Șabloane de contare
De fiecare dată când contezi un document, POSfix trebuie să știe pe ce conturi să genereze formulele contabile. Ar fi extrem de obositor să selectezi manual conturile la fiecare factură sau plată. Șabloanele de contare rezolvă această problemă — sunt „rețetele" pre-configurate care spun: „pentru o factură de la furnizor, debitează contul X și creditează contul Y".
Unde găsești: Sidebar → Contabilitate → Șabloane contare
De ce configurezi șabloanele
Șabloanele de contare sunt deja pre-configurate la prima utilizare a POSfix, cu conturile standard din planul de conturi moldovenesc (SNC). De ce ai vrea să le modifici?
- Specificul companiei tale: dacă achiziționezi predominant materiale (nu mărfuri), vrei ca implicit contul de debit pe factura furnizor să fie
211.1(Materiale), nu217.1(Mărfuri) - Eficiență zilnică: cu șabloane bine setate, 80-90% din documente se contează fără nicio modificare manuală a conturilor
- Reducerea erorilor: contabilii juniori nu mai trebuie să memoreze formule — șablonul propune conturile corecte
Dacă compania ta are operațiuni standard (comerț, servicii simple), șabloanele implicite funcționează perfect. Personalizarea este necesară doar când specificul activității tale diferă de valorile standard.
Configurare pas cu pas
1. Accesează șabloanele
Deschide Șabloane contare din sidebar. Vei vedea lista tuturor tipurilor de documente, fiecare cu șablonul său.
2. Selectează tipul de document
Apasă pe șablonul pe care vrei să-l configurezi (ex. „Factură furnizor"). Se deschide panoul de editare cu toate rolurile de linie.
3. Înțelege rolurile
Fiecare șablon conține mai multe roluri — câte unul pentru fiecare componentă economică a tranzacției:
| Rol | Ce reprezintă | Formule tipice implicite |
|---|---|---|
| net | Valoarea fără taxe a bunurilor/serviciilor | Dt 217.1 / Ct 521.1 |
| vat_input | TVA deductibilă (achiziții) | Dt 534.2 / Ct 521.1 |
| vat_output | TVA colectată (vânzări) | Dt 221.1 / Ct 534.4 |
| revenue | Venit din vânzare | Dt 221.1 / Ct 611.1 |
| cogs | Costul bunurilor vândute | Dt 711.1 / Ct 217.1 |
| bank_receipt | Încasare în cont bancar | Dt 242.1 / Ct (variabil) |
| bank_payment | Plată din cont bancar | Dt (variabil) / Ct 242.1 |
| cash_in | Încasare în casierie | Dt 241.1 / Ct (variabil) |
| cash_out | Plată din casierie | Dt (variabil) / Ct 241.1 |
| salary_gross | Salariu brut calculat | Dt 713.1 / Ct 531.1 |
| contributions | Contribuții sociale (CNAS) | Dt 713.2 / Ct 533.1 |
| storno | Anulare sumă (retur) | Sume negative pe conturile originale |
4. Modifică conturile
Pentru fiecare rol, poți schimba contul de debit sau credit. Apasă pe contul curent, selectează noul cont analitic din lista derulantă, apoi salvează.
5. Verifică și salvează
După modificare, apasă Salvează. Noile conturi se vor aplica doar documentelor viitoare — documentele deja contate nu sunt afectate.
Schimbarea conturilor din șablon afectează toate documentele viitoare de acel tip. Dacă doar unele facturi trebuie să meargă pe un cont diferit, nu modifica șablonul — schimbă contul direct pe documentul respectiv.
Valorile recomandate
Șabloanele pre-configurate
POSfix vine cu șabloane gata de utilizare pentru fiecare tip de document:
| Șablon | Tip document | Roluri principale |
|---|---|---|
| Factură furnizor | SupplierInvoice | net, vat_input |
| Document de vânzare | SalesDocument | revenue, vat_output, cogs |
| Bon de intrare | GoodsReceipt | stock_in |
| Retur | ReturnDocument | storno (inversul facturii originale) |
| Operațiune bancară — încasare | BankOperation (credit) | bank_receipt |
| Operațiune bancară — plată | BankOperation (debit) | bank_payment |
| Dispoziție de încasare | CashReceipt | cash_in |
| Dispoziție de plată | CashDisbursement | cash_out |
| Salarizare | PayrollEntry | salary_gross, contributions, net_pay |
Conturi de grup vs analitice în șabloane
Șabloanele pot conține conturi la nivel de grup (fără punct) sau analitic (cu punct):
- Nivel de grup (ex.
217Mărfuri): la crearea documentului, va trebui să selectezi contul analitic concret (217.1sau217.2) - Nivel analitic (ex.
242.1Cont curent MAIB): documentul va fi pre-completat cu contul exact, fără selecție suplimentară
Dacă organizația ta folosește mereu același cont analitic (de exemplu, ai un singur cont bancar 242.1), setează direct contul analitic în șablon. Astfel, documentele vor fi pre-completate cu contul exact și nu va trebui să-l selectezi manual de fiecare dată.
Exemplu practic: personalizare pentru o companie de servicii
Situație: SRL „Digital Pro" din Chișinău oferă servicii IT. Nu are mărfuri — toate achizițiile sunt servicii sau materiale consumabile.
Problema: Șablonul implicit „Factură furnizor" are pe rolul net contul 217.1 (Mărfuri). Dar compania nu cumpără mărfuri — cumpără servicii de hosting, licențe software și rechizite.
Soluție:
- Deschide șablonul Factură furnizor
- Modifică rolul net:
| Rol | Cont debit vechi | Cont debit nou | Cont credit |
|---|---|---|---|
| net | 217.1 Mărfuri | 713.9 Alte cheltuieli operaționale | 521.1 Datorii comerciale |
- Salvează
Acum, fiecare factură nouă de la furnizor va propune automat 713.9 pe debit. Când vine o factură pentru rechizite, contabilul schimbă pe acel document contul în 211.1 (Materiale) — dar nu mai trebuie să o facă pentru servicii, care sunt majoritate.
Șablonul furnizează conturi implicite — un punct de pornire. Pe fiecare document concret, poți suprascrie contul. Șablonul stabilește doar valoarea de pornire, nu o impune obligatoriu.
Ce se poate schimba ulterior
| Element | Se poate schimba? | Efect |
|---|---|---|
| Contul de debit dintr-un rol | Da, oricând | Se aplică doar documentelor viitoare |
| Contul de credit dintr-un rol | Da, oricând | Se aplică doar documentelor viitoare |
| Structura rolurilor (adăugare/ștergere) | Nu | Rolurile sunt definite de regulile de contare |
| Contul pe un document individual | Da, la crearea documentului | Suprascrie valoarea din șablon doar pentru acel document |
| Resetare la valori implicite | Da | Suprascrie toate personalizările anterioare |
Inițializarea automată
La prima utilizare a modulului POSfix, sistemul generează automat toate șabloanele cu conturi standard. Nu trebuie să le configurezi de la zero. Dacă un tip de document nou apare (de exemplu, după un update), POSfix creează automat șablonul corespunzător.
Depanare
| Simptom | Cauza probabilă | Soluție |
|---|---|---|
| Documentul se contează pe conturi greșite | Șablonul a fost modificat incorect | Verifică șablonul corespunzător tipului de document și corectează conturile |
| La contare apare „Contul selectat este un cont de grup" | Șablonul conține un cont de grup, iar pe document nu ai selectat contul analitic | Selectează contul analitic (cu punct) pe document, sau setează contul analitic direct în șablon |
| Contul din șablon nu mai apare la selectare | Contul a fost blocat sau șters | Deblochează contul sau alege un alt cont analitic în șablon |
| Documentele vechi au conturi diferite de cele noi | Modificarea șablonului afectează doar documentele viitoare | Documentele vechi nu sunt afectate — acest lucru este normal și corect |
| Șablonul lipsește pentru un tip de document | Posibil bug la inițializare | Ieși și revino în pagina Șabloane contare — POSfix regenerează șabloanele lipsă |
Întrebări frecvente
Pot avea mai multe șabloane pentru același tip de document?
Momentan, fiecare tip de document are un singur șablon per organizație. Dacă ai nevoie de conturi diferite pe documente similare (ex. facturi pentru mărfuri vs facturi pentru servicii), suprascrie conturile direct pe documentul individual.
Ce se întâmplă dacă șterg un cont folosit într-un șablon?
Contul blocat sau șters nu va mai fi disponibil la selectare pe documente noi. POSfix va semnala că trebuie să selectezi un alt cont. Documentele deja contate nu sunt afectate — formulele lor rămân intacte.
Pot reseta șabloanele la valorile inițiale?
Da. Poți reface șabloanele la valorile standard furnizate de POSfix. Aceasta va suprascrie orice personalizare anterioară — asigură-te că vrei acest lucru înainte de a confirma.
Șabloanele afectează stornarea?
Nu direct. La stornare, POSfix inversează formulele contabile ale documentului original (metoda RED STORNO), indiferent de configurația curentă a șablonului. Chiar dacă ai schimbat șablonul între timp, stornarea folosește conturile de pe documentul original.
Trebuie să configurez șabloanele înainte de a începe lucrul?
Nu este obligatoriu. Șabloanele vin pre-configurate cu valori standard. Poți începe lucrul imediat și personaliza ulterior, pe măsură ce identifici ce conturi folosești cel mai frecvent.
Ce se întâmplă dacă am două conturi bancare?
Șablonul poate conține doar un cont implicit (ex. 242.1). Dacă plătești de pe 242.2, schimbi contul pe documentul respectiv. Alternativ, setează în șablon contul de grup 242 — și vei selecta contul analitic la fiecare document.
Pot vedea ce conturi sunt setate în șabloane fără să le deschid pe rând?
Da. Pagina Șabloane contare afișează un rezumat cu toate rolurile și conturile pentru fiecare tip de document, vizibil din lista principală.
Cum afectează șabloanele rapoartele?
Șabloanele nu afectează direct rapoartele. Ele influențează indirect — prin conturile pe care le propun la contarea documentelor. Dacă un șablon propune un cont greșit și contabilul nu corectează pe document, formulele generate vor fi pe contul greșit, iar rapoartele vor reflecta aceasta.
Legătura cu alte documente
Șabloanele de contare conectează planul de conturi cu documentele operative:
- Planul de conturi — conturile analitice și de grup utilizate în șabloane
- Reguli de contare — cum folosesc regulile automate datele din șabloane
- Registrul jurnal — unde ajung formulele generate pe baza șabloanelor
- Solduri inițiale — soldurile trebuie introduse pe aceleași conturi analitice din șabloane