Fluxul complet de salarizare în POSfix

De ce contează pentru tine

Salarizarea nu admite erori: angajații așteaptă banii la timp, Serviciul Fiscal așteaptă contribuțiile la timp, iar întârzierile se sancționează. Un flux corect înseamnă salarii plătite fără surprize, contribuții calculate exact și IRM depus la termen.

POSfix automatizează lanțul complet: pontaj → calcul → contabilizare → borderou → ordine de plată → plată → raportare. Trebuie doar să introduci datele corecte la fiecare pas.

Cum funcționează

Fluxul de salarizare parcurge 8 etape, în ordine strictă:

Pontaj → Concedii → Calcul salariu → Contabilizare → Borderou → Ordine de plată → Plată → IRM

Fiecare etapă produce date pentru etapa următoare. Nu poți sări peste pași — de exemplu, nu poți genera borderoul fără un calcul de salariu contabilizat, și nu se generează ordine de plată dintr-un borderou neexecutat.

Cotele și scutirile

Cotele de contribuții și sumele scutirilor sunt date de referință ale platformei, comune tuturor organizațiilor. Nu le tastezi și nu le poți schimba din panoul tău — POSfix le ține actualizate și le aplică pe versiunea în vigoare la luna de calcul. Ce configurezi tu e dreptul fiecărui angajat la scutiri, în fișa lui.

Din salariul angajatului se rețin doar AOAM și impozitul pe venit. CAS-ul e integral cheltuiala angajatorului și se adaugă peste brut — nu există „CAS angajat" în calculul din POSfix.

Scutirea matrimonială nu e pentru orice soț/soție

Scutirea generală „pentru soț/soție întreținut(ă)" nu mai există. Ce a rămas cere două condiții simultan: soțul sau soția face parte din categoriile cu scutire personală majoră și nu își folosește propria scutire personală. O acorzi doar pe baza cererii angajatului și a actelor justificative.

Bifată din obișnuință tuturor căsătoriților, ea produce impozit nereținut, pe care îl plătește firma, cu majorare de întârziere.

Scutirea personală se pierde peste un prag de venit anual. POSfix compară pe brutul cumulat de la începutul anului, deci taie scutirea puțin mai devreme decât regula legală, care vorbește de venitul anual impozabil. Scutirile pentru soț/soție și pentru persoanele întreținute nu depind de acest prag.

O persoană întreținută dă drept la scutire doar dacă îndeplinește și condiția de rudenie, și plafonul propriu de venit anual. Verifică-le înainte de a bifa scutirea în fișa angajatului.

Cum se aplică în POSfix

Pasul 1. Pontaj

Unde găsești: Meniu lateral → Echipa → tabul Pontaj

Pontajul înregistrează prezența lunară a fiecărui angajat: zile lucrate, ore lucrate, absențe, concedii.

1. Selectează luna și anul
2. POSfix generează automat tabelul cu toți angajații activi
3. Completează pentru fiecare angajat: zile lucrate, ore lucrate
4. Marchează absențele fără document: concediu medical, absență nemotivată. Concediile contabilizate își pun singure codul
5. Salvează pontajul

Pontajul se completează la finalul lunii

Completează pontajul după ultima zi lucrătoare a lunii. Dacă ai angajați cu program redus sau ore suplimentare, reflectă-le corect — ele afectează direct calculul salariului.

Pasul 2. Concedii

Unde găsești: Meniu lateral → Echipa → tabul Cereri de concediu

Ecranul are patru taburi interne: Cereri de concediu, Concedii medicale, Solduri concedii și Tipuri de concediu.

Certificatele medicale nu se introduc în primul tab. Treci pe Concedii medicale, apeși Concediu medical nou și completezi angajatul, numărul certificatului și perioada. Registrul ține zilele certificatului și împărțirea lor între angajator și buget; zilele le marchezi CM în pontaj, iar indemnizația o plătești separat.

În Solduri concedii vezi câte zile de odihnă mai are fiecare angajat.

Dacă ai angajați în concediu, contabilizează concediile înainte de calculul salariului:

1. Creează concediul: angajat, tip, perioadă.
2. Verifică pe document indemnizația și Luna de calcul — statul acelei luni o plătește.
3. Contabilizează-l. Zilele intră în sold și în pontaj, iar statul lunii de calcul preia suma.

Angajat fără state contabilizate

Salariul mediu vine din statele contabilizate ale lunilor dinaintea concediului. Fără ele, indemnizația iese zero, iar fila Calcul a concediului te avertizează. Contabilizează întâi statele lunilor anterioare.

Pasul 3. Calcul salariu

Unde găsești: Meniu lateral → Echipa → tabul Calcul salariu

Aici se întâmplă calculul propriu-zis. POSfix ia datele din pontaj și aplică formulele:

1. Selectează luna de calcul
2. Apasă Calculează
3. POSfix calculează pentru fiecare angajat salariul brut (proporțional zilelor lucrate, plus sporuri, ore suplimentare, indemnizații, premii), AOAM-ul reținut, baza impozabilă după scutiri, impozitul pe venit, salariul net și CAS-ul datorat de angajator
4. Verifică sumele. Apeși pe rândul unui angajat și se deschide panoul lui de detaliu: brut, sporuri, ore suplimentare, concediu medical, concediu de odihnă, baza impozabilă și fiecare scutire aplicată
5. Completezi blocul de analitice (mai jos) și apeși Contabilizează

Ecranul nu are buton Salvează — acțiunile sunt Calculează, Contabilizează și, pe documentul contabilizat, Anulează contabilizarea plus scurtătura Creează borderou de plată.

Corectează o linie înainte de contabilizare

Cât timp documentul e Ciornă:

• bifa din stânga rândului exclude angajatul din calcul; rândul rămâne vizibil, marcat „exclus", dar nu intră în totaluri
• suma se poate rescrie direct în celulă. O sumă corectată manual capătă chenar, iar recalcularea o păstrează — o readuci la automat cu săgeata de lângă ea

La un angajat nou, fără niciun stat contabilizat, concediul iese cu indemnizație zero; suma o adaugi aici, corectând salariul calculat al lunii. Ține cont că suma intră în brut ca salariu, nu ca indemnizație de concediu: la următorul concediu al omului, salariul mediu iese mai mare decât ar trebui.

Analiticele obligatorii înainte de contabilizare

Între calcul și contabilizare apare un bloc cu șase câmpuri: Grupă nomenclator, Articol cheltuieli — salarii, Articol cheltuieli — contribuții, Tip impozit — impozit pe venit, Tip impozit — AOAM și Tip impozit — CAS.

Nu sunt opționale. Ele ajung în nota contabilă ca subconto pe conturile de postare, iar fără ele contabilizarea e refuzată. POSfix le propune din nomenclator; le poți schimba cât documentul e ciornă.

Verifică scutirile

Înainte de primul calcul, asigură-te că fiecare angajat are configurate corect scutirile în fișa personală (Meniu lateral → Echipa → tabul Angajați). Scutirile se aplică doar dacă sunt declarate acolo, pe baza cererii angajatului.

Pasul 4. Ce generează contabilizarea

Nota recunoaște cheltuiala cu salariul brut și cu CAS-ul angajatorului, apoi scade din datoria față de angajat reținerile — AOAM și impozitul pe venit. Ce rămâne pe 531.1 e netul de plată, care se stinge la plata efectivă.

O vezi înainte de a apăsa butonul, în panoul de înregistrări contabile.

Contul de cheltuială urmează natura funcției

Salariul brut și contribuția CAS a angajatorului merg pe același cont. Nu există cont propriu pentru CAS. Alegerea corectă are trei ramuri, nu două:

Cine e angajatul	Cont de cheltuială
Personal administrativ — director, contabil, secretariat	713.1 Cheltuieli cu personalul administrativ
Personal comercial — vânzători, agenți, personal de magazin	712.1 Cheltuieli cu personalul comercial
Personal productiv — muncitori, bucătari, personal de producție	811.1 Costuri directe

Postează pe cont analitic, nu pe contul-grup 811.

Toate salariile ajung pe 713.1

POSfix ia contul de cheltuială din subdiviziunea angajatului, iar când subdiviziunea nu are unul, cade pe 713.1. Formularul de subdiviziune din panou nu are câmp pentru contul de cheltuială, iar subdiviziunea creată la deschiderea contului („Departament general") vine tot cu 713.1. În practică, tot salariul se contabilizează pe 713.1, oricare ar fi funcția.

Dacă ai personal comercial sau productiv, reclasifică sumele la finalul lunii, cu o operațiune manuală (Meniu lateral → Contabilitate → tabul Operațiuni manuale), altfel situația de profit și pierdere raportează cheltuieli de distribuire drept administrative.

Pasul 5. Borderou de salariu

Unde găsești: Meniu lateral → Echipa → tabul Borderouri de plată

Borderoul consolidează calculele individuale într-un document de plată:

1. Selectează luna și data plății
2. Alege modul de plată: Per angajat (câte un ordin de plată pentru fiecare) sau Agregat (un singur virament prin proiect salarial, banca distribuie pe carduri)
3. POSfix generează borderoul cu toți angajații și sumele calculate
4. Verifică totalurile: brut, rețineri, net
5. Apasă Confirmă, apoi Execută

Ciclul borderoului este Ciornă → Confirmat → Executat.

Fiecare rând poartă metoda lui de plată — transfer bancar sau numerar — iar subsolul documentului îți arată cele două totaluri separat. Verifică-le înainte de a executa: banii în numerar nu pleacă prin ordin de plată.

Ai nevoie de un calcul de salariu contabilizat

Dacă pentru luna aleasă nu există un calcul contabilizat, borderoul te avertizează și nu se poate genera.

Pasul 6. Ordine de plată

Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Ordine de Plată

La executarea borderoului cu modul Per angajat, POSfix generează automat câte un ordin de plată pentru salariul net al fiecărui angajat, către IBAN-ul lui, cu o descriere de forma „Salariu 2026/03 — Ion Popescu". Ordinele generate se văd și pe borderou, într-un panou dedicat.

La modul Agregat nu se generează ordine per angajat: pleacă un singur virament pentru total, iar defalcarea pe oameni rămâne pe borderou.

Dacă generarea automată a eșuat și lipsesc ordine, pe borderoul Confirmat sau Executat apare acțiunea Creează ordine de plăți — o poți relua fără teamă, nu dublează ordinele existente.

Ordinele către buget le faci manual

CAS, AOAM și impozitul pe venit nu primesc ordine de plată generate automat. Le creezi tu, din Meniu lateral → Bani → tabul Ordine de Plată, cu tipul de plată la buget corespunzător.

Ordinul de plată nu generează înregistrări contabile. Stările lui sunt Ciornă, Aprobat și Respins; coloana Plată arată dacă a fost exportat, trimis la bancă sau achitat. Din listă poți exporta ordinele în formatul cerut de banca ta.

Pasul 7. Plată efectivă

Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Operațiuni bancare

Când banca procesează ordinele de plată:

1. Importezi extrasul bancar (Bani → tabul Extrase Bancare) sau creezi manual operațiunile
2. POSfix creează operațiuni bancare din rândurile de extras
3. Le contabilizezi — fiecare plată stinge datoria ei: netul către angajați, CAS-ul, AOAM-ul și impozitul reținut

Pe operațiunea bancară a viramentului agregat poți repartiza suma pe borderou, ca defalcarea pe angajați să rămână trasabilă.

Pasul 8. IRM (Informația privind Relațiile de Muncă)

Unde găsești: Meniu lateral → Echipa → tabul IRM (forma tipăribilă este în Meniu lateral → Rapoarte → tabul IRM)

IRM este darea de seamă lunară privind schimbările în relațiile de muncă — nu conține salarii, contribuții sau impozit.

Fiecare linie declară un eveniment, cu un cod: angajare permanentă, încetare, suspendare, reluare a activității sau angajare temporară, cu data evenimentului și, la încetare, motivul.

1. Creează documentul pentru luna respectivă
2. Apasă butonul de completare automată — POSfix îți propune liniile din angajările și încetările înregistrate în luna aceea, sărind peste evenimentele deja declarate în alt document
3. Completează categoria de asigurare și, la încetări, motivul — sunt obligatorii la depunere
4. Trimite documentul; el trece din Ciornă în Depus
5. Depune declarația pe portalul SFS

Documentul nu are stare de respingere. Dacă declarația nu e acceptată, apeși Anulează — documentul trece în Anulat și îl readuci oricând cu Restabilește.

IRM nu este declarația de salarii

Salariile calculate, contribuțiile și impozitul pe venit reținut se raportează prin IPC — Meniu lateral → Rapoarte → tabul IPC, care are și export XML conform XSD-ului SFS. Documentul IRM nu are export XML: îl folosești ca evidență și ca formă tipăribilă.

Termenele le vezi în aplicație

Termenele de depunere pe luna curentă sunt în Meniu lateral → Calendar fiscal.

Calendarul lunar al salarizării

Termen	Ce faci	Unde găsești
Ultima zi a lunii	Completezi pontajul	Echipa → tabul Pontaj
1–3 ale lunii următoare	Rulezi calculul, îl verifici și îl contabilizezi	Echipa → tabul Calcul salariu
3–4 ale lunii următoare	Confirmi și execuți borderoul; se generează ordinele de plată	Echipa → tabul Borderouri de plată
3–4 ale lunii următoare	Creezi ordinele către buget (CAS, AOAM, impozit)	Bani → tabul Ordine de Plată
Conform calendarului fiscal	Depui IRM și IPC	Echipa → tabul IRM; Rapoarte → tabul IPC
5–7	Verifici extrasul bancar și contabilizezi operațiunile	Bani → tabul Extrase Bancare
Conform contractului de muncă	Plata salariilor	Verifică soldul 531.1 în Contabilitate → tabul Fișa de cont

De câte ori pe lună plătești salariul

Datele de plată ale salariului le fixezi în contractul de muncă și în regulamentul intern; câte borderouri faci pe lună decurge din ele.

POSfix nu are un document separat de „avans" salarial. Chenzina întâi se plătește ca ordin de plată sau dispoziție de plată pe contul 531.1, fără calcul în spate; calculul lunar stinge apoi diferența și lasă soldul 531.1 la zero.

Greșeli frecvente

1. Uiți să completezi pontajul înainte de calcul — Fără pontaj, calculul nu știe câte zile a lucrat fiecare angajat. Rezultat: salariu întreg pentru cineva care a lipsit.

2. Scutiri neactualizate sau acordate fără drept — Dacă un angajat a depus cerere de scutire și nu ai actualizat fișa lui, impozitul iese greșit tot anul. Invers e mai scump: o scutire matrimonială bifată fără actele justificative înseamnă impozit nereținut, pe care îl plătește firma, cu majorare de întârziere.

3. Depui declarațiile cu întârziere — Verifică termenele lunii în Meniu lateral → Calendar fiscal. Depunerea tardivă atrage sancțiuni conform Codului Fiscal.

4. Nu verifici baza impozabilă — Formula este: Brut − AOAM − scutirile aplicate = Baza impozabilă. Dacă baza iese negativă, impozitul este zero (nu negativ).

5. Reții CAS din salariul angajatului — CAS-ul angajatorului este cheltuiala firmei și se adaugă peste brut. Din salariul angajatului se rețin doar prima de asigurare medicală (AOAM) și impozitul pe venit.

6. Plătești salariul brut în loc de net — Salariul transferat angajatului este net (după toate reținerile). Verifică suma din ordinul de plată cu coloana „Net" din borderou.

7. Nu contabilizezi operațiunile bancare după plată — Ordinele de plată executate produc operațiuni bancare, dar acestea trebuie contabilizate separat. Fără contabilizare, plățile nu apar în balanță.

8. Confunzi IRM cu declarația de salarii — IRM raportează doar schimbările în relațiile de muncă (angajări, încetări, suspendări). Salariile, contribuțiile și impozitul se raportează prin IPC.

9. Ignori angajații cu program parțial — Salariul se calculează proporțional zilelor lucrate. Dacă angajatul a lucrat 18 din 21 de zile, salariul brut este: salariu_lunar × 18/21.

Întrebări frecvente

Când trebuie să rulez calculul de salariu?

Calculul se rulează după completarea pontajului, de regulă în primele zile ale lunii următoare. Poți rerula calculul de câte ori vrei cât timp documentul este Ciornă.

Ce se întâmplă dacă angajatul a fost în concediu medical?

Zilele se marchează în pontaj, iar certificatul se înregistrează în Meniu lateral → Echipa → tabul Cereri de concediu, la subtabul Concedii medicale, cu Concediu medical nou, apoi îl confirmi. Indemnizația nu intră singură în stat: o calculezi și o plătești separat — vezi Concedii.

Împărțirea automată e una singură, iar legea are excepții

Panoul pune primele 5 zile calendaristice pe cheltuiala angajatorului și restul pe bugetul asigurărilor sociale. Câmpul se recalculează la fiecare salvare, deci împărțirea e aceeași pentru orice certificat.

Împărțirea nu ține seama de zilele plătite deja de angajator în același an. Iar legea are certificate plătite de buget din prima zi — îngrijirea copilului bolnav, accidentele de muncă, bolile profesionale, maternitatea. Pe un certificat din categoriile acestea, împărțirea din registru nu e cea corectă: calculezi indemnizația după regula categoriei atunci când o înregistrezi prin nota contabilă.

Cum calculez indemnizația de concediu de odihnă?

POSfix o calculează pe documentul de concediu, din statele contabilizate ale lunilor dinaintea concediului — 12 sau 3, la alegere — și o plătește în statul lunii de calcul. Fără state contabilizate iese zero, iar fila Calcul a concediului te avertizează. Detaliile sunt în Concedii.

Ce fac dacă am greșit calculul și borderoul este deja confirmat?

Dacă borderoul nu a fost executat, îl poți anula și recalcula. Dacă a fost deja executat și plățile au fost procesate, faci corecția în luna următoare, ca diferență în plus sau în minus.

CAS-ul angajatorului intră în costul salariului?

Da. CAS-ul angajatorului este cheltuiala firmei și se înregistrează pe același cont de cheltuială ca salariul brut: 713.1 pentru personalul administrativ, 712.1 pentru cel comercial, 811.1 pentru cel productiv. Nu se reține din salariul angajatului.

POSfix postează totul pe 713.1 — reclasificarea pe 712.1 sau 811.1 o faci cu o operațiune manuală, datată în ultima zi a lunii.

Pot exporta IRM în format XML?

Nu. Documentul IRM nu are export XML — îl folosești ca evidență și ca formă tipăribilă, iar depunerea o faci pe portalul SFS. Export XML conform XSD-ului SFS există pentru IPC, IALS, INR14, IRV14, în Meniu lateral → Rapoarte.

Ce fac dacă un angajat are două scutiri (personală + matrimonială)?

Întâi verifică dreptul. Scutirea matrimonială se acordă doar dacă soțul sau soția face parte din categoriile cu scutire personală majoră și nu își folosește propria scutire personală. Ai nevoie de cerere și de acte justificative la dosar.

Dacă dreptul există, configurezi ambele scutiri în fișa angajatului (Meniu lateral → Echipa → tabul Angajați). POSfix le însumează: Brut − AOAM − (Scutire personală + Scutire matrimonială) = Baza impozabilă.

Salariul minim se aplică proporțional zilelor lucrate?

Salariul minim pe țară este o valoare de referință a platformei. POSfix nu blochează un calcul sub acest prag și nu ridică automat salariul la minimul proporțional — verificarea rămâne în sarcina ta.

Pot genera ordine de plată pentru toți angajații odată?

Da, dacă borderoul are modul de plată Per angajat: la execuție se creează câte un ordin pentru salariul net al fiecăruia. Ordinele către CAS, AOAM și bugetul de stat le creezi separat, din Bani → tabul Ordine de Plată.

De ce costul total al angajatorului diferă de salariul brut?

Costul total = salariul brut + CAS-ul angajatorului. CAS este o cheltuială suplimentară pe care firma o plătește peste salariul brut al angajatului.

Cum verific că toate plățile salariale sunt contabilizate corect?

Deschide Meniu lateral → Contabilitate → tabul Balanța de verificare și verifică soldurile conturilor 531.1, 533.1, 533.2 și 534.2. După plata tuturor obligațiilor, soldurile acestor conturi trebuie să fie zero. Un sold rezidual indică o plată lipsă.

Pagini conexe

• Ciclul documentelor — stările Ciornă, Contabilizat și Șters
• Operațiuni bancare — cum funcționează plățile din contul bancar
• Balanța de verificare — verificarea soldurilor conturilor salariale
• Registrul jurnal — formulele contabile generate de salarizare
• Subdiviziuni — de ce toate salariile ajung pe 713.1 și cum redistribui