Registrul partenerilor
Partenerul este primul lucru pe care-l configurezi înainte de a introduce orice document. Fără partener nu poți crea o factură de la furnizor, un document de vânzare sau o operațiune bancară. În POSfix, același partener poate fi și furnizor, și client — nu e nevoie să-l dublezi.
Unde găsești: Sidebar → Parteneri
De ce configurezi partenerii
- Orice document comercial (factură furnizor, document de vânzare, operațiune bancară) cere un partener — dacă nu-l ai în sistem, nu poți salva documentul.
- Autocomplete din IDNO — introduci codul fiscal și POSfix completează automat denumirea, adresa și forma juridică din Registrul de Stat al Republicii Moldova. Economisești timp și eviți greșeli de tastare.
- Solduri per partener — rapoartele de creanțe (ct.
221) și datorii (ct.521) se grupează automat pe partener. Dacă ai parteneri duplicați, soldurile se fragmentează. - e-Factura — la importul facturilor electronice, POSfix asociază automat furnizorul pe baza IDNO-ului. Dacă nu există, îl creează.
Configurare pas cu pas
- Deschide Parteneri din sidebar.
- Apasă „Partener nou".
- Alege tipul partenerului:
| Tip | Când îl folosești | Cod fiscal |
|---|---|---|
| Juridic | SRL, SA, ÎS, asociații, instituții | IDNO (13 cifre) |
| Fizic | Persoane fizice (clienți retail, angajați) | IDNP (13 cifre) |
| Individual | ÎI, GȚ, avocat, notar | IDNO propriu |
- Introdu codul fiscal (IDNO/IDNP) — sistemul caută automat în Registrul de Stat și completează:
- Denumirea completă și prescurtată
- Adresa juridică
- Forma juridică
- Verifică datele pre-completate, ajustează dacă e nevoie.
- Bifează rolurile: Furnizor, Client sau ambele.
- Adaugă contacte (telefon, email — cel marcat „primar" apare pe documente tipărite).
- Adaugă conturi bancare (IBAN + bancă din lista BNM). Marchează-l pe cel implicit.
- Selectează un folder (opțional, pentru organizare).
- Apasă Salvează.
Tastează primele cifre ale IDNO-ului și selectează compania din lista de sugestii. Nu trebuie să completezi manual nici denumirea, nici adresa.
Cum adaugi un partener rapid (din formularul facturii)
Nu trebuie să ieși din factură ca să adaugi un partener. Când ești în câmpul „Partener" din orice document:
- Începe să tastezi denumirea sau IDNO-ul.
- Dacă partenerul nu există, apare opțiunea „Adaugă partener nou".
- Se deschide formularul de partener — completezi datele minime (IDNO, rol) și salvezi.
- Revii automat la document cu partenerul selectat.
Acest flux funcționează identic în facturi furnizori, documente de vânzare, operațiuni bancare și oriunde apare selectorul de partener.
Valorile recomandate (ce câmpuri sunt obligatorii)
| Câmp | Obligatoriu | Recomandări |
|---|---|---|
| Tip partener | Da | Juridic pentru SRL/SA, Fizic pentru persoane |
| Cod fiscal (IDNO/IDNP) | Da | 13 cifre; lasă autocomplete să completeze restul |
| Denumire | Da | Se completează automat din IDNO |
| Rol (Furnizor/Client) | Da (min. 1) | Bifează ambele dacă lucrezi în ambele direcții |
| Cod TVA | Nu | Completează dacă partenerul e plătitor de TVA; bifează isVatPayer |
| IBAN | Nu | Obligatoriu practic dacă faci plăți prin bancă |
| Folder | Nu | Recomandăm: Furnizori / Clienți / Angajați ca structură minimă |
| Contact primar | Nu | Email-ul sau telefonul principal — apare pe documente |
| Adresă efectivă | Nu | Completează doar dacă diferă de adresa juridică |
| Note | Nu | Observații interne (ex. „plăți întârziate frecvent") |
POSfix validează formatul IBAN conform standardului ISO 13616. Dacă introduci un IBAN invalid, primești un mesaj de eroare. IBAN-urile din Republica Moldova au formatul MD + 2 cifre de control + 2 litere (banca) + 16 caractere.
Foldere ierarhice
Organizezi partenerii în foldere cu structură arborescentă. Exemplu practic:
📁 Furnizori locali
📁 Materii prime
📁 Ambalaje
📁 Servicii
📁 Furnizori externi
📁 UE
📁 CSI
📁 Clienți
📁 Retail
📁 HoReCa
📁 Distribuitori
Folderele sunt opționale, dar utile când ai peste 30–50 de parteneri. Fiecare folder afișează numărul de parteneri conținuți. Poți crea subfoldere la orice nivel.
Contracte cu partenerul
Din fișa partenerului gestionezi contractele — termeni impliciți, perioade de valabilitate, condiții de plată. Contractele se pot gestiona și din registrul dedicat. Detalii complete: Contracte.
Ce se poate schimba ulterior
| Acțiune | Se poate? | Notă |
|---|---|---|
| Schimba denumirea | Da | Se actualizează peste tot în documente noi |
| Schimba IDNO-ul | Da | Cu atenție — verifică să nu creezi duplicat |
| Adăuga/scoate roluri | Da | Scoaterea rolului de furnizor nu șterge facturile existente |
| Adăuga conturi bancare | Da | Marchează noul cont ca implicit dacă e cazul |
| Dezactiva partenerul | Da | Nu mai apare în selecție, dar documentele și soldurile rămân |
| Șterge partenerul | Condiționat | Doar dacă nu are niciun document asociat |
| Muta în alt folder | Da | Drag & drop sau editare |
Depanare
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| IDNO-ul nu returnează nimic din Registrul de Stat | Compania este nouă sau codul e greșit | Verifică lungimea (13 cifre) și corectitudinea. Dacă e firmă nouă, completează manual. |
| Partenerul nu apare în lista de furnizori | Nu are rolul „Furnizor" bifat | Editează fișa → bifează „isSupplier" → Salvează |
| Partenerul nu apare deloc în selectoare | Este dezactivat (isActive = false) | Editează fișa → reactivează |
| „IBAN invalid" la salvare | Format greșit sau cifre de control incorecte | Verifică IBAN-ul cu banca partenerului. IBAN-urile MD au 24 caractere. |
| Partenerul apare dublu în liste | Există două fișe cu același IDNO | Verifică ambele fișe. Mută documentele pe una singură, apoi dezactiveaz-o pe cealaltă. |
| Nu pot șterge partenerul | Are documente asociate (facturi, plăți) | Dezactivează-l în loc să-l ștergi. Documentele existente rămân valide. |
Întrebări frecvente
Pot avea un partener care este și furnizor, și client?
Da. Bifezi ambele roluri pe aceeași fișă. Partenerul va apărea atât în documentele de aprovizionare, cât și în cele de vânzare. Rapoartele de reconciliere vor arăta atât datoriile (ct. 521), cât și creanțele (ct. 221) față de el. Dacă e nevoie, poți face compensare.
Ce se întâmplă dacă dezactivez un partener?
Partenerul nu mai apare în listele de selecție din documente noi. Toate documentele existente și soldurile rămân vizibile în rapoarte. Poți oricând să-l reactivezi.
Pot șterge un partener?
Doar dacă nu are niciun document asociat. Dacă a fost folosit măcar într-o factură sau operațiune, trebuie să-l dezactivezi. Aceasta este o protecție de integritate a datelor.
Conturile bancare ale partenerului se actualizează automat?
Nu. Datele conturilor bancare sunt introduse manual sau pot fi preluate din e-Factura. Dacă partenerul își schimbă banca, actualizezi manual și marchezi noul cont ca implicit.
Cum caut un partener existent?
Lista de parteneri are bară de căutare cu filtrare instantanee după denumire, cod fiscal sau cod intern. Poți filtra și pe folder din arborele din stânga.
Un partener din alt sistem se poate importa?
Nu direct prin import automat. Dar la importul facturilor din e-Factura, partenerii noi se creează automat. Pentru parteneri existenți, trebuie creați manual — procesul e rapid datorită autocomplete-ului din IDNO.
Câmpul „Cod TVA" este același cu IDNO-ul?
Nu neapărat. Codul TVA este codul de plătitor de TVA — pentru companiile din Republica Moldova are aceeași valoare ca IDNO-ul, dar prefixat de obicei. Bifează isVatPayer doar dacă partenerul este înregistrat ca plătitor de TVA la SFS.
Cum aflu dacă un partener este plătitor de TVA?
Verifici pe portalul Serviciului Fiscal de Stat (SFS) — secțiunea „Verificare contribuabili". Alternativ, dacă primești facturi cu TVA evidențiat, partenerul este plătitor.
Pot avea mai multe conturi bancare pentru același partener?
Da, nelimitat. Poți adăuga conturi în lei, euro, dolari. Marchează-l pe cel folosit cel mai frecvent ca implicit — va fi pre-selectat automat în ordine de plată.
Partenerul extern (din altă țară) cum se adaugă?
La fel ca un partener local, dar completezi manual toate câmpurile (autocomplete-ul din IDNO funcționează doar pentru companii din Republica Moldova). Selectează valuta contului bancar corespunzătoare.
Pagini conexe
- Contracte — termeni și condiții per partener
- Facturi furnizori — documente de achiziție
- Documente de vânzare — documente de livrare
- Reconciliere — verificarea soldurilor reciproce cu partenerul
- Compensări — compensarea creanțelor și datoriilor
- e-Factura — creare automată de parteneri la importul facturilor electronice