Flux complet: De la vânzare la încasare
Acest ghid acoperă ciclul complet de vânzare — de la emiterea documentului până la încasarea banilor de la client. La fiecare etapă vezi unde lucrezi în POSfix, ce opțiuni schimbă rezultatul și ce verifici după.
Drumul unei vânzări
Factură client ─→ Descărcare de gestiune (automată) ─→ E-Factura SFS
│ (încărcare, apoi semnare pe portal)
↓
Încasare ─→ Operațiune bancară ─→ Extras bancar (potrivire automată)
Pasul 1: Creezi documentul de vânzare
Unde găsești: Meniu lateral → Vânzări → tabul Facturi client
Completează antetul
| Câmp | Ce completezi | Exemplu |
|---|---|---|
| Serie și număr | Seria și numărul documentului | 0000000147 |
| Data documentului | Data vânzării | 18.03.2026 |
| Tip operațiune | Determină tratamentul fiscal (vânzare cu amănuntul, export de mărfuri, prestare de servicii…) | Vânzare de mărfuri |
| Client | Selectează partenerul | SRL „Client Fidel" |
| Contract | Contractul asociat (opțional) | Contract nr. 15/2026 |
| Termen de plată | Scadența | 02.04.2026 |
| Depozit | Depozitul din care se livrează | Depozit central |
| Subdiviziune | Subdiviziunea care face vânzarea (opțional) | Magazin nr. 1 |
| Cont debit (creanțe) | Contul de creanțe | 221.1 Creanțe comerciale din țară |
| Cont credit (venituri) | Contul de venituri | 611.2 Venituri din vânzarea mărfurilor |
| Valuta și cursul | Valuta documentului, cu cursul BNM al zilei | MDL |
Comutatoarele din antet
| Comutator | Ce se schimbă când îl activezi | Dacă îl lași închis |
|---|---|---|
| Preț cu TVA inclus | Prețurile de pe linii sunt brute; TVA-ul se extrage din ele | Prețurile sunt nete și TVA-ul se adaugă peste |
| Document fără TVA | Aduce TVA-ul întregului document la zero, indiferent de cotele de pe linii | Fiecare linie își păstrează cota |
| Decontare în lei (valută convențională) | Factura e exprimată în valută, dar se achită în lei; diferențele devin „de sumă", nu „de curs" | Decontarea se face în valuta facturii |
| Cont contabil pe linie | Apare o coloană de cont pe fiecare linie, care suprascrie contul de venituri din antet | Toate liniile merg pe contul din antet |
Decontare în lei apare doar pe documentele în valută. Document fără TVA se bifează singur când tipul operațiunii este export.
Completează liniile
Pentru fiecare produs vândut:
- Produs — selectează din nomenclator (POSfix calculează automat costul de descărcare)
- Cantitate și Preț de vânzare; suma se poate și tasta direct, iar prețul se derivă din ea
- Cota TVA — se alege din nomenclatorul tău de cote, pe cod, nu pe procent
- Cost și Marjă — coloane doar de citit, care apar când produsul are cost cunoscut
Factura de client nu are control de discount. Reducerea o dai din prețul de pe linie sau dintr-o listă de prețuri legată de client.
Coloanele care apar singure
- Iese din stoc — pe produsele cu ambalaje: îți arată câte bucăți pleacă efectiv, după unitatea aleasă
- Alocare — pe produsele urmărite pe loturi măsurate. Deschide o alegere între Pe suprafață (m²), care consumă ambalajele FIFO, și Ambalaj întreg, unde alegi tu ambalajul și se facturează măsura lui rămasă. După contabilizare, panoul Ambalaje consumate arată exact ce a plecat
Ce se întâmplă la contabilizare
Nota are trei părți: venitul și TVA-ul colectat pe creanța clientului, plus costul mărfii scăzut din stoc. O vezi în panoul de înregistrări contabile din partea de jos a formularului, înainte de a apăsa butonul.
Contul de venit depinde de ce vinzi — produse proprii, mărfuri, servicii sau lucrări au fiecare analitica lui, iar costul o urmează simetric. POSfix îl ia de pe produs, dacă îl are configurat; altfel din antetul documentului.
Sunt două regimuri fiscale diferite, cu consecințe opuse pe TVA-ul tău deductibil:
- Cota 0% — livrare impozabilă, doar cu cotă zero. Exportul intră aici. Păstrezi dreptul de deducere pe achizițiile aferente.
- Scutită de TVA — livrarea iese din sfera taxării. Pierzi dreptul de deducere pe achizițiile aferente.
Bifa Document fără TVA doar aduce suma la zero; ea nu spune declarației care dintre cele două regimuri se aplică. Regimul îl stabilește Tipul operațiunii din antet, iar de acolo îl citește declarația TVA. Alege tipul corect, altfel exportul tău ajunge în caseta greșită.
Descărcarea de gestiune e automată: nu creezi un document separat pentru ieșirea din stoc.
Contabilizează documentul
Apasă Contabilizează. Documentul trece din Ciornă în Contabilizat. Formulele contabile se generează automat — verifică-le în panoul de înregistrări contabile din partea de jos a formularului. Dacă ai greșit, apeși Anulează contabilizarea și documentul revine în Ciornă.
- Stocul disponibil acoperă cantitatea vândută
- Prețul de vânzare este corect (verifică lista de prețuri a clientului)
- Cota TVA corespunde tipului de produs/serviciu
- Dacă organizația nu este plătitoare de TVA, liniile cu cotă vor bloca contabilizarea
Pasul 2: Descărcarea de gestiune
Acest pas este automat — POSfix îl execută la contabilizarea documentului de vânzare.
Ce se întâmplă în spate
- POSfix identifică fiecare produs din liniile documentului
- Calculează costul de ieșire conform metodei de evaluare a produsului:
- FIFO (prima intrare, prima ieșire) — valoarea implicită
- CMP (cost mediu ponderat)
- Scade marfa din stoc și trece costul ei pe cheltuiala perioadei
În lista metodelor din fișa produsului apare și LIFO, dar POSfix nu o calculează: costul iese în fapt după CMP, fără niciun avertisment în ecran.
Fișa produsului ar spune una, sistemul ar face alta. Alege FIFO sau CMP și declară în politica contabilă metoda pe care platforma o aplică efectiv.
Metoda de evaluare este un câmp din fișa produsului (Meniu lateral → Nomenclator → tabul Nomenclatură). Dacă nu e completată acolo, se folosește metoda implicită a depozitului, iar dacă nici aceea nu e setată — FIFO.
Verificare stoc după vânzare
Unde găsești: Meniu lateral → Nomenclator → tabul Stoc → Jurnal stoc (soldurile sunt în Nomenclator → Stoc → Solduri stoc)
Verifică:
- Cantitatea în stoc a scăzut
- Mișcarea de ieșire apare cu referință la documentul de vânzare
Pasul 3: Emite e-Factura
Unde găsești: Meniu lateral → Vânzări → tabul E-Factura
e-Factura este obligatorie pentru livrările efectuate în cadrul achizițiilor publice — inclusiv achiziții sectoriale, concesiuni și achiziții de mică valoare, cu excepțiile prevăzute de lege. Pentru restul tranzacțiilor este opțională, dar recomandată: îi scutește pe amândoi de retastare. Verifică cerințele în vigoare pe portalul SFS.
Procesul de emitere
- Din factura de client Contabilizată, apasă Generează E-Factură
- POSfix construiește e-Factura cu toate datele: emitent, beneficiar, produse, TVA
- Verifică datele — în special IDNO-ul clientului și cotele TVA
- Documentul se încarcă la SFS ca ciornă și trece în starea Încărcată la SFS
- Semnătura se aplică pe portalul SFS, de către persoana autorizată. POSfix urmărește apoi starea și o actualizează singur
Nu există semnare locală cu certificat digital în POSfix. Aplicația încarcă XML-ul la SFS; semnarea o faci pe portalul SFS, iar POSfix preia rezultatul prin sincronizare periodică.
Stările e-Facturii
| Stare | Semnificație |
|---|---|
| Schiță | Există doar local, nu a fost încărcată la SFS |
| Încărcată la SFS | XML-ul a ajuns la SFS și așteaptă semnătura pe portal |
| Semnată de furnizor | Furnizorul a semnat pe portalul SFS |
| Trimisă la cumpărător | A ajuns la beneficiar, în așteptare |
| Semnată de cumpărător | Cumpărătorul a acceptat și a semnat |
| Respinsă de cumpărător | Cumpărătorul a respins — verifică motivul |
| Anulată de furnizor | Emitentul a anulat documentul |
| Transportată | Semnată de transportator |
| Ștearsă la SFS | Documentul a fost șters de pe portal |
Pasul 4: Contul spre plată (opțional, înaintea facturii)
Unde găsești: Meniu lateral → Vânzări → tabul Conturi spre plată
Contul spre plată este documentul pe care i-l trimiți clientului înainte de livrare, ca să-l plătească. Este util pentru:
- Solicitarea plății în avans
- Evidența scadențelor
- Confirmarea comenzii, când clientul are nevoie de un document pentru plată
Din meniul documentului ai trei acțiuni:
- Generează factură de vânzare — creează factura fiscală din contul spre plată. Îți cere o confirmare, fiindcă emiterea are consecință fiscală
- Dezleagă factura — desface legătura dintre cele două documente, dacă te-ai răzgândit. Dispare în momentul în care factura a fost contabilizată; factura însăși nu se șterge
- Înregistrează plata — deschide o operațiune bancară deja legată de acest document
Dacă livrezi și facturezi în același timp, treci direct la factura de client. Contul spre plată nu generează înregistrări contabile.
Pasul 5: Încasezi banii
Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Operațiuni bancare
Când clientul plătește, înregistrezi încasarea:
La contabilizare, creanța clientului scade cu suma încasată și tot cu atât crește soldul contului bancar. Leagă operațiunea de factură — altfel creanța rămâne deschisă pe partener chiar dacă banii au intrat.
Cum creezi operațiunea bancară
Două variante:
- Manual: Bani → tabul Operațiuni bancare → document nou → tip Încasare → selectează partenerul → sumă → Contabilizează
- Automat prin import extras: la pasul 6, POSfix creează operațiunea din rândul de extras
Pasul 6: Importezi extrasul bancar
Unde găsești: Meniu lateral → Bani → tabul Extrase Bancare
- Descarcă extrasul din internet-banking
- Importă în POSfix
- POSfix potrivește automat încasarea cu operațiunea bancară existentă
Dacă operațiunea bancară nu exista încă, POSfix o creează automat pe baza datelor din extras (sumă, plătitor, destinație).
Pasul 7: Verificare finală
Verificare creanță client
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Fișa de cont → 221.1; rândurile se grupează pe subconto, deci vezi separat fiecare client
Factura apare ca înregistrare în debit, încasarea în credit. Sold zero înseamnă că clientul a achitat integral și fluxul e complet.
Verificare cont bancar
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → tabul Fișa de cont → 242.1
Verifică că suma încasată apare ca intrare (debit) și soldul coincide cu extrasul bancar.
Fișa de cont 221.1, grupată pe subconto, îți arată instant cât datorează fiecare client. Sold debitor = sumă de încasat.
Scenarii alternative
Vânzare cu avans primit
Când clientul plătește înaintea livrării, TVA-ul se datorează pe avans, nu la livrare: data livrării în scopuri de TVA devine data încasării. Emiți factura fiscală pe avans și declari TVA-ul în luna încasării. La livrare colectezi TVA din nou pe document, deci trebuie să stornezi TVA-ul de pe avans — altfel îl declari de două ori.
Nici nota din luna încasării, nici stornarea de la livrare nu se produc automat. Le introduci tu, din Meniu lateral → Contabilitate → tabul Operațiuni manuale. Compensarea avansului, în schimb, o face documentul de vânzare la contabilizare, dacă clientul are sold de avans.
Export în valută
Alegi valuta în antet; cursul BNM al zilei se completează singur, dar îl poți rescrie. La contabilizarea încasării, POSfix calculează diferența de curs și o înregistrează pe venit sau pe cheltuială, după sens.
Dacă vinzi în țară dar factura e exprimată în valută, e altceva: livrarea rămâne internă, iar decontarea se face în lei. Pornește comutatorul Decontare în lei (valută convențională) — diferențele devin atunci „de sumă", nu „de curs".
Retur de la client
Unde găsești: Meniu lateral → Vânzări → tabul Documente de retur
Cel mai simplu îl creezi din factura contabilizată, cu butonul Creează retur: preia clientul, liniile și cantitățile. La retur parțial ștergi liniile care nu se întorc și corectezi cantitățile; sumele se recalculează singure.
Returul înregistrează sume cu semn invers, prin convenția storno roșu: creanța scade, venitul scade, marfa revine în stoc.
Client care nu plătește
Provizionul pentru creanțe dubioase și casarea definitivă sunt două operațiuni distincte, la momente diferite.
Provizionul îl înregistrezi ca operațiune manuală. Casarea creanței, după epuizarea căilor legale, se face din Meniu lateral → Vânzări → tabul Regularizări datorii, cu tipul Casare — acolo completezi partenerul, suma și cele două conturi.
Deducerea fiscală a unei creanțe compromise are condiții proprii; verifică-le înainte de a o trece pe cheltuieli deductibile.
Rapoarte utile pentru vânzări
| Raport | Ce verifici | Unde găsești |
|---|---|---|
Fișa de cont 221.1 | Creanțe pe client — cine datorează și cât | Meniu lateral → Contabilitate → tabul Fișa de cont |
Fișa de cont 611.2 | Veniturile pe perioadă și pe analitică | Meniu lateral → Contabilitate → tabul Fișa de cont |
| Balanța de verificare | Sold total 221 = total creanțe neîncasate | Meniu lateral → Contabilitate → tabul Balanța de verificare |
| Registru vânzări | Lista documentelor de vânzare pe perioadă | Meniu lateral → Rapoarte → tabul Registru vânzări |
| Raport vânzări | Vânzările pe produs, client și perioadă | Meniu lateral → Rapoarte → tabul Raport vânzări |
| Profitabilitate produse | Marja pe fiecare produs | Meniu lateral → Rapoarte → tabul Profitabilitate produse |
Comparație: Flux achiziții vs. flux vânzări
| Etapă | Achiziție | Vânzare |
|---|---|---|
| Document primar | Factură furnizor | Factură client |
| Unde îl găsești | Achiziții → tabul Facturi furnizor | Vânzări → tabul Facturi client |
| Partenerul e | furnizor (datorie) | client (creanță) |
| TVA-ul e | deductibil, creanță față de buget | colectat, datorie către buget |
| Banii | ies din cont | intră în cont |
| E-Factura | O primești de la furnizor | O emiți tu către client |
| Stoc | Crește | Scade |
Întrebări frecvente
Pot emite o factură de vânzare fără stoc disponibil?
Poți crea documentul, dar nu-l contabiliza fără stoc — costul de descărcare nu se calculează corect. Verifică soldul în Meniu lateral → Nomenclator → tabul Stoc → Solduri stoc înainte.
Ce diferență este între factura de client și E-Factura?
Factura de client este documentul contabil — generează formulele contabile și mișcă stocul. E-Factura este documentul fiscal transmis prin SFS. Ambele sunt necesare: prima pentru contabilitate, a doua pentru conformitate fiscală. E-Factura se generează din factura de client contabilizată.
Cum verific cât îmi datorează toți clienții?
Deschide Balanța de verificare și verifică soldul contului 221. Sau deschide Fișa de cont pe 221.1 — rândurile se grupează pe subconto, deci soldul debitor la fiecare client = suma de încasat.
Pot anula o factură de vânzare deja contabilizată?
Nu există buton „Stornează" și nici stare „Stornat". Ai două căi:
- Anulează contabilizarea — documentul revine în Ciornă, nota contabilă se șterge, stocul și creanța se restabilesc. Apoi îl corectezi sau îl ștergi. Funcționează doar cât perioada este deschisă.
- Document nou cu valori negative — dacă perioada e închisă sau vrei să păstrezi urma, înregistrezi corecția ca document nou, cu semne inverse. Pentru marfa care se întoarce efectiv, documentul potrivit este returul (Vânzări → tabul Documente de retur).
Corecția în contabilitate se face prin înregistrare nouă cu semne inverse, nu prin modificarea celei existente.