Reguli de contare
Regulile de contare sunt motorul automat al contabilității în POSfix. Când apeși „Contează" pe un document, o regulă de contare citește datele documentului, aplică logica contabilă și generează formulele corespunzătoare — fără să fie nevoie să introduci manual Dt/Ct pe fiecare operațiune.
Rezultat: Fiecare document postat produce una sau mai multe înregistrări în registrul jurnal, cu conturi, sume și subconturi completate automat.
Unde configurezi: Sidebar → Contabilitate → Șabloane de contare (pentru conturile implicite utilizate de reguli)
Cum funcționează procesul
Fluxul complet de la document la jurnal:
Document (Draft) → Apeși „Contează" → Regula de contare se activează
→ Citește datele documentului (sume, partener, conturi selectate)
→ Citește șablonul de contare (conturi implicite per rol)
→ Generează linii de jurnal (Debit / Credit / Sumă)
→ Înregistrarea apare în registrul jurnal
→ Documentul trece în status „Postat"
Dacă pe document ai selectat manual un cont analitic (ex. 211.1 pe o linie de factură furnizor), regula folosește acel cont. Dacă nu ai selectat nimic, regula preia contul implicit din șablonul de contare. Aceasta înseamnă că poți personaliza contarea per tranzacție, fără a modifica setările globale.
Regulile disponibile
POSfix conține 9 reguli de contare, fiecare specializată pe un tip de document:
| Cod regulă | Tip document | Ce face |
|---|---|---|
| SI_STANDARD | Factură furnizor | Achiziții de bunuri și servicii |
| SD_STANDARD | Document de vânzare | Vânzări (venit + costul bunurilor vândute) |
| GR_STANDARD | Bon de intrare | Recepția mărfurilor în depozit |
| RD_STORNO | Retur | Formule inverse (RED STORNO) pentru retururi |
| DA_STANDARD | Ajustare datorii | Compensări și ajustări de solduri |
| BO_STANDARD | Operațiune bancară | Încasări și plăți prin bancă |
| CR_STANDARD | Dispoziție de încasare | Încasări în numerar (casă) |
| CD_STANDARD | Dispoziție de plată | Plăți în numerar (casă) |
| MD_STANDARD | Document monetar | Reevaluare valutară lunară |
Formule contabile tipice
Mai jos sunt exemplele cele mai frecvente. Conturile concrete depind de șablonul de contare configurat pentru organizația ta.
SI_STANDARD — Factură furnizor
Scenariul: SRL „Codru-Vin" primește factură de la furnizor pentru 10 000 MDL mărfuri + TVA 20%.
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
217.1 Mărfuri în depozit | 521.1 Datorii comerciale | 10 000,00 | Valoarea netă a mărfurilor |
534.2 TVA deductibilă | 521.1 Datorii comerciale | 2 000,00 | TVA 20% |
Partenerul (furnizorul) se atașează automat ca subcont pe 521.1.
Factură cu servicii: Dacă factura conține servicii (ex. consultanță), în loc de 217.1 se debitează contul de cheltuieli corespunzător (ex. 713.3 Servicii).
SD_STANDARD — Document de vânzare
Scenariul: SRL „Florești-Agro" vinde mărfuri cu valoare de 15 000 MDL (costul mărfurilor: 10 000 MDL) + TVA 20%.
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
221.1 Creanțe comerciale | 611.1 Venituri din vânzări | 15 000,00 | Venitul din vânzare (fără TVA) |
221.1 Creanțe comerciale | 534.4 TVA colectată | 3 000,00 | TVA 20% colectată |
711.1 Costul vânzărilor | 217.1 Mărfuri în depozit | 10 000,00 | Costul bunurilor vândute |
Regula generează automat atât venitul cât și costul vânzărilor — nu trebuie să le introduci separat.
BO_STANDARD — Operațiune bancară
Plata către furnizor:
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
521.1 Datorii comerciale | 242.1 Cont curent | 12 000,00 | Achitarea datoriei față de furnizor |
Încasarea de la client:
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
242.1 Cont curent | 221.1 Creanțe comerciale | 18 000,00 | Încasarea creanței de la client |
Plata salariului:
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
531.1 Datorii față de personal | 242.1 Cont curent | 8 500,00 | Virament salarial |
CR_STANDARD / CD_STANDARD — Operațiuni de casă
Încasare în numerar (CR):
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
241.1 Casa în MDL | 221.1 Creanțe comerciale | 5 000,00 | Încasare numerar de la client |
Plată în numerar (CD):
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
713.4 Cheltuieli transport | 241.1 Casa în MDL | 800,00 | Plata servicii transport |
GR_STANDARD — Bon de intrare
Scenariul: Recepția mărfurilor la depozit pe baza facturii furnizor.
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
217.1 Mărfuri în depozit | 521.1 Datorii comerciale | 10 000,00 | Intrare mărfuri în depozit |
RD_STORNO — Retur
Returul generează formule cu sume negative (metoda RED STORNO):
Scenariul: SRL „Codru-Vin" returnează mărfuri de 5 000 MDL + TVA către furnizor.
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
217.1 Mărfuri în depozit | 521.1 Datorii comerciale | -5 000,00 | Stornare valoare netă |
534.2 TVA deductibilă | 521.1 Datorii comerciale | -1 000,00 | Stornare TVA |
DA_STANDARD — Ajustare datorii
Scenariul: Compensare reciprocă între creanțe și datorii cu același partener.
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
521.1 Datorii comerciale | 221.1 Creanțe comerciale | 7 000,00 | Compensare sold partener |
MD_STANDARD — Document monetar (reevaluare valutară)
Reevaluarea soldurilor valutare la sfârșitul lunii (vezi Operațiuni în valută):
Diferență favorabilă:
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
242.2 Cont valutar | 622.7 Venituri din diferențe de curs | 350,00 | Reevaluare favorabilă EUR |
Diferență nefavorabilă:
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
722.5 Cheltuieli din diferențe de curs | 242.2 Cont valutar | 210,00 | Reevaluare nefavorabilă EUR |
Documente cu linii multiple
Un document cu mai multe linii generează o pereche Dt/Ct per linie per rol. De exemplu, o factură de la furnizor cu 3 poziții diferite:
Scenariul: SRL „Florești-Agro" primește factură cu: mărfuri (8 000 MDL), transport (1 500 MDL), ambalaj (500 MDL).
| Debit | Credit | Sumă (MDL) | Explicație |
|---|---|---|---|
217.1 Mărfuri | 521.1 Datorii | 8 000,00 | Linia 1: mărfuri |
713.4 Transport | 521.1 Datorii | 1 500,00 | Linia 2: servicii transport |
217.3 Ambalaj | 521.1 Datorii | 500,00 | Linia 3: ambalaj |
534.2 TVA deductibilă | 521.1 Datorii | 2 000,00 | TVA 20% pe total (10 000 × 20%) |
De aceea o factură cu 5 linii și TVA poate genera 10 sau mai multe înregistrări de jurnal.
Cum controlezi conturile folosite
Regulile de contare conțin logica (cum se calculează sumele, ce roluri se aplică). Tu controlezi datele — adică ce conturi se debitează/creditează. Faci acest lucru prin două mecanisme:
1. Șabloane de contare (setare globală)
Modifici conturile implicite per rol prin Șabloane de contare. Orice cont schimbat în șablon se aplică la toate documentele viitoare de acel tip.
Exemplu: Dacă organizația ta folosește 217.2 în loc de 217.1 pentru mărfuri, schimbi contul în șablonul „Factură furnizor" și toate facturile viitoare vor folosi 217.2.
2. Conturi pe document (suprascriere per tranzacție)
Pe fiecare linie de document, poți selecta manual un alt cont analitic. Acesta suprascrie contul din șablon doar pentru acea tranzacție.
Exemplu: Pe o factură ai 3 linii de mărfuri. Două merg pe 217.1 (implicit din șablon), dar a treia linie o pui pe 217.3 (ambalaj) selectând manual contul pe linia respectivă.
Dacă schimbi un cont în șablon, toate documentele postate de acum înainte vor folosi noul cont. Documentele deja postate rămân neschimbate. Asigură-te că schimbarea este intenționată înainte de a salva.
Depanare
| Problemă | Cauza probabilă | Soluție |
|---|---|---|
| „Eroare la contare: cont de grup" | Ai selectat un cont fără punct (ex. 217 în loc de 217.1) | Selectează un cont analitic (cu punct) |
| „Eroare la contare: cont lipsă" | Nu ai selectat cont pe linia documentului și șablonul nu are cont implicit | Completează contul pe linia documentului sau adaugă contul în șablon |
| „Documentul a fost contat cu cont greșit" | Cont incorect în șablon sau selectat manual eronat | Stornează documentul, corectează contul, postează din nou |
| „TVA nu se calculează" | Linia nu are cota TVA selectată sau cota este 0% | Verifică că ai selectat cota TVA corectă pe fiecare linie |
| „Suma în MDL nu corespunde" | Document în valută, cursul s-a actualizat | Verifică cursul BNM pe document — vezi Operațiuni în valută |
Legătura cu alte documente
Regulile de contare sunt punctul central al contabilității. Ele conectează:
- Șabloane de contare — conturile implicite utilizate de fiecare regulă
- Registrul jurnal — destinația înregistrărilor generate de reguli
- Planul de conturi — conturile analitice referite în formule (doar conturile cu punct)
- Perioade contabile — regulile verifică statusul perioadei înainte de a genera formule
- Operațiuni în valută — regulile pentru documente valutare adaugă câmpuri suplimentare (sumă valutară, curs, diferențe de curs)
Întrebări frecvente
Ce se întâmplă dacă regula nu poate genera formule?
Dacă lipsesc date esențiale (nu ai selectat contul pe o linie, sau contul este de grup), POSfix afișează o eroare de validare și nu permite postarea. Mesajul indică exact ce lipsește — corectează documentul și reîncearcă.
Pot vedea ce formulă va genera regula înainte de a posta?
Da. Pe fiecare document, secțiunea Înregistrări contabile afișează un preview al formulelor care vor fi generate. Verifică această secțiune înainte de a apăsa „Contează".
De ce o factură cu 5 linii generează mai mult de 5 înregistrări?
Fiecare linie generează formule pentru fiecare rol activ: valoare netă + TVA. O factură cu 5 linii și TVA generează minim 10 înregistrări (5 pentru valoarea netă + 5 pentru TVA). Dacă unele linii au și cost (vânzări), se adaugă încă o pereche per linie.
Regulile funcționează diferit pe documente în valută?
Da. Pentru documente în valută străină, regula adaugă câmpurile sumă valutară, cod valută și curs pe fiecare linie de jurnal. Suma în MDL este calculată automat pe baza cursului BNM. De asemenea, la plată/încasare se generează automat diferențele de curs — vezi Operațiuni în valută.
Pot crea reguli de contare noi, personalizate?
Nu. Regulile sunt implementate la nivel de sistem și acoperă toate tipurile de documente din POSfix. Dacă ai nevoie de formule diferite, controlezi rezultatul prin Șabloane de contare (conturi implicite) și selectarea manuală a conturilor pe document.
Ce se întâmplă dacă stornez un document postat?
Stornarea (RED STORNO) generează exact aceleași formule ca documentul original, dar cu sume negative. Efectul net este zero — documentul original plus stornarea se anulează reciproc.
Cum afectează regulile balanța de verificare?
Fiecare formulă generată de o regulă debitează un cont și creditează altul. Suma debiturilor este întotdeauna egală cu suma crediturilor (principiul dublei înregistrări). Dacă balanța ta nu se echilibrează, verifică dacă nu ai documente nepostate.
Pot modifica o formulă după ce documentul a fost postat?
Nu direct. Documentul postat este blocat. Pentru a corecta, stornează documentul (se generează contraînregistrarea), apoi creează un document nou cu datele corecte și postează-l.
Cum funcționează regulile pentru salarizare?
Salarizarea folosește regulile BO_STANDARD (pentru viramentul salarial din bancă) și CD_STANDARD (pentru plata în numerar). Calculul salariului, contribuțiilor și impozitelor se face în modulul Salarizare, care generează documentele corespunzătoare cu conturile precompletate.
De ce contul partenerului apare automat pe linia de jurnal?
Regulile atașează automat partenerul (furnizorul sau clientul) ca subcont pe conturile de datorii (521.x) și creanțe (221.x). Aceasta permite vizualizarea soldului per partener în balanța analitică.
Ce este „rolul" menționat în reguli?
Un „rol" este o funcție contabilă abstractă în cadrul regulii — de exemplu, „contul de mărfuri", „contul de TVA", „contul partenerului". Șablonul de contare mapează fiecare rol la un cont analitic concret. Aceasta permite ca aceeași regulă să funcționeze pentru organizații diferite, care folosesc conturi diferite.
Pot dezactiva o regulă?
Nu poți dezactiva o regulă în sine. Dacă nu vrei ca un tip de document să fie postat automat, pur și simplu nu apeși „Contează" — documentul rămâne în status Draft. Dar de obicei toate documentele trebuie postate pentru o contabilitate completă.