Solduri inițiale
Acest pas este cel mai important din procesul de migrare. Soldurile inițiale sunt cifrele cu care începi lucrul în POSfix — ele reflectă situația financiară exactă a companiei tale la data migrării. Dacă le introduci greșit, toate rapoartele generate ulterior vor fi eronate.
Unde găsești: Sidebar → Contabilitate → Solduri inițiale
Ce document este și când se folosește
Soldurile inițiale se introduc o singură dată — la migrarea contabilității din sistemul anterior (alt sistem contabil (Excel, alt program)) către POSfix. Practic, iei „fotografia" contabilității tale la o dată fixă și o transpui în POSfix.
Când migrezi
| Moment | Avantaje | Dezavantaje |
|---|---|---|
| 1 ianuarie (cel mai frecvent) | Ai solduri clare de la finele anului; primul an în POSfix este complet | Trebuie să aștepți închiderea exercițiului precedent |
| 1 a lunii curente | Poți începe imediat | Rapoartele anuale vor conține doar date parțiale |
| Mijlocul anului | Flexibil | Trebuie rulaje cumulate de la 1 ianuarie sau accepți an incomplet |
Migrează la 1 ianuarie. Astfel ai un an complet în POSfix, rapoartele anuale sunt consistente, iar verificarea este simplă — compari cu bilanțul de la 31 decembrie din sistemul anterior.
Date necesare înainte de introducere
Pregătește aceste documente din sistemul anterior, toate la aceeași dată (data migrării):
- Balanța de verificare (trial balance) — soldul fiecărui cont analitic
- Lista mijloacelor fixe — denumire, valoare de intrare, amortizare acumulată, durată rămasă
- Lista imobilizărilor necorporale — licențe, brevete, cu valorile și amortizarea
- Desfășurarea pe parteneri — cât datorezi fiecărui furnizor, cât îți datorează fiecare client
- Soldurile valutare — sumele în valută și echivalentul în MDL la cursul BNM din data migrării
Balanța de verificare din sistemul anterior trebuie să fie echilibrată (Total Debit = Total Credit). Dacă nu este, corectează erorile în sistemul vechi înainte de migrare. Introducerea unei balanțe dezechilibrate în POSfix va bloca salvarea.
Introducere pas cu pas
Pasul 1: Verifică planul de conturi
Înainte de a introduce solduri, asigură-te că toate conturile analitice necesare există în POSfix:
- Deschide Planul de conturi
- Compară cu balanța ta — fiecare cont cu sold trebuie să aibă corespondent în POSfix
- Dacă lipsește un cont analitic (ex. ai
242.3pentru Victoriabank, dar nu există), creează-l
Pasul 2: Introduce soldurile generale (conturi contabile)
Deschide pagina Solduri inițiale și completează fiecare cont analitic care are sold:
| Câmp | Descriere | Exemplu |
|---|---|---|
| Cont | Contul analitic (cu punct) | 242.1 |
| Sold debitor | Suma pe debit (pentru conturi de activ) | 145.320,00 MDL |
| Sold creditor | Suma pe credit (pentru conturi de pasiv) | 0,00 MDL |
| Subcont 1 | Dimensiune analitică (partener, departament, etc.) | Omega SRL |
| Subcont 2 | A doua dimensiune, dacă este cazul | Contractul nr. 15 |
| Valută | Dacă contul are atributul hasCurrency | EUR |
| Sumă valutară | Soldul în valută străină | 7.500,00 EUR |
Introduci solduri doar pe conturi analitice (cu punct: 242.1, 521.1, 217.1). Conturile de grup (242, 521, 217) sunt calculate automat ca sumă a conturilor analitice. POSfix nu permite introducerea soldurilor pe conturi de grup.
Exemplu practic — SRL „Brutăria Castelană" migrează la 01.01.2026:
| Cont | Denumire | Sold debitor | Sold creditor |
|---|---|---|---|
211.1 | Materiale (făină, zahăr) | 28.400 | — |
217.1 | Mărfuri (produse de patiserie) | 15.200 | — |
221.1 | Creanțe comerciale | 42.000 | — |
242.1 | Cont curent MAIB | 87.650 | — |
241.1 | Casa în MDL | 3.200 | — |
123.1 | Mijloace fixe (cuptor, vitrină) | 285.000 | — |
124.1 | Amortizarea MF | — | 95.000 |
521.1 | Datorii furnizori | — | 63.450 |
531.1 | Datorii salariale | — | 24.500 |
533.1 | Contribuții sociale | — | 8.820 |
534.4 | TVA de plătit | — | 12.680 |
311.1 | Capital social | — | 5.400 |
332.1 | Profit nerepartizat | — | 251.600 |
| TOTAL | 461.450 | 461.450 |
Pasul 3: Introduce soldurile pe subconturi (desfășurare per partener)
Pentru conturile cu subcont Partener (221.1 Creanțe, 521.1 Furnizori), trebuie să introduci câte o linie pentru fiecare partener:
| Cont | Partener (Subcont 1) | Sold debitor | Sold creditor |
|---|---|---|---|
221.1 | Magazin „La Cristina" SRL | 25.000 | — |
221.1 | Restaurant „Casa Veche" SRL | 17.000 | — |
521.1 | Moldinconbank Leasing | — | 38.000 |
521.1 | „Grâu de Aur" SRL | — | 25.450 |
Totalul liniilor detaliate pe subconturi trebuie să coincidă cu soldul contului. De exemplu: 25.000 + 17.000 = 42.000 (soldul contului 221.1 din pasul anterior).
Pasul 4: Introduce mijloacele fixe
Pentru fiecare mijloc fix aflat în patrimoniul organizației la data migrării:
| Câmp | Descriere | Exemplu |
|---|---|---|
| Denumire | Numele mijlocului fix | Cuptor industrial Bongard |
| Cont de evidență | Contul analitic al mijlocului fix | 123.1 |
| Valoare de intrare | Costul inițial (de achiziție) | 185.000,00 MDL |
| Amortizare acumulată | Amortizarea calculată până la data migrării | 74.000,00 MDL |
| Valoare reziduală | Valoarea rămasă de amortizat | 111.000,00 MDL |
| Durată de viață rămasă | Luni rămase de utilizare | 36 luni |
| Data punerii în funcțiune | Data inițială de exploatare | 01.01.2024 |
| Cont de amortizare | Contul acumulării amortizării | 124.1 |
Duratele de utilizare ale mijloacelor fixe sunt reglementate prin HG nr. 704/2019 (Catalogul mijloacelor fixe și duratelor de funcționare utilă). Asigură-te că durata rămasă pe care o introduci este consistentă cu durata totală din catalog.
Pasul 5: Introduce imobilizările necorporale
Similar cu mijloacele fixe, dar pentru active intangibile:
| Câmp | Descriere | Exemplu |
|---|---|---|
| Denumire | Numele imobilizării | Licență software ERP |
| Cont de evidență | Contul analitic | 111.1 |
| Valoare de intrare | Costul de achiziție | 24.000,00 MDL |
| Amortizare acumulată | Amortizarea calculată | 8.000,00 MDL |
| Durată de viață rămasă | Luni rămase | 24 luni |
Pasul 6: Verifică echilibrul și salvează
POSfix verifică automat egalitatea fundamentală:
Total Debit = Total Credit
Dacă totalurile nu coincid, salvarea este blocată și sistemul afișează diferența. Verifică fiecare sold introdus comparativ cu balanța din sistemul anterior.
Pasul 7: Confirmă cu balanța de verificare
După salvare, deschide Balanța de verificare în POSfix pentru data migrării. Compară cifrele cu balanța din sistemul anterior — trebuie să coincidă exact, cont cu cont.
Ce se întâmplă la salvare
Când salvezi soldurile inițiale, POSfix generează automat o înregistrare în jurnal cu tipul sursă OpeningBalance. Această înregistrare:
- Apare în registrul jurnal ca un document special
- Setează soldurile de pornire pentru toate conturile specificate
- Afectează imediat balanța de verificare și fișa de cont
- Poate fi editată ulterior, atât timp cât perioada nu este închisă
Cum corectezi erorile după ce ai început lucrul
Situație: Ai introdus soldurile, ai contat câteva facturi, și descoperi că soldul contului 521.1 era greșit.
Soluție:
- Deschide pagina Solduri inițiale
- Corectează soldul greșit
- Salvează — POSfix actualizează înregistrarea de deschidere
Dacă ai închis deja perioada contabilă corespunzătoare datei de migrare, nu mai poți edita soldurile inițiale. Va trebui să redeschizi perioada (dacă este posibil) sau să introduci o corecție prin document ajustare.
Scenarii frecvente de corecție:
| Situație | Ce faci |
|---|---|
| Am uitat un cont cu sold | Adaugă-l în pagina Solduri inițiale și salvează din nou |
| Am introdus suma pe partea greșită (debit în loc de credit) | Corectează direct în pagina Solduri inițiale |
| Am uitat un partener pe subcont | Adaugă linia cu partenerul lipsă |
| Diferența este mică și nu găsesc sursa | Verifică conturile activ-pasive (221, 226) — soldurile pot fi pe ambele părți |
Greșeli frecvente la migrare
| Greșeala | Consecința | Cum eviți |
|---|---|---|
Introduci solduri pe conturi de grup (521 în loc de 521.1) | POSfix blochează salvarea | Folosește doar conturi analitice (cu punct) |
| Inversezi debit și credit | Balanța nu se echilibrează | Conturile de activ (clasa 1, 2) au sold pe debit; pasiv (clasa 3, 4, 5) pe credit |
| Uiți conturi cu solduri mici | Balanța nu se echilibrează | Verifică sistematic fiecare cont din balanța veche |
| Nu introduci desfășurarea pe parteneri | Nu poți vedea datorii/creanțe per furnizor/client | Introduce câte o linie per partener cu subcont |
| Introduci amortizarea MF ca sold pozitiv pe debit | Valoarea netă a MF va fi dublată | Amortizarea acumulată (124) este cont de pasiv — sold pe credit |
| Uiți soldurile valutare | Cursurile viitoare nu se pot aplica corect | Introdu și suma în valută și echivalentul MDL |
| Migrezi la o dată aleatorie | Verificarea este dificilă | Alege 1 ianuarie sau 1 a lunii |
| Nu verifici balanța după salvare | Erorile rămân nedetectate | Compară imediat balanța POSfix cu balanța veche |
Întrebări frecvente
La ce dată introduc soldurile inițiale?
La data exactă la care începi lucrul în POSfix. Cel mai frecvent, aceasta este 1 ianuarie al anului curent — astfel ai soldurile de la sfârșitul anului precedent ca punct de pornire. Dar poți migra la orice dată.
Ce fac dacă am diferență între debit și credit?
Verifică sistematic fiecare sold introdus comparativ cu balanța din sistemul anterior. Cele mai frecvente cauze:
- Un cont omis (mai ales conturi cu solduri mici)
- O sumă introdusă pe partea greșită (debit în loc de credit)
- Amortizarea acumulată introdusă ca debit în loc de credit
- Conturile activ-pasive (
221,226) cu solduri pe ambele părți
Trebuie să introduc soldurile pentru conturi cu sold zero?
Nu. Introduce doar conturile care au sold nenul la data migrării. Conturile cu sold zero nu necesită înregistrare.
Pot introduce solduri în mijlocul anului?
Da, dar cu o atenție importantă. Dacă migrezi la 1 iulie, rapoartele anuale (01.01 – 31.12) vor fi incomplete — vor conține doar operațiunile din a doua jumătate a anului. Opțiuni:
- Acceptă anul parțial și începe raportarea completă din anul următor
- Introduci și rulajele cumulate (01.01 – 30.06), dar acest lucru este complex și riscant
Cum verific că soldurile inițiale sunt corecte?
După salvare, deschide Balanța de verificare pentru data migrării. Compară cifrele cu balanța din sistemul anterior — trebuie să coincidă exact, cont cu cont, sumă cu sumă.
Pot modifica soldurile inițiale după ce am început să lucrez?
Da, atât timp cât perioada contabilă corespunzătoare nu a fost închisă. Corectează soldul în pagina Solduri inițiale și salvează din nou. POSfix va actualiza automat toate rapoartele afectate.
Ce fac dacă am conturi în valută?
Pentru fiecare cont cu atributul hasCurrency, introduci:
- Soldul în MDL — echivalentul la cursul BNM din data migrării
- Soldul în valută — suma efectivă în EUR/USD
- Cursul — POSfix nu recalculează automat; responsabilitatea corectitudinii este a ta
Trebuie să introduc fiecare mijloc fix separat?
Da. Fiecare mijloc fix trebuie introdus individual, cu valoarea de intrare, amortizarea acumulată și durata de viață rămasă. Acest lucru este necesar pentru ca POSfix să calculeze corect amortizarea lunară în continuare.
Am 200 de parteneri cu solduri — trebuie să-i introduc pe toți?
Da, dacă vrei să vezi soldurile per partener în rapoarte (fișa de cont, balanță pe subconturi). Fără desfășurarea pe subconturi, vei vedea doar totalul pe cont. Introducerea per partener este laborioasă, dar se face o singură dată și merită efortul.
Ce se întâmplă dacă nu introduc solduri inițiale?
POSfix va funcționa, dar toate rapoartele vor reflecta doar operațiunile înregistrate de la data primului document contat. Balanța de verificare va fi „goală" la data de început. Acest lucru este acceptabil doar dacă compania este nou-înființată.
Pot importa soldurile dintr-un fișier Excel?
Funcționalitatea de import este disponibilă — verifică dacă formatul tău corespunde template-ului de import din POSfix. Alternativ, introducerea manuală este recomandată pentru companiile cu un număr rezonabil de conturi (sub 50 de conturi cu sold), deoarece permite verificarea fiecărei valori.
Am descoperit o eroare în solduri la 3 luni după migrare. Ce fac?
Dacă perioada de migrare nu este închisă, corectezi direct în pagina Solduri inițiale. Dacă perioada este închisă, ai două opțiuni:
- Redeschide perioada (dacă politica companiei permite)
- Creează un document de corecție care ajustează soldul printr-o formulă contabilă suplimentară
Legătura cu alte documente
Soldurile inițiale conectează sistemul anterior cu POSfix:
- Planul de conturi — conturile analitice pe care introduci solduri
- Perioade contabile — cum afectează închiderea perioadei editabilitatea soldurilor
- Registrul jurnal — unde apare înregistrarea de solduri inițiale
- Șabloane de contare — conturile implicite trebuie să corespundă cu cele din solduri