Ciclul de viață al documentelor
De ce contează pentru tine
La control fiscal, inspectorul nu te întreabă „ce cifre ai în balanță?". Te întreabă „arată-mi documentul primar care justifică această înregistrare" și „de ce l-ai corectat?".
În POSfix fiecare document trece printr-un ciclu cu stări clare. Nu poți edita ce e contabilizat, nu poți contabiliza într-o lună închisă, iar tot ce ștergi rămâne recuperabil și vizibil pentru audit. Asta îți dă pista completă, de la ciornă până la corecție.
Cum funcționează
Documentele contabile — trei stări
Documentele care emit notă contabilă (facturi, documente de vânzare, operațiuni bancare, dispoziții de casă, bonuri de intrare, documente de amortizare) au același ciclu, indiferent de modul din care vin.
┌──────────┐ Contabilizează ┌───────────────┐
│ CIORNĂ │ ─────────────────► │ CONTABILIZAT │
│ │ ◄───────────────── │ │
└──────────┘ Anulează └───────────────┘
│ contabilizarea │
│ │
│ Șterge │ Șterge
▼ ▼
┌──────────────────────────────────────────┐
│ ȘTERS │ ──► Restabilește
└──────────────────────────────────────────┘
Ciornă — starea inițială. Editezi orice câmp, salvezi de câte ori vrei, ștergi documentul. Nu apare în balanță și nu are notă contabilă.
Contabilizat — apeși Contabilizează, panoul construiește nota, o scrie în Registrul General și blochează câmpurile. Din acest moment documentul mișcă soldurile.
Șters — documentul iese din liste și din rapoarte, dar nu dispare din bază. Îl vezi cu comutatorul Arată șterse din listă și îl aduci înapoi cu Restabilește.
Butoanele pe care le vezi
| Buton | Când apare | Ce face |
|---|---|---|
| Salvează | pe ciornă | păstrează modificările, fără efect contabil |
| Contabilizează | pe ciornă | generează nota și trece documentul în Contabilizat |
| J | pe document contabilizat | deschide fereastra Inregistrari contabile cu nota generată |
| Anulează contabilizarea | pe document contabilizat, în meniul Acțiuni | șterge nota și readuce documentul la Ciornă |
| Restabilește | pe document șters, în meniul Acțiuni | îl readuce în listă |
| Șterge | pe ciornă, în meniul Acțiuni | mută documentul în coșul de gunoi |
Ștergerea unui document deja contabilizat se face din listă și e o singură operațiune: nota contabilă se șterge odată cu documentul. În formular, butonul Șterge apare doar pe ciornă — pe un document contabilizat anulezi întâi contabilizarea.
Dacă nu vezi un buton, verifică-ți drepturile. Contabilizarea și anularea cer dreptul de scriere pe registrul respectiv, ștergerea și restabilirea un drept separat. Fără ele butoanele nu apar deloc — nu sunt gri, lipsesc.
Cât de insistent te întreabă panoul înainte de o acțiune distructivă e o setare de organizație: Cere confirmare la acțiuni distructive. Pornită, ștergerea și anularea contabilizării cer o confirmare în dialog; oprită, se execută la primul clic.
Unde găsești: Meniu lateral → Setări → tabul Setări organizație
Corecția nu se face prin storno automat. Ai două căi: Anulează contabilizarea și corectezi ciorna (dacă perioada e deschisă), sau înregistrezi un document nou cu valori negative — retur, regularizare de datorii, notă manuală. Documentul de corecție e o înregistrare nouă, cu semne inverse.
Documentele care nu emit notă
Unele documente controlează un flux, nu contabilitatea. Ele au stările proprii.
| Document | Stări |
|---|---|
| Ordin de plată | Ciornă → Aprobat → Trimis → Confirmat (sau Respins) |
| Borderou de plată | Ciornă → Confirmat → Executat |
| Pontaj | Ciornă → Confirmat |
| Solicitare de cont | Ciornă → Trimisă → Acceptată / Refuzată / Expirată |
Un document standard salvat se anulează, nu se stornează — anularea nu produce nicio înregistrare contabilă.
Inventarierea are ciclul ei
Inventarierea nu se contabilizează cu butonul Contabilizează — se confirmă. La confirmare panoul compară cantitatea numărată cu cea scriptică și, pentru fiecare diferență, generează o mișcare de stoc: plus sau lipsă. Mișcările acelea sunt documente contabilizate, deci inventarierea ajunge în contabilitate, chiar dacă nu are ea însăși un buton J.
În listă filtrezi pe Ciornă și Confirmat. Între ele documentul mai trece printr-o stare de lucru, cât timp numărătoarea e în desfășurare, iar o inventariere abandonată rămâne anulată — niciuna dintre cele două nu are filtru propriu.
Confirmarea cere un cost pe fiecare poziție cu diferență. Dacă o poziție n-a intrat niciodată în stoc cu o valoare, panoul refuză confirmarea și îți dă lista pozițiilor. Înregistrezi întâi intrarea lor — recepție sau stoc inițial — cu valoarea reală. Altfel marfa ar intra pe gratis și ar strica prețul mediu al depozitului.
Cum se aplică în POSfix
Unde faci fiecare document primar
| Document | Unde îl faci |
|---|---|
| Factură fiscală (vânzare) | Vânzări → Facturi client |
| Factură fiscală (cumpărare) | Achiziții → Facturi furnizor |
| Bon de intrare (recepție fără factură) | Achiziții → Bonuri de intrare |
| Extras bancar | Bani → Extrase Bancare, apoi Operațiuni bancare |
| Dispoziție de încasare / de plată | Bani → Dispoziții de Încasare / Dispoziții de Plată |
| Ordin de plată | Bani → Ordine de Plată |
| Borderou de plată | Echipa → Borderouri de plată |
Ordinul de plată și borderoul nu emit notă. Plata intră în contabilitate prin operațiunea bancară.
Factura de la o persoană fizică e tot o factură furnizor — alegi partenerul de tip persoană fizică și tipul operațiunii potrivit.
Bonul de intrare nu îți dă TVA deductibilă. Datoria intră pe contul de alte datorii comerciale, fără TVA. Dreptul de deducere apare abia când înregistrezi factura fiscală a furnizorului.
Perioadele contabile
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Perioade Contabile
O perioadă are patru stări: Deschisă, În curs de închidere, Închisă și Blocată. Cât e închisă, nu poți contabiliza și nu poți anula contabilizarea unui document cu dată din ea. Un administrator o poate redeschide.
Blocată e ireversibilă — nimeni nu mai poate redeschide perioada, nici administratorul. Folosește blocarea doar după ce ai depus toate declarațiile pentru perioada respectivă.
Fluxul practic: de la eveniment la balanță
- Se întâmplă ceva economic — primești marfă, vinzi un serviciu, plătești un furnizor.
- Creezi documentul — completezi partener, sumă, produse sau servicii.
- Verifici datele — conturile, analiticele, sumele.
- Apeși Contabilizează — panoul generează nota.
- Apeși J — vezi nota exact așa cum a intrat în Registrul General.
- Dacă ai greșit — anulezi contabilizarea, corectezi, contabilizezi din nou.
Exemplu din practică
Scenariul. Ai primit de la SRL „Tehno Plus" o factură de 10.000 lei marfă. Ai contabilizat-o, iar a doua zi descoperi că suma corectă era 12.000 lei. Luna e încă deschisă.
Pașii:
- Deschizi factura → meniul Acțiuni → Anulează contabilizarea. Nota se șterge, documentul revine la Ciornă.
- Corectezi suma la 12.000 lei și apeși Salvează.
- Apeși Contabilizează. Panoul scrie nota nouă, pe 12.000 lei.
- Apeși J și verifici că sumele sunt cele așteptate.
Dacă luna era deja închisă și declarată, nu anulezi contabilizarea: înregistrezi un document de regularizare cu diferența de 2.000 lei, în luna curentă.
Unde găsești: Meniu lateral → Achiziții → tabul Regularizări datorii
Greșeli frecvente
-
Contabilizezi înainte să verifici datele — după contabilizare câmpurile sunt blocate. Verifică partenerul, suma și analiticele cât documentul e ciornă.
-
Ștergi ciorna în loc să o corectezi — o ciornă cu date parțiale se editează. Dacă o ștergi, o poți recupera cu Restabilește, dar pierzi timp.
-
Cauți butonul „Stornează" — nu există. Vezi caseta de mai sus pentru cele două căi reale de corecție.
-
Încerci să corectezi o perioadă închisă — trebuie mai întâi redeschisă. Dacă ai depus deja declarațiile pentru acea lună, corecția atrage și declarație rectificativă; de multe ori e mai curat un document de regularizare în luna curentă.
-
Nu verifici nota generată — după contabilizare, apasă J și confirmă conturile și sumele. Un cont greșit descoperit acum costă un minut; descoperit la bilanț, costă o zi.
Întrebări frecvente
Pot șterge un document în Ciornă?
Da. Ciornele nu au notă contabilă, deci ștergerea lor nu atinge soldurile. Documentul ajunge în coșul de gunoi și poate fi restabilit.
Ce fac dacă am contabilizat un document cu sumă greșită?
Anulezi contabilizarea, corectezi ciorna, contabilizezi din nou. Dacă perioada e închisă și declarată, înregistrezi un document nou de corecție cu diferența.
Un document șters mai apare în rapoarte?
Nu apare în rapoarte și nici în liste, până nu bifezi Arată șterse. Rândul rămâne în bază cu data și autorul ștergerii, pentru audit.
Pot anula contabilizarea unui document din perioadă închisă?
Nu. Redeschizi întâi perioada.
Care e diferența între „anulare" și „anularea contabilizării"?
Anularea contabilizării se aplică documentelor care emit notă: nota se șterge, documentul revine la Ciornă. Anularea e o stare a documentelor care nu emit notă (ordin de plată respins, solicitare refuzată) și nu atinge contabilitatea.
Pot contabiliza un document fără să completez toate câmpurile?
Nu. Panoul verifică datele obligatorii și analiticele cerute de conturi. Dacă lipsește partenerul, suma sau o analitică, primești motivul concret și documentul rămâne Ciornă.
Ce se întâmplă când confirm un ordin de plată?
Ordinul de plată nu emite notă. Plata intră în contabilitate prin operațiunea bancară — o creezi din extras sau manual, iar aceea generează nota.
Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Operațiuni bancare
Ce documente generează borderoul de plată?
Depinde de metoda de plată aleasă pe borderou: fie un ordin de plată per angajat, fie niciunul — când plata pleacă ca un singur virament agregat, pe care îl legi ulterior de borderou din extrasul bancar.
Pot importa documente primare din alte sisteme?
Da, prin e-Factura. Sincronizarea aduce facturile emise și primite din portalul SFS; le verifici și le contabilizezi din panou.
Unde găsești: Meniu lateral → Achiziții → tabul E-Factura
Cum găsesc un document deja contabilizat?
Din registrul lui (de exemplu Achiziții → Facturi furnizor) sau din Registrul General, unde cauți după dată, sumă sau partener și sari la documentul-sursă.
Pagini conexe
- Partida dublă — cum se construiește nota din document
- Subconturi — analiticele atașate liniilor de notă
- Planul de conturi — conturile analitice și de grup
- Registrul jurnal — toate notele contabile generate