Departamente
Departamentele definesc structura organizatorică a companiei tale. Fiecare angajat aparține unui departament, iar această apartenență determină gruparea în pontaj, calculul salariilor și repartizarea costurilor pe centre.
Unde găsești: Sidebar → Echipa → Departamente
De ce ai nevoie de departamente
Departamentele sunt primul pas în configurarea modulului de salarizare. Înainte de a adăuga angajați, creezi structura departamentală. Aceasta servește mai multor scopuri:
- Gruparea angajaților — în pontaj, calcul salariu și borderouri, angajații apar organizați pe departamente
- Rapoarte — poți genera rapoarte de salarizare filtrate pe departament
- Alocarea costurilor — dacă planul de conturi folosește departamente ca subconto, cheltuielile salariale se repartizează automat pe centre de cost
- Responsabilitate — fiecare departament are un manager desemnat
Structura ierarhică
Departamentele se organizează arborescent — un departament poate conține sub-departamente:
Administrație
Contabilitate
Resurse umane
Producție
Secția 1
Secția 2
Vânzări
Retail
Corporate
Această ierarhie este opțională. Dacă ai o companie mică, poți avea departamente fără sub-niveluri. Pentru companiile medii și mari, structura arborescentă reflectă organigrama reală.
Câmpurile unui departament
| Câmp | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Denumire | Da | Numele departamentului (ex. „Contabilitate", „Secția montaj") |
| Departament părinte | Nu | Departamentul superior ierarhic. Lași gol pentru departamentele de nivel 1 |
| Manager | Nu | Angajatul responsabil de departament, selectat din lista de angajați |
| Fond salarial | Nu | Suma planificată lunar pentru salarii în acest departament (MDL) |
Câmpul Număr angajați se calculează automat — afișează câți angajați activi sunt asignați departamentului respectiv.
Fondul salarial
Fondul salarial planificat este o valoare orientativă pe care o setezi la nivel de departament. Aceasta te ajută să compari costurile planificate cu cele efective din calculul de salariu.
După fiecare calcul de salariu, poți compara totalul salariilor calculate pe departament cu fondul planificat. Diferențele semnificative indică fie posturi vacante, fie depășiri bugetare.
Departamentul „Producție" are fond salarial planificat de 150 000 MDL/lună. După calculul salariului, totalul efectiv este 142 000 MDL. Diferența de 8 000 MDL provine de la un post vacant de operator CNC. Aceasta confirmă că bugetul este respectat.
Departamentele în contabilitate
Dacă în planul de conturi un cont salarial (ex. 713 Cheltuieli cu personalul) are activat indicatorul hasDepartments, la contarea documentelor salariale departamentul se atașează automat ca subconto. Acest lucru permite:
- Analiza cheltuielilor salariale pe departament din registrul jurnal
- Generarea balanței de verificare cu defalcare pe centre de cost
- Rapoarte de gestiune per departament
Conform SNC, cheltuielile salariale (contul 713) se repartizează pe centre de cost. Departamentele funcționează ca subconto analitic — astfel, din balanța de verificare poți vedea cât cheltuiește fiecare departament cu salariile, CAS-ul și AOAM-ul.
Cum creezi departamente
- Deschide Departamente din sidebar
- Apasă „Departament nou"
- Introdu denumirea departamentului
- Selectează departamentul părinte (dacă este sub-departament)
- Opțional: alege managerul și setează fondul salarial
- Apasă Salvează
Repetă procesul pentru fiecare departament din organigramă. Recomandarea este să creezi mai întâi departamentele de nivel superior, apoi sub-departamentele.
Ordinea configurării
Departamentele se creează înainte de angajați. Fluxul recomandat de configurare inițială:
1. Departamente → 2. Angajați → 3. Pontaj → 4. Calcul salariu → 5. Borderouri
Nu poți adăuga un angajat fără a-i asigna un departament. De aceea, structura departamentală este primul pas obligatoriu în configurarea modulului de salarizare.
Nu poți șterge un departament care are angajați asignați. Mai întâi mută toți angajații în alt departament, apoi șterge departamentul gol. Sub-departamentele trebuie șterse sau mutate înainte de departamentul părinte.
Mutarea angajaților între departamente
Când un angajat se transferă dintr-un departament în altul:
- Deschide fișa angajatului
- Schimbă câmpul Departament la noua valoare
- Salvează
Modificarea se reflectă imediat în pontajul și calculul salariului din luna curentă. Istoricul departamentelor anterioare rămâne vizibil în raportul IRM, unde transferul intern se înregistrează ca eveniment.
Legătura cu alte documente
| Document | Cum folosește departamentul |
|---|---|
| Angajați | Fiecare angajat aparține obligatoriu unui departament |
| Pontaj | Angajații sunt grupați pe departamente în tabelul de pontaj |
| Calcul salariu | Calculul poate fi filtrat și generat per departament |
| Borderouri | Borderou poate fi generat doar pentru un departament specific |
| Plan de conturi | Departamentul ca subconto pe conturile de cheltuieli salariale |
| Registrul jurnal | Înregistrările contabile conțin departamentul ca dimensiune analitică |
Întrebări frecvente
Câte niveluri de ierarhie pot avea?
Nu există limită tehnică. Poți crea sub-departamente la orice adâncime. Practic, 2-3 niveluri sunt suficiente pentru majoritatea companiilor din Moldova.
Un angajat poate aparține mai multor departamente simultan?
Nu. Fiecare angajat aparține unui singur departament la un moment dat. Dacă un angajat lucrează pentru mai multe departamente, asignează-l departamentului principal.
Cum afectează departamentele rapoartele de salarizare?
Toate rapoartele (calcul salariu, borderouri, pontaj) pot fi filtrate pe departament. Dacă ai 50 de angajați în 5 departamente, poți genera calculul salarial doar pentru un departament specific.
Ce este fondul salarial și este obligatoriu?
Fondul salarial este suma lunară planificată pentru salarii per departament. Este opțional — folosește-l dacă vrei să monitorizezi bugetul salarial pe centre de cost.
Pot redenumi un departament?
Da. Redenumirea nu afectează angajații asignați sau istoricul din documente. Noua denumire se reflectă imediat în toate listele și rapoartele.
Departamentele se reflectă în raportul IRM?
Da. Transferul unui angajat dintr-un departament în altul generează automat un eveniment de tip „Transfer intern" în raportul IRM al lunii respective.
Pot avea un departament fără angajați?
Da. Un departament gol este valid — poate fi un departament planificat sau unul din care toți angajații au fost mutați. Departamentele goale nu apar în pontaj sau calcul salariu.
Cum organizez departamentele pentru o companie cu mai multe puncte de lucru?
Creează departamente de nivel 1 pentru fiecare punct de lucru (ex. „Sediu central", „Filială Bălți", „Filială Cahul"), apoi sub-departamente pentru structura internă a fiecăruia.
Departamentul afectează contul contabil pe care se înregistrează salariul?
Departamentul nu schimbă contul sintetic (rămâne 713), dar se adaugă ca subconto analitic dacă contul are activat indicatorul hasDepartments în planul de conturi.
Pot muta un sub-departament de la un părinte la altul?
Da. Editezi sub-departamentul și schimbi câmpul „Departament părinte". Angajații din sub-departament rămân neschimbați.
Pagini conexe
- Fișa angajatului — datele angajaților asignați departamentelor
- Tabel de pontaj — pontajul este grupat pe departamente
- Calculul salariului — calculul se poate filtra pe departament
- Balanța de verificare — cheltuieli salariale pe centre de cost
- Ghid: Fluxul complet de salarizare — de la pontaj la plata salariilor pas cu pas