привязанная к приёмке, документ переносит долг на 521.1 и добавляет НДС к вычету, не дебетуя запасы повторно.
Шаг 4: Вы формируете платёжное поручение
Где найти: на проведённом счёте поставщика, кнопка Создать оплату в шапке
Кнопка появляется только после проведения накладной и открывает платёжное поручение, предзаполненное:
- Получатель: поставщик
- IBAN получателя: банковский счёт поставщика
- Сумма: итог накладной (включая НДС)
- Назначение платежа, с номером и датой накладной
Это только поручение, отправленное банку. Его цикл — Черновик → Одобрено → Отправлен → Подтверждено (или Отклонено). Бухгалтерская проводка появляется на банковской операции, на следующем шаге.
Одно платёжное поручение может закрывать несколько накладных того же поставщика — вы распределяете их в документе.
Как вариант, поручение можно создать вручную: Боковое меню → Деньги → вкладка Платёжные Поручения. Из списка поручения выгружаются в формате, который требует ваш банк.
Шаг 5: Вы делаете оплату (банковская операция)
Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские операции
Банковскую операцию можно создать двумя способами:
- Вручную, из регистра банковских операций
- Автоматически, при импорте банковской выписки — POSfix создаёт операцию по строке выписки
При проведении долг перед поставщиком уменьшается на оплаченную сумму, и ровно на столько же уменьшается остаток банковского счёта. Привяжите операцию к накладной — иначе долг останется открытым по партнёру, даже если деньги ушли.
Шаг 6: Вы импортируете банковскую выписку
Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские Выписки
- Скачайте выписку из интернет-банка (стандартный формат)
- Импортируйте её в POSfix
- POSfix автоматически сопоставляет операции из выписки с существующими банковскими операциями
Что делает автосопоставление
| Ситуация | Что происходит |
|---|---|
| Оплата уже есть как банковская операция | POSfix сопоставляет её автоматически (совпадение по сумме + получателю) |
| У оплаты нет банковской операции | POSfix создаёт операцию автоматически (требует проверки) |
| Неоднозначное совпадение | POSfix помечает для ручной проверки |
Шаг 7: Финальная проверка
После импорта проверьте:
-
Карточку счета
521.1с фильтром по поставщику:- Накладная стоит записью в кредите (долг вырос)
- Оплата стоит записью в дебете (долг уменьшился)
- Конечный остаток = 0 (если накладная оплачена полностью)
-
Карточку счета
242.1:- Оплата стоит расходом (кредит)
- Остаток совпадает с банковской выпиской
Где найти: Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Карточка счета → выберите счёт; строки группируются по субконто, поэтому каждый партнёр виден отдельно
Если остаток 521.1 по поставщику после оплаты равен 0, всё верно. Если остаток отличен от нуля, значит либо вы оплатили не полностью, либо где-то ошибка в сумме.
Альтернативные сценарии
Частичная оплата
Цикл тот же; банковская операция делается только на оплаченную сумму. Остальное остаётся остатком по поставщику, а панель Взаиморасчёты на накладной показывает, сколько именно осталось оплатить.
Оплата авансом, накладная позже
Сначала вы записываете банковскую операцию аванса, на счёт выданных авансов. Когда приходит накладная, записываете её как обычно, затем закрываете аванс из Закупки → вкладка Корректировки долгов, с типом Зачет аванса.
Тогда НДС принимается к вычету на дату аванса, а не по приходу товара. POSfix не формирует проводку вычета сам — вы вводите её из Бухгалтерия → вкладка Ручные операции, и по приходу товарной накладной НДС второй раз не принимаете. Без налоговой накладной на аванс принимать нечего: ждёте товарную накладную.
Накладная в валюте
Валюту выбираете в шапке; курс BNM на день подставляется сам, но его можно переписать. При проведении оплаты POSfix считает курсовую разницу и записывает её на доход или на расход, по направлению.
Если накладная в валюте, но оплачивается в леях, включите в шапке переключатель Расчёт в леях (условная единица): разницы тогда становятся «суммовыми», а не «курсовыми», и идут на другие счета.
Взаимозачёт
Когда один и тот же партнёр вам и поставщик, и покупатель, вы гасите долг требованием вместо оплаты.
Где найти: Боковое меню → Закупки → вкладка Корректировки долгов (тот же регистр есть и в Продажи)
Поле Тип имеет четыре значения — Зачет, Перевод, Списание и Зачет аванса. При зачёте вы заполняете ещё и контрагента. Форма прямо запрашивает Дебет счёт и Кредит счёт: из выбранного типа она их не выводит.
То, что осталось после зачёта, оплачивается обычным путём, через банк.
Полезные отчёты для проверки
| Отчёт | Что проверяете | Где найти |
|---|---|---|
Карточка счета 521.1 | Полная история долгов, сгруппированная по поставщику | Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Карточка счета |
| Оборотная ведомость | Общий остаток 521 = общий долг перед поставщиками | Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Оборотная ведомость |
| Реестр полученных счетов | Список всех счетов поставщиков, с фильтром по периоду | Боковое меню → Закупки → вкладка Счета поставщиков |
| Сопоставление с выпиской | Банковские операции vs. строки выписки | Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские Выписки |
| Акт сверки | Подтверждение остатка с партнёром | Боковое меню → Продажи → вкладка Сверка |
Частые вопросы
Можно ли оплатить несколько накладных одной банковской операцией?
Да. Платёжное поручение позволяет распределить сумму по нескольким накладным того же поставщика, а банковская операция гасит долг соответственно.
Что делать, если поставщик прислал исправленную накладную?
Кнопки «Сторно» нет. Есть два пути, в зависимости от состояния документа:
- Накладная ещё Черновик — вы правите её напрямую и проводите.
- Накладная Проведена — нажимаете Снять проведение (документ возвращается в черновик, проводка удаляется), правите и проводите заново. Если период уже закрыт и открывать его вы не хотите, запишите новый документ с отрицательными значениями на разницу — исправление в бухгалтерии делается новой записью с обратными знаками, а не изменением существующей.
Если вы уже оплатили по первоначальной накладной, оплата остаётся — новый остаток 521.1 отражает разницу.
Можно ли записать накладную, не зная точного счёта ГК?
Да — сохраните её как Черновик. Счёт ГК заполните позже, затем проведите. Документы в черновике на ведомость не влияют.
Как быстро проверить, сколько я должен каждому поставщику?
Откройте Карточку счета по 521.1: строки автоматически группируются по субконто, то есть по партнёру. Кредитовый остаток по каждому партнёру = непогашенный долг.