Flux complet: De la achiziție la plată

Acest ghid prezintă procesul complet de achiziție — de la momentul în care primești factura de la furnizor până când banii ies din contul bancar și reconciliezi totul. La fiecare pas vei vedea formula contabilă generată, unde lucrezi în POSfix și ce verifici.

Diagrama fluxului

┌─────────────────┐     ┌────────────────────┐     ┌─────────────────┐
│  e-Factura SFS   │────→│  Factură furnizor   │────→│  Bon de intrare  │
│  (sau pe hârtie) │     │  Dt 217 / Ct 521    │     │  (opțional)      │
└─────────────────┘     │  Dt 534.2 / Ct 521  │     └─────────────────┘
                         └────────┬───────────┘
                                  │
                                  ▼
                         ┌────────────────────┐     ┌─────────────────┐
                         │  Ordin de plată     │────→│  Operațiune      │
                         │  (se generează din  │     │  bancară         │
                         │   factură)          │     │  Dt 521 / Ct 242│
                         └────────────────────┘     └────────┬────────┘
                                                             │
                                                             ▼
                                                    ┌─────────────────┐
                                                    │  Extras bancar   │
                                                    │  (potrivire      │
                                                    │   automată)      │
                                                    └─────────────────┘

Pasul 1: Primești factura

Factura de la furnizor poate ajunge în două moduri:

Canal	Descriere	Ce faci în POSfix
e-Factura SFS	Factura electronică primită prin sistemul SFS	Sidebar → Achiziții → e-Factura → selectează → Creează factură furnizor
Pe hârtie / PDF	Factura primită fizic sau prin email	Sidebar → Achiziții → Facturi furnizori → Adaugă

e-Factura — modul cel mai eficient

Dacă furnizorul trimite e-Factura prin SFS, POSfix preia automat toate datele: partener, produse, cantități, prețuri, TVA. Nu mai completezi nimic manual — doar verifici și contezi.

Pasul 2: Înregistrezi factura de furnizor

Unde: Sidebar → Achiziții → Facturi furnizori → Adaugă

Completează antetul

Câmp	Ce completezi	Exemplu
Partener	Selectează furnizorul	SRL „Furnizor Plus"
Nr. factură furnizor	Numărul de pe factura originală	FP-2024/0847
Data facturii furnizor	Data emisă pe factură	15.03.2026
Data documentului	Data înregistrării (de obicei = data facturii)	15.03.2026
Cont debit	Contul de stocuri sau cheltuieli	`217.1` Mărfuri
Cont credit	Contul de datorii	`521.1` Furnizori interni
Valuta	Valuta facturii	MDL

Completează liniile

Pentru fiecare produs sau serviciu din factură:

Denumire (selectează din nomenclator sau scrie text liber)
Cantitate și preț unitar
Cota TVA (20%, 8% sau 0%)
Cont GL pe linie (opțional — suprascrie contul din antet)

Formula contabilă generată la contare

Exemplu: Factură pentru marfă de 25.000 lei + TVA 20% (5.000 lei)

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Valoarea mărfii	`217.1` Mărfuri în depozit	`521.1` Furnizori interni	25.000 lei
TVA deductibil	`534.2` TVA deductibil	`521.1` Furnizori interni	5.000 lei

Rezultat: Soldul contului 521.1 la acest furnizor crește cu 30.000 lei (datoria totală).

Contează documentul

După completare, apasă Contează (butonul verde). Documentul trece din Draft în Contat și generează înregistrările contabile.

Verifică înainte de contare

Cota TVA corectă pe fiecare linie
Contul GL corect (mărfuri vs. materiale vs. cheltuieli)
Suma totală coincide cu factura originală

Pasul 3: Recepționezi marfa (opțional)

Unde: Sidebar → Stocuri → Bonuri de intrare

Bonul de intrare este necesar doar dacă marfa sosește separat de factură (de exemplu, factura vine prin poștă, dar marfa a ajuns deja în depozit).

Dacă marfa și factura sosesc simultan, acest pas nu este necesar — factura de furnizor actualizează automat stocul.

Când folosești bonul de intrare

Situație	Bon de intrare necesar?
Factură + marfă sosesc împreună	Nu
Marfa sosește, factura vine mai târziu	Da — recepționezi pe bon, apoi legi de factură
Servicii (fără marfă fizică)	Nu

Pasul 4: Generezi ordinul de plată

Unde: Din factura de furnizor → butonul Creează ordin de plată

POSfix generează automat ordinul de plată cu:

Beneficiar: furnizorul
IBAN beneficiar: contul bancar al furnizorului
Suma: totalul facturii (inclusiv TVA)
Destinația plății: „Achitare factură FP-2024/0847 din 15.03.2026"

info

Ordinul de plată este un document de tip Standard (nu postable). Nu generează formule contabile — este doar o instrucțiune de plată care va fi transmisă băncii.

Alternativ, poți crea ordinul de plată manual: Sidebar → Bancă și casă → Ordine de plată → Adaugă.

Pasul 5: Efectuezi plata (operațiune bancară)

Unde: Sidebar → Bancă și casă → Operațiuni bancare

Operațiunea bancară poate fi creată în două moduri:

Din ordinul de plată — butonul „Creează operațiune bancară" (recomandat)
Automat, la importul extrasului bancar — POSfix creează operațiunea bancar pe baza extrasului

Formula contabilă la contare

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Plata furnizorului	`521.1` Furnizori interni	`242.1` Cont curent MDL	30.000 lei

Rezultat:

Soldul 521.1 la furnizor scade cu 30.000 lei (datoria se stinge)
Soldul 242.1 scade cu 30.000 lei (banii au ieșit din cont)

Pasul 6: Importezi extrasul bancar

Unde: Sidebar → Bancă și casă → Extrase bancare → Importă

Descarcă extrasul din internet-banking-ul băncii (format standard)
Importă în POSfix
POSfix potrivește automat tranzacțiile din extras cu operațiunile bancare existente

Ce face potrivirea automată

Situație	Ce se întâmplă
Plata există deja ca operațiune bancară	POSfix o potrivește automat (match pe sumă + beneficiar)
Plata nu are operațiune bancară	POSfix creează automat operațiunea (necesită verificare)
Potrivire ambiguă	POSfix marchează pentru verificare manuală

Pasul 7: Verificare finală

După import, verifică:

Fișa de cont 521.1 filtrată pe furnizor:
- Factura apare ca înregistrare în credit (datoria a crescut)
- Plata apare ca înregistrare în debit (datoria a scăzut)
- Sold final = 0 (dacă factura a fost achitată integral)
Fișa de cont 242.1:
- Plata apare ca ieșire (credit)
- Soldul coincide cu extrasul bancar

Unde: Sidebar → Rapoarte → Fișa de cont → selectează contul → filtrează pe partener

Verificare rapidă

Dacă soldul 521.1 la furnizor este 0 după plată, totul este corect. Dacă soldul este diferit de zero, fie nu ai plătit integral, fie ai o eroare de sumă undeva.

Scenarii alternative

Plată parțială

Furnizorul acceptă plata în rate. Procesul este identic, dar:

La pasul 5, operațiunea bancară se face doar pentru suma parțială
Soldul 521.1 la furnizor rămâne pozitiv (creditor) — reflectând restul de achitat

Exemplu: Factură de 30.000 lei, plata 1 = 15.000 lei

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Plata parțială	`521.1` Furnizori	`242.1` Cont curent	15.000 lei

Sold 521.1 la furnizor după plata 1: 15.000 lei credit (rest de plată).

Plată în avans → factură ulterior

Plătești înainte de a primi factura (avans furnizor):

Pasul 1: Operațiune bancară — plata avansului

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Avans furnizor	`224.1` Avansuri acordate furnizorilor	`242.1` Cont curent	30.000 lei

Pasul 2: Primești factura și o înregistrezi normal

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Valoarea mărfii	`217.1` Mărfuri	`521.1` Furnizori	25.000 lei
TVA deductibil	`534.2` TVA	`521.1` Furnizori	5.000 lei

Pasul 3: Închizi avansul — compensare

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Compensare avans	`521.1` Furnizori	`224.1` Avansuri acordate	30.000 lei

Rezultat final: 521.1 = 0, 224.1 = 0, 217.1 = 25.000 (marfa în stoc).

Factură în valută → plată în valută

Dacă furnizorul facturează în EUR sau USD:

La înregistrarea facturii — se folosește cursul BNM din data facturii:

Operațiune	Debit	Credit	Sumă EUR	Sumă MDL (curs 19,50)
Marfă	`217.1`	`521.1`	1.000 EUR	19.500 lei
TVA	`534.2`	`521.1`	200 EUR	3.900 lei

La plată — se folosește cursul BNM din data plății. Dacă cursul s-a modificat, apare diferență de curs:

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Plata la curs 19,70	`521.1` Furnizori	`242.2` Cont EUR	1.200 EUR (23.640 lei)
Diferență curs nefavorabilă	`722` Pierderi din diferențe de curs	`521.1` Furnizori	240 lei

Diferențe de curs

Curs mai mare la plată → pierdere (Dt 722 / Ct 521) — plătești mai mulți lei
Curs mai mic la plată → câștig (Dt 521 / Ct 622) — plătești mai puțini lei

POSfix calculează automat diferența de curs la contarea operațiunii bancare.

Compensare reciprocă

Furnizorul este simultan și client. În loc de plată, faci compensare:

Exemplu: Îi datorezi furnizorului 10.000 lei (521.1 credit), el îți datorează 8.000 lei (221.1 debit).

Unde: Sidebar → Achiziții → Compensări → Adaugă

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Compensare	`521.1` Furnizori	`221.1` Clienți	8.000 lei

Rezultat: Datoria scade la 2.000 lei, creanța devine 0. Rămâne de plătit 2.000 lei prin bancă.

Rapoarte utile pentru verificare

Raport	Ce verifici	Unde
Fișa de cont 521	Istoricul complet al datoriilor pe furnizor	Rapoarte → Fișa de cont
Balanța de verificare	Soldul total `521` = total datorii furnizori	Rapoarte → Balanța de verificare
Registru achiziții	Lista tuturor facturilor de furnizor	Achiziții → Facturi furnizori (filtrare perioadă)
Reconciliere bancară	Operațiuni bancare vs. extras	Bancă și casă → Reconciliere

Întrebări frecvente

Pot plăti mai multe facturi într-o singură operațiune bancară?

Da. Creează o singură operațiune bancară cu suma totală și indică în destinația plății numerele tuturor facturilor achitate. POSfix va distribui plata pe facturile deschise ale furnizorului.

Ce fac dacă furnizorul trimite o factură corectată?

Stornează factura originală (click dreapta → Stornare)
Înregistrează factura corectată ca document nou
Dacă ai plătit deja pe factura originală, plata rămâne — noul sold 521.1 va reflecta diferența

Pot înregistra factura fără a ști contul GL exact?

Da — salvează ca Draft. Completează contul GL ulterior, apoi contează. Documentele Draft nu afectează balanța.

Cum verific rapid ce datorez fiecărui furnizor?

Generează Fișa de cont 521.1 grupată pe partener. Soldul creditor la fiecare partener = datoria neachitată.

Diagrama fluxului​

Pasul 1: Primești factura​

Pasul 2: Înregistrezi factura de furnizor​

Completează antetul​

Completează liniile​

Formula contabilă generată la contare​

Contează documentul​

Pasul 3: Recepționezi marfa (opțional)​

Când folosești bonul de intrare​

Pasul 4: Generezi ordinul de plată​

Pasul 5: Efectuezi plata (operațiune bancară)​

Formula contabilă la contare​

Pasul 6: Importezi extrasul bancar​

Ce face potrivirea automată​

Pasul 7: Verificare finală​

Scenarii alternative​

Plată parțială​

Plată în avans → factură ulterior​

Factură în valută → plată în valută​

Compensare reciprocă​

Rapoarte utile pentru verificare​

Întrebări frecvente​

Pot plăti mai multe facturi într-o singură operațiune bancară?​

Ce fac dacă furnizorul trimite o factură corectată?​

Pot înregistra factura fără a ști contul GL exact?​

Cum verific rapid ce datorez fiecărui furnizor?​