Perioade contabile
Perioadele contabile sunt mecanismul prin care controlezi ce luni sunt deschise pentru lucru și ce luni sunt deja finalizate. Fiecare perioadă corespunde unei luni calendaristice (ianuarie 2026, februarie 2026 etc.), iar statusul ei determină dacă mai poți posta, edita sau corecta documentele din acea lună.
De ce contează? Pentru că fără control pe perioade, un contabil ar putea modifica accidental o factură din ianuarie în luna mai, denaturând rapoartele deja depuse la Serviciul Fiscal.
Unde găsești: Sidebar → Contabilitate → Perioade
Ce conține o perioadă
Fiecare perioadă afișează:
| Câmp | Ce arată | Exemplu |
|---|---|---|
| An | Anul fiscal | 2026 |
| Luna | Luna calendaristică | 3 (Martie) |
| Status | Starea curentă | Deschisă / În închidere / Închisă |
| Data blocare | Data limită pentru postări | 31.03.2026 |
| Nr. înregistrări | Câte înregistrări de jurnal conține | 247 |
| Închis la | Momentul închiderii | 05.04.2026, 14:30 |
| Închis de | Cine a efectuat închiderea | maria.popescu |
Nu trebuie să creezi perioade manual. POSfix generează automat o perioadă nouă de fiecare dată când postezi un document cu o dată din luna respectivă. Dacă postezi prima factură din aprilie 2026, perioada aprilie 2026 apare automat în listă.
Cele trei statusuri ale unei perioade
O perioadă trece prin trei stări, într-o singură direcție principală:
Deschisă → În închidere → Închisă
↓
(Redeschidere*)
*Redeschiderea este posibilă, dar nu este recomandată — vezi secțiunea dedicată mai jos.
Deschisă
Aceasta este starea normală de lucru. Poți face orice:
- Creezi, editezi și postezi documente cu data din acea lună
- Stornezi documente deja postate
- Modifici soldurile inițiale (dacă data de migrare cade în această perioadă)
- Adaugi și elimini liber înregistrări din jurnal
În închidere
Aceasta este o stare de avertizare — un „semafor galben" înainte de închiderea definitivă:
- Poți încă posta documente, dar la fiecare operațiune sistemul afișează un avertisment
- Scopul: te atenționează că luna este în curs de finalizare
- Folosește acest status în perioada de reconciliere, când verifici că totul este complet
Când treci perioada în „În închidere", parcurge lista:
- Toate facturile de la furnizori sunt introduse și postate?
- Extrasul bancar este reconciliat cu operațiunile din POSfix?
- Salariile sunt calculate și postate?
- Amortizarea lunară este calculată?
- Reevaluarea valutară este efectuată? (vezi Operațiuni în valută)
Abia după ce bifezi totul, închide definitiv.
Închisă
Când închizi o perioadă:
- Nu mai poți posta documente noi cu data din acea lună
- Nu mai poți edita documentele deja postate
- Poți storna documente (RED STORNO) — aceasta este singura corecție permisă
- Soldurile inițiale din această perioadă devin needitabile
- Câmpurile „Închis la" și „Închis de" se completează automat
Dacă descoperi o eroare într-un document dintr-o perioadă închisă, poți storna documentul. Stornarea creează o înregistrare inversă (RED STORNO) care anulează efectul documentului original. Acesta este mecanismul standard de corecție — nu se șterge nimic, ci se adaugă o contraînregistrare.
Data de blocare — protecție suplimentară
Separat de statusul perioadei, poți seta o dată de blocare la nivel de organizație. Aceasta funcționează ca o „barieră" suplimentară:
- Niciun document cu data anterioară datei de blocare nu poate fi postat sau modificat
- Se aplică indiferent de statusul perioadei
- Este util când mai multe persoane lucrează în aceeași organizație
Exemplu practic: SRL „Florești-Agro" are 3 contabili. Contabilul-șef setează data de blocare pe 31.01.2026 după finalizarea lunii ianuarie. Chiar dacă un contabil junior uită că ianuarie e finalizat și încearcă să posteze o factură cu data 28.01.2026, sistemul va refuza operațiunea.
| Scenariu | Data blocare | Efect |
|---|---|---|
| Luna ianuarie verificată | 31.01.2026 | Nimeni nu poate posta documente cu data ≤ 31.01.2026 |
| Trimestrul I finalizat | 31.03.2026 | Protejează 3 luni simultan |
| Anul precedent închis | 31.12.2025 | Previne orice modificare în 2025 |
Fluxul recomandat de lucru lunar
Iată cum arată o închidere de lună tipică pentru o companie moldovenească:
- În timpul lunii — perioada este Deschisă, postezi documente curent
- Zilele 1-5 ale lunii următoare — trece în În închidere, verifică completitudinea:
- Toate facturile primite sunt introduse și postate?
- Extrasul bancar este reconciliat?
- Salariile sunt calculate și postate?
- Amortizarea lunară este calculată?
- Reevaluarea valutară este efectuată?
- Verifică balanța — deschide balanța de verificare și compară cu așteptările
- Închide perioada — apasă butonul de închidere, confirmă acțiunea
- Actualizează data de blocare — setează data de blocare pe ultima zi a lunii închise
Exemplu concret: SRL „Codru-Vin" închide luna martie 2026 pe 4 aprilie. Contabilul-șef trece perioada martie în „În închidere" pe 1 aprilie, echipa verifică 3 zile, apoi pe 4 aprilie închide definitiv și setează data de blocare pe 31.03.2026.
Redeschiderea unei perioade
Dacă descoperi că trebuie să faci corecții într-o perioadă deja închisă, ai două opțiuni:
Opțiunea 1: Stornare (recomandat)
Stornezi documentul eronat și creezi unul nou cu datele corecte, totul în cadrul perioadei curente (deschise). Aceasta este metoda preferată, pentru că:
- Nu afectează integritatea lunii închise
- Nu ridică semne de întrebare la audit
- Urmele corecției sunt vizibile și transparente
Opțiunea 2: Redeschidere
Un administrator poate redeschide perioada, face corecțiile necesare, apoi o închide din nou. Folosește această opțiune doar când stornarea nu este suficientă (de exemplu, trebuie să modifici o sumă pe o factură de achiziție care afectează soldul inițial al lunii următoare).
Fiecare redeschidere este înregistrată în istoric (cine, când). Într-un audit fiscal, redeschiderile frecvente pot ridica semne de întrebare. Preferă stornarea ori de câte ori este posibil.
Depanare
| Problemă | Cauza probabilă | Soluție |
|---|---|---|
| „Nu pot posta documentul" | Perioada este închisă sau data documentului este anterioară datei de blocare | Verifică statusul perioadei și data de blocare în Perioade |
| „Documentele Draft nu mai pot fi postate" | Perioada respectivă a fost închisă | Modifică data documentului într-o perioadă deschisă, sau redeschide perioada |
| „Nu pot modifica soldurile inițiale" | Perioada de migrare este închisă | Redeschide perioada sau contactează administratorul |
| „Perioada nu apare în listă" | Nu ai postat niciun document în acea lună | Postează un document cu data din luna respectivă — perioada se creează automat |
| „Butonul de închidere nu este disponibil" | Nu ai permisiunile necesare | Doar contabilul-șef sau administratorul poate închide perioade |
Legătura cu alte documente
Perioadele contabile interacționează cu aproape toate funcționalitățile POSfix:
- Registrul jurnal — înregistrările sunt grupate pe perioade; închiderea perioadei blochează adăugarea de noi înregistrări
- Solduri inițiale — soldurile devin needitabile când perioada de migrare este închisă
- Reguli de contare — regulile verifică statusul perioadei înainte de a genera formule contabile
- Operațiuni în valută — reevaluarea valutară trebuie efectuată înainte de închiderea perioadei
- Balanța de verificare — verifică balanța înainte de a închide, pentru a te asigura că totul este corect
Întrebări frecvente
Pot sări o lună? De exemplu, să închid martie fără să fi închis februarie?
Tehnic da, POSfix permite acest lucru. Dar nu este recomandat: soldurile de deschidere ale lunii martie depind de luna februarie. Dacă februarie nu este finalizat, balanța din martie poate fi incorectă. Închide perioadele în ordine cronologică.
Ce se întâmplă cu documentele în Draft dintr-o perioadă închisă?
Documentele în Draft rămân vizibile, dar nu mai pot fi postate cu data din acea perioadă. Ai două opțiuni: modifici data documentului într-o perioadă deschisă, sau anulezi documentul.
Cine poate închide și redeschide perioade?
Doar utilizatorii cu rol de contabil-șef sau administrator. Contabilii obișnuiți primesc doar avertismentul din statusul „În închidere", dar nu pot schimba statusul perioadei.
De ce apar 0 înregistrări într-o perioadă în care am lucrat?
Verifică dacă documentele sunt postate. Documentele în status Draft nu generează înregistrări de jurnal. Deschide documentele din acea lună și postează-le.
Cum închid anul fiscal?
Anul fiscal se închide prin închiderea tuturor celor 12 perioade lunare. Nu există un buton separat de „închidere an". După ce închizi decembrie, setează data de blocare pe 31.12 al anului respectiv pentru protecție suplimentară.
Pot avea deschise mai multe perioade simultan?
Da, poți avea mai multe perioade deschise în același timp. De exemplu, în aprilie poți avea deschise atât martie (pentru corectări de ultim moment), cât și aprilie (pentru lucrul curent). Totuși, este bine să finalizezi luna precedentă cât mai rapid.
Ce se întâmplă dacă cineva redeschide o perioadă în timp ce eu lucrez?
Dacă un administrator redeschide o perioadă, acea lună devine din nou disponibilă pentru toți utilizatorii. Nu există conflicte — documentele existente rămân intacte.
Trebuie să aștept depunerea declarațiilor fiscale înainte de a închide perioada?
Nu neapărat. Poți depune IPC, declarația TVA etc. și apoi închide perioada. Dar este recomandat să finalizezi toate verificările înainte de a închide, pentru a evita necesitatea redeschiderii.
Cum afectează perioadele rapoartele?
Rapoartele (balanța de verificare, registrul jurnal, situațiile financiare) funcționează indiferent de statusul perioadei. Poți genera rapoarte atât pentru perioade deschise cât și pentru perioade închise. Diferența este doar la nivel de operațiuni (postare, editare).
Ce fac dacă am închis din greșeală o perioadă?
Contactează administratorul organizației pentru a redeschide perioada. Redeschiderea este posibilă și reversibilă, dar este înregistrată în istoric.
Pot bloca o singură zi, nu o lună întreagă?
Nu direct prin perioade (care funcționează la nivel de lună). Dar poți folosi data de blocare pentru a bloca totul până la o anumită dată. De exemplu, setând data de blocare pe 15.03.2026, blochezi prima jumătate a lunii martie, dar lași a doua jumătate deschisă.
Am migrat de la alt program. Trebuie să creez perioade pentru lunile anterioare?
Nu. POSfix creează perioade automat pe baza documentelor postate. Dacă introduci solduri inițiale la 01.01.2026, nu ai nevoie de perioade pentru 2025. Concentrează-te pe lunile în care lucrezi efectiv.