Первый месяц бухгалтерии в POSfix
Переход на новую учётную систему — критический момент. Это руководство ведёт вас шаг за шагом через первые 30 дней — от создания аккаунта до первого закрытия месяца. Следуйте предложенному графику, и к концу первого месяца система будет полностью работать.
Начинайте переход в начале квартала или финансового года. Если это невозможно, выберите начало календарного месяца — сверка начальных остатков будет значительно проще.
День 1: Аккаунт и организация
Создайте аккаунт и добавьте компанию
- Создать Аккаунт на cp.posfix.md — введите email, подтвердите его, задайте пароль
- Заполните данные организации — Боковое меню → Настройки → вкладка Настройки организации
- Введите IDNO — POSfix сам подтягивает данные из Государственного регистра (название, адрес, организационно-правовая форма)
- Проверьте и заполните недостающее: телефон, email, администратор
- Проверьте активные модули — Боковое меню → Настройки → вкладка Оплата. При регистрации вы получаете все модули на пробный период; после окончания пробы активными остаются только модули из договора. Незаконтрактованный модуль остаётся виден в меню, но заблокирован
Проверьте заполненные данные
Проверьте сразу:
| Что проверяете | Где найти | Почему это важно |
|---|---|---|
| Официальное название | Настройки → вкладка Настройки организации | Появляется во всех документах и отчётах |
| IDNO / Фискальный код | Настройки → вкладка Настройки организации | Нужен для E-Factura и отчётов SFS |
| Юридический адрес | Настройки → вкладка Настройки организации | Печатается на выставленных накладных |
| Правовая форма (SRL, SA и т. д.) | Настройки → вкладка Настройки организации | Определяет применимые формы и отчёты |
| Основной банковский счёт | Деньги → вкладка Банковские Счета | Нужен для платёжных поручений |
Если вы ведёте учёт нескольких фирм, добавляете их из Боковое меню → Настройки → вкладка Компании.
POSfix создаёт план счетов автоматически, в соответствии с Национальными стандартами бухгалтерского учёта (SNC) Республики Молдова — 654 счёта. Вводить его вручную не нужно.
Дни 2-3: Базовая настройка
Задайте учётную политику — сначала это
Где найти: Боковое меню → Настройки → вкладка Учётная политика
Это первое, что вы делаете в эти дни, до остатков и до первого документа. Политика предзаполняет каждый документ, созданный после неё, а её версии привязаны к датам: у каждой есть Применяется с, и документы берут правила из версии, действующей на их дату. То, что вы настроите позже, задним числом не применяется.
Что вы решаете здесь:
- Вводимая цена в новых документах — НДС в сумме, НДС сверху или без НДС
- НДС по закупкам — принимается к вычету или включается в стоимость, плюс счёт и статья затрат для незачтённого НДС
- Метод оценки запасов и Оценка товаров в рознице
- Износ основных средств начисляется и Амортизация нематериальных активов начисляется
- Налоговый год начинается в
Проверьте план счетов
Где найти: Боковое меню → Бухгалтерия → Классификаторы → вкладка План счетов
План счетов приходит предзаполненным по SNC — 654 счёта. Ваша задача не пересоздать его, а проверить, что есть аналитические счета, нужные для деятельности компании:
- Счета запасов —
217.1Товары, приобретённые для перепродажи,211.1Сырьё и основные материалы (если есть производство) - Счета денежных средств —
241.1Касса в национальной валюте,241.2Касса в иностранной валюте (если работаете с валютой) - Банковские счета —
242.1Денежные средства на счетах в леях,243.1Денежные средства на счетах в валюте - Счета покупателей/поставщиков —
221.1Торговая дебиторская задолженность внутри страны,521.1Торговая кредиторская задолженность внутри страны - Счета затрат — проверьте, что есть аналитика по основным категориям затрат
- Счета доходов —
611.1Доходы от продажи продукции,611.2Доходы от продажи товаров,611.3Доходы от оказания услуг
Счета без точки (например, 217) — это счета-группы: в отчётах они суммируют аналитику под собой. Счета с точкой (например, 217.1) — это аналитика, на которой отражаются операции. Проводите на аналитику — иначе теряете детализацию и сверку по субконто.
Проверьте учётные периоды
Где найти: Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Учётные Периоды
- Проверьте текущий финансовый год (обычно он совпадает с календарным)
- Проверьте статусы месяцев — месяц, с которого вы начинаете работу, должен быть Открыт
- Если месяц показан как несозданный, откройте его кнопкой Открыть период
Налоговые сроки текущего месяца вы видите в Боковое меню → Фискальный календарь. Рабочие дни и праздники, которые идут в табель и в расчёт зарплаты, настраиваются в Бухгалтерия → вкладка Производственный календарь.
Добавьте основных партнёров
Где найти: Боковое меню → Партнеры
Вводить всех партнёров с самого начала не нужно. Сосредоточьтесь на тех, с кем работаете часто:
- Топ-10 поставщиков — те, от кого накладные приходят ежемесячно
- Топ-10 покупателей — те, кому вы выставляете накладные ежемесячно
- По каждому партнёру заполните: название, IDNO, адрес, банковский счёт
Новых партнёров можно добавить в любой момент, в том числе прямо из формы накладной. Не тормозите настройку ради ввода всех партнёров — добавляйте их по мере появления документов.
Настройте банковские счета
Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские Счета
По каждому банковскому счёту компании:
- Напишите IBAN. POSfix проверяет его и сам заполняет Название банка и BIC из него; если счёт казначейский, есть кнопка Поиск IBAN казначейства
- Заполните Наименование счета — как вы хотите узнавать его в списках
- Выберите Валюту
- Включите Установить по умолчанию на счёте, с которого обычно платите — он будет подставляться в новых документах
В форме нет поля бухгалтерского счёта: счёт из плана счетов POSfix выбирает по валюте банковского счёта, а не вы.
Если вы принимаете оплату картой
Раздел Приём карт (эквайринг) открывается переключателем и запрашивает четыре вещи: Счёт расчётов по картам, Комиссия по картам (%), Банк-эквайер и Договор эквайринга.
Это единственный бухгалтерский счёт во всей форме. Данные отсюда автоматически попадают в розничную продажу, а комиссия признаётся при банковском расчёте — не при продаже.
Дни 4-5: Миграция данных
Это самый важный этап. Начальные остатки — точка отсчёта вашего учёта в POSfix.
Подготовьте оборотную ведомость
Из прежней системы — Excel или другой бухгалтерской программы — выгрузите оборотную ведомость на дату перехода. Вам нужны:
- Дебетовый и кредитовый остаток по каждому аналитическому счёту
- Ведомость должна сходиться: Итого Дебет = Итого Кредит
Ввод начальных остатков
Где найти: Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Начальные остатки
У документа три раздела, выбираемых в поле Раздел: Общие остатки, Основные средства и Нематериальные активы.
- Выберите раздел и дату начальных остатков (последний день месяца, предшествующего стартовому)
- По каждому аналитическому счёту с остатком введите дебетовую или кредитовую сумму
- Нажмите Проверить остатки. В шапке видна разбивка по разделам, затем вердикт: Документ сбалансирован (все разделы) или Разница по документу, с точной суммой
Баланс проверяется по всему документу, а не по текущему разделу — подытог раздела, который сам не сходится, это нормально.
При сохранении поле Раздел блокируется окончательно. Если вы выбрали неверно, документ удаляют и делают заново.
Кнопка Импорт из 1С находится в списке начальных остатков, а не в форме — сверху, рядом с Новый документ. Она открывает мастер из трёх шагов: Выбор Файла (.contfix или .json, максимум 50 МБ, с паролем, если файл зашифрован) → Сопоставление счетов с планом POSfix → Предпросмотр. Не перенабирайте сотни строк.
Счета доходов и расходов начинаются с нуля, поэтому остатки по классам 6 и 7 вы не вводите. Результат прошлых лет идёт на 332.
Начальные остатки должны сходиться. Если разница не нулевая, проверьте:
- Не забыли ли вы счёт?
- Не перепутали ли дебет с кредитом на каком-нибудь счёте?
- Была ли верной ведомость из прежней системы?
Ввод основных средств
Где найти: Боковое меню → Бухгалтерия → Активы → вкладка Основные средства
Если у компании есть основные средства, по каждому активу введите:
- Название и классификацию
- Дату ввода в эксплуатацию
- Первоначальную (входную) стоимость и остаточную стоимость
- Накопленный износ на дату миграции
- Метод амортизации: Линейный, Уменьшаемого остатка или Пропорционально объёму
- Оставшийся срок полезного использования
Налоговая колонка линейная и без остаточной стоимости. Она обслуживает декларацию по подоходному налогу, а не бухгалтерию, и совпадать с бухгалтерской колонкой не обязана.
Проверьте итоговый баланс
После ввода всех остатков:
- Сформируйте оборотную ведомость — Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Оборотная ведомость
- Сравните с ведомостью из прежней системы — каждый счёт должен совпасть
- Проверьте Итого Дебет = Итого Кредит
Неделя 2: Первые документы
Теперь система настроена. Пора начинать текущую работу.
Первые накладные поставщиков
Где найти: Боковое меню → Закупки → вкладка Счета поставщиков
- Выберите поставщика → заполните серию и номер, дату документа и дату документа поставщика
- Проверьте переключатели в шапке — они решают, что произойдёт при проведении
- Добавьте строки: товар/услуга, количество, цена, ставка НДС
- Проверьте бухгалтерскую проводку в панели проводок внизу формы
- Сохраните → Провести
Переключатели из шага 2, в порядке появления:
| Переключатель | Что меняется при включении | Если оставить выключенным |
|---|---|---|
| Включает приёмку | Счёт сам приходует товар на склад | Товар не движется; нужна приходная накладная |
| Импортная накладная | Требует привязать таможенную декларацию | Документ остаётся внутренней закупкой |
| Цена с НДС | Цены в строках — брутто | Цены нетто, НДС начисляется сверху |
| Документ без НДС | Обнуляет НДС документа | Каждая строка сохраняет свою ставку |
Подробности и случай импорта: Цикл закупок.
Проводка складывается сама из строк документа — стоимость товара на счёт запасов, НДС на дебиторскую задолженность бюджета, итог на задолженность перед поставщиком.
Сначала проверьте, не пришёл ли счёт через E-Factura: Боковое меню → Закупки → вкладка e-Factura. Полученные из SFS накладные превращаются в счета поставщиков без перенабора.
Первые документы продажи
Где найти: Боковое меню → Продажи → вкладка Расходные накладные
Процесс похож на счета поставщиков, но с обратной стороны:
- Выберите покупателя → добавьте строки
- Сохраните → Провести
- По желанию: нажмите Создать Э-Фактуру прямо из проведённого документа
Первые банковские операции
Где найти: Боковое меню → Деньги → вкладка Банковские операции
Банковские операции можно вводить вручную или импортом:
- Вручную: новый документ → выберите банковский счёт → заполните данные операции
- Импорт банковской выписки: Деньги → вкладка Банковские Выписки → импортируйте файл из банка; POSfix сам сопоставляет строки с существующими операциями
Неделя 3: Ежедневная рутина
К этому моменту у вас уже должен быть ритм. Вот рекомендуемый дневной порядок:
Ежедневный рабочий цикл
Утро:
1. Проверьте полученные e-Factura (Закупки → вкладка e-Factura)
2. Импортируйте вчерашнюю банковскую выписку (Деньги → вкладка Банковские Выписки)
В течение дня:
3. Регистрируйте полученные накладные поставщиков
4. Создавайте накладные покупателям
5. Обрабатывайте кассовые операции (Деньги → вкладка Кассы)
Конец дня:
6. Быстро проверьте ведомость — Итого Дебет = Итого Кредит
Формировать полный отчёт ежедневно не нужно. Быстрой проверки оборотной ведомости в конце дня достаточно, чтобы поймать ошибки, пока они не накопились.
Еженедельная сверка с банком
Раз в неделю проверяйте:
- Остаток счёта
242.1(или243.xдля валюты) из ведомости = остаток из банковской выписки - Нет банковских операций, оставшихся в Черновик
- Нет платежей без привязанного документа
Неделя 4: Первое закрытие месяца
Настал момент первого закрытия. Следуйте полному чек-листу закрытия, но вот краткая версия:
Быстрый чек-лист первого закрытия
| # | Шаг | Где найти / проверка |
|---|---|---|
| 1 | Все счета месяца зарегистрированы | Закупки → вкладка Счета поставщиков; ни одного непроведённого счёта на столе |
| 2 | Проверьте полученные e-Factura | Закупки → вкладка e-Factura; все обработаны |
| 3 | Последняя банковская выписка импортирована | Деньги → вкладка Банковские Выписки; остаток POSfix = остаток выписки |
| 4 | Ноль документов, оставшихся в Черновике | Отфильтруйте статус = Черновик в каждом реестре |
| 5 | Расчёт зарплаты (если есть сотрудники) | Команда → вкладка Расчёт зарплаты; табель заполнен → расчёт выполнен → проведён |
| 6 | Износ основных средств | Шаг Амортизация в мастере закрытия |
| 7 | Оборотная ведомость | Бухгалтерия → вкладка Оборотная ведомость; Итого Дебет = Итого Кредит |
| 8 | Проверьте основные счета | Бухгалтерия → вкладка Карточка счета: 242.1, 521.1, 221.1 — логичные остатки |
| 9 | Закройте период | Бухгалтерия → вкладка Учётные Периоды → Начать закрытие → шаг Подтверждение → Закрыть период |
На первое закрытие заложите дополнительное время. Проверьте каждый основной счёт по карточке счета — убедитесь, что нет перевёрнутых проводок или ошибочных сумм. Первый месяц задаёт основу на весь остальной год.
Советы на первые 3 месяца
Что проверять еженедельно
- Сходимость ведомости — Итого Дебет = Итого Кредит (всегда, без исключений)
- Остаток в банке — счёт
242.x= реальный остаток в банке - Задолженность поставщикам — счёт
521.xсоответствует неоплаченным накладным - Задолженность покупателей — счёт
221.xсоответствует неполученным оплатам
Как повысить производительность
| Неделя | Цель |
|---|---|
| 1-2 | Освоить навигацию, создавать документы шаг за шагом |
| 3-4 | Использовать e-Factura для импорта без перенабора |
| Месяц 2 | Настроить шаблоны проводок для повторяющихся операций (Бухгалтерия → вкладка Шаблоны проводок) |
| Месяц 3 | Использовать импорт банковской выписки как основной поток |
Частые ошибки в первый месяц
- Несходящиеся начальные остатки — нажмите Проверить остатки и устраните разницу до начала текущей работы
- Счета-группы вместо аналитических счетов — проводите на
217.1, а не на217, иначе теряете детализацию и субконто - НДС не на том счёте — НДС к вычету идёт на
225.2(дебиторская задолженность бюджета), собранный НДС на534.4(обязательство) - Банковские операции без документа — каждый платёж должен быть связан с накладной или с платёжным поручением
Частые вопросы
Можно ли работать параллельно в POSfix и в старой системе?
Да, и на первый месяц это даже рекомендуется. Вводите одни и те же документы в обеих системах и сравнивайте ведомости в конце месяца. Когда убедитесь, что всё сходится, старую систему можно оставить. Обычно достаточно одного квартала параллельно.
Что делать, если я ошибся в начальных остатках?
Если документ начальных остатков ещё Черновик:
- Зайдите в Боковое меню → Бухгалтерия → вкладка Начальные остатки
- Исправьте значения прямо там и нажмите Проверить остатки
Если документ уже Проведен:
- Нажмите Снять проведение — документ вернётся в Черновик, а проводка удалится
- Исправьте значения и проведите заново
- Пересформируйте оборотную ведомость, чтобы подтвердить сходимость
Документы, проведённые позже, перепроверять не нужно, если счета GL остались теми же.
Нужно ли вводить все документы с первого дня?
Нет. Документы можно вводить постепенно, в том порядке, в котором вы их обрабатываете. Важно, чтобы к концу месяца все документы были зарегистрированы. Хронологический порядок ввода на правильность учёта не влияет — считается дата документа, а не дата ввода.
Как понять, что всё настроено верно?
Проверьте эти 5 пунктов:
- Оборотная ведомость сходится (Итого Дебет = Итого Кредит)
- Банковский остаток в POSfix = реальный остаток на счёте
- Вы можете создать и провести счёт поставщика без ошибок
- Вы можете создать и провести расходную накладную без ошибок
- Вы можете импортировать банковскую выписку, и операции сопоставляются
Если все 5 пунктов работают, вы готовы к текущей работе.