Жизненный цикл документов
Почему это важно для вас
На налоговой проверке инспектор не спрашивает «какие цифры у вас в оборотной ведомости?». Он спрашивает «покажите первичный документ, который обосновывает эту запись» и «почему вы её исправили?».
В POSfix каждый документ проходит цикл с понятными состояниями. Проведённое редактировать нельзя, провести в закрытый месяц нельзя, а всё удалённое остаётся восстановимым и видимым для аудита. Это даёт полный след — от черновика до исправления.
Как это работает
Бухгалтерские документы — три состояния
Документы, которые формируют проводку (накладные, документы продажи, банковские операции, кассовые ордера, приходные ордера, документы износа), имеют один и тот же цикл, из какого бы модуля они ни приходили.
┌──────────┐ Провести ┌──────────┐
│ ЧЕРНОВИК │ ──────────────────► │ ПРОВЕДЕН │
│ │ ◄────────────────── │ │
└──────────┘ Снять проведение └──────────┘
│ │
│ │
│ Удалить │ Удалить
▼ ▼
┌───────────────────────────────────────────┐
│ УДАЛЕНО │ ──► Восстановить
└───────────────────────────────────────────┘
Черновик — начальное состояние. Редактируете любое поле, сохраняете сколько угодно раз, удаляете документ. В оборотную ведомость он не попадает и проводки не имеет.
Проведен — нажимаете Провести, панель строит проводку, записывает её в Главную книгу и блокирует поля. С этого момента документ двигает остатки.
Удалено — документ уходит из списков и отчётов, но из базы не исчезает. Вы видите его переключателем Показать удалённые в списке и возвращаете кнопкой Восстановить.
Кнопки, которые вы видите
| Кнопка | Когда появляется | Что делает |
|---|---|---|
| Сохранить | на черновике | сохраняет изменения, без бухгалтерских последствий |
| Провести | на черновике | формирует проводку и переводит документ в Проведен |
| J | на проведённом документе | открывает окно Бухгалтерские проводки со сформированной записью |
| Снять проведение | на проведённом документе, в меню Действия | удаляет проводку и возвращает документ в Черновик |
| Восстановить | на удалённом документе, в меню Действия | возвращает его в список |
| Удалить | на черновике, в меню Действия | отправляет документ в корзину |
Удаление уже проведённого документа делается из списка и представляет собой одну операцию: проводка удаляется вместе с документом. В форме кнопка Удалить есть только на черновике — на проведённом документе сначала снимаете проведение.
Не видите кнопку — проверьте свои права. Проведение и снятие проведения требуют права записи в соответствующем регистре, удаление и восстановление — отдельного права. Без них кнопки не появляются вовсе — они не серые, их нет.
Насколько настойчиво панель спрашивает вас перед необратимым действием — это настройка организации: Запрашивать подтверждение для необратимых действий. Включено — удаление и снятие проведения требуют подтверждения в диалоге; выключено — выполняются с первого клика.
Где найти: Боковое меню → Настройки → вкладка Настройки организации
Исправление не делается автоматическим сторнированием. У вас два пути: Снять проведение и поправить черновик (если период открыт) либо записать новый документ с отрицательными значениями — возврат, корректировку долга, ручную проводку. Исправляющий документ — это новая запись с обратными знаками.
Документы, которые не формируют проводку
Некоторые документы управляют потоком, а не учётом. У них свои состояния.
| Документ | Состояния |
|---|---|
| Платёжное поручение | Черновик → Одобрено → Отправлен → Подтверждено (или Отклонено) |
| Платёжная ведомость | Черновик → Подтверждено → Исполнено |
| Табель | Черновик → Подтверждено |
| Запрос счёта | Черновик → Отправлен → Принят / Отклонён / Истёк |
Сохранённый обычный документ отменяется, а не сторнируется — отмена не создаёт никакой бухгалтерской записи.
У инвентаризации свой цикл
Инвентаризация не проводится кнопкой Провести — она подтверждается. При подтверждении панель сравнивает пересчитанное количество с учётным и на каждое расхождение формирует движение запасов: излишек или недостачу. Эти движения — проведённые документы, поэтому инвентаризация в учёт попадает, даже если у неё самой нет кнопки J.
В списке вы фильтруете по Черновик и Подтверждено. Между ними документ проходит ещё через рабочее состояние, пока идёт пересчёт, а брошенная инвентаризация остаётся отменённой — ни у одного из этих двух состояний собственного фильтра нет.
Подтверждение требует стоимости на каждой позиции с расхождением. Если позиция никогда не приходовалась со стоимостью, панель отказывает в подтверждении и выдаёт список таких позиций. Сначала оформляете их приход — поступление или начальный остаток — с реальной стоимостью. Иначе товар зайдёт бесплатно и испортит среднюю себестоимость склада.
Как это работает в POSfix
Где вы создаёте каждый первичный документ
| Документ | Где создаётся |
|---|---|
| Налоговая накладная (продажа) | Продажи → Расходные накладные |
| Налоговая накладная (покупка) | Закупки → Счета поставщиков |
| Приходный ордер (поступление без накладной) | Закупки → Приходные накладные |
| Банковская выписка | Деньги → Банковские Выписки, затем Банковские операции |
| Приходный / расходный кассовый ордер | Деньги → Приходные Ордера / Расходные Ордера |
| Платёжное поручение | Деньги → Платёжные Поручения |
| Платёжная ведомость | Команда → Платёжные ведомости |
Платёжное поручение и ведомость проводки не формируют. Платёж попадает в учёт через банковскую операцию.
Накладная от физического лица — это тоже накладная поставщика: выбираете контрагента типа «физическое лицо» и подходящий тип операции.
Приходный ордер не даёт вам НДС к вычету. Задолженность попадает на счёт прочей торговой кредиторки, без НДС. Право на вычет появляется только тогда, когда вы регистрируете налоговую накладную поставщика.
Учётные периоды
Где найти: Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Учётные Периоды
У периода четыре состояния: Открыт, Закрывается, Закрыт и Заблокирован. Пока он закрыт, вы не можете провести и не можете снять проведение с документа, датированного этим периодом. Администратор может открыть его заново.
Заблокирован необратимо — период не сможет открыть никто, даже администратор. Блокируйте только после того, как сдали все отчёты за этот период.
Практический поток: от события до оборотной ведомости
- Происходит хозяйственное событие — вы получаете товар, продаёте услугу, платите поставщику.
- Создаёте документ — заполняете контрагента, сумму, товары или услуги.
- Проверяете данные — счета, аналитику, суммы.
- Нажимаете Провести — панель формирует проводку.
- Нажимаете J — видите проводку ровно такой, какой она вошла в Главную книгу.
- Если ошиблись — снимаете проведение, правите, проводите заново.
Пример из практики
Ситуация. Вы получили от SRL «Tehno Plus» накладную на 10.000 lei товара. Провели её, а на следующий день обнаружили, что правильная сумма — 12.000 lei. Месяц ещё открыт.
Шаги:
- Открываете накладную → меню Действия → Снять проведение. Проводка удаляется, документ возвращается в Черновик.
- Исправляете сумму на 12.000 lei и нажимаете Сохранить.
- Нажимаете Провести. Панель записывает новую проводку, на 12.000 lei.
- Нажимаете J и проверяете, что суммы те, которые вы ожидали.
Если месяц уже закрыт и отчитан, проведение не снимаете: записываете документ корректировки на разницу в 2.000 lei, в текущем месяце.
Где найти: Боковое меню → Закупки → вкладка Корректировки долгов
Частые ошибки
-
Проводите, не проверив данные — после проведения поля заблокированы. Проверяйте контрагента, сумму и аналитику, пока документ ещё черновик.
-
Удаляете черновик вместо того, чтобы его поправить — черновик с неполными данными редактируется. Удалив, вы его восстановите кнопкой Восстановить, но потеряете время.
-
Ищете кнопку «Сторно» — её нет. Два реальных пути исправления — в блоке выше.
-
Пытаетесь исправить закрытый период — сначала его нужно открыть. Если отчёты за тот месяц уже сданы, исправление тянет за собой уточнённый отчёт; часто чище провести корректировку в текущем месяце.
-
Не проверяете сформированную проводку — после проведения нажмите J и подтвердите счета и суммы. Неверный счёт, найденный сейчас, стоит минуты; найденный на балансе — дня.
Частые вопросы
Можно ли удалить документ в состоянии Черновик?
Да. У черновиков нет проводки, поэтому их удаление не затрагивает остатки. Документ попадает в корзину и может быть восстановлен.
Что делать, если провёл документ с неверной суммой?
Снимаете проведение, правите черновик, проводите заново. Если период закрыт и отчитан, записываете новый исправляющий документ на разницу.
Удалённый документ ещё виден в отчётах?
Ни в отчётах, ни в списках, пока вы не отметите Показать удалённые. Строка остаётся в базе с датой и автором удаления — для аудита.
Можно ли снять проведение с документа из закрытого периода?
Нет. Сначала открываете период.
В чём разница между «отменой» и «снятием проведения»?
Снятие проведения применяется к документам, которые формируют проводку: проводка удаляется, документ возвращается в Черновик. Отмена — это состояние документов, которые проводку не формируют (отклонённое платёжное поручение, отклонённый запрос), и учёта она не затрагивает.
Можно ли провести документ, не заполнив все поля?
Нет. Панель проверяет обязательные данные и аналитику, которую требуют счета. Если нет контрагента, суммы или аналитики, вы получаете конкретную причину, а документ остаётся Черновиком.
Что происходит, когда я подтверждаю платёжное поручение?
Платёжное поручение проводки не формирует. Платёж попадает в учёт через банковскую операцию — создаёте её из выписки или вручную, и уже она формирует проводку.
Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские операции
Какие документы формирует платёжная ведомость?
Зависит от выбранного в ведомости способа оплаты: либо по одному платёжному поручению на сотрудника, либо ни одного — когда платёж уходит одним общим переводом, который вы потом связываете с ведомостью из банковской выписки.
Можно ли импортировать первичные документы из других систем?
Да, через e-Factura. Синхронизация подтягивает выставленные и полученные накладные из портала SFS; вы их проверяете и проводите из панели.
Где найти: Боковое меню → Закупки → вкладка e-Factura
Как найти уже проведённый документ?
Из его регистра (например, Закупки → Счета поставщиков) или из Главной книги, где вы ищете по дате, сумме или контрагенту и переходите к документу-источнику.
Связанные страницы
- Двойная запись — как проводка строится из документа
- Субконто — аналитика, привязанная к строкам проводки
- План счетов — аналитические и групповые счета
- Журнал регистрации — все сформированные проводки