Подразделения
Подразделения задают организационную структуру компании. Сотрудника можно назначить в одно из них, и эта принадлежность группирует списки, фильтрует табель и попадает аналитикой в бухгалтерскую проводку по зарплате. Счёт, на котором учитывается зарплата, она при этом не меняет — см. ниже.
Где найти: Боковое меню → Команда → вкладка Подразделения
В приложении везде написано подразделение — и на вкладке, и на кнопке Новое подразделение, и на подписях полей. В тексте мы используем это слово как синоним департамента.
Зачем нужны подразделения
Подразделения обычно первый шаг в настройке модуля зарплаты. Они служат сразу нескольким целям:
- Группировка сотрудников — список сотрудников и табель можно фильтровать по подразделению
- Бухгалтерская аналитика — подразделение сотрудника попадает аналитикой в каждую строку проводки по зарплате
- Ответственность — у каждого подразделения может быть назначенный руководитель
- Отслеживание фонда зарплаты — список показывает по каждому подразделению, сколько в нём активных сотрудников и во сколько складываются их базовые зарплаты
Иерархия
Подразделения строятся деревом — одно может содержать дочерние:
Администрация
Бухгалтерия
Отдел кадров
Производство
Цех 1
Цех 2
Продажи
Розница
Корпоративные
Иерархия необязательна. Небольшой компании хватит подразделений только 1-го уровня.
Поля подразделения
Обязательны Код подразделения и Название подразделения. Код короткий и заглавными буквами (ADM, CONT, IT), он уникален в организации и после сохранения не меняется — при редактировании поле заблокировано. Остальное — Руководитель, Родительское подразделение, Порядок отображения, Описание — необязательно.
Только один элемент меняет что-то за пределами экрана:
| Переключатель | Что меняется при включении | Если оставить выключенным |
|---|---|---|
| Главное подразделение | Когда другому экрану нужно подразделение по умолчанию, он выберет это | Берётся первое активное подразделение по Порядку отображения, затем по названию |
Действия в строке
В меню каждой строки, кроме Редактировать, есть:
- Просмотр сотрудников — открывает список сотрудников с фильтром по этому подразделению. Это короткий путь от структуры к людям.
- Деактивировать / Активировать — деактивированное подразделение пропадает из списков выбора, но остаётся у сотрудников и в исторических документах. Это то, чем вы пользуетесь, когда цех закрывается, а его прошлое нужно сохранить.
Фонд зарплаты
В списке колонки Сотрудники и Фонд зарплаты рассчитываются, а не вводятся: количество активных сотрудников подразделения и сумма их базовых зарплат.
Над списком — четыре показателя по всему отфильтрованному набору: Всего подразделений, Всего сотрудников, Фонд зарплаты и Средняя зарплата.
Это не плановый бюджет. Фонд зарплаты — сумма текущих зарплат. Поля бюджета по подразделению нет, сравнения план/факт тоже.
Подразделения в бухгалтерии
При проведении расчёта зарплаты каждая строка проводки несёт подразделение сотрудника как аналитику. Так вы отслеживаете расход на зарплату по подразделениям в главной книге и в карточке счёта.
В форме подразделения нет поля счёта расхода. Все зарплаты дебетуются на один и тот же счёт, независимо от подразделения. Если нужно другое распределение, вы делаете его после проведения, отдельной бухгалтерской проводкой.
Как создать подразделения
- Откройте Команда → Подразделения
- Нажмите Новое подразделение
- Введите код и название
- Выберите родительское подразделение (если это дочернее)
- По желанию: выберите руководителя, порядок отображения и отметьте его главным
- Нажмите Сохранить
Создавайте сначала подразделения верхнего уровня, потом подчинённые — родитель должен существовать, чтобы его можно было выбрать.
Нельзя удалить подразделение, в котором есть назначенные сотрудники, и нельзя удалить то, у которого есть дочерние. Сначала переведите сотрудников и дочерние подразделения, потом удаляйте. Подразделение, которое больше не используется, но которое вы хотите сохранить в истории, можно только деактивировать.
Перевод сотрудников между подразделениями
Когда сотрудник переводится:
- Откройте карточку сотрудника
- На вкладке Трудоустройство смените поле Подразделение
- Сохраните
Изменение отразится при следующем запуске расчёта зарплаты и в фильтрах табеля. Карточка хранит одно текущее подразделение — история принадлежности не сохраняется.
Связь с другими документами
| Документ | Как использует подразделение |
|---|---|
| Сотрудники | Необязательное поле в карточке сотрудника |
| Табель | Фильтр по подразделению; код выводится под именем сотрудника |
| Расчёт зарплаты | Выводится под именем сотрудника и попадает аналитикой в проводку |
| Платёжные ведомости | Подразделение сотрудника идёт вместе со строкой выплаты |
| Главная книга | Проводки по зарплате несут подразделение как аналитику |
Частые вопросы
Сколько уровней иерархии можно завести?
Технического предела нет. На практике 2-3 уровня закрывают большинство компаний в Молдове. Подразделение не может быть родителем самому себе.
Может ли сотрудник одновременно относиться к нескольким подразделениям?
Нет. У каждого сотрудника в один момент времени не больше одного подразделения.
Можно ли запустить расчёт зарплаты только по одному подразделению?
Расчёт идёт по всей организации, за выбранный месяц. Что можно сделать: исключить по отдельности ненужные строки перед проведением или фильтровать табель по подразделению при заполнении.
Что такое фонд зарплаты и обязателен ли он?
Это не поле — это колонка, рассчитанная из базовых зарплат активных сотрудников подразделения. Заполнять её нигде не нужно.
Можно ли переименовать подразделение?
Название — да, оно меняется сразу везде. Код — нет: при редактировании поле заблокировано, потому что оно идентифицирует подразделение.
Отражаются ли подразделения в IRM?
Нет. Отчёт IRM содержит только события приёма, увольнения, приостановления и возврата — перевод между подразделениями событием для отчёта не является и строки не создаёт.
Может ли подразделение быть без сотрудников?
Да. В списке оно покажется с 0 сотрудников и фондом зарплаты 0.
Как выстроить структуру для компании с несколькими точками?
Заведите подразделения первого уровня для каждой точки (например, «Головной офис», «Филиал Бэлць»), а под ними — дочерние подразделения для внутренней структуры каждой.
Меняет ли подразделение счёт, на котором учитывается зарплата?
Нет. Счёт один и тот же для всех подразделений, а подразделение цепляется к строке только как аналитика. Любое другое распределение делается отдельной бухгалтерской проводкой.
Можно ли перенести дочернее подразделение от одного родителя к другому?
Да. Отредактируйте дочернее подразделение и смените поле Родительское подразделение. Сотрудники в нём остаются без изменений.
Смежные страницы
- Карточка сотрудника — данные сотрудников, назначенных в подразделения
- Табель — табель можно фильтровать по подразделению
- Расчёт зарплаты — подразделение попадает в проводку
- Оборотная ведомость — проверка счетов по зарплате
- Гид: полный процесс расчёта зарплаты — от табеля до выплаты зарплаты шаг за шагом