Șabloane de contare
Ecranul ține conturile pe care POSfix le propune când nu i le dai tu. Are două file, cu roluri complet diferite — confuzia dintre ele este cea mai costisitoare greșeală de configurare din contabilitate.
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Șabloane de înregistrări
1 creează un șablon nou
Prima filă e lista șabloanelor livrate, cu trei coloane: Denumire șablon, Cod și Status. Coloana Status arată true pe cele active și false pe cele oprite — e o etichetă netradusă, nu o greșeală de date.
A doua filă, Conturi implicite, e cea care contează: acolo schimbi contul pe care platforma îl propune într-un anumit fel de document.
1 fila Conturi implicite
| Fila | Ce configurează | Ce NU face |
|---|---|---|
| Șabloane de înregistrări | Rețete cu linii Dt/Ct pe roluri, care prepopulează Operațiunile manuale — notele scrise de mână | Nu schimbă contarea automată a facturilor, plăților sau salariilor |
| Conturi implicite | Contul pe care îl propune fiecare tip de operațiune: stoc, cheltuială, venit, cost, creanță, datorie, TVA | Nu bate contul ales pe linia unui document concret |
Conturi implicite stabilește contul pe care fiecare tip de operațiune îl propune peste tot în platformă — e locul de unde schimbi contarea în general.
Șabloanele de înregistrări completează, în plus, conturile din antetul câtorva documente la deschiderea lor: factura de la furnizor citește șablonul „Factură furnizor (achiziție)" și își ia de acolo contul de debit, de credit și contul de avans.
De reținut: pe documentele care citesc un șablon, conturile completate în antet ajung la contabilizare. Deci după ce schimbi un șablon, deschide un document nou și uită-te la antet înainte să-l contabilizezi — acolo vezi ce conturi a luat efectiv.
Nu ești obligat să configurezi nimic
Ambele file vin pre-completate cu conturile standard din planul moldovenesc. Dacă ai operațiuni obișnuite — comerț, servicii simple — valorile livrate funcționează ca atare.
Le atingi doar în două situații:
- Folosești alte analitice decât cele livrate. Exemplu: ții mărfurile pe un cod analitic propriu, nu pe
217.1. - Vrei mai puține corecții pe document. Dacă schimbi manual același cont la fiecare a treia factură, mută-l în Conturi implicite.
Fila „Șabloane de înregistrări"
Lista
Fiecare rând este un șablon. Coloana Cod arată codul regulii de contare la care se leagă șablonul livrat. Cu clic dreapta pe rând ai Editează și Șterge; butonul Șablon nou din antet creează unul de la zero.
Formularul șablonului
Formularul are Denumire șablon, Descriere și lista de Linii șablon, cu butonul Adaugă linie deasupra. Fiecare linie are patru câmpuri:
| Câmp | Rol |
|---|---|
| Rol | Rolul de contare — leagă linia de o parte anume a regulii (ex. net, vat_input, vat_output, advance) |
| Cont debit | Contul propus pe debit (poate rămâne gol când îl decide documentul) |
| Cont credit | Contul propus pe credit (idem) |
| Descriere | Text liber, ca să înțelegi la ce servește linia |
La capătul liniei ai două butoane: dublează linia și șterge-o.
Rolul este obligatoriu. O linie fără rol este ignorată complet. Dacă adaugi o linie nouă, completează întotdeauna câmpul Rol — altfel linia pare configurată, dar nu produce nimic.
Șablonul creat de tine nu are cod. Formularul nu are câmp de Cod — el apare doar în listă, pe șabloanele livrate. Un șablon propriu rămâne, deci, fără legătură cu vreo regulă de contare; îl folosești alegându-l pe nume din Template, în formularul de operațiune manuală.
Comutatorul „Activ" apare doar la editare. Pe formularul unui șablon nou nu există — șablonul se naște activ. Ca să-l oprești, îl salvezi întâi, îl redeschizi și abia atunci ai comutatorul.
Șabloanele livrate
POSfix instalează 38 de șabloane, câte unul pentru fiecare tip de operațiune curentă: facturi, bon de primire, retururi, decont de avans, dispoziții de casă, ordine de plată, calcul de salariu, amortizări, punere în funcțiune și casare de mijloace fixe, diferențe de curs, plus tipurile de operațiune bancară.
Deschide șablonul înainte să-l folosești. El propune conturi generice, potrivite pentru cazul obișnuit — nu pentru al tău. Trei exemple în care se schimbă des: factura de vânzare (venitul din marfă revândută nu e același cu venitul din producție proprie), amortizarea (contul de amortizare cumulată depinde de grupa activului) și returul, care în platformă emite aceleași conturi ca documentul original, cu sume negative, nu conturi inversate.
Ce vezi în șablon nu e ce va face documentul. Șabloanele prepopulează doar operațiunile manuale.
Șabloanele prepopulează și notele scrise de mână
Când creezi o Operațiune manuală (Meniu lateral → Contabilitate → tabul Operațiuni manuale), formularul are un câmp Template. Alegi un șablon și liniile Dt/Ct se completează singure — de aici înainte doar ajustezi sumele și subconturile.
Fila „Conturi implicite" — aici schimbi contarea documentelor
Aceasta este fila pe care o citesc regulile de contare. Fiecare rând leagă o cheie — o situație contabilă concretă — de un cont. Când contabilizezi un document, regula cere contul cheii potrivite și îl pune pe notă.
Cheile sunt grupate pe module: Trade — Achiziții, Trade — Vânzări, HR — Salarizare, CashBank — Bancă, Inventory, Assets, Accounting — Close și altele. Câteva exemple de chei din grupul achizițiilor:
| Cheie | Ce cont propune | Cont livrat |
|---|---|---|
TRADE_SUPPLIER_INVENTORY_GOODS | Stocul debitat la achiziție de mărfuri | 217.1 |
TRADE_SUPPLIER_EXPENSE_SERVICES | Cheltuiala debitată la achiziție de servicii | 713.8 |
TRADE_SUPPLIER_RAW_MATERIALS | Stocul debitat la achiziție de materiale | 211.1 |
TRADE_SUPPLIER_PAYABLE_LOCAL | Datoria față de furnizorul din țară | 521.1 |
Cheia o alege documentul, nu tu. O determină Tipul operațiunii completat pe factură: „Achiziție mărfuri" cere cheia de stoc, „Achiziție servicii" cere cheia de cheltuială, „Achiziție materiale" cere cheia de materiale. Dacă o factură intră pe contul greșit, verifică întâi tipul operațiunii, apoi contul cheii.
Tabelul este grupat pe module și are patru coloane:
| Coloană | Ce arată |
|---|---|
| Cheie șablon | Identificatorul tehnic al contului (ex. cheia contului de contrapartidă pentru solduri inițiale) |
| Cont curent | Contul folosit efectiv — îl poți schimba direct din listă |
| Implicit cod | Valoarea livrată cu produsul, la care se revine dacă golești câmpul |
| Sursă | Override personalizat dacă ai schimbat contul, Implicit cod dacă folosești valoarea livrată |
Pe fiecare rând, la capătul câmpului Cont curent, ai trei butoane mici: deschide lista de conturi, deschide contul selectat într-un tab nou și ×, care golește câmpul.
Revenirea la valoarea livrată se face cu ×. Nu există buton „resetează tot". Golești câmpul Cont curent pentru cheia respectivă, iar POSfix revine la valoarea din coloana Implicit cod. Coloana Sursă trece înapoi pe Implicit cod. Salvarea e imediată — nu ai buton de confirmare, primești o notificare cu cheia și contul rămas.
Ce se schimbă și ce nu
| Element | Se poate schimba? | Efect |
|---|---|---|
| Contul dintr-o linie de șablon | Da, oricând | Se aplică doar operațiunilor manuale create de acum înainte |
| Adăugarea sau ștergerea unei linii de șablon | Da | Linia contează doar dacă are un rol completat |
| Dezactivarea unui șablon | Da, comutatorul Activ — dar numai după prima salvare | Șablonul rămâne în listă, dar nu mai este propus |
| Ștergerea unui șablon | Da | Notele deja emise nu sunt afectate |
| Un cont din fila Conturi implicite | Da | Se aplică documentelor contabilizate de acum înainte. Golirea câmpului revine la valoarea livrată |
| Contul pe un document individual | Da, la completarea documentului | Are prioritate față de orice valoare implicită, doar pentru acel document |
Ordinea priorităților la contabilizare: contul de pe linia documentului bate contul implicit al cheii, iar contul implicit bate valoarea livrată cu produsul.
O schimbare de cont afectează numai documentele contabilizate după ea. Notele deja emise rămân neschimbate — contabilitatea trecută nu se rescrie când schimbi o setare. Ca să reflecți schimbarea pe un document vechi, îi anulezi contabilizarea și îl contabilizezi din nou.
Exemplu practic: o companie de servicii
Situație: SRL „Digital Pro" din Chișinău oferă servicii IT. Nu are mărfuri — cumpără găzduire, licențe și rechizite.
Problema: facturile de la furnizori intră pe 217.1 Bunuri procurate în vederea revînzării, deși sunt servicii.
Cauza, în 90% din cazuri: pe factură a rămas Tipul operațiunii „Achiziție mărfuri". Verifică asta întâi — este gratis și rezolvă cazul cel mai des întâlnit.
- Deschide o factură care a intrat greșit.
- Schimbă Tipul operațiunii în Achiziție servicii.
- Salvează și contabilizează. Debitul devine
713.8Alte cheltuieli administrative.
Dacă vrei alt cont de cheltuială decât 713.8 — de exemplu un analitic propriu pentru cheltuieli IT:
- Deschide Contabilitate → Șabloane de înregistrări, fila Conturi implicite.
- În grupul Trade — Achiziții, caută cheia
TRADE_SUPPLIER_EXPENSE_SERVICES. - Schimbă contul din coloana Cont curent. Coloana Sursă trece pe Override personalizat.
De acum, fiecare factură de servicii propune contul tău. Pentru rechizite pui pe acel document Tipul operațiunii Achiziție materiale, care aduce 211.1.
Contul de pe document rămâne ultimul cuvânt. Oricare ar fi valoarea implicită, pe fiecare linie poți alege alt cont. Setarea globală dă punctul de pornire, nu îl impune.
Depanare
| Simptom | Cauza probabilă | Soluție |
|---|---|---|
| Documentul se contabilizează pe conturi greșite | Tip de operațiune greșit pe document | Corectează Tipul operațiunii, apoi cheia din Conturi implicite |
| Am schimbat contul în șablon, dar facturile intră tot pe cel vechi | Șabloanele nu ating contarea documentelor | Schimbă cheia corespunzătoare din fila Conturi implicite |
| O linie adăugată în șablon nu produce nimic | Linia nu are rol completat | Completează câmpul Rol |
| La contabilizare apare eroare de cont lipsă | Nici documentul, nici cheia implicită nu au cont | Completează contul pe linia documentului sau în Conturi implicite |
| Contabilizarea e refuzată cu mesaj de cont blocat | Contul propus a fost blocat sau dezactivat | Deblochează-l din planul de conturi sau alege alt cont |
| Documentele vechi au conturi diferite de cele noi | Modificarea afectează doar documentele viitoare | Comportament normal și corect |
Întrebări frecvente
Am schimbat contul în șablon și facturile intră tot pe cel vechi. De ce?
Pentru că șabloanele prepopulează doar Operațiunile manuale. Contarea facturilor, plăților și salariilor vine din fila Conturi implicite. Caută acolo cheia potrivită și schimbă contul.
Pot avea mai multe șabloane pentru același tip de document?
Poți crea oricâte, dar formularul de operațiune manuală îți propune un singur șablon — cel pe care îl alegi tu din câmpul Template. Pentru conturi diferite pe documente similare, schimbă contul direct pe documentul respectiv.
Ce se întâmplă dacă blochez un cont folosit la contare?
Contabilizarea unui document care ajunge pe acel cont este refuzată, cu mesaj explicit. Notele deja emise nu sunt afectate. Deblochează contul din planul de conturi sau alege altul.
Pot reseta șabloanele la valorile inițiale?
Pentru fila Conturi implicite, da: golești câmpul și se revine la valoarea livrată. Pentru șabloanele de înregistrări nu există un buton de resetare globală — ștergi șablonul modificat și îl reconstruiești, sau corectezi manual liniile.
Setările afectează corecțiile?
Corecția prin anularea contabilizării și re-contabilizare folosește valorile implicite curente. Corecția printr-un document nou cu valori negative folosește conturile documentului respectiv.
Trebuie să configurez ceva înainte de a începe lucrul?
Nu. Ambele file vin pre-completate. Începe să lucrezi și personalizează pe măsură ce vezi ce conturi schimbi des pe documente.
Ce se întâmplă dacă am două conturi bancare?
Nu schimbi nimic. Contul bancar concret ajunge pe linia notei ca subconto, iar operațiunea bancară îl preia din documentul însuși. Valoarea implicită stabilește doar contul sintetic (242.1 pentru lei, 243.1 pentru valută).
Pot vedea toate conturile setate într-un singur loc?
Da, fila Conturi implicite le arată pe toate, grupate pe module, cu valoarea curentă și cea livrată alături. Rețetele de operațiune manuală se deschid una câte una, din fila Șabloane de înregistrări.
Cum afectează aceste setări rapoartele?
Indirect. Ele decid conturile pe care se generează notele; rapoartele citesc notele. Un cont implicit greșit, necorectat pe document, duce la note pe conturi greșite și la rapoarte greșite.
Legătura cu alte documente
Conturile implicite leagă planul de conturi de documentele operative:
- Planul de conturi — conturile pe care le poți alege
- Reguli de contare — cum folosesc regulile automate conturile implicite
- Registrul jurnal — unde ajung formulele generate
- Solduri inițiale — soldurile se introduc pe aceleași conturi