Reguli de contare
Regulile de contare sunt motorul automat al contabilității în POSfix. Când apeși Contabilizează pe un document, o regulă citește datele documentului, aplică logica contabilă și generează formulele corespunzătoare — fără să introduci manual Dt/Ct pe fiecare operațiune.
Rezultat: fiecare document contabilizat produce o notă în registrul jurnal, cu conturi, sume și subconturi completate automat, iar documentul trece din Ciornă în Contabilizat.
Unde configurezi conturile: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Șabloane de înregistrări
Cum funcționează procesul
Când apeși Contabilizează, POSfix parcurge, în această ordine:
- Verifică starea documentului — doar o Ciornă poate fi contabilizată
- Verifică perioada — luna documentului trebuie să fie Deschisă sau În Închidere
- Rulează regula tipului de document și generează liniile Dt/Ct
- Completează subconturile — citește ce sloturi analitice cere fiecare cont și le umple din contextul liniei (partener, contract, depozit, nomenclator, angajat…)
- Împarte sumele pe planul contabil și cel fiscal, după deductibilitatea declarată pe cont
- Verifică fiecare linie — ambele conturi completate
- Verifică echilibrul — suma debitelor = suma creditelor, cu toleranță de 1 ban
- Scrie nota în contabilitate, împreună cu rândurile din Registrul TVA, când documentul le generează
- Marchează documentul ca Contabilizat și îi atașează nota
Dacă oricare pas eșuează, documentul rămâne Ciornă și primești un mesaj cu motivul. Nimic nu se scrie pe jumătate.
Conturile de pe document au prioritate. Dacă pe o linie ai selectat un cont concret — de exemplu contul de venit al produsului vândut — regula folosește acel cont. Dacă nu, ia contul implicit al operațiunii, din fila Conturi implicite (vezi Șabloane de contare). Așa personalizezi contarea per tranzacție, fără să atingi setările globale.
Ce poți controla și ce nu
Nu ai unde deschide o regulă și nu ai ce edita în ea. Ce poți schimba sunt conturile pe care le folosește, iar asta se face în trei locuri diferite.
O regulă conține logica: cum se calculează sumele, ce linii se produc, cum se leagă subconturile. Ea nu apare în interfață și nu se poate modifica. Tu controlezi conturile, prin trei mecanisme.
1. Tipul operațiunii de pe document
Prima decizie o ia câmpul Tip operațiune. El alege ce cont implicit cere regula: „Achiziție mărfuri" duce la contul de stoc, „Achiziție servicii" la contul de cheltuială, „Achiziție materiale" la contul de materiale. Când o factură intră pe contul greșit, verifică întâi acest câmp.
2. Conturi implicite (setare globală)
Contul din spatele fiecărei situații se schimbă în Contabilitate → Șabloane de înregistrări → fila Conturi implicite. Vezi Șabloane de contare. Orice cont schimbat acolo se aplică documentelor contabilizate de acum înainte.
Fila Șabloane de înregistrări nu intră în acest flux: ea prepopulează doar Operațiunile manuale.
3. Conturi pe document (per tranzacție)
Pe liniile documentului poți selecta alt cont. Acesta bate orice valoare implicită, dar doar pentru acel document.
Modificările nu ating documentele deja contabilizate. Notele emise rămân neschimbate. Ca să reflecți o corecție într-un document contabilizat, îi anulezi contabilizarea, îl corectezi și îl contabilizezi din nou.
Documente cu linii multiple
Regula lucrează pe fiecare linie a documentului, nu pe totalul lui. O factură cu marfă, materiale și ambalaje produce trei grupuri de linii de notă, fiecare pe contul liniei respective — și încă pe atâtea pentru TVA.
De aceea o factură cu cinci poziții poate genera zece sau mai multe linii de notă. Nu e o eroare, e defalcarea pe care o vei căuta mai târziu în fișa de cont.
Contul se alege pe linie, nu pe document. Dacă o poziție trebuie să intre altundeva decât propune regula, îi schimbi contul chiar pe linia ei, înainte de contabilizare. Celelalte poziții rămân neatinse.
Registrul TVA
Contabilizarea nu produce doar nota. Pentru documentele cu TVA, în aceeași operațiune se scriu și rândurile din Registrul TVA — evidența fiscală separată, din care se completează declarația. Le vezi pe document, în panoul Înregistrări contabile, secțiunea Registru TVA: baza impozabilă, cota, suma TVA, regimul fiscal și factura fiscală de care se leagă.
Nota contabilă singură nu ar fi suficientă: contul 534.4 nu desface TVA-ul pe cote, iar regimurile speciale (taxare inversă, import, avans) nu ar avea unde încăpea.
Anularea contabilizării
Anulează contabilizarea face inversul: șterge nota, șterge rândurile fiscale asociate și repune efectele colaterale (mișcarea de stoc, valoarea de bilanț a activului, subregistrele). Documentul revine la Ciornă și poate fi corectat.
Operațiunea este refuzată dacă perioada s-a închis între timp.
Nu e un buton liber pe document. Spre deosebire de Contabilizează, care stă vizibil în antet, Anulează contabilizarea e în meniul ⋯ de lângă el (sau în lista Acțiuni ▾, când documentul are și alte acțiuni). Acolo stau și Șterge, și Restabilește.
Meniul cere permisiune de nivel Delete pe funcția documentului, nu Write. Dacă ai doar drept de scriere, poți contabiliza, dar meniul îți apare inactiv, cu explicația alături — cere-i administratorului organizației dreptul de ștergere pe funcția respectivă.
Depanare
| Problemă | Cauza probabilă | Soluție |
|---|---|---|
| „Perioada este închisă" | Luna documentului nu mai acceptă note | Vezi Perioade contabile — redeschide sau mută data |
| „Lipsește contul" pe o linie | Nici documentul, nici cheia implicită nu au cont pe una din laturi | Completează contul pe linia documentului sau în Conturi implicite |
| „Debit ≠ Credit" | Sumele documentului nu se echilibrează | Verifică totalurile documentului și cotele de TVA de pe linii |
| „Cont necunoscut" | Contul implicit nu există în planul organizației | Creează contul sau schimbă-l în Conturi implicite |
| Contabilizarea e refuzată pe un cont blocat | Contul a fost blocat sau dezactivat | Deblochează-l sau alege alt cont |
| Documentul s-a contabilizat pe conturi greșite | Tip de operațiune greșit, cont implicit greșit sau cont ales greșit pe linie | Anulează contabilizarea, corectează, contabilizează din nou |
| „TVA nu se calculează" | Linia nu are cotă de TVA selectată | Verifică cota pe fiecare linie |
| Documentul a fost modificat între timp | Altcineva l-a salvat în paralel | Reîncarcă documentul și reia operațiunea |
Legătura cu alte documente
Regulile de contare sunt punctul central al contabilității. Ele conectează:
- Șabloane de contare — conturile implicite pe care le folosesc regulile
- Registrul jurnal — destinația notelor generate
- Planul de conturi — conturile și sloturile de subconto declarate pe ele
- Perioade contabile — contabilizarea verifică starea perioadei înainte de a genera formule
- Operațiuni în valută — cum apar diferențele de curs
Întrebări frecvente
Ce se întâmplă dacă regula nu poate genera formule?
Documentul rămâne în starea Ciornă și primești un mesaj care spune exact ce lipsește: perioada închisă, un cont necompletat, un dezechilibru între debit și credit, un cont inexistent. Corectezi și reîncerci.
Pot vedea formula înainte de a contabiliza?
Nu pentru documentele operative — panoul Înregistrări contabile de pe document arată nota după contabilizare. Excepție: asistentul de închidere a lunii, unde fiecare pas îți previzualizează notele pe care le-ar genera, cu totalul de înregistrat.
De ce o factură cu 5 poziții generează mai mult de 5 linii?
Fiecare poziție produce linii pentru fiecare componentă economică: valoarea netă, TVA-ul și, la vânzări, costul. O factură cu cinci poziții și TVA generează cel puțin zece linii.
Regulile funcționează diferit pe documente în valută?
Da. Pentru documentele în valută, fiecare linie de notă primește suplimentar suma valutară, codul valutei și cursul, iar suma în lei se calculează la curs. La plată sau încasare, diferența de curs se generează automat. Vezi Operațiuni în valută.
Pot crea reguli de contare noi, personalizate?
Nu. Regulile sunt implementate în sistem și acoperă tipurile de documente din POSfix. Controlezi rezultatul prin șabloane și prin conturile alese pe document. Pentru o formulă care nu are un document în spate, folosește Operațiuni manuale.
Ce se întâmplă dacă anulez contabilizarea?
Nota se șterge complet, împreună cu rândurile fiscale, iar efectele colaterale se repun. Documentul redevine Ciornă. Nu rămâne o „notă de anulare" — spre deosebire de corecția prin document cu valori negative, unde ambele note rămân vizibile.
Cum afectează regulile balanța de verificare?
Fiecare notă generată este echilibrată: suma debitelor este egală cu suma creditelor. Dacă balanța ta nu se închide, cauza este de obicei un document rămas necontabilizat sau un sold inițial incomplet.
Pot modifica o notă după ce documentul a fost contabilizat?
Nu direct. Anulezi contabilizarea, corectezi documentul și îl contabilizezi din nou. Dacă perioada s-a închis, înregistrezi corecția în luna curentă, printr-un document nou cu valori negative.
Cum funcționează contarea pentru salarizare?
Documentul de calcul al salariului emite, la contabilizare, mai multe linii pentru fiecare angajat: cheltuiala, datoria salarială și reținerile.
Contul de cheltuială îl alegi pe linia angajatului, în documentul de calcul — el urmează natura funcției, nu un cont global. Cotele de contribuții și de impozit nu se introduc aici: POSfix le ia din setările fiscale ale organizației.
Plata efectivă este o operațiune separată — bancară sau de casă.
De ce partenerul apare automat pe linia de notă?
Pentru că sloturile de subconto sunt declarate pe cont, iar la contabilizare sistemul le umple din contextul liniei. Așa vezi soldul per partener direct din fișa de cont, fără să creezi conturi analitice separate.
Ce este „rolul" dintr-un șablon?
Un rol este funcția contabilă a unei linii: valoarea netă, TVA-ul deductibil, TVA-ul colectat, avansul stins. Rolurile apar în șabloanele de înregistrări, care prepopulează Operațiunile manuale. Contarea documentelor operative nu trece prin ele — vezi Șabloane de contare.
Pot dezactiva o regulă?
Nu. Dacă nu vrei ca un document să producă note, pur și simplu nu îl contabiliza — rămâne în starea Ciornă și nu afectează nici registrul, nici soldurile.