Contracte
Contractul în POSfix definește termenii impliciți ai relației comerciale cu un partener. Când asociezi un contract la o factură furnizor sau un document de vânzare, câmpurile de valută, cont GL și scadență se pre-completează automat — economisești timp și reduci erorile de introducere.
Unde găsești: Sidebar → Achiziții sau Vânzări → Contracte
Contractul este un document standard (nu postabil) — nu generează formule contabile și nu apare în Registrul jurnal. Rolul lui este exclusiv de configurare: setează valorile implicite pentru documentele comerciale asociate.
Când ai nevoie de contracte
- Furnizori recurenți — cumperi lunar de la același furnizor pe aceiași termeni (valută, cont GL, scadență). Contractul elimină completarea manuală repetitivă.
- Clienți cu condiții speciale — un client are termen de plată de 60 zile și facturare în EUR, altul plătește imediat în MDL. Contracte diferite = condiții diferite.
- Evidența termenelor — ții evidența datelor de expirare, valorilor contractuale și condițiilor negociate.
- Audit și conformitate — la control, contractele justifică condițiile comerciale aplicate pe documente.
Cum creezi un contract — pas cu pas
- Deschide Contracte din sidebar (sau din tab-ul „Contracte" din fișa partenerului).
- Apasă „Contract nou".
- Selectează partenerul (furnizor sau client).
- Completează:
- Număr contract — ex. „C-2025-001"
- Data contract — data semnării
- Data expirare — opțional; lasă gol pentru contracte pe termen nedeterminat
- Tip — Purchase (achiziție) sau Sale (vânzare)
- Valuta — MDL, EUR, USD
- Termene de plată — numărul de zile până la scadență (ex. 30)
- Cont GL — contul analitic implicit (ex.
521.1pentru achiziții,221.1pentru vânzări) - Valoare — valoarea totală a contractului (opțional, informativ)
- Implicit — bifează dacă este contractul principal pentru acest partener
- Salvează.
Dacă lucrezi frecvent cu un furnizor pe aceiași termeni, configurează un contract implicit. Nu va mai trebui să selectezi manual contul GL, valuta și termenele de plată la fiecare factură — totul se pre-completează automat.
Exemplu practic complet
Situație: SRL „Vinăria Codru" cumpără lunar sticle de la SRL „GlassMold" — în EUR, cu termen de plată 30 zile, pe contul 521.1.
Pasul 1 — Crearea contractului:
| Câmp | Valoare |
|---|---|
| Partener | SRL GlassMold |
| Număr | ACH-2025-003 |
| Data | 15.01.2025 |
| Data expirare | 31.12.2025 |
| Tip | Purchase (Achiziție) |
| Valuta | EUR |
| Termene plată | 30 zile |
| Cont GL | 521.1 |
| Valoare | 50.000 EUR |
| Implicit | Da |
Pasul 2 — Utilizarea pe factură:
Când contabilul creează o factură furnizor și selectează SRL „GlassMold":
- Contractul ACH-2025-003 se selectează automat (e marcat ca implicit)
- Valuta devine EUR
- Contul credit devine
521.1 - Scadența se calculează automat: data facturii + 30 zile
Contabilul completează doar liniile de detaliu (produse, cantități, prețuri). Restul vine din contract.
Exemplu cu mai multe contracte pe același partener
SRL „Vinăria Codru" are două contracte cu SRL „GlassMold":
| Contract | Tip | Valuta | Cont GL | Implicit |
|---|---|---|---|---|
| ACH-2025-003 | Purchase | EUR | 521.1 | Da |
| ACH-2025-007 | Purchase | MDL | 521.2 | Nu |
La crearea facturii, contractul implicit (ACH-2025-003) se selectează automat. Dacă achiziția este în MDL, contabilul schimbă manual pe ACH-2025-007.
Formula contabilă
Contractul nu generează formule contabile — este un document standard, nu postabil. Rolul lui este de configurare. Formulele contabile sunt generate de documentele asociate:
| Document asociat | Formula generată | Contul din contract |
|---|---|---|
| Factură furnizor | Dt 2xx / Ct 521.x | 521.x vine din contract |
| Document de vânzare | Dt 221.x / Ct 6xx | 221.x vine din contract |
Ciclul de viață
Contractul are un ciclu de viață simplificat, diferit de documentele contabile:
Activ → Expirat → Dezactivat
- Activ (
isActive = true, data expirare neDepășită sau inexistentă) — apare în listele de selecție pe documente. - Expirat (data expirare depășită, dar încă activ) — rămâne vizibil în registru, poate fi prelungit.
- Dezactivat (
isActive = false) — nu mai apare la selecție pe documente noi. Documentele existente nu sunt afectate.
Dezactivarea unui contract nu afectează documentele deja create. Contul GL și valuta rămân pe documentele vechi. Contractul pur și simplu nu va mai fi disponibil la documente noi.
Scenarii speciale
Contractul implicit
Fiecare partener poate avea câte un contract implicit per tip:
- Un contract implicit de achiziție (Purchase)
- Un contract implicit de vânzare (Sale)
Când selectezi partenerul pe un document, contractul implicit se asociază automat. Dacă partenerul nu are contract implicit, câmpul contract rămâne gol.
Contract pe termen nedeterminat
Lasă câmpul „Data expirare" gol. Contractul rămâne activ indefinit. Poți să-l dezactivezi manual când relația comercială se încheie.
Schimbarea condițiilor
Dacă se schimbă condițiile comerciale (ex. termenul de plată crește de la 30 la 45 zile):
- Opțiunea 1 — Modifici contractul existent. Documentele deja create nu sunt afectate; noile condiții se aplică doar documentelor viitoare.
- Opțiunea 2 — Dezactivezi contractul vechi și creezi unul nou cu noile condiții. Mai curat pentru audit.
Contracte în fișa partenerului
Contractele apar în două locuri:
- Registrul de contracte — lista completă a tuturor contractelor, filtrabilă pe partener, tip, status.
- Fișa partenerului — tab-ul „Contracte" afișează doar contractele asociate partenerului respectiv.
Poți crea contracte din ambele locuri. Din fișa partenerului, câmpul „Partener" este pre-completat și blocat.
Legătura cu alte documente
| Document | Legătura |
|---|---|
| Facturi furnizori | Folosesc contracte de tip Purchase — valuta, contul GL și scadența vin din contract |
| Documente de vânzare | Folosesc contracte de tip Sale — aceleași câmpuri pre-completate |
| Bonuri de intrare | Pot folosi contracte de achiziție pentru pre-completare |
| Facturi clienți | Pot folosi contracte de vânzare |
| Ordine de plată | Scadența pe factură (calculată din contract) determină termenul de plată |
| Parteneri | Fiecare contract aparține unui partener |
Greșeli frecvente
| Greșeală | Consecință | Cum eviți |
|---|---|---|
| Marchezi două contracte ca implicite pentru același tip | Comportament imprevizibil la selectare | Doar un contract implicit per tip per partener |
Folosești cont grup (ex. 521) în loc de analitic | Documentele nu pot fi contate | Selectează conturi cu punct: 521.1 |
| Nu actualizezi data de expirare | Contractul expirat nu mai apare la selecție | Prelungește sau creează contract nou |
| Schimbi valuta pe contract cu documente existente | Documente vechi rămân în valuta inițială, confuzie | Creează contract nou pentru noua valută |
| Nu configurezi contract implicit | Trebuie selectat manual la fiecare document | Marchează contractul principal ca implicit |
Depanare
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Contractul nu apare la selecție pe factură | Contractul e dezactivat sau expirat | Verifică isActive și data de expirare |
| Contractul nu pre-completează câmpurile | Contractul nu are valuta/cont GL/termen de plată completate | Completează câmpurile lipsă pe contract |
| Apare contractul greșit automat | Contractul greșit e marcat ca implicit | Schimbă marcajul „Implicit" pe contractul corect |
| Nu pot șterge contractul | Contractul e asociat la documente existente | Dezactivează-l în loc să-l ștergi |
| Scadența se calculează greșit | Termenul de plată e incorect pe contract | Verifică câmpul „Termene de plată" (număr de zile) |
Întrebări frecvente
Contractul este obligatoriu pe documente?
Nu. Contractul este opțional. Poți crea facturi și documente de vânzare fără contract asociat — completezi manual valuta, contul GL și scadența.
Pot avea mai multe contracte active cu același partener?
Da. Dar doar unul poate fi marcat ca implicit per tip (un contract implicit de achiziție, unul de vânzare). Celelalte contracte trebuie selectate manual pe document.
Ce se întâmplă dacă schimb condițiile unui contract?
Documentele deja create nu sunt afectate retroactiv. Noile condiții se aplică doar documentelor create după modificare.
Pot ține evidența valorii consumate din contract?
Câmpul „Valoare" stochează valoarea totală a contractului, dar POSfix nu calculează automat valoarea consumată. Pentru a verifica cât s-a facturat pe un contract, folosește Reconcilierea filtrând pe partener și perioadă.
Cum caut un contract după număr?
Lista de contracte are bară de căutare cu filtrare pe număr contract, partener sau descriere.
Contractul afectează formulele contabile?
Indirect, da. Contul GL configurat pe contract devine contul implicit pe document. Dacă ai 521.1 pe contract, factura va folosi 521.1 la contare. Dar poți suprascrie orice valoare pre-completată.
Ce diferență e între contractul de achiziție și cel de vânzare?
Tipul determină unde apare contractul:
- Purchase — la facturi furnizori, bonuri de intrare
- Sale — la documente de vânzare, facturi clienți
Pot crea contracte din fișa partenerului?
Da. Tab-ul „Contracte" din fișa partenerului permite crearea și vizualizarea contractelor asociate, cu partenerul pre-completat.
Ce se întâmplă la expirarea contractului?
Contractul rămâne în registru. Ai două opțiuni: (1) prelungești data de expirare, sau (2) dezactivezi contractul și creezi unul nou. Documentele existente nu sunt afectate.
Cum gestionez contracte în mai multe valute cu același partener?
Creezi câte un contract per valută. De exemplu: un contract Purchase în EUR și altul în MDL. Marchezi cel mai frecvent ca implicit.
Contractul se tipărește?
Contractul din POSfix este o evidență internă a termenilor comerciali, nu contractul juridic propriu-zis. Documentul juridic (contractul semnat pe hârtie) se păstrează separat. POSfix stochează referința (număr, dată) pentru asociere.
Pagini conexe
- Parteneri — registrul partenerilor asociați contractelor
- Facturi furnizori — documente care folosesc contracte de achiziție
- Documente de vânzare — documente care folosesc contracte de vânzare
- Facturi clienți — facturi proforma cu condiții din contract
- Planul de conturi — conturile GL configurate pe contracte
- Reconciliere — verificarea sumelor facturate pe partener