Полный цикл расчёта зарплаты в POSfix

Почему это важно для вас

Зарплата не терпит ошибок: сотрудники ждут деньги вовремя, Налоговая служба ждёт взносы вовремя, а за задержки штрафуют. Правильный цикл — это зарплата без сюрпризов, точно посчитанные взносы и IRM, поданный в срок.

POSfix автоматизирует всю цепочку: табель → расчёт → проведение → ведомость → платёжные поручения → выплата → отчётность. Вам остаётся вводить верные данные на каждом шаге.

Как это работает

Цикл зарплаты проходит 8 этапов, в строгом порядке:

Табель → Отпуска → Расчёт зарплаты → Проведение → Ведомость → Платёжные поручения → Выплата → IRM

Каждый этап готовит данные для следующего. Шаги пропускать нельзя — например, нельзя сформировать ведомость без проведённого расчёта зарплаты, и платёжные поручения не создаются из неисполненной ведомости.

Ставки и льготы

Ставки взносов и суммы льгот — это справочные данные платформы, общие для всех организаций. Вы их не набираете и не можете изменить из своей панели — POSfix держит их в актуальном состоянии и применяет редакцию, действующую на месяц расчёта. Вы настраиваете право каждого сотрудника на льготы, в его карточке.

Из зарплаты сотрудника удерживаются только AOAM и подоходный налог. CAS — целиком расход работодателя и добавляется сверх брутто; «CAS сотрудника» в расчёте POSfix не существует.

Льгота на супруга положена не каждому женатому

Общей льготы «на содержимого супруга» больше не существует. Осталась та, что требует двух условий одновременно: супруг относится к категориям с повышенной личной льготой и не использует собственную личную льготу. Предоставляете её только по заявлению сотрудника и подтверждающим документам.

Проставленная по привычке всем женатым, она даёт неудержанный налог, который платит фирма, с пеней.

Личная льгота теряется выше порога годового дохода. POSfix сравнивает по брутто, накопленному с начала года, поэтому обрезает льготу чуть раньше законной нормы, которая говорит о годовом облагаемом доходе. Льготы на супруга и на иждивенцев от этого порога не зависят.

Иждивенец даёт право на льготу, только если выполняется и условие родства, и его собственный предел годового дохода. Проверьте их, прежде чем ставить льготу в карточке сотрудника.

Как это применяется в POSfix

Шаг 1. Табель

Где найти: Боковое меню → Команда → вкладка Табель

Табель фиксирует месячную явку каждого сотрудника: отработанные дни, отработанные часы, отсутствия, отпуска.

1. Выберите месяц и год
2. POSfix автоматически формирует таблицу со всеми активными сотрудниками
3. Заполните по каждому сотруднику: отработанные дни, отработанные часы
4. Отметьте отсутствия без документа: больничный, прогул. Проведённые отпуска ставят свой код сами
5. Сохраните табель

Табель заполняется в конце месяца

Заполняйте табель после последнего рабочего дня месяца. Если у вас есть сотрудники на сокращённом графике или со сверхурочными, отразите их правильно — они напрямую влияют на расчёт зарплаты.

Шаг 2. Отпуска

Где найти: Боковое меню → Команда → вкладка Заявления на отпуск

У экрана четыре внутренние вкладки: Заявления на отпуск, Больничные, Баланс отпусков и Виды отпусков.

Больничные листы не вводятся на первой вкладке. Перейдите на Больничные, нажмите Новый больничный и заполните сотрудника, номер листа и период. Реестр держит дни листа и их разбивку между работодателем и бюджетом; дни вы отмечаете CM в табеле, а пособие выплачиваете отдельно.

В Балансе отпусков видно, сколько дней отдыха осталось у каждого сотрудника.

Если у вас есть сотрудники в отпуске, проведите отпуска до расчёта зарплаты:

1. Создайте отпуск: сотрудник, вид, период.
2. Проверьте на документе отпускные и Месяц начисления — их выплатит расчёт этого месяца.
3. Проведите его. Дни попадут в остаток и в табель, а расчёт месяца начисления возьмёт сумму.

Сотрудник без проведённых расчётов

Средний заработок берётся из проведённых расчётов зарплаты за месяцы до отпуска. Без них отпускные выходят нулём, и вкладка Расчёт отпуска предупреждает об этом. Сначала проведите расчёты прошлых месяцев.

Шаг 3. Расчёт зарплаты

Где найти: Боковое меню → Команда → вкладка Расчёт зарплаты

Здесь происходит сам расчёт. POSfix берёт данные из табеля и применяет формулы:

1. Выберите месяц расчёта
2. Нажмите Рассчитать
3. POSfix считает по каждому сотруднику зарплату брутто (пропорционально отработанным дням, плюс надбавки, сверхурочные, пособия, премии), удержанный AOAM, облагаемую базу после льгот, подоходный налог, зарплату нетто и CAS, который платит работодатель
4. Проверьте суммы. Нажимаете на строку сотрудника — открывается его панель детализации: брутто, надбавки, сверхурочные, больничный, отпуск, облагаемая база и каждая применённая льгота
5. Заполняете блок аналитики (ниже) и нажимаете Провести

У экрана нет кнопки «Сохранить» — действия здесь Рассчитать, Провести и, на проведённом документе, Снять проведение плюс ярлык Создать платёжную ведомость.

Как поправить строку до проведения

Пока документ в статусе Черновик:

• галочка слева от строки исключает сотрудника из расчёта; строка остаётся видимой, помеченной «исключён», но в итоги не входит
• сумму можно переписать прямо в ячейке. Исправленная вручную сумма получает рамку, и пересчёт её сохраняет — вернуть на автоматическую можно стрелкой рядом

У нового сотрудника без единого проведённого расчёта отпуск выходит с нулевыми отпускными; сумму вы добавляете здесь, исправляя начисленное за месяц. Учтите: сумма войдёт в брутто как зарплата, а не как отпускные, и на следующем отпуске человека средний заработок выйдет выше, чем должен.

Аналитика, обязательная до проведения

Между расчётом и проведением появляется блок из шести полей: Группа номенклатуры, Статья затрат — зарплата, Статья затрат — взносы, Вид налога — подоходный, Вид налога — медстрахование и Вид налога — соцстрахование.

Они не являются необязательными. Они попадают в бухгалтерскую проводку как субконто на счетах проведения, и без них проведение отклоняется. POSfix предлагает их из номенклатуры; поменять их можно, пока документ в черновике.

Проверьте льготы

Перед первым расчётом убедитесь, что у каждого сотрудника правильно настроены льготы в личной карточке (Боковое меню → Команда → вкладка Сотрудники). Льготы применяются только если объявлены там, на основании заявления сотрудника.

Шаг 4. Что формирует проведение

Проводка признаёт расход по зарплате брутто и по CAS работодателя, затем вычитает из долга перед сотрудником удержания — AOAM и подоходный налог. То, что остаётся на 531.1, — это нетто к выплате, которое гасится при фактической выплате.

Вы видите её до нажатия кнопки, в панели бухгалтерских проводок.

Счёт затрат следует характеру должности

Зарплата брутто и взнос CAS работодателя идут на один и тот же счёт. Отдельного счёта для CAS нет. Правильный выбор имеет три ветви, а не две:

Кто сотрудник	Счёт затрат
Административный персонал — директор, бухгалтер, секретариат	713.1 Расходы на административный персонал
Коммерческий персонал — продавцы, агенты, персонал магазина	712.1 Расходы на коммерческий персонал
Производственный персонал — рабочие, повара, персонал производства	811.1 Прямые затраты

Проводите на аналитический счёт, а не на счёт-группу 811.

Вся зарплата попадает на 713.1

POSfix берёт счёт затрат из подразделения сотрудника, а когда у подразделения его нет, откатывается на 713.1. У формы подразделения в панели нет поля для счёта затрат, а подразделение, созданное при открытии аккаунта («Общий отдел»), тоже приходит с 713.1. На практике вся зарплата проводится на 713.1, какой бы ни была должность.

Если у вас есть коммерческий или производственный персонал, переклассифицируйте суммы в конце месяца ручной операцией (Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Ручные операции), иначе отчёт о прибылях и убытках покажет расходы на сбыт как административные.

Шаг 5. Платёжная ведомость

Где найти: Боковое меню → Команда → вкладка Платёжные ведомости

Ведомость сводит индивидуальные расчёты в один документ на выплату:

1. Выберите месяц и дату выплаты
2. Выберите способ выплаты: Отдельное поручение на каждого сотрудника (по одному платёжному поручению на каждого) или Один перевод (зарплатный проект) (один перевод, банк раскидывает по картам)
3. POSfix формирует ведомость со всеми сотрудниками и посчитанными суммами
4. Проверьте итоги: брутто, удержания, нетто
5. Нажмите Подтвердить, затем Исполнить

Цикл ведомости — Черновик → Подтверждено → Исполнено.

Каждая строка несёт свой способ выплаты — банковский перевод или наличные — а подвал документа показывает два итога отдельно. Проверьте их перед исполнением: наличные деньги через платёжное поручение не уходят.

Нужен проведённый расчёт зарплаты

Если за выбранный месяц проведённого расчёта нет, ведомость предупреждает об этом и не формируется.

Шаг 6. Платёжные поручения

Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Платёжные Поручения

При исполнении ведомости со способом Отдельное поручение на каждого сотрудника POSfix автоматически создаёт по платёжному поручению на зарплату нетто каждого сотрудника, на его IBAN, с описанием вида «Salariu 2026/03 — Ion Popescu». Созданные поручения видны и в самой ведомости, в отдельной панели.

При способе Один перевод поручения по сотрудникам не создаются: уходит один перевод на общую сумму, а разбивка по людям остаётся в ведомости.

Если автоматическое создание не сработало и поручений не хватает, на Подтверждено или Исполнено ведомости появляется действие Создать платёжные поручения — его можно повторить без опаски, существующие поручения оно не дублирует.

Поручения в бюджет вы делаете вручную

CAS, AOAM и подоходный налог не получают автоматически созданных платёжных поручений. Их создаёте вы, из Боковое меню → Деньги → вкладка Платёжные Поручения, с соответствующим типом платежа в бюджет.

Платёжное поручение бухгалтерских проводок не создаёт. Его состояния — Черновик, Одобрено и Отклонено; колонка Оплата показывает, выгружено ли оно, отправлено в банк или оплачено. Из списка поручения можно выгрузить в формате, который требует ваш банк.

Шаг 7. Фактическая выплата

Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские операции

Когда банк обработает платёжные поручения:

1. Импортируете банковскую выписку (Деньги → вкладка Банковские Выписки) или создаёте операции вручную
2. POSfix создаёт банковские операции из строк выписки
3. Вы их проводите — каждая выплата гасит свой долг: нетто сотрудникам, CAS, AOAM и удержанный налог

На банковской операции сводного перевода сумму можно распределить по ведомости, чтобы разбивка по сотрудникам осталась прослеживаемой.

Шаг 8. IRM (Информация о трудовых отношениях)

Где найти: Боковое меню → Команда → вкладка IRM (печатная форма — в Боковое меню → Отчёты → вкладка IRM)

IRM — это месячный отчёт об изменениях в трудовых отношениях; зарплат, взносов и налога он не содержит.

Каждая строка объявляет событие с кодом: постоянный приём, прекращение, приостановление, возобновление деятельности или временный приём, с датой события и, при прекращении, причиной.

1. Создайте документ за нужный месяц
2. Нажмите кнопку автозаполнения — POSfix предложит строки из приёмов и увольнений, зарегистрированных в этом месяце, пропуская события, уже объявленные в другом документе
3. Заполните категорию страхования и, при прекращениях, причину — при подаче они обязательны
4. Отправьте документ; он переходит из Черновик в Подано
5. Подайте декларацию на портале SFS

У документа нет статуса отклонения. Если декларацию не приняли, вы нажимаете Отменить — документ переходит в Отменен, и вернуть его можно в любой момент кнопкой Восстановить.

IRM — это не декларация по зарплате

Рассчитанные зарплаты, взносы и удержанный подоходный налог отчитываются через IPC — Боковое меню → Отчёты → вкладка IPC, у которой есть и выгрузка XML по XSD от SFS. У документа IRM выгрузки XML нет: он служит для учёта и как печатная форма.

Сроки видны в приложении

Сроки подачи за текущий месяц находятся в Боковое меню → Фискальный календарь.

Месячный календарь зарплаты

Срок	Что делаете	Где найти
Последний день месяца	Заполняете табель	Команда → вкладка Табель
1–3 число следующего месяца	Запускаете расчёт, проверяете и проводите его	Команда → вкладка Расчёт зарплаты
3–4 число следующего месяца	Подтверждаете и исполняете ведомость; создаются платёжные поручения	Команда → вкладка Платёжные ведомости
3–4 число следующего месяца	Создаёте поручения в бюджет (CAS, AOAM, налог)	Деньги → вкладка Платёжные Поручения
По налоговому календарю	Подаёте IRM и IPC	Команда → вкладка IRM; Отчёты → вкладка IPC
5–7	Проверяете банковскую выписку и проводите операции	Деньги → вкладка Банковские Выписки
По трудовому договору	Выплата зарплаты	Проверьте сальдо 531.1 в Бухгалтерия → вкладка Карточка счета

Сколько раз в месяц вы платите зарплату

Даты выплаты зарплаты вы фиксируете в трудовом договоре и правилах внутреннего распорядка; сколько ведомостей делать в месяц, следует из них.

В POSfix нет отдельного документа «аванс» по зарплате. Первая часть выплачивается платёжным поручением или расходным ордером на счёт 531.1, без расчёта за спиной; месячный расчёт затем гасит разницу и оставляет сальдо 531.1 нулевым.

Частые ошибки

1. Забываете заполнить табель до расчёта — Без табеля расчёт не знает, сколько дней отработал каждый сотрудник. Результат: полная зарплата тому, кто отсутствовал.

2. Льготы не обновлены или предоставлены без права — Если сотрудник подал заявление на льготу, а вы не обновили его карточку, налог весь год выходит неверным. Наоборот дороже: льгота на супруга, проставленная без подтверждающих документов, — это неудержанный налог, который платит фирма, с пеней.

3. Подаёте декларации с опозданием — Проверяйте сроки месяца в Боковое меню → Фискальный календарь. Просрочка подачи влечёт санкции по Налоговому кодексу.

4. Не проверяете облагаемую базу — Формула такая: Брутто − AOAM − применённые льготы = облагаемая база. Если база выходит отрицательной, налог равен нулю (а не отрицательный).

5. Удерживаете CAS из зарплаты сотрудника — CAS работодателя — это расход фирмы, он добавляется сверх брутто. Из зарплаты сотрудника удерживаются только взнос медицинского страхования (AOAM) и подоходный налог.

6. Платите брутто вместо нетто — Сотруднику перечисляется нетто (после всех удержаний). Сверяйте сумму в платёжном поручении с колонкой «Нетто» в ведомости.

7. Не проводите банковские операции после выплаты — Исполненные платёжные поручения порождают банковские операции, но их нужно провести отдельно. Без проведения выплаты не появятся в оборотной ведомости.

8. Путаете IRM с декларацией по зарплате — IRM отчитывается только об изменениях в трудовых отношениях (приёмы, прекращения, приостановления). Зарплаты, взносы и налог отчитываются через IPC.

9. Игнорируете сотрудников на неполной ставке — Зарплата считается пропорционально отработанным дням. Если сотрудник отработал 18 из 21 дня, зарплата брутто равна: месячная_зарплата × 18/21.

Частые вопросы

Когда нужно запускать расчёт зарплаты?

Расчёт запускают после заполнения табеля, как правило в первые дни следующего месяца. Пересчитывать можно сколько угодно раз, пока документ в статусе Черновик.

Что делать, если сотрудник был на больничном?

Дни отмечаются в табеле, а лист регистрируется в Боковое меню → Команда → вкладка Заявления на отпуск, на подвкладке Больничные, кнопкой Новый больничный, затем подтверждается. Пособие само в расчёт не попадает: вы считаете и выплачиваете его отдельно — см. Отпуска.

Автоматическое деление одно, а у закона есть исключения

Панель относит первые 5 календарных дней на расходы работодателя, а остальные — на бюджет социального страхования. Поле пересчитывается при каждом сохранении, поэтому деление одинаково для любого листа.

Разбивка не учитывает дни, уже оплаченные работодателем в том же году. А закон знает листы, которые бюджет оплачивает с первого дня, — уход за больным ребёнком, несчастные случаи на производстве, профзаболевания, материнство. По листу из этих категорий разбивка в реестре неверна: пособие вы рассчитываете по правилу категории, когда оформляете его бухгалтерской проводкой.

Как посчитать отпускные по ежегодному отпуску?

POSfix считает их на документе отпуска, из проведённых расчётов за месяцы до отпуска — 12 или 3, на выбор, — и выплачивает в расчёте месяца начисления. Без проведённых расчётов выходит ноль, и вкладка Расчёт отпуска предупреждает об этом. Подробности — в Отпусках.

Что делать, если я ошибся в расчёте, а ведомость уже подтверждена?

Если ведомость не исполнена, её можно отменить и пересчитать. Если она уже исполнена и выплаты прошли, исправление делаете в следующем месяце, как разницу в плюс или в минус.

Входит ли CAS работодателя в стоимость зарплаты?

Да. CAS работодателя — это расход фирмы, и он записывается на тот же счёт затрат, что и зарплата брутто: 713.1 для административного персонала, 712.1 для коммерческого, 811.1 для производственного. Из зарплаты сотрудника он не удерживается.

POSfix проводит всё на 713.1 — переклассификацию на 712.1 или 811.1 вы делаете ручной операцией, датированной последним днём месяца.

Можно ли выгрузить IRM в формате XML?

Нет. У документа IRM выгрузки XML нет — он служит для учёта и как печатная форма, а подаёте вы на портале SFS. Выгрузка XML по XSD от SFS есть для IPC, IALS, INR14, IRV14, в Боковое меню → Отчёты.

Что делать, если у сотрудника две льготы (личная + на супруга)?

Сначала проверьте право. Льгота на супруга предоставляется, только если муж или жена относится к категориям с повышенной личной льготой и не использует собственную личную льготу. Нужны заявление и подтверждающие документы в деле.

Если право есть, вы настраиваете обе льготы в карточке сотрудника (Боковое меню → Команда → вкладка Сотрудники). POSfix их суммирует: Брутто − AOAM − (Личная льгота + Льгота на супруга) = облагаемая база.

Применяется ли минимальная зарплата пропорционально отработанным дням?

Минимальная зарплата по стране — это справочное значение платформы. POSfix не блокирует расчёт ниже этого порога и не поднимает зарплату до пропорционального минимума автоматически — проверка остаётся на вас.

Можно ли создать платёжные поручения на всех сотрудников сразу?

Да, если у ведомости способ выплаты Отдельное поручение на каждого сотрудника: при исполнении создаётся по поручению на зарплату нетто каждого. Поручения в CAS, AOAM и госбюджет вы создаёте отдельно, из Деньги → вкладка Платёжные Поручения.

Почему общая стоимость для работодателя отличается от зарплаты брутто?

Общая стоимость = зарплата брутто + CAS работодателя. CAS — это дополнительный расход, который фирма платит сверх зарплаты брутто сотрудника.

Как проверить, что все зарплатные выплаты проведены правильно?

Откройте Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Оборотная ведомость и проверьте сальдо счетов 531.1, 533.1, 533.2 и 534.2. После оплаты всех обязательств сальдо этих счетов должны быть нулевыми. Остаточное сальдо указывает на пропущенную выплату.

Смежные страницы

• Цикл документов — статусы «Черновик», «Проведен» и «Удалён»
• Банковские операции — как работают выплаты с банковского счёта
• Оборотная ведомость — проверка сальдо зарплатных счетов
• Журнал регистрации — бухгалтерские проводки, которые создаёт зарплата
• Подразделения — почему вся зарплата попадает на 713.1 и как её перераспределить