Solduri inițiale

Documentul de solduri inițiale aduce în POSfix situația contabilității tale la data migrării. Nu e un tabel de setări: are ciclul obișnuit Ciornă → Contabilizat și emite o notă, ca orice alt document.

Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Solduri initiale

Butonul Document nou îți deschide formularul:

1 secțiunea documentului · 2 data soldurilor · 3 adaugă un rând · 4 verifică echilibrul

Selectorul de secțiune are trei valori — Solduri generale, Mijloace fixe și Imobilizări necorporale. Ultimele două nu cer doar o sumă, ci datele activului, și îți creează fișele odată cu soldul.

Ce document este și când se folosește

Soldurile inițiale se introduc o singură dată — la migrarea contabilității din sistemul anterior (1C, Excel, alt program) către POSfix. Practic, iei „fotografia" contabilității tale la o dată fixă și o transpui în POSfix.

Nu este un simplu tabel: fiecare set de solduri este un document cu ciclul obișnuit Ciornă → Contabilizat, care la contabilizare emite o notă în registrul jurnal.

Când migrezi

Moment	Avantaje	Dezavantaje
1 ianuarie (cel mai frecvent)	Ai solduri clare de la finele anului; primul an în POSfix este complet	Trebuie să aștepți închiderea exercițiului precedent
1 a lunii curente	Poți începe imediat	Rapoartele anuale vor conține doar date parțiale
Mijlocul lunii	Flexibil — documentul reține ziua exactă	An incomplet și verificare mai grea

Recomandare: migrează la 1 ianuarie. Ai un an complet în POSfix, rapoartele anuale sunt consistente, iar verificarea e simplă — compari cu bilanțul de la 31 decembrie din sistemul anterior.

Date necesare înainte de introducere

Pregătește aceste documente din sistemul anterior, toate la aceeași dată (data migrării):

1. Balanța de verificare — soldul fiecărui cont analitic
2. Lista mijloacelor fixe — denumire, număr de inventar, valoare de intrare, amortizare cumulată, durată rămasă
3. Lista imobilizărilor necorporale — licențe, brevete, cu valorile și amortizarea
4. Desfășurarea pe parteneri — cât datorezi fiecărui furnizor, cât îți datorează fiecare client
5. Soldurile valutare — pentru fiecare cont valutar, suma în valută și echivalentul ei în lei la cursul BNM din data migrării. Ai nevoie de amândouă (vezi mai jos)

Verifică-ți balanța înainte de a o introduce. Balanța din sistemul anterior trebuie să fie echilibrată: Total Debit = Total Credit. Dacă nu este, corectează erorile în sistemul vechi. POSfix nu te oprește să contabilizezi un document dezechilibrat, dar diferența aterizează pe contul auxiliar și tot trebuie lămurită.

Cele trei secțiuni

Un document de solduri inițiale aparține uneia dintre secțiuni, aleasă la creare:

Secțiune	Ce conține
Solduri generale	Soldurile conturilor contabile, cu subconturile lor
Mijloace fixe	Fiecare mijloc fix, cu valoarea de intrare și amortizarea cumulată
Imobilizări necorporale	Licențe, brevete, programe — cu valoarea și amortizarea

Secțiunea se blochează după creare. Odată salvat documentul, secțiunea nu se mai schimbă.

Deasupra liniilor apar file cu numele celorlalte secțiuni — Solduri generale, Mijloace fixe, Imobilizări necorporale — și poți trece pe ele ca să vezi, în același ecran, liniile documentelor surori din aceeași perioadă, în regim doar-citire. Filele apar numai dacă există și alte secțiuni cu linii; pe un document singur, în locul lor vezi doar titlul secțiunii.

Introducere pas cu pas

Pasul 1: Verifică planul de conturi

Înainte de a introduce solduri, asigură-te că toate conturile necesare există:

• Deschide Planul de conturi
• Compară cu balanța ta — fiecare cont cu sold trebuie să aibă corespondent în POSfix
• Dacă lipsește un cont analitic (ex. 242.3 pentru o bancă anume), creează-l

Liniile pe conturi inexistente sunt ignorate la contabilizare. O linie al cărei cont nu se regăsește în planul organizației rămâne în document, marcată ca nepotrivită, dar nu produce linie de notă și nu intră în calculul diferenței. Este un semnal că trebuie să creezi contul lipsă, nu o eroare care blochează.

Pasul 2: Creează documentul și introdu soldurile generale

Apasă Document nou, alege secțiunea Solduri generale, completează Data și descrierea, apoi adaugă liniile:

Câmp	Descriere	Exemplu
Cont	Contul (căutare după cod sau denumire)	242.1
Tip	Tipul contului, afișat automat. Activ → completezi Debit, Pasiv → completezi Credit	Activ
Debit	Suma pe debit	145.320,00
Credit	Suma pe credit	0,00
Subconto	Sloturile analitice declarate pe cont — formularul îți arată exact ce tipuri cere	Contrapartidă: Omega SRL

Mijloacele fixe și amortizarea lor nu intră aici — ele au secțiunea proprie (pasul 4).

Nu deduce partea soldului din clasa contului. Coloana Tip a liniei e singura sursă: Activ înseamnă că suma se scrie pe Debit, Pasiv că se scrie pe Credit. Nu te lua după clasă — planul livrat are conturi de pasiv în clasele 1 și 2 și conturi de activ în clasele 3–5.

Conturile valutare au nevoie de două cifre

Un cont valutar (241.2, 243.1, 243.2, 221.2, 521.2, 511.2, 411.2) poartă două solduri: soldul în valută și echivalentul lui în lei. Reevaluarea lunară le folosește pe amândouă — ea recalculează soldul valutar la cursul de închidere și compară rezultatul cu soldul în lei.

Un sold valutar introdus doar în lei strică prima reevaluare

Fără suma în valută, contul are valoare în lei și zero valută. La prima reevaluare, POSfix recalculează zero valută la cursul lunii și încearcă să aducă soldul în lei tot la zero — o pierdere falsă, cât întregul sold.

Exemplu. Introduci pe 243.1 doar 97.000 lei (contravaloarea a 5.000 EUR). La prima reevaluare, soldul valutar cunoscut este 0, deci diferența calculată este −97.000 lei: contul bancar ajunge la zero, iar 722.4 încasează o cheltuială inexistentă de 97.000 lei. Rezultatul financiar și impozitul pe venit ies greșite.

Ecranul Solduri generale nu are câmp de valută. Introdu soldurile valutare pe una din cele două căi care duc și suma în valută:

• Import din 1C — exportul poartă atât suma în valută, cât și echivalentul în lei.
• Operațiune manuală — pe fiecare linie completezi valuta și cursul, alături de sumă.

Verifică după prima închidere de lună. Deschide Contabilitate → Fișa de cont pe contul valutar și compară soldul, în valută și în lei, cu extrasul bancar. Dacă nu coincid, oprește-te și corectează soldul inițial înainte să contabilizezi altceva.

Pasul 3: Introdu desfășurarea pe parteneri

Pentru conturile cu slot de subconto Contrapărți (221.1 creanțe, 521.1 furnizori), introduci câte o linie pentru fiecare partener, cu partenerul ales în coloana Subconto.

Suma liniilor = soldul contului. Nu introduci și o linie „totală" pe cont, pe lângă cele per partener — soldul contului iese din însumarea liniilor.

Pasul 4: Introdu mijloacele fixe

Creează un document nou în secțiunea Mijloace fixe. Tabelul are nouă coloane, câte una pentru fiecare dintre datele activului:

Coloană	Ce scrii	Exemplu
Denumire activ	Numele mijlocului fix	Cuptor industrial Bongard
Grup active	Grupa din catalogul de mijloace fixe	Utilaje
Număr inventar	Numărul de inventar din evidența veche	MF-0042
Cost initial	Valoarea de intrare	185.000,00
Amortizare cumulată	Amortizarea calculată până la data migrării	74.000,00
Valoare reziduala	Cât a mai rămas de amortizat	111.000,00
Durata (luni)	Lunile rămase de utilizare	36
Metoda de amortizare	Liniară sau Sold degresiv	Liniară
Data punerii in functiune	Data inițială de exploatare	01.01.2024

Conturile stau într-un al doilea rând, sub linie. Sub fiecare activ ai un rând etichetat Conturi, cu patru câmpuri: Cont activ, Cont amortizare, Cont cheltuieli și Valoare reziduală. Atenție la ultimul: Valoare reziduală de aici e ce rămâne la capătul duratei, de regulă 0 — nu-l confunda cu coloana Valoare reziduala din tabel, care e restul de amortizat.

Poți fie lega linia de un activ existent deja în evidență, fie o lași ca activ nou — la salvare, activele noi se creează automat, iar formularul îți spune câte urmează să fie create.

Contul de cheltuieli urmează destinația activului, nu grupa lui: unde muncește activul, acolo se duce amortizarea lui lunară. Îl completezi aici o singură dată, iar documentele lunare de uzură îl folosesc mai departe.

Durata se introduce o singură dată, aici. Ecranul are o singură coloană, Durata (luni), și acolo scrii durata contabilă rămasă. Durata fiscală se completează pe fișa activului, nu în soldurile inițiale.

Pasul 5: Introdu imobilizările necorporale

Aceeași logică, într-un document din secțiunea Imobilizări necorporale: denumire, cost inițial, amortizare cumulată, durata rămasă, plus rândul de conturi de dedesubt.

Pasul 6: Verifică echilibrul

Verificarea stă în antetul documentului, deasupra liniilor, într-o grilă Debit / Credit:

• câte un rând pentru fiecare secțiune care are linii — Solduri generale, Mijloace fixe, Imobilizări necorporale;
• un rând Total peste toate;
• sub grilă, verdictul: ✓ Document balansat (toate secțiunile) sau Diferență pe document, cu suma.

Sub liniile secțiunii curente ai separat Subtotal secțiune. Acesta nu trebuie să fie zero — mijloacele fixe stau în secțiunea lor și nu se echilibrează singure.

Butonul Validează soldurile recalculează diferența la cerere.

Diferența nu blochează contabilizarea — dar nu o ignora

POSfix îți permite să contabilizezi un document dezechilibrat: reziduul aterizează pe contul auxiliar 000 („Cont auxiliar (solduri initiale)"), ca soldurile parțiale să poată intra în sistem etapizat. Este o ușă lăsată intenționat deschisă pentru contabil, nu o aprobare. Cât timp 000 are sold, migrarea nu este terminată — îl închizi ulterior cu o operațiune manuală de ajustare.

Pasul 7: Contabilizează și confirmă cu balanța

Apasă Contabilizează. Abia acum se emite nota și soldurile intră în rapoarte. Apoi deschide Contabilitate → Balanța de verificare la data migrării și compară, cont cu cont, cu balanța din sistemul anterior. Cum se generează, în Balanța de verificare.

Import din 1C

Dacă vii din 1C, nu introduce nimic manual. Butonul Import din 1C, din antetul listei de solduri inițiale, deschide o fereastră cu trei pași: Selectare Fișier, Mapare conturi, Previzualizare.

Ca să imporți soldurile:

1. Selectare Fișier — tragi în fereastră exportul din 1C Contabilitate (.contfix sau .json, maximum 50 MB). Dacă fișierul e criptat, apare eticheta Criptat și un câmp Parola fișierului. Continuă.
2. Mapare conturi — vezi organizația și data soldurilor citite din fișier, câte conturi s-au potrivit automat, totalurile Debit și Credit, plus avertismentul Totalurile debit și credit nu sunt egale dacă exportul nu se închide. Tabelul are, pe fiecare rând, Cont sursă, denumirea, sumele și Cont destinație — pe acesta din urmă îl poți schimba tu. Sub tabel îți spune câte mijloace fixe și câte imobilizări necorporale a găsit. Continuă.
3. Previzualizare — trei cartonașe cu ce urmează să intre (solduri generale, mijloace fixe, imobilizări necorporale), apoi Opțiuni date de referință: bifezi Creează parteneri noi, Creează produse noi, Creează angajați noi, fiecare cu numărul de intrări noi alături. Dacă au rămas conturi nepotrivite, aici scrie Conturi nemapate: N — aceste conturi vor fi omise la import. Alegi Anul și Luna, apoi apeși Importă soldurile.

Un cont nemapat nu oprește importul — se sare peste el. Dacă vezi un număr la Conturi nemapate, întoarce-te la pasul 2 și alege manual contul destinație, sau creează întâi contul lipsă în planul de conturi. Altfel soldul acela pur și simplu nu intră, iar diferența îți apare abia la verificarea echilibrului.

Ce se întâmplă la contabilizare

Când contabilizezi documentul, POSfix:

• generează o notă contabilă cu tipul sursă „solduri inițiale", în care fiecare linie are drept contrapartidă contul auxiliar 000;
• proiectează soldurile în evidența analitică, astfel încât balanța de verificare și fișa de cont le afișează imediat;
• creează activele noi declarate în secțiunile de mijloace fixe și imobilizări necorporale.

Un document fără nicio linie valabilă nu poate fi contabilizat.

Cum corectezi erorile după ce ai început lucrul

Situație: Ai contabilizat soldurile, ai înregistrat câteva facturi, și descoperi că soldul lui 521.1 era greșit.

Soluție:

1. Deschide documentul de solduri inițiale
2. Din meniul ⋯ al antetului alege Anulează contabilizarea — documentul revine la Ciornă, iar nota se șterge
3. Corectează linia greșită
4. Contabilizează din nou

Dacă perioada e închisă, anularea contabilizării este refuzată. Redeschide perioada, dacă politica companiei permite, sau introdu corecția printr-o operațiune manuală în perioada curentă.

Scenarii frecvente de corecție:

Situație	Ce faci
Am uitat un cont cu sold	Anulezi contabilizarea, adaugi linia, contabilizezi din nou
Am introdus suma pe partea greșită	Idem — corectezi linia în ciornă
Am uitat un partener pe subconto	Adaugi linia cu partenerul lipsă
Diferența este mică și nu găsesc sursa	Verifică dacă vreo linie e marcată ca nepotrivită — contul ei probabil lipsește din plan
Contul 000 a rămas cu sold	Închide-l cu o operațiune manuală de ajustare

Greșeli frecvente la migrare

Greșeala	Consecința	Cum eviți
Introduci solduri pe coduri de grup (521 în loc de 521.1)	Soldul nu se poate desface pe analitice	Folosește conturi analitice
Inversezi debit și credit	Diferența pe document nu se închide	Uită-te la coloana Tip a liniei, nu la clasa contului: Activ = sold debitor, Pasiv = sold creditor
Pui mijloacele fixe în secțiunea de solduri generale	Activele nu se creează, amortizarea nu pornește	Fiecare activ se introduce în secțiunea Mijloace fixe
Uiți conturi cu solduri mici	Diferența rămâne pe contul 000	Verifică sistematic fiecare cont din balanța veche
Nu introduci desfășurarea pe parteneri	Nu poți vedea datorii/creanțe per partener	Câte o linie per partener, cu subconto-ul completat
Introduci amortizarea ca sold debitor	Valoarea netă a activelor iese dublată	Amortizarea cumulată se introduce în câmpul ei, în secțiunea de active
Contabilizezi cu diferență și uiți de ea	Contul 000 rămâne cu sold și strică bilanțul	Închide 000 înainte de a considera migrarea terminată
Nu verifici balanța după contabilizare	Erorile rămân nedetectate	Compară imediat balanța POSfix cu cea veche

Întrebări frecvente

La ce dată introduc soldurile inițiale?

La data exactă la care începi lucrul în POSfix. Cel mai frecvent 1 ianuarie, dar documentul reține și ziua, deci poți migra la orice dată din lună.

Ce fac dacă am diferență între debit și credit?

Verifică sistematic fiecare sold introdus comparativ cu balanța veche. Cele mai frecvente cauze:

• Un cont omis, mai ales cu sold mic
• O sumă introdusă pe partea greșită
• O linie marcată ca nepotrivită, al cărei cont lipsește din planul tău
• Active introduse în secțiunea greșită

Trebuie să introduc soldurile pentru conturi cu sold zero?

Nu. Introdu doar conturile care au sold nenul la data migrării.

Pot introduce solduri în mijlocul anului?

Da. Dacă migrezi la 1 iulie, rapoartele anuale (01.01 – 31.12) vor conține doar a doua jumătate a anului. Fie accepți anul parțial și începi raportarea completă din anul următor, fie introduci și rulajele cumulate — variantă complexă și riscantă.

Cum verific că soldurile inițiale sunt corecte?

După contabilizare, deschide Contabilitate → Balanța de verificare pentru data migrării și compară, cont cu cont, cu balanța din sistemul anterior.

Pot modifica soldurile inițiale după ce am început să lucrez?

Da: anulezi contabilizarea documentului, corectezi și contabilizezi din nou — atât timp cât perioada o permite.

Ce fac dacă am conturi în valută?

Introdu și suma în valută, nu doar echivalentul în lei. Ecranul Solduri generale nu are câmp de valută, deci folosește Import din 1C sau o operațiune manuală cu valuta și cursul completate pe linie.

Un sold valutar introdus doar în lei face ca prima reevaluare lunară să încerce să aducă acel sold la zero. Vezi secțiunea „Conturile valutare au nevoie de două cifre" de mai sus.

Trebuie să introduc fiecare mijloc fix separat?

Da. Fiecare activ are nevoie de valoarea de intrare, amortizarea cumulată, durata rămasă și metoda de amortizare, ca POSfix să continue corect calculul lunar.

Am 200 de parteneri cu solduri — trebuie să-i introduc pe toți?

Da, dacă vrei soldurile per partener în rapoarte. Dacă vii din 1C, folosește Import din 1C — referințele de partener se potrivesc automat și scapi de introducerea manuală.

Ce se întâmplă dacă nu introduc solduri inițiale?

POSfix funcționează, dar rapoartele reflectă doar operațiunile de la primul document contabilizat încoace. Acceptabil doar pentru o companie nou-înființată.

Am descoperit o eroare la 3 luni după migrare. Ce fac?

Dacă perioada de migrare este încă deschisă, anulezi contabilizarea documentului și îl corectezi. Dacă este închisă: fie o redeschizi, fie introduci corecția printr-o operațiune manuală în perioada curentă.

Legătura cu alte documente

Soldurile inițiale conectează sistemul anterior cu POSfix:

• Planul de conturi — conturile pe care introduci solduri
• Perioade contabile — cum afectează închiderea perioadei corectarea soldurilor
• Registrul jurnal — unde apare nota de solduri inițiale
• Șabloane de contare — conturile implicite folosite mai departe de documentele operative