Ciclul de viață al documentelor

De ce contează pentru tine

La control fiscal, inspectorul nu te întreabă „ce cifre ai în balanță?". Te întreabă „arată-mi documentul primar care justifică această înregistrare". Și apoi: „de ce l-ai corectat? unde e stornarea?".

În POSfix, fiecare document trece printr-un ciclu de viață cu statusuri clare. Nu poți sări peste etape, nu poți șterge ce a fost contat, iar fiecare tranziție lasă o urmă în sistem. Asta te protejează la orice verificare — ai pista de audit completă, de la ciornă până la stornare.

Cum funcționează

Două tipuri de documente

POSfix lucrează cu două categorii fundamentale, fiecare cu propriul ciclu de viață.

Documente contabile (Postable)

Acestea generează înregistrări în Registrul jurnal — formule contabile cu debit și credit. Au impact direct asupra balanței de verificare și rapoartelor financiare.

Exemple: facturi de la furnizori, documente de vânzare, operațiuni bancare, încasări și plăți de numerar, bonuri de intrare la depozit, documente de amortizare.

Ciclul de viață:

┌──────────┐      Contare      ┌──────────┐      Stornare     ┌──────────┐
│  CIORNĂ  │ ───────────────►  │  CONTAT  │ ───────────────►  │ STORNAT  │
│  (Draft) │                   │ (Posted) │                   │(Reversed)│
└──────────┘                   └──────────┘                   └──────────┘
   ↑    │                         │                               │
   │    │  Editare liberă         │  Blocat pentru editare        │  Blocat
   │    ▼                         │                               │
   └─ Șterge                      └─ Vizualizare + Stornare      └─ Doar vizualizare

Documente standard (Standard)

Aceste documente nu generează înregistrări contabile direct. Ele controlează un flux de lucru sau creează alte documente care, la rândul lor, sunt contabile.

Exemple: ordine de plată (generează operațiuni bancare la executare), borderouri de salariu (generează ordine de plată).

Ciclul de viață:

┌──────────┐     Aprobare      ┌──────────┐     Executare     ┌──────────┐
│  CIORNĂ  │ ───────────────►  │  APROBAT │ ───────────────►  │ EXECUTAT │
│  (Draft) │                   │(Approved)│                   │(Executed)│
└──────────┘                   └──────────┘                   └──────────┘
                                                                    │
                                                                    ▼
                                                              Documente
                                                              generate
                                                              automat

Documentele standard pot fi și anulate (Cancelled). Anularea nu produce stornare — simplu marchează documentul ca invalid.

Cele trei statusuri ale documentelor contabile

Ciornă (Draft) — statusul inițial. Poți edita orice câmp, șterge documentul complet, salva de câte ori vrei. Documentul nu apare în balanța de verificare și nu generează formule contabile.

Contat (Posted) — când apeși butonul „Contează", POSfix validează documentul, generează formula contabilă, creează înregistrările în Registrul jurnal și blochează documentul. Din acest moment afectează soldurile conturilor.

Stornat (Reversed) — stornarea anulează efectul documentului prin storno roșu (înregistrări inverse cu sumă negativă). Documentul original rămâne vizibil cu statusul „Stornat".

Storno roșu — singura cale de corectare

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Factura originală	217.1 Mărfuri	521.1 Furnizori	10.000 lei
Stornare	217.1 Mărfuri	521.1 Furnizori	−10.000 lei
Efect net			0 lei

De ce storno roșu și nu ștergere?

Legislația contabilă din Moldova (Legea contabilității nr. 287/2017, art. 19) interzice ștergerea documentelor contate. Storno roșu păstrează pista de audit completă — inspectorii fiscali pot vedea ce s-a înregistrat, ce s-a corectat și când.

Cum se aplică în POSfix

Documente primare cerute de legislația RM

Conform Legii contabilității nr. 287/2017, fiecare fapt economic trebuie documentat cu un document primar. Iată cum se mapează în POSfix:

Document primar legal	Document POSfix	Tip	Formula contabilă generată
Factură fiscală (vânzare)	Document de vânzare	Contabil	Dt 221.1 / Ct 611.1 + Ct 534.1 (TVA)
Factură fiscală (cumpărare)	Factură furnizor	Contabil	Dt 217.1 + Dt 534.1 (TVA) / Ct 521.1
Bon de intrare (la depozit)	Bon de intrare	Contabil	Dt 211.1 / Ct 521.1
Act de achiziții (persoane fizice)	Factură furnizor (PF)	Contabil	Dt 217.1 / Ct 521.1
Extras bancar	Operațiune bancară	Contabil	Depinde de tip (plată/încasare)
Dispoziție de plată	Operațiune de casă	Contabil	Dt/Ct 241.1 Casa
Ordin de plată	Ordin de plată	Standard	Generează operațiune bancară la executare
Borderou de salariu	Borderou de salariu	Standard	Generează ordine de plată

Perioadele contabile și blocarea documentelor

Când închizi o perioadă (de exemplu, luna ianuarie):

• Nu mai poți crea documente noi cu dată din perioada închisă
• Nu mai poți conta sau storna documente din acea perioadă
• Documentele existente rămân vizibile, dar sunt complet blocate

Asta previne modificări ale datelor contabile din perioade deja raportate la Serviciul Fiscal.

Fluxul practic: de la eveniment la balanță

1. Se întâmplă ceva economic — primești marfă, vinzi un serviciu, plătești un furnizor
2. Creezi documentul în POSfix — completezi partener, sumă, produse/servicii
3. Verifici datele — controlezi conturile, subconturile, sumele
4. Contezi documentul — apasă „Contează", sistemul generează formula
5. Verifici în jurnal — panoul „Înregistrări în jurnal" arată formula generată
6. Dacă ai greșit — stornezi, creezi document nou, contezi din nou

Exemplu din practică

Scenariul: Ai primit o factură de la furnizorul „Detalii SRL" pentru 10.000 lei marfă. Ai contat-o, dar a doua zi descoperi că suma corectă era 12.000 lei.

Pașii:

1. Deschizi factura contată → apeși „Stornează"
2. POSfix creează automat înregistrări inverse: Dt 217.1 / Ct 521.1 cu −10.000 lei
3. Factura originală primește status Stornat
4. Creezi o factură nouă cu suma corectă de 12.000 lei
5. Contezi noua factură → Dt 217.1 / Ct 521.1 cu 12.000 lei

Rezultat în jurnal:

Data	Document	Debit	Credit	Sumă
05.03	FF-001 (contat)	217.1	521.1	10.000
06.03	FF-001 (stornare)	217.1	521.1	−10.000
06.03	FF-002 (contat)	217.1	521.1	12.000

Efectul final: 12.000 lei marfă și 12.000 lei datorie. Corect. Și pista de audit arată exact ce s-a întâmplat.

Cerințe legale

• Legea contabilității nr. 287/2017 — obligă documentarea fiecărui fapt economic cu document primar
• SNC „Politici contabile, modificări ale estimărilor contabile, erori și evenimente ulterioare" — reglementează corectarea erorilor prin stornare (storno roșu), nu prin ștergere
• Codul Fiscal al RM — documentele primare (facturi fiscale, acte de achiziții) sunt baza pentru deducerea cheltuielilor și recuperarea TVA
• Termenul de păstrare — documentele primare se păstrează minimum 7 ani (art. 20, Legea 287/2017)

Documente obligatorii vs. opționale

Obligatorii: factura fiscală (pentru plătitorii de TVA), actul de achiziții (pentru cumpărări de la persoane fizice), dispoziția de plată/încasare (pentru operațiuni de casă). Opționale dar recomandate: nota contabilă internă, procesul-verbal de recepție, fișa limită de consum.

Greșeli frecvente

1. Contezi documentul înainte de a verifica datele — Odată contat, nu mai poți edita. Verifică partenerul, suma și conturile înainte de contare.

2. Ștergi ciorna în loc să o corectezi — Dacă ai o ciornă cu date parțial corecte, editează-o. Dacă o ștergi, pierzi informațiile completate.

3. Încerci să corectezi o perioadă închisă — Trebuie mai întâi să redeschizi perioada. Atenție: dacă ai depus deja declarații fiscale pentru acea perioadă, corectarea implică și declarație rectificativă.

4. Confunzi stornarea cu anularea — Stornarea se aplică documentelor contabile (reversează formule contabile). Anularea se aplică documentelor standard (le marchează ca invalide, fără impact contabil).

5. Nu verifici formulele generate — După contare, deschide panoul „Înregistrări în jurnal" și asigură-te că conturile și sumele sunt cele așteptate.

Întrebări frecvente

Pot șterge un document în status Ciornă?

Da. Documentele neanalizate (ciorne) pot fi șterse liber, fără consecințe contabile. Ele nu au generat înregistrări în jurnal.

Ce fac dacă am contat un document cu sumă greșită?

Stornezi documentul (butonul „Stornează"), apoi creezi un document nou cu datele corecte și îl contezi. Nu poți edita direct un document contat.

Un document stornat mai apare în rapoarte?

Da, apare cu sumele originale și cu sumele de stornare. Efectul net este zero, dar ambele înregistrări rămân vizibile pentru audit.

Pot storna un document din perioada închisă?

Nu. Trebuie mai întâi să redeschizi perioada contabilă, apoi poți face stornarea.

Care este diferența între „anulare" și „stornare"?

Stornarea se aplică documentelor contabile — reversează înregistrările din jurnal cu sumă negativă. Anularea se aplică documentelor standard — le marchează ca invalide, fără impact contabil.

Pot conta un document fără să completez toate câmpurile?

Nu. POSfix validează câmpurile obligatorii înainte de contare. Dacă lipsește partenerul, suma sau un subcont obligatoriu, primești eroare și documentul rămâne ciornă.

Ce se întâmplă când execut un ordin de plată?

POSfix generează automat o operațiune bancară (document contabil). Aceasta trebuie contată separat pentru a produce formula contabilă (ex. Dt 521.1 / Ct 242.1).

Câte stornări pot face pe un document?

Un document se poate storna o singură dată. Rezultatul stornării este un document cu status „Stornat" plus înregistrările inverse în jurnal.

Cum afectează stornarea raportul de TVA?

Stornarea anulează și efectul TVA. Dacă ai raportat deja TVA-ul pentru luna respectivă, va trebui să depui declarație rectificativă (TVA12).

Ce documente generează automat borderoul de salariu?

La executare, borderoul de salariu generează ordine de plată individuale pentru fiecare angajat. Ordinele de plată, la rândul lor, generează operațiuni bancare la executare.

Pot importa documente primare din alte sisteme?

Da, POSfix suportă importul facturilor electronice din sistemul e-Factura al SFS. Facturile importate intră ca ciorne și trebuie verificate și contate manual.

Cum găsesc un document deja contat?

Folosește registrul specific (ex. Sidebar → Achiziții → Facturi furnizori) sau caută în Registrul jurnal (Sidebar → Contabilitate → Registrul jurnal) după dată, sumă sau partener.

Pagini conexe

• Partida dublă — cum funcționează debit și credit
• Subconturi — dimensiuni analitice atașate formulelor contabile
• Planul de conturi — structura conturilor analitice și de grup
• Registrul jurnal — toate formulele contabile generate