Полный цикл: от продажи до поступления денег
Это руководство охватывает весь цикл продажи — от выписки документа до получения денег от клиента. На каждом этапе вы видите, где работаете в POSfix, какие опции меняют результат и что проверяете после.
Путь одной продажи
Расходная накладная ─→ Списание со склада (автоматически) ─→ e-Factura SFS
│ (загрузка, затем подпись на портале)
↓
Поступление ─→ Банковская операция ─→ Банковская выписка (автосопоставление)
Шаг 1: Вы создаёте документ продажи
Где найти: Боковое меню → Продажи → вкладка Расходные накладные
Заполните шапку
| Поле | Что заполняете | Пример |
|---|---|---|
| Серия и номер | Серия и номер документа | 0000000147 |
| Дата документа | Дата продажи | 18.03.2026 |
| Тип операции | Определяет налоговый режим (розничная продажа, экспорт товаров, оказание услуг…) | Продажа товаров |
| Клиент | Выберите партнёра | SRL „Client Fidel" |
| Контракт | Связанный контракт (необязательно) | Договор № 15/2026 |
| Срок оплаты | Дата платежа | 02.04.2026 |
| Склад | Склад, с которого отгружаете | Depozit central |
| Подразделение | Подразделение, которое делает продажу (необязательно) | Magazin nr. 1 |
| Счёт дебет (дебиторка) | Счёт дебиторской задолженности | 221.1 Торговая дебиторская задолженность внутри страны |
| Счёт кредит (доходы) | Счёт доходов | 611.2 Доходы от продажи товаров |
| Валюта и курс | Валюта документа, с курсом BNM на день | MDL |
Переключатели в шапке
| Переключатель | Что меняется при включении | Если оставить выключенным |
|---|---|---|
| Цена с НДС | Цены в строках брутто; НДС выделяется из них | Цены нетто, и НДС добавляется сверху |
| Документ без НДС | Обнуляет НДС всего документа, независимо от ставок в строках | Каждая строка сохраняет свою ставку |
| Расчёт в леях (условная единица) | Счёт выражен в валюте, но оплачивается в леях; разницы становятся «суммовыми», а не «курсовыми» | Расчёт идёт в валюте счёта |
| Счёт учёта по строке | В каждой строке появляется колонка счёта, которая перекрывает счёт доходов из шапки | Все строки идут на счёт из шапки |
Расчёт в леях появляется только на валютных документах. Документ без НДС ставится сам, когда тип операции — экспорт.
Заполните строки
По каждому проданному товару:
- Продукт — выберите из номенклатуры (POSfix сам считает себестоимость списания)
- Количество и Цена продажи; сумму можно набрать и напрямую, тогда цена выводится из неё
- Ставка НДС — выбирается из вашей номенклатуры ставок, по коду, а не по проценту
- Себестоимость и Маржа — колонки только для чтения, появляются, когда у товара известна себестоимость
В расходной накладной нет управления скидкой. Скидку вы даёте ценой в строке или прайс-листом, привязанным к клиенту.
Колонки, которые появляются сами
- Списывается со склада — на товарах с упаковками: показывает, сколько штук уходит фактически, по выбранной единице
- Распределение — на товарах, которые учитываются мерными партиями. Открывает выбор между По площади (м²), где упаковки расходуются по FIFO, и Целая упаковка, где упаковку выбираете вы и выставляется её остаток. После проведения панель Списанные упаковки показывает, что именно ушло
Что происходит при проведении
Проводка состоит из трёх частей: доход и НДС, начисленные на дебиторку клиента, плюс себестоимость товара, списанная со склада. Вы видите её в панели бухгалтерских проводок внизу формы, до нажатия кнопки.
Счёт дохода зависит от того, что вы продаёте — у собственной продукции, товаров, услуг и работ своя аналитика, и себестоимость идёт за ней симметрично. POSfix берёт его с товара, если он там настроен; иначе из шапки документа.
Это два разных налоговых режима с противоположными последствиями для вашего вычета по НДС:
- Ставка 0 % — облагаемая поставка, просто по нулевой ставке. Экспорт входит сюда. Право на вычет сохраняется по связанным закупкам.
- Освобождено от НДС — поставка выходит из сферы налогообложения. Право на вычет теряется по связанным закупкам.
Галочка Документ без НДС только обнуляет сумму; она не сообщает декларации, какой из двух режимов применяется. Режим задаёт Тип операции в шапке, и именно оттуда его читает декларация по НДС. Выберите правильный тип, иначе ваш экспорт попадёт не в ту графу.
Списание со склада автоматическое: отдельный документ на выбытие вы не создаёте.
Проведите документ
Нажмите Провести. Документ переходит из Черновик в Проведен. Бухгалтерские проводки формируются автоматически — проверьте их в панели проводок внизу формы. Если ошиблись, нажимаете Снять проведение, и документ возвращается в черновик.
- Доступный остаток покрывает проданное количество
- Цена продажи верна (проверьте прайс-лист клиента)
- Ставка НДС соответствует типу товара или услуги
- Если организация не является плательщиком НДС, строки со ставкой заблокируют проведение
Шаг 2: Списание со склада
Этот шаг автоматический — POSfix выполняет его при проведении документа продажи.
Что происходит за кулисами
- POSfix определяет каждый товар из строк документа
- Считает себестоимость выбытия по методу оценки товара:
- FIFO (первым пришёл, первым ушёл) — значение по умолчанию
- CMP (средневзвешенная себестоимость)
- Списывает товар со склада и относит его себестоимость на расходы периода
В списке методов в карточке товара есть и LIFO, но POSfix его не считает: себестоимость фактически выходит по CMP, без единого предупреждения на экране.
Карточка товара говорила бы одно, а система делала бы другое. Выберите FIFO или CMP и укажите в учётной политике тот метод, который платформа применяет на самом деле.
Метод оценки — это поле в карточке товара (Боковое меню → Номенклатура → вкладка Номенклатура). Если там не заполнено, используется метод склада по умолчанию, а если и он не задан — FIFO.
Проверка остатка после продажи
Где найти: Боковое меню → Номенклатура → вкладка Запасы → Журнал остатков (остатки — в Номенклатура → Запасы → Остатки на складе)
Проверьте:
- Количество на складе уменьшилось
- Движение выбытия отображается со ссылкой на документ продажи
Шаг 3: Выпустите e-Factura
Где найти: Боковое меню → Продажи → вкладка e-Factura
e-Factura обязательна для поставок в рамках государственных закупок — включая секторальные закупки, концессии и закупки малой стоимости, с исключениями, предусмотренными законом. Для остальных сделок она необязательна, но рекомендуется: избавляет обе стороны от перенабора. Действующие требования проверяйте на портале SFS.
Процесс выпуска
- Из Проведен расходной накладной нажмите Создать Э-Фактуру
- POSfix собирает e-Factura со всеми данными: эмитент, получатель, товары, НДС
- Проверьте данные — особенно IDNO клиента и ставки НДС
- Документ загружается в SFS как черновик и переходит в статус Загружен в SFS
- Подпись ставится на портале SFS уполномоченным лицом. Дальше POSfix следит за статусом и обновляет его сам
Локального подписания цифровым сертификатом в POSfix нет. Приложение загружает XML в SFS; подписываете вы на портале SFS, а POSfix забирает результат периодической синхронизацией.
Статусы e-Factura
| Статус | Значение |
|---|---|
| Черновик | Существует только локально, в SFS не загружен |
| Загружен в SFS | XML дошёл до SFS и ждёт подписи на портале |
| Подписан поставщиком | Поставщик подписал на портале SFS |
| Отправлен покупателю | Дошёл до получателя, в ожидании |
| Подписан покупателем | Покупатель принял и подписал |
| Отклонен покупателем | Покупатель отклонил — проверьте причину |
| Отменен поставщиком | Эмитент отменил документ |
| Транспортирован | Подписан перевозчиком |
| Удалён из SFS | Документ удалён с портала |
Шаг 4: Счёт клиенту (необязательно, до накладной)
Где найти: Боковое меню → Продажи → вкладка Счета клиентам
Счёт клиенту — это документ, который вы отправляете клиенту до отгрузки, чтобы он оплатил. Он полезен для:
- Запроса предоплаты
- Учёта сроков платежа
- Подтверждения заказа, когда клиенту нужен документ для оплаты
В меню документа у вас три действия:
- Создать документ продажи — создаёт налоговую накладную из счёта. Просит подтверждение, потому что у выписки есть налоговые последствия
- Отвязать счёт — разрывает связь между двумя документами, если вы передумали. Исчезает в момент, когда накладная проведена; сама накладная не удаляется
- Записать оплату — открывает банковскую операцию, уже связанную с этим документом
Если вы отгружаете и выставляете накладную одновременно, переходите сразу к расходной накладной. Счёт клиенту бухгалтерских проводок не создаёт.
Шаг 5: Вы получаете деньги
Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские операции
Когда клиент платит, вы регистрируете поступление:
При проведении дебиторка клиента уменьшается на полученную сумму, и ровно на столько же растёт остаток банковского счёта. Свяжите операцию с накладной — иначе дебиторка так и останется открытой на партнёре, хотя деньги пришли.
Как создать банковскую операцию
Два варианта:
- Вручную: Деньги → вкладка Банковские операции → новый документ → тип «Поступление» → выберите партнёра → сумма → Провести
- Автоматически через импорт выписки: на шаге 6 POSfix создаёт операцию из строки выписки
Шаг 6: Вы импортируете банковскую выписку
Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские Выписки
- Скачайте выписку из интернет-банка
- Импортируйте в POSfix
- POSfix автоматически сопоставляет поступление с существующей банковской операцией
Если банковской операции ещё не было, POSfix создаёт её автоматически по данным выписки (сумма, плательщик, назначение).
Шаг 7: Финальная проверка
Проверка дебиторки клиента
Где найти: Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Карточка счета → 221.1; строки группируются по субконто, поэтому каждый клиент виден отдельно
Накладная отражается записью по дебету, поступление — по кредиту. Нулевое сальдо значит, что клиент рассчитался полностью и цикл завершён.
Проверка банковского счёта
Где найти: Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Карточка счета → 242.1
Проверьте, что полученная сумма отражается как приход (дебет) и остаток совпадает с банковской выпиской.
Карточка счета 221.1, сгруппированная по субконто, мгновенно показывает, сколько должен каждый клиент. Дебетовое сальдо = сумма к получению.
Альтернативные сценарии
Продажа с полученным авансом
Когда клиент платит до отгрузки, НДС начисляется на аванс, а не при поставке: датой поставки для целей НДС становится дата получения денег. Вы выписываете налоговую накладную на аванс и декларируете НДС в месяце получения. При отгрузке вы начисляете НДС снова на документе, поэтому НДС с аванса нужно сторнировать — иначе задекларируете его дважды.
Ни проводка месяца получения, ни сторно при отгрузке автоматически не возникают. Их вводите вы, из Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Ручные операции. А вот зачёт аванса делает сам документ продажи при проведении, если у клиента есть остаток аванса.
Экспорт в валюте
Валюту вы выбираете в шапке; курс BNM на день заполняется сам, но его можно переписать. При проведении поступления POSfix считает курсовую разницу и относит её на доход или на расход, по направлению.
Если вы продаёте внутри страны, но накладная выражена в валюте, это другое дело: поставка остаётся внутренней, а расчёт идёт в леях. Включите переключатель Расчёт в леях (условная единица) — разницы тогда становятся «суммовыми», а не «курсовыми».
Возврат от клиента
Где найти: Боковое меню → Продажи → вкладка Возвратные документы
Проще всего создать его из проведённой накладной, кнопкой Создать возврат: она переносит клиента, строки и количества. При частичном возврате вы удаляете строки, которые не возвращаются, и правите количества; суммы пересчитываются сами.
Возврат записывает суммы с обратным знаком, по правилу красного сторно: дебиторка уменьшается, доход уменьшается, товар возвращается на склад.
Клиент, который не платит
Резерв по сомнительным долгам и окончательное списание — две разные операции, в разные моменты.
Резерв вы записываете ручной операцией. Списание долга, после исчерпания правовых способов, делается из Боковое меню → Продажи → вкладка Корректировки долгов, с типом Списание — там вы заполняете партнёра, сумму и два счёта.
У налогового вычета по безнадёжному долгу свои условия; проверьте их, прежде чем относить его на вычитаемые расходы.
Полезные отчёты по продажам
| Отчёт | Что проверяете | Где найти |
|---|---|---|
Карточка счета 221.1 | Дебиторка по клиентам — кто должен и сколько | Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Карточка счета |
Карточка счета 611.2 | Доходы за период и по аналитике | Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Карточка счета |
| Оборотная ведомость | Общее сальдо 221 = вся неполученная дебиторка | Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Оборотная ведомость |
| Реестр продаж | Список документов продажи за период | Боковое меню → Отчёты → вкладка Реестр продаж |
| Отчёт по продажам | Продажи по товару, клиенту и периоду | Боковое меню → Отчёты → вкладка Отчёт по продажам |
| Рентабельность товаров | Маржа по каждому товару | Боковое меню → Отчёты → вкладка Рентабельность товаров |
Сравнение: цикл закупок и цикл продаж
| Этап | Закупка | Продажа |
|---|---|---|
| Первичный документ | Счёт поставщика | Расходная накладная |
| Где найти | Закупки → вкладка Счета поставщиков | Продажи → вкладка Расходные накладные |
| Партнёр — это | поставщик (кредиторка) | покупатель (дебиторка) |
| НДС — это | вычет, требование к бюджету | начисление, долг перед бюджетом |
| Деньги | уходят со счёта | приходят на счёт |
| e-Factura | Вы получаете её от поставщика | Вы выпускаете её клиенту |
| Запасы | Растут | Уменьшаются |
Частые вопросы
Можно ли выписать расходную накладную без доступного остатка?
Документ создать можно, но проводить его без остатка нельзя — себестоимость списания посчитается неверно. Сначала проверьте остаток в Боковое меню → Номенклатура → вкладка Запасы → Остатки на складе.
В чём разница между расходной накладной и e-Factura?
Расходная накладная — это бухгалтерский документ: она формирует проводки и двигает остатки. e-Factura — это налоговый документ, передаваемый через SFS. Нужны оба: первый для учёта, второй для налогового соответствия. e-Factura создаётся из проведённой расходной накладной.
Как проверить, сколько мне должны все клиенты?
Откройте Оборотную ведомость и проверьте сальдо счёта 221. Или откройте Карточку счета по 221.1 — строки группируются по субконто, поэтому дебетовое сальдо у каждого клиента = сумма к получению.
Можно ли отменить уже проведённую расходную накладную?
Кнопки «Сторнировать» нет, статуса «Сторнирован» тоже. У вас два пути:
- Снять проведение — документ возвращается в Черновик, проводка удаляется, остаток и дебиторка восстанавливаются. Дальше вы его правите или удаляете. Работает, только пока период открыт.
- Новый документ с отрицательными значениями — если период закрыт или вы хотите сохранить след, вы записываете исправление новым документом, с обратными знаками. Для товара, который действительно возвращается, подходящий документ — возврат (Продажи → вкладка Возвратные документы).
Исправление в учёте делается новой записью с обратными знаками, а не изменением существующей.