Registrul jurnal
Dacă planul de conturi este harta, registrul jurnal este jurnalul de bord al contabilității. Fiecare factură pe care o contezi, fiecare plată pe care o înregistrezi, fiecare salariu pe care îl calculezi — toate generează formule contabile care se acumulează cronologic într-un singur loc: registrul jurnal.
Unde găsești: Sidebar → Contabilitate → Registrul jurnal
De ce contează registrul jurnal
Registrul jurnal este singurul loc din care poți vedea absolut toate mișcările contabile ale companiei, indiferent de tipul documentului care le-a generat. Atunci când:
- Un raport arată o cifră pe care nu o înțelegi — registrul jurnal îți arată exact ce documente au produs-o
- Trebuie să pregătești un control fiscal — registrul jurnal demonstrează cronologia și corectitudinea fiecărei înregistrări
- Un sold pare greșit — filtrrezi jurnalul pe acel cont și urmărești fiecare mișcare
Conform SNC (Standardele Naționale de Contabilitate), registrul jurnal este un registru contabil obligatoriu pentru toate entitățile din Republica Moldova.
Cum funcționează
Ce conține o înregistrare
Fiecare înregistrare din jurnal (journal entry) are următoarele câmpuri:
| Câmp | Descriere | Exemplu |
|---|---|---|
| Număr | Număr unic, generat automat | JE-000142 |
| Data | Data înregistrării (= data documentului sursă) | 15.03.2026 |
| Tip sursă | Tipul documentului care a generat înregistrarea | Factură furnizor, Operațiune bancară |
| Document sursă | Numărul documentului original | FZ-000034 |
| Status | Starea curentă a înregistrării | Contat / Stornat |
Fiecare înregistrare conține una sau mai multe linii (formule contabile):
| Element | Descriere |
|---|---|
| Cont debit | Contul analitic debitat (ex. 217.1) |
| Cont credit | Contul analitic creditat (ex. 521.1) |
| Suma (MDL) | Valoarea în moneda națională |
| Suma valutară | Suma în valută străină (dacă este cazul) |
| Subconturi | Dimensiuni analitice: partener, departament, angajat, proiect |
Cum apar înregistrările
Înregistrările în jurnal nu se creează manual. Fluxul este întotdeauna:
- Creezi un document (factură, operațiune bancară, dispoziție de plată, etc.)
- Apeși Contează pe document — statusul trece din Draft în Contat
- POSfix aplică regulile de contare și generează automat formulele contabile
- Înregistrarea apare instantaneu în registrul jurnal
Registrul jurnal este un registru derivat — toate înregistrările provin din documente contate. Dacă ai nevoie de o formulă contabilă ad-hoc (de exemplu, o corecție), creează un document de tipul corespunzător și contează-l. Acest lucru asigură trasabilitate completă.
Statusuri ale înregistrărilor
| Status | Semnificație | Ce poți face |
|---|---|---|
| Contat (Posted) | Formulele contabile sunt active și afectează soldurile conturilor | Poți storna documentul sursă |
| Stornat (Reversed) | Formulele contabile au fost anulate prin RED STORNO | Înregistrarea rămâne vizibilă cu sumele negative |
Când stornezi un document, POSfix creează o înregistrare suplimentară cu sume negative (metoda RED STORNO, conform SNC) care anulează efectul înregistrării originale. Ambele înregistrări rămân vizibile în jurnal — cea originală și cea de stornare.
Cum se aplică în POSfix
Filtrare și navigare
Registrul jurnal poate conține mii de înregistrări. Folosește filtrele disponibile:
| Filtru | Funcție |
|---|---|
| Perioadă | Selectează intervalul de date (azi, săptămâna, luna, trimestru, an, interval custom) |
| Cont | Arată doar înregistrările care implică un anumit cont analitic |
| Partener | Arată doar înregistrările asociate unui furnizor sau client |
| Status | Filtrează după stare: Contat sau Stornat |
| Căutare liberă | Caută după număr document, denumire partener sau descriere |
Fiecare înregistrare din jurnal afișează tipul și numărul documentului sursă ca link activ. Apasă pe el pentru a deschide direct documentul original — fie că este o factură de la furnizor, o încasare sau o operațiune bancară. Astfel treci instantaneu de la „cifra din jurnal" la „documentul care a generat-o".
Trasabilitatea inversă: de la sold la document
Unul dintre cele mai valoroase scenarii de utilizare. Presupune că vezi un sold de 23.450 MDL pe contul 521.1 și nu înțelegi de unde vine:
- Deschide Registrul jurnal
- Filtrează după contul
521.1și perioada relevantă - Vei vedea toate înregistrările care au afectat acel cont — cu sumele, datele și documentele sursă
- Apasă pe link-ul documentului sursă pentru a vedea factura sau plata originală
Acest flux funcționează pentru orice cont din planul de conturi.
Exemplu din practică
Situație: SRL „Roșu și Verde" primește o factură de la furnizorul „Omega SRL" pentru mărfuri în valoare de 10.000 MDL + TVA 20%. Contabilul contează factura.
Ce apare în registrul jurnal:
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Descriere |
|---|---|---|---|
217.1 Mărfuri în depozit | 521.1 Datorii comerciale | 10.000,00 | Valoarea netă a mărfurilor |
534.2 TVA deductibilă | 521.1 Datorii comerciale | 2.000,00 | TVA 20% |
Totalul înregistrării: 12.000,00 MDL. Partenerul „Omega SRL" apare ca subcont pe contul 521.1.
Două săptămâni mai târziu, contabilul plătește parțial factura — 8.000 MDL prin operațiune bancară. În jurnal apare o nouă înregistrare:
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Descriere |
|---|---|---|---|
521.1 Datorii comerciale | 242.1 Cont curent MAIB | 8.000,00 | Plată parțială furnizor |
Acum, filtrând jurnalul pe partenerul „Omega SRL", contabilul vede ambele mișcări și poate confirma că mai rămâne o datorie de 4.000 MDL.
Reconcilierea cu ajutorul jurnalului
La sfârșitul lunii, contabilul verifică dacă toate mișcările sunt corecte:
- Filtrează jurnalul pe luna curentă
- Verifică numărul de înregistrări per tip de document (facturi, plăți, încasări)
- Compară totalurile cu extrasele bancare și documentele primare
- Dacă găsește neconcordanțe, folosește link-urile către documentele sursă pentru a identifica și corecta erorile
Relația cu alte registre
Registrul jurnal este sursa de adevăr pentru toate rapoartele contabile:
- Balanța de verificare — calculează soldurile pe baza înregistrărilor din jurnal
- Fișa de cont — extrage mișcările unui cont specific din jurnal
- Cartea mare — agregă rulajele și soldurile pe conturi din jurnal
Dacă un raport arată o cifră pe care nu o înțelegi, deschide registrul jurnal, filtrează după contul respectiv și perioada corespunzătoare — vei vedea exact ce documente au generat acea sumă.
Cerințe legale
- Legea contabilității nr. 287/2017 (RM) prevede obligativitatea registrului jurnal ca registru contabil de bază
- Registrul jurnal trebuie păstrat timp de 7 ani de la data încheierii exercițiului financiar (art. 42)
- La control fiscal, inspectorul poate solicita registrul jurnal tipărit sau în format electronic — POSfix permite exportul în ambele formate
- Înregistrările stornate (RED STORNO) nu se șterg — rămân vizibile conform principiului ireversibilității
Greșeli frecvente
| Greșeala | Ce se întâmplă | Cum eviți |
|---|---|---|
| Cauți o operațiune în jurnal dar nu o găsești | Documentul este probabil în status Draft | Verifică că documentul a fost contat — doar documentele contate generează înregistrări |
| Apare o sumă negativă neașteptată | Este o stornare (RED STORNO) | Identifică documentul stornat și verifică dacă stornarea a fost intenționată |
| Soldurile din jurnal nu coincid cu balanța | Posibil filtru incorect de perioadă | Asigură-te că filtrezi exact aceeași perioadă în ambele rapoarte |
| Vrei să corectezi o înregistrare din jurnal | Nu poți edita direct jurnalul | Stornează documentul sursă, corectează-l, apoi contează din nou |
Întrebări frecvente
Pot edita o înregistrare direct în jurnal?
Nu. Înregistrările se modifică doar prin editarea și re-contarea documentului sursă. Dacă ai contat un document cu date greșite, stornează-l, corectează documentul, apoi contează din nou. Acest flux asigură audit trail complet.
De ce apare o înregistrare cu sume negative?
Aceasta este o înregistrare de stornare (RED STORNO). A fost generată când ai stornat documentul sursă. Sumele negative anulează efectul înregistrării originale, conform practicii contabile din RM.
Pot filtra jurnalul pentru un singur furnizor?
Da. Folosește filtrul Partener din bara de filtre pentru a vedea doar înregistrările asociate unui anumit furnizor sau client. Acest lucru este extrem de util la reconcilierea datoriilor.
Jurnalul include și documentele în status Draft?
Nu. Doar documentele cu status Contat generează înregistrări în jurnal. Documentele în Draft nu afectează jurnalul și nici soldurile conturilor.
Cum pot tipări registrul jurnal?
Din pagina registrului jurnal, apasă butonul de export/print. POSfix generează un raport formatat conform cerințelor SNC, gata pentru tipărire sau salvare ca PDF.
Câte înregistrări poate conține jurnalul?
Nu există limită. POSfix afișează înregistrările paginat, iar filtrele te ajută să navighezi eficient chiar și prin zeci de mii de înregistrări.
Pot vedea jurnalul doar pentru un anumit tip de document?
Da. Filtrează după Tip sursă pentru a vedea doar facturile de la furnizori, doar operațiunile bancare, sau doar calculele de salariu. Acest lucru este util la verificări tematice.
Ce se întâmplă cu înregistrările din jurnal când închid o perioadă?
Înregistrările rămân vizibile și pot fi consultate oricând. Închiderea perioadei împiedică doar adăugarea de noi înregistrări cu date din acea perioadă. Vezi Perioade contabile pentru detalii.
De ce totalul debit nu este egal cu totalul credit în jurnalul filtrat?
Dacă filtrezi după un singur cont sau un singur partener, vei vedea doar o parte din înregistrări. Egalitatea debit = credit este garantată doar la nivel de jurnal complet (nefiltrat, pe o perioadă completă).
Cum verific dacă o factură a fost contată corect?
Deschide factura și verifică panoul „Înregistrări contabile" (journal entries panel) afișat pe document. Alternativ, caută în registrul jurnal după numărul facturii — vei vedea exact formulele contabile generate.
Legătura cu alte documente
Registrul jurnal conectează toate documentele din POSfix:
- Planul de conturi — structura conturilor utilizate în formule
- Șabloane de contare — conturile implicite care stau la baza formulelor
- Reguli de contare — cum se generează automat formulele contabile
- Solduri inițiale — înregistrarea specială de deschidere
- Perioade contabile — cum afectează închiderea perioadei înregistrările