Правила проведения
Правила проведения — это автоматический механизм бухгалтерии в POSfix. Когда вы нажимаете Провести на документе, правило читает данные документа, применяет учётную логику и формирует соответствующие формулы — без ручного ввода Дт/Кт по каждой операции.
Результат: каждый проведённый документ порождает проводку в журнале проводок, со счетами, суммами и субконто, заполненными автоматически, а документ переходит из Черновика в Проведен.
Где настраиваются счета: Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Шаблоны проводок
Как работает процесс
Когда вы нажимаете Провести, POSfix проходит, в таком порядке:
- Проверяет состояние документа — провести можно только Черновик
- Проверяет период — месяц документа должен быть Открыт или Закрывается
- Запускает правило типа документа и формирует строки Дт/Кт
- Заполняет субконто — читает, какие аналитические разрезы требует каждый счёт, и заполняет их из контекста строки (контрагент, договор, склад, номенклатура, сотрудник…)
- Разделяет суммы по бухгалтерскому и налоговому плану, по вычитаемости, объявленной на счёте
- Проверяет каждую строку — оба счёта заполнены
- Проверяет баланс — сумма дебетов = сумма кредитов, с допуском в 1 бан
- Записывает проводку в бухгалтерию вместе со строками Регистра НДС, когда документ их порождает
- Помечает документ как Проведен и прикрепляет к нему проводку
Если любой шаг не проходит, документ остаётся Черновиком, и вы получаете сообщение с причиной. Ничего не записывается наполовину.
Счета на документе имеют приоритет. Если в строке вы выбрали конкретный счёт — например, счёт дохода проданного товара, — правило использует именно его. Если нет, берётся счёт по умолчанию для этой операции, из вкладки Счета по умолчанию (см. Шаблоны проводок). Так вы настраиваете проведение под каждую сделку, не трогая глобальные настройки.
Что вы можете контролировать, а что нет
Открыть правило негде, и редактировать в нём нечего. Изменить можно счета, которые оно использует, и делается это в трёх разных местах.
Правило содержит логику: как рассчитываются суммы, какие строки формируются, как связываются субконто. В интерфейсе оно не появляется и изменению не подлежит. Вы управляете счетами, тремя механизмами.
1. Тип операции на документе
Первое решение принимает поле Тип операции. Оно выбирает, какой счёт по умолчанию запрашивает правило: «Приобретение товаров» ведёт на счёт запасов, «Приобретение услуг» — на счёт расходов, «Приобретение материалов» — на счёт материалов. Когда счёт-фактура попадает не на тот счёт, проверьте сначала это поле.
2. Счета по умолчанию (глобальная настройка)
Счёт, стоящий за каждой ситуацией, меняется в Бухгалтерия → Шаблоны проводок → вкладка Счета по умолчанию. См. Шаблоны проводок. Любой изменённый там счёт применяется к документам, проведённым с этого момента.
Сама вкладка Шаблоны проводок в этот поток не входит: она только предзаполняет Ручные операции.
3. Счета на документе (для одной сделки)
В строках документа вы можете выбрать другой счёт. Он перебивает любое значение по умолчанию, но только для этого документа.
Изменения не затрагивают уже проведённые документы. Выпущенные проводки остаются как есть. Чтобы отразить исправление в проведённом документе, вы отменяете проведение, исправляете и проводите заново.
Документы с несколькими строками
Правило работает по каждой строке документа, а не по его итогу. Счёт-фактура с товаром, материалами и упаковкой порождает три группы строк проводки, каждая на счёте своей строки, — и ещё столько же на НДС.
Поэтому счёт-фактура с пятью позициями может дать десять и более строк проводки. Это не ошибка, а та самая расшифровка, которую вы позже будете искать в карточке счета.
Счёт выбирается по строке, а не по документу. Если одна позиция должна попасть не туда, куда предлагает правило, вы меняете её счёт прямо в её строке, до проведения. Остальные позиции остаются нетронутыми.
Регистр НДС
Проведение порождает не только проводку. Для документов с НДС в той же операции записываются и строки Регистра НДС — отдельного налогового учёта, из которого заполняется декларация. Вы видите их на документе, в панели Бухгалтерские записи, раздел Регистр НДС: облагаемая база, ставка, сумма НДС, налоговый режим и налоговая накладная, с которой они связаны.
Одной бухгалтерской проводки было бы мало: счёт 534.4 не раскладывает НДС по ставкам, а особым режимам (обратное начисление, импорт, аванс) было бы негде разместиться.
Отмена проведения
Отменить проведение делает обратное: удаляет проводку, удаляет связанные налоговые строки и возвращает побочные эффекты (движение запасов, балансовую стоимость актива, субрегистры). Документ возвращается в Черновик и может быть исправлен.
Операция отклоняется, если период тем временем закрыли.
Это не свободная кнопка на документе. В отличие от Провести, которая видна в шапке, Отменить проведение находится в меню ⋯ рядом с ней (или в списке Действия ▾, когда у документа есть и другие действия). Там же находятся Удалить и Восстановить.
Меню требует разрешения уровня Delete на функцию документа, а не Write. Если у вас есть только право записи, провести вы сможете, но меню будет неактивным, с пояснением рядом — попросите администратора организации дать право удаления на эту функцию.
Устранение неполадок
| Проблема | Вероятная причина | Решение |
|---|---|---|
| «Период закрыт» | Месяц документа больше не принимает проводки | См. Учётные периоды — переоткройте или перенесите дату |
| «Отсутствует счёт» в строке | Ни у документа, ни у ключа по умолчанию нет счёта на одной из сторон | Заполните счёт в строке документа или в Счетах по умолчанию |
| «Дебет ≠ Кредит» | Суммы документа не сходятся | Проверьте итоги документа и ставки НДС в строках |
| «Неизвестный счёт» | Счёта по умолчанию нет в плане организации | Создайте счёт или замените его в Счетах по умолчанию |
| Проведение отклонено на заблокированном счёте | Счёт заблокирован или отключён | Разблокируйте его или выберите другой счёт |
| Документ провёлся не на те счета | Неверный тип операции, неверный счёт по умолчанию или неверно выбранный счёт в строке | Отмените проведение, исправьте, проведите заново |
| «НДС не рассчитывается» | В строке не выбрана ставка НДС | Проверьте ставку в каждой строке |
| Документ тем временем изменили | Кто-то сохранил его параллельно | Перезагрузите документ и повторите операцию |
Связь с другими документами
Правила проведения — центральная точка бухгалтерии. Они соединяют:
- Шаблоны проводок — счета по умолчанию, которые используют правила
- Журнал проводок — место назначения сформированных проводок
- План счетов — счета и объявленные на них разрезы субконто
- Учётные периоды — проведение проверяет состояние периода, прежде чем формировать формулы
- Валютные операции — как возникают курсовые разницы
Частые вопросы
Что будет, если правило не сможет сформировать формулы?
Документ остаётся в состоянии Черновик, и вы получаете сообщение, где сказано, чего именно не хватает: закрытый период, незаполненный счёт, расхождение дебета и кредита, несуществующий счёт. Вы исправляете и повторяете.
Можно ли увидеть формулу до проведения?
Для операционных документов нет — панель Бухгалтерские записи на документе показывает проводку после проведения. Исключение: помощник закрытия месяца, где каждый шаг предварительно показывает проводки, которые он сформировал бы, с итогом к отражению.
Почему счёт-фактура с 5 позициями даёт больше 5 строк?
Каждая позиция порождает строки на каждую экономическую составляющую: чистая стоимость, НДС и, при продаже, себестоимость. Счёт-фактура с пятью позициями и НДС даёт минимум десять строк.
Правила работают иначе на документах в валюте?
Да. Для документов в валюте каждая строка проводки дополнительно получает валютную сумму, код валюты и курс, а сумма в леях считается по курсу. При оплате или поступлении курсовая разница формируется автоматически. См. Валютные операции.
Можно ли создать новые, собственные правила проведения?
Нет. Правила реализованы в системе и покрывают типы документов POSfix. Результатом вы управляете через шаблоны и через счета, выбранные на документе. Для формулы, за которой нет документа, используйте Ручные операции.
Что происходит, если я отменю проведение?
Проводка удаляется полностью, вместе с налоговыми строками, а побочные эффекты возвращаются. Документ снова становится Черновиком. «Сторнирующей проводки» не остаётся — в отличие от исправления документом с отрицательными значениями, где обе проводки остаются видимыми.
Как правила влияют на оборотную ведомость?
Каждая сформированная проводка сбалансирована: сумма дебетов равна сумме кредитов. Если ваша ведомость не сходится, причина обычно в непроведённом документе или в неполном начальном остатке.
Можно ли изменить проводку после того, как документ проведён?
Напрямую нет. Вы отменяете проведение, исправляете документ и проводите заново. Если период закрыт, вы регистрируете исправление в текущем месяце, новым документом с отрицательными значениями.
Как работает проведение по зарплате?
Документ расчёта зарплаты выпускает при проведении несколько строк на каждого сотрудника: расход, задолженность по зарплате и удержания.
Счёт расходов вы выбираете в строке сотрудника, в документе расчёта, — он следует характеру должности, а не единому глобальному счёту. Ставки взносов и налога здесь не вводятся: POSfix берёт их из налоговых настроек организации.
Сама выплата — отдельная операция, банковская или кассовая.
Почему контрагент появляется в строке проводки автоматически?
Потому что разрезы субконто объявлены на счёте, и при проведении система заполняет их из контекста строки. Так вы видите остаток по каждому контрагенту прямо из карточки счета, не создавая отдельных аналитических счетов.
Что такое «роль» в шаблоне?
Роль — это учётная функция строки: чистая стоимость, вычитаемый НДС, начисленный НДС, зачтённый аванс. Роли встречаются в шаблонах проводок, которые предзаполняют Ручные операции. Проведение операционных документов через них не идёт — см. Шаблоны проводок.
Можно ли отключить правило?
Нет. Если вы не хотите, чтобы документ порождал проводки, просто не проводите его — он останется в состоянии Черновик и не затронет ни журнал, ни остатки.