Flux complet: De la vânzare la încasare
Acest ghid acoperă ciclul complet de vânzare — de la emiterea documentului până la încasarea banilor de la client. La fiecare etapă vei vedea formulele contabile, locația în POSfix și verificările necesare.
Diagrama fluxului
┌────────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐
│ Document de │────→│ Descărcare de │────→│ e-Factura SFS │
│ vânzare │ │ gestiune │ │ (semnare + │
│ Dt 221 / Ct 611 │ │ (automată) │ │ trimitere) │
│ Dt 221 / Ct 534.4 │ │ Dt 711 / Ct 217 │ └────────┬────────┘
└────────────────────┘ └─────────────────┘ │
▼
┌─────────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌─────────────────┐
│ Extras bancar │←───│ Operațiune │←───│ Factură client │
│ (potrivire │ │ bancară │ │ (opțional, │
│ automată) │ │ Dt 242 / Ct 221 │ │ pt. tracking) │
└─────────────────┘ └────────────────────┘ └─────────────────┘
Pasul 1: Creezi documentul de vânzare
Unde: Sidebar → Vânzări → Documente de vânzare → Adaugă
Completează antetul
| Câmp | Ce completezi | Exemplu |
|---|---|---|
| Partener | Selectează clientul | SRL „Client Fidel" |
| Contract | Contractul asociat (opțional) | Contract nr. 15/2026 |
| Data documentului | Data vânzării | 18.03.2026 |
| Cont debit | Contul de creanțe | 221.1 Creanțe comerciale |
| Cont credit | Contul de venituri | 611.1 Venituri din vânzări |
| Valuta | Valuta documentului | MDL |
| Depozit | Depozitul din care se livrează | Depozit central |
Completează liniile
Pentru fiecare produs vândut:
- Produs — selectează din nomenclator (POSfix calculează automat costul de descărcare)
- Cantitate și Preț de vânzare
- Discount % — se aplică pe linie (opțional)
- Cota TVA — 20%, 8% sau 0%
- Cont GL — suprascrie contul de venituri din antet (opțional)
Formula contabilă generată la contare
Exemplu: Vânzare marfă cu preț de vânzare 40.000 lei + TVA 20%, cost de achiziție 25.000 lei
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Venitul din vânzare | 221.1 Creanțe comerciale | 611.1 Venituri din vânzări | 40.000 lei |
| TVA colectat | 221.1 Creanțe comerciale | 534.4 TVA colectat | 8.000 lei |
| Costul mărfii vândute | 711.1 Costul mărfurilor vândute | 217.1 Mărfuri în depozit | 25.000 lei |
Rezultate:
- Creanța clientului: 48.000 lei (40.000 + 8.000 TVA)
- Venitul înregistrat: 40.000 lei
- Stocul a scăzut cu 25.000 lei (costul de achiziție)
- Marja brută: 40.000 – 25.000 = 15.000 lei
Nu trebuie să creezi un document separat pentru descărcarea stocului. La contarea documentului de vânzare, POSfix calculează automat costul mărfii (metoda CMP sau FIFO, conform setările organizației) și generează formula Dt 711 / Ct 217.
Contează documentul
Apasă Contează. Documentul trece din Draft în Contat. Formulele contabile se generează automat — verifică-le în panoul Înregistrări contabile din partea de jos a formularului.
- Stocul disponibil acoperă cantitatea vândută (POSfix avertizează dacă stocul este insuficient)
- Prețul de vânzare este corect (verifică lista de prețuri a clientului)
- Cota TVA corespunde tipului de produs/serviciu
Pasul 2: Descărcarea de gestiune
Acest pas este automat — POSfix îl execută la contarea documentului de vânzare.
Ce se întâmplă în spate
- POSfix identifică fiecare produs din liniile documentului
- Calculează costul de ieșire conform metodei configurate:
- CMP (Cost Mediu Ponderat) — implicit
- FIFO (First In, First Out) — dacă e configurat
- Generează formula:
Dt 711.1 Costul mărfurilor vândute / Ct 217.1 Mărfuri
Verificare stoc după vânzare
Unde: Sidebar → Stocuri → Produse → selectează produsul → tab Mișcări
Verifică:
- Cantitatea în stoc a scăzut
- Mișcarea de tip „Ieșire" apare cu referință la documentul de vânzare
Pasul 3: Emite e-Factura
Unde: Sidebar → Vânzări → e-Factura
Conform legislației Republicii Moldova, e-Factura este obligatorie pentru tranzacțiile între plătitorii de TVA. Emiterea se face prin sistemul SFS.
Procesul de emitere
- Din documentul de vânzare contat, apasă Creează e-Factura
- POSfix generează e-Factura cu toate datele: emitent, beneficiar, produse, TVA
- Verifică datele — în special IDNO-ul clientului și cotele TVA
- Semnează cu semnătura electronică (certificat digital)
- Trimite către SFS
Statusurile e-Facturii
| Status | Semnificație |
|---|---|
| Creată | Generată, dar nesemnată |
| Semnată | Semnată electronic, dar netrimisă |
| Trimisă | Trimisă la SFS, în așteptare |
| Acceptată | Clientul a acceptat e-Factura |
| Respinsă | Clientul a respins — verifică motivul |
Pasul 4: Factura de client (opțional)
Unde: Sidebar → Vânzări → Facturi clienți
Factura de client este un document suplimentar, util pentru:
- Tracking-ul plăților pe factură
- Generarea documentelor de plată
- Evidența scadențelor
Dacă lucrezi doar cu e-Factura și nu ai nevoie de tracking suplimentar, poți sări acest pas. Documentul de vânzare + e-Factura sunt suficiente din punct de vedere legal și contabil.
Pasul 5: Încasezi banii
Unde: Sidebar → Bancă și casă → Operațiuni bancare
Când clientul plătește, înregistrezi încasarea:
Formula contabilă
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Încasare de la client | 242.1 Cont curent MDL | 221.1 Creanțe comerciale | 48.000 lei |
Rezultat:
- Creanța clientului scade la 0 (datoria lui s-a stins)
- Soldul bancar crește cu 48.000 lei
Cum creezi operațiunea bancară
Două variante:
- Manual: Operațiuni bancare → Adaugă → tip Încasare → selectează partener → sumă → Contează
- Automat prin import extras: La pasul 6, POSfix creează automat operațiunea
Pasul 6: Importezi extrasul bancar
Unde: Sidebar → Bancă și casă → Extrase bancare → Importă
- Descarcă extrasul din internet-banking
- Importă în POSfix
- POSfix potrivește automat încasarea cu operațiunea bancară existentă
Dacă operațiunea bancară nu exista încă, POSfix o creează automat pe baza datelor din extras (sumă, plătitor, destinație).
Pasul 7: Verificare finală
Verificare creanță client
Unde: Sidebar → Rapoarte → Fișa de cont → 221.1 → filtrează pe partener
| Înregistrare | Debit | Credit | Sold |
|---|---|---|---|
| Document vânzare (factură + TVA) | 48.000 | 48.000 | |
| Încasare bancară | 48.000 | 0 |
Sold = 0 → clientul a achitat integral. Fluxul este complet.
Verificare cont bancar
Unde: Sidebar → Rapoarte → Fișa de cont → 242.1
Verifică că suma încasată apare ca intrare (debit) și soldul coincide cu extrasul bancar.
Fișa de cont 221.1 grupată pe partener îți arată instant cât datorează fiecare client. Sold debitor = sumă de încasat.
Scenarii alternative
Vânzare cu avans primit
Clientul plătește în avans, livrarea vine mai târziu.
Pasul 1: Încasezi avansul
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Avans primit de la client | 242.1 Cont curent | 523.1 Avansuri primite | 48.000 lei |
Pasul 2: Livrezi marfa și creezi documentul de vânzare (formulele standard de la Pasul 1)
Pasul 3: Închizi avansul — compensare
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Compensare avans | 523.1 Avansuri primite | 221.1 Creanțe comerciale | 48.000 lei |
Rezultat final: 221.1 = 0, 523.1 = 0. Venitul și costul mărfii sunt înregistrate corect.
Vânzare în valută → încasare (diferențe de curs)
Vinzi în EUR, încasezi în EUR. Cursul BNM se modifică între data vânzării și data încasării.
La vânzare (curs BNM = 19,50 lei/EUR):
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă EUR | Sumă MDL |
|---|---|---|---|---|
| Venit | 221.1 | 611.1 | 2.000 EUR | 39.000 lei |
| TVA | 221.1 | 534.4 | 400 EUR | 7.800 lei |
La încasare (curs BNM = 19,30 lei/EUR — cursul a scăzut):
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Încasare | 242.2 Cont EUR | 221.1 Creanțe | 2.400 EUR (46.320 lei) |
| Diferență curs nefavorabilă | 722 Pierderi din curs | 221.1 Creanțe | 480 lei |
- Cursul scade (primești mai puțini lei per EUR) → pierdere:
Dt 722 / Ct 221 - Cursul crește (primești mai mulți lei per EUR) → câștig:
Dt 221 / Ct 622
POSfix calculează automat diferența la contarea operațiunii bancare de încasare.
Retur de la client
Clientul returnează marfa total sau parțial.
Unde: Sidebar → Vânzări → Retururi → Adaugă
Returul generează stornare roșie (inversarea formulelor originale):
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Stornare venit | 221.1 Creanțe | 611.1 Venituri | –40.000 lei |
| Stornare TVA | 221.1 Creanțe | 534.4 TVA colectat | –8.000 lei |
| Stornare cost | 711.1 Cost mărfuri | 217.1 Mărfuri | –25.000 lei |
Rezultat: Creanța scade, venitul scade, marfa revine în stoc.
La retur parțial, completează doar liniile și cantitățile returnate. POSfix calculează automat sumele proporționale.
Client care nu plătește (creanță nerecuperabilă)
Dacă un client nu plătește și creanța devine nerecuperabilă:
Pasul 1: Creează provizion pentru creanțe dubioase
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Provizion | 714 Cheltuieli cu provizioane | 222 Provizioane pentru creanțe dubioase | 48.000 lei |
Pasul 2: La anularea definitivă (după epuizarea căilor legale)
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Anulare creanță | 222 Provizioane | 221.1 Creanțe comerciale | 48.000 lei |
Conform Codului Fiscal al RM, art. 31, creanțele compromise pot fi deduse fiscal doar dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute de lege (termen de prescripție expirat, procedură de insolvabilitate, etc.).
Rapoarte utile pentru vânzări
| Raport | Ce verifici | Unde |
|---|---|---|
| Fișa de cont 221 | Creanțe pe client — cine datorează și cât | Rapoarte → Fișa de cont |
| Fișa de cont 611 | Veniturile pe perioadă și pe partener | Rapoarte → Fișa de cont |
| Balanța de verificare | Sold total 221 = total creanțe neîncasate | Rapoarte → Balanța de verificare |
| Registru vânzări | Lista documentelor de vânzare pe perioadă | Vânzări → Documente de vânzare |
Comparație: Flux achiziții vs. flux vânzări
| Etapă | Achiziție | Vânzare |
|---|---|---|
| Document primar | Factură furnizor | Document de vânzare |
| Cont partener | 521 Datorii comerciale | 221 Creanțe comerciale |
| Cont venituri/cheltuieli | 217 Stocuri (intrare) | 611 Venituri + 711 Cost (ieșire) |
| TVA | 534.2 TVA deductibil | 534.4 TVA colectat |
| Plată/Încasare | Dt 521 / Ct 242 (bani ies) | Dt 242 / Ct 221 (bani intră) |
| e-Factura | Primești de la furnizor | Emiți tu către client |
| Stoc | Crește | Scade |
Întrebări frecvente
Pot emite document de vânzare fără stoc disponibil?
POSfix permite crearea documentului, dar la contare va afișa un avertisment dacă stocul este insuficient. Recomandarea este să nu contezi vânzări fără stoc — costul de descărcare nu se va calcula corect.
Ce diferență este între documentul de vânzare și e-Factura?
Documentul de vânzare este înregistrarea contabilă internă — generează formulele contabile și afectează stocul. e-Factura este documentul fiscal oficial transmis prin SFS. Ambele sunt necesare: documentul de vânzare pentru contabilitate, e-Factura pentru conformitate fiscală.
Cum verific cât îmi datorează toți clienții?
Generează Balanța de verificare și verifică soldul contului 221. Sau generează Fișa de cont 221 grupată pe partener — soldul debitor la fiecare client = suma de încasat.
Pot anula un document de vânzare deja contat?
Da, prin stornare (red storno). Click dreapta pe document → Stornare. POSfix generează automat înregistrările inverse. Marfa revine în stoc, venitul se anulează, creanța se anulează. Documentul original rămâne vizibil cu status „Stornat".