Creare cont și organizație
Înainte de a introduce primul document în POSfix, parcurgi trei pași: creezi un cont POSfix, adaugi organizația (compania) și activezi modulul de contabilitate. Procesul durează sub 5 minute.
Pas 1: Creează-ți contul POSfix
- Deschide cp.posfix.md în browser (Chrome, Firefox sau Edge — versiune recentă).
- Apasă Înregistrare pe pagina de autentificare.
- Completează formularul:
- Nume și Prenume — numele tău complet, exact ca în buletin. Va apărea pe documentele generate.
- E-mail — adresa la care primești link-ul de confirmare. Folosește o adresă la care ai acces permanent — aceasta devine identificatorul tău în sistem.
- Parolă — minim 8 caractere. Recomandăm o combinație de litere mari, litere mici, cifre și simboluri.
- Apasă Creează cont.
- Verifică e-mailul și apasă link-ul de confirmare. Dacă nu găsești mesajul în Inbox, verifică folderul Spam sau Promoții.
După confirmare, ești redirecționat automat în panoul de control. De acum înainte, accesezi direct cp.posfix.md și introduci e-mailul și parola. Sesiunea rămâne activă — nu trebuie să te autentifici la fiecare vizită.
Pas 2: Adaugă prima organizație
La prima autentificare, sistemul te ghidează să adaugi o organizație. Completează cu atenție — unele câmpuri nu se pot modifica ulterior.
Datele organizației
| Câmp | Ce completezi | Exemplu |
|---|---|---|
| Denumire | Numele oficial al companiei, exact ca în certificatul de înregistrare | SRL „Exemplu-Com" |
| IDNO / Cod fiscal | Numărul de identificare de stat — 13 cifre, fără spații | 1002600012345 |
| Forma juridică | Tipul entității juridice | SRL, SA, ÎI, ÎM, SNC, ONG |
| Adresa juridică | Sediul din certificatul de înregistrare | mun. Chișinău, str. Eminescu 1 |
| Telefon | Număr de contact al companiei | +373 22 123 456 |
Când introduci codul IDNO, sistemul completează automat denumirea și adresa juridică din registrul public al companiilor din Republica Moldova. Verifică datele preluate și corectează dacă este necesar — registrul poate conține informații neactualizate.
Conform legislației Republicii Moldova, fiecare entitate economică trebuie să țină evidența contabilă pe baza codului IDNO atribuit de Camera Înregistrării de Stat. POSfix folosește IDNO-ul pentru generarea rapoartelor fiscale, a declarațiilor și a e-Facturilor.
Pas 3: Activează modulele
După salvarea datelor companiei, alegi modulele necesare. Pentru contabilitate, bifează POSfix.
Ce module activezi pentru un SRL standard:
- POSfix (obligatoriu) — contabilitate, documente primare, rapoarte financiare.
- POS (opțional) — dacă ai punct de vânzare cu casă de marcat.
- CRM (opțional) — dacă ai nevoie de gestiune avansată a relațiilor cu clienții.
Fiecare modul funcționează independent, dar partajează aceleași date de bază (parteneri, produse, angajați). Poți activa sau dezactiva module oricând.
La activarea POSfix primești automat:
- Planul de conturi moldovenesc pre-configurat — 689 conturi conform Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 119/2013.
- Nomenclatoare fiscale — categorii de contribuții, tipuri de plăți bugetare, articole de flux numerar.
- Calendarul fiscal cu lunile anului curent deschise.
Setările inițiale ale organizației
După activarea POSfix, configurezi opțiunile de bază din Setări > Organizație:
- Moneda de bază — implicit MDL (leul moldovenesc). Aceasta este moneda în care se țin registrele contabile.
- Monede suplimentare — adaugi EUR, USD, RON sau altele din secțiunea Valute, dacă ai operațiuni în valută.
- Formatul datei — DD.MM.YYYY (standard în Republica Moldova).
- Formatul numerelor — separatorul de mii (spațiu) și zecimale (virgulă).
- Anul fiscal curent — se setează automat la anul calendaristic.
Moneda de bază a organizației se stabilește o singură dată, la creare. Nu o poți schimba după ce ai început să introduci documente. Asigură-te că alegi MDL (sau moneda corectă pentru organizația ta) înainte de a începe lucrul. Monedele suplimentare (valutare) le poți adăuga și elimina oricând.
Invitarea colegilor
Poți lucra singur sau în echipă. Pentru a adăuga colegi:
- Mergi la Setări > Utilizatori.
- Apasă Invită utilizator.
- Introdu adresa de e-mail a colegului și selectează rolul:
- Owner — acces complet, inclusiv setări, facturare și administrare.
- Manager — acces la toate modulele operaționale, fără setări de administrare.
- Colegul primește un e-mail cu link de invitație și își creează propriul cont (sau se conectează cu contul existent).
Din Setări > Politici de acces configurezi permisiuni granulare — ce module, registre și operațiuni poate accesa fiecare utilizator.
Organizații multiple
Un singur cont POSfix poate gestiona un număr nelimitat de organizații. Aceasta este funcționalitatea cheie pentru:
Contabili care gestionează mai mulți clienți
Dacă ești contabil externalizat și ții evidența pentru 5, 10 sau 50 de companii, nu ai nevoie de conturi separate. Adaugi fiecare companie-client ca organizație nouă și comuți între ele cu un clic:
- Apasă pe selectorul de companie din partea de jos a sidebar-ului.
- Apasă Adaugă companie.
- Completează datele noii organizații (IDNO, denumire etc.).
- Activează modulele necesare.
Fiecare organizație are propriul plan de conturi, propriile documente și propriii parteneri — datele nu se amestecă între companii.
Grupuri de companii (holding)
Dacă administrezi mai multe entități juridice din același grup:
- Fiecare entitate este o organizație separată cu propriul IDNO.
- Partenerii comuni apar independent în fiecare organizație.
- Comutarea între organizații este instantă, din sidebar, fără deconectare.
Entități juridice separate pentru activități diferite
Dacă ai un SRL pentru comerț și un ÎI pentru consultanță, le gestionezi pe ambele din același cont POSfix.
Greșeli frecvente
IDNO greșit la creare
IDNO-ul nu se poate modifica după crearea organizației. Dacă ai introdus un IDNO greșit, trebuie să creezi o organizație nouă cu codul corect. Verifică întotdeauna cele 13 cifre înainte de a salva — o cifră greșită înseamnă că rapoartele fiscale și e-Facturile vor fi generate cu date incorecte.
Moneda de bază greșită
Dacă ai ales din greșeală EUR în loc de MDL ca monedă de bază, nu poți corecta ulterior. Singura soluție este crearea unei organizații noi. Conform legislației RM, evidența contabilă se ține în lei moldovenești (MDL), cu excepția cazurilor speciale prevăzute de lege.
Module neactivate
Dacă după configurare nu vezi secțiunea „Contabilitate" în sidebar, verifică dacă ai activat modulul POSfix din Setări > Module. Fără activare, secțiunile contabile nu apar în meniu.
Datele organizației preluate automat nu sunt verificate
Registrul public poate conține adrese vechi sau denumiri anterioare. Întotdeauna verifică și corectează datele preluate automat prin IDNO.
Întrebări frecvente
Pot folosi POSfix fără IDNO?
Nu. IDNO-ul (codul fiscal) este obligatoriu deoarece planul de conturi, nomenclatoarele fiscale, rapoartele și e-Facturile sunt legate de entitatea juridică înregistrată în Republica Moldova. Pentru antreprenori individuali (ÎI), folosești codul fiscal atribuit de SFS. Pentru persoane fizice autorizate, folosești IDNP-ul.
Ce se întâmplă dacă greșesc IDNO-ul?
IDNO-ul nu se poate schimba după crearea organizației. Dacă ai introdus un cod greșit, creezi o organizație nouă cu IDNO-ul corect și transferi datele manual. De aceea recomandăm să verifici codul de două ori înainte de a salva.
Pot avea mai mulți utilizatori pe aceeași organizație?
Da, poți invita un număr nelimitat de colegi. Fiecare primește un link de invitație pe e-mail. Din Setări > Politici de acces configurezi exact ce poate face fiecare utilizator — de la acces complet până la doar vizualizarea anumitor registre.
Cum adaug o a doua companie?
Apasă pe selectorul de companie din partea de jos a sidebar-ului, apoi Adaugă companie. Completezi datele noii organizații exact ca la prima — IDNO, denumire, module. Nu trebuie să te deconectezi.
Există perioadă de probă?
Da. La crearea contului primești acces complet la toate funcționalitățile pentru o perioadă limitată. După expirarea perioadei de probă, alegi un plan de abonament. Datele introduse în perioada de probă se păstrează integral.
Ce module activez pentru un SRL standard?
Pentru un SRL cu activitate comercială standard, activezi POSfix (contabilitate). Dacă ai punct de vânzare fizic, adaugi POS. Dacă vinzi pe bază de contracte și ai nevoie de urmărirea relațiilor cu clienții, adaugi CRM. Modulele se pot activa și ulterior.
Pot importa date din alt sistem?
Soldurile inițiale și nomenclatoarele se introduc manual la configurarea inițială. Pentru migrări de volum mare (sute de parteneri, mii de documente), contactează echipa de suport POSfix — oferim asistență pentru importul de date din alte sisteme contabile.
Pot dezactiva modulul POSfix ulterior?
Da. Poți dezactiva orice modul din Setări > Module. Datele nu se șterg — dacă reactivezi POSfix, regăsești tot ce ai introdus anterior.
Ce fac dacă nu primesc e-mailul de confirmare?
Verifică folderul Spam sau Promoții din căsuța de e-mail. Dacă folosești o adresă corporativă, serverul de e-mail al companiei poate bloca mesajele automate — contactează administratorul IT sau folosește o adresă personală (Gmail, Yahoo).
Pot schimba e-mailul contului după înregistrare?
Da, din Profil > Setări cont poți modifica adresa de e-mail. Noua adresă trebuie confirmată prin link-ul trimis pe e-mailul nou.
Pasul următor: Primii pași după configurare — configurezi planul de conturi, perioadele contabile și introduci soldurile inițiale.