Contracte
Contractul este fișa de evidență a înțelegerii comerciale cu un partener: număr, dată, tip, valută, termene și documentul scanat. Îl legi de facturi ca să vezi separat, pe fiecare contract, cât s-a facturat și cât s-a plătit.
Unde găsești: Meniu lateral → Vânzări → tabul Contracte
1 contract nou
Când ai nevoie de contracte
- Furnizori sau clienți recurenți — vrei să vezi rulajul pe fiecare contract, nu doar pe partener.
- Mai multe înțelegeri cu același partener — un contract în lei și unul în euro, urmărite separat.
- Evidența termenelor — ții datele de expirare, valoarea contractată și tipul de achitare.
- Audit — contractul scanat stă atașat de fișă, nu într-un dosar pe disc.
Contractul nu schimbă valuta, conturile sau scadența de pe factură. El este o analitică: îl alegi manual pe document, iar la contabilizare ajunge pe analiticele conturilor de creanțe și datorii. Așa poți urmări soldul pe fiecare contract.
Ce faci aici
- Deschizi Vânzări → tabul Contracte și apeși Contract nou.
- Completezi Nr. contract și Data contractului.
- Alegi Partener.
- Alegi Tipul contractului: Achiziție sau Vânzare.
- Alegi Valuta.
- Alegi Tipul de achitare și, dacă e cazul, Zile de plata.
- Completezi Valabil până la, dacă contractul are termen.
- Completezi Valoare — valoarea contractată, informativă.
- Scrii termenii în Descriere.
- Încarci contractul scanat cu Încarcă document contract.
- Apeși Salvează.
Poți crea contracte și din fila Contracte a fișei partenerului. Acolo partenerul e deja completat.
Câmpurile formularului
| Câmp | Ce înseamnă | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Nr. contract | Numărul din contractul semnat | Nu |
| Data contractului | Data semnării | Nu |
| Partener | Cu cine ai contractul | Da |
| Tipul contractului | Achiziție sau Vânzare | Da |
| Valuta | Moneda în care s-a convenit | Nu |
| Tipul de achitare | Cum se achită: unic, lunar, trimestrial, la livrare, în avans sau personalizat | Nu |
| Valabil până la | Data expirării. Gol înseamnă termen nedeterminat | Nu |
| Valoare | Valoarea contractată. Informativă, nu se consumă automat | Nu |
| Zile de plata | Numărul de zile de la factură până la scadență | Nu |
| Descriere | Termenii și condițiile, text liber | Nu |
| Document contract | Contractul scanat: PDF sau imagine, până la 25 MB | Nu |
Tipuri de achitare
| Valoare | Ce înseamnă |
|---|---|
| Plată unică | O singură plată pentru toată valoarea |
| Lunară | Facturare și plată în fiecare lună |
| Trimestrială | Facturare și plată la fiecare trimestru |
| La livrare | Plata se face odată cu livrarea |
| Avans | Plata se face înainte de livrare |
| Personalizat | Alt aranjament, descris în Descriere |
Panoul „Sumar"
În dreapta formularului ai un rezumat cu tipul contractului, tipul de achitare, valoarea, data de expirare și zilele de plată. Îl folosești ca verificare rapidă înainte de salvare.
Exemplu practic
SRL „Vinăria Codru" cumpără lunar sticle de la SRL „Glass Mold", în euro.
| Câmp | Valoare |
|---|---|
| Nr. contract | ACH-2025-003 |
| Data contractului | 15.01.2025 |
| Partener | SRL „Glass Mold" |
| Tipul contractului | Achiziție |
| Valuta | EUR |
| Tipul de achitare | Lunară |
| Zile de plata | 30 |
| Valabil până la | 31.12.2025 |
| Valoare | 50.000 EUR |
Când contabilul înregistrează o factură de la SRL „Glass Mold", alege contractul ACH-2025-003 în câmpul Contract. La contabilizare, rândurile de datorie poartă analitica acestui contract, deci în fișa contului distingi rulajul pe ACH-2025-003 de celelalte înțelegeri cu același furnizor.
Starea contractului
Contractul are două stări: Activ și Inactiv.
| Stare | Ce înseamnă |
|---|---|
| Activ | Apare în selectorul de contract de pe documente |
| Inactiv | Nu mai apare la documente noi. Documentele existente rămân neatinse |
Comuți starea din meniul contextual al listei, cu Comută activ.
Expirarea se urmărește separat, prin coloana Valabil până la din listă. Un contract expirat nu se dezactivează singur — decizi tu dacă îl prelungești sau îl dezactivezi.
Lista de contracte
Deasupra tabelului ai bara de căutare, filtrul de tip (Achiziție / Vânzare) și filtrul de stare (Activ / Inactiv). Coloanele sunt: Nr. contract, Data, Partener, Tipul contractului, Valuta, Valabil până la și Status.
Scenarii speciale
Mai multe contracte cu același partener
Creezi câte unul pentru fiecare înțelegere: unul în lei, altul în euro, sau unul pe fiecare an. Pe document alegi manual contractul potrivit. Selectorul îți arată doar contractele partenerului ales.
Contract pe termen nedeterminat
Lași Valabil până la gol. Contractul rămâne activ până când îl dezactivezi manual.
Schimbarea condițiilor
Ai două variante:
- Modifici contractul existent. Simplu, dar pierzi urma condițiilor vechi.
- Dezactivezi contractul vechi și creezi unul nou. Mai curat pentru audit, fiindcă documentele vechi rămân legate de contractul vechi.
Contractul scanat
Apeși Încarcă document contract și alegi un PDF sau o imagine, până la 25 MB. Ulterior îl poți descărca, înlocui cu Înlocuiește fișierul sau șterge.
Greșeli frecvente
| Greșeală | Consecință | Cum eviți |
|---|---|---|
| Aștepți ca documentul să preia condițiile contractului | Valuta și conturile rămân cele implicite | Le verifici și le setezi pe document |
| Uiți să alegi contractul pe factură | Rulajul nu se poate urmări pe contract | Alegi Contract înainte de contabilizare |
| Dezactivezi un contract încă în derulare | Nu-l mai poți alege pe documentele noi | Îl reactivezi cu Comută activ |
| Ții contractul semnat doar pe hârtie | La control cauți dosarul | Îl atașezi la fișa contractului |
Depanare
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Contractul nu apare în selectorul de pe factură | E Inactiv, sau e legat de alt partener | Verifici starea din listă și partenerul din fișă. |
| Selectorul de contract e gol | Nu ai ales încă partenerul pe document | Alegi întâi partenerul. Lista se încarcă după el. |
| Contractul dispare din selector după ce schimb partenerul | Selectorul se golește la schimbarea partenerului | Alegi din nou contractul, dintre cele ale noului partener. |
| Fișierul nu se încarcă | Depășește 25 MB sau nu e PDF ori imagine | Comprimi documentul sau îl scanezi la rezoluție mai mică. |
| Nu găsesc contractul în listă | Filtrele de tip sau de stare îl ascund | Le comuți pe Activ și pe tipul potrivit, sau cauți după număr. |
Întrebări frecvente
Contractul e obligatoriu pe documente?
Nu. Îl folosești când vrei să urmărești rulajul separat pe fiecare înțelegere.
Se completează automat pe factură?
Nu. Îl alegi manual din câmpul Contract. Selectorul îți arată doar contractele partenerului ales pe document.
Contractul schimbă conturile sau valuta de pe factură?
Nu. Conturile și valuta vin din Tipul operațiunii și din setările documentului. Contractul intră doar ca analitică în nota contabilă.
Pot avea mai multe contracte active cu același partener?
Da, oricâte. Le alegi manual, pe fiecare document.
Ce se întâmplă dacă modific un contract?
Documentele deja create rămân legate de el și își păstrează datele. Modificarea nu se propagă retroactiv.
Pot urmări cât s-a consumat din valoarea contractului?
Câmpul Valoare e informativ, panoul nu scade automat din el. Rulajul îl urmărești în fișa de cont pe 221.x sau 521.x, unde contractul apare ca analitică pe rândurile notei.
Cum caut un contract?
Bara de căutare din capul listei caută după număr, partener și descriere. Ai și filtre pe tip și pe stare.
Ce se întâmplă la expirarea contractului?
Nimic automat. Contractul rămâne Activ până când îl dezactivezi. Coloana Valabil până la îți arată care au expirat.
Contractul din panou înlocuiește contractul semnat?
Nu. Documentul juridic rămâne cel semnat. În panou ții evidența lui și atașezi scanul.
Pagini conexe
- Parteneri — fișa care conține fila Contracte
- Facturi furnizori — documentele pe care legi contractele de achiziție
- Documente de vânzare — documentele pe care legi contractele de vânzare
- Fișa de cont — rulajul pe analitica de contract
- Reconciliere — soldul reciproc cu partenerul