Recunoaștere facturi — nomenclatorul meu
Nomenclatorul meu e lista de mărfuri din programul în care ții gestiunea (1C sau altul), adusă în POSfix. Pe ea se potrivesc liniile facturilor recunoscute, iar factura verificată o descarci pentru programul tău, cu codurile lui.
Lista nu e nomenclatorul POSfix și nu mișcă stocul: nu creează produse în Nomenclator și nu face recepție. Dacă ții gestiunea în POSfix, liniile se leagă de produsele POSfix, ca la factura de furnizor.
Unde găsești: Meniu lateral → Recunoaștere facturi → tabul Nomenclatorul meu
1 adaugi o poziție · 2 pe ce nomenclator se potrivesc liniile · 3 încărcarea din fișier și bifa de dezactivare · 4 poziție creată aici · 5 tipul poziției · 6 meniul unei poziții create aici
Pe ce nomenclator se potrivesc liniile
Cardul din stânga sus decide unde caută POSfix poziția fiecărei linii recunoscute:
- Automat — lista ta, dacă ai încărcat una; altfel nomenclatorul POSfix. Sub opțiuni scrie pe care îl folosește acum.
- Nomenclatorul meu — mereu lista ta. E alegerea pentru cine ține mărfurile în alt program.
- Nomenclatorul PosFix — liniile se leagă de produsele POSfix, iar din factura verificată faci direct factura de furnizor.
Alegerea o schimbă doar cine are drept de administrare pe Recunoaștere facturi. Ceilalți văd opțiunile, dar nu le pot bifa.
Ca să adaugi o poziție
Pentru o marfă pe care programul tău n-o are încă, o creezi direct aici. POSfix îi dă codul, iar programul tău o preia din fișierul de export.
- Recunoaștere facturi → tabul Nomenclatorul meu → Adaugă poziție.
- Scrii Denumire — singurul câmp obligatoriu.
- La Tip nomenclator alegi un tip deja folosit în firmă sau scrii unul nou.
- Completezi Unitate și, dacă marfa are, Coduri de bare — mai multe, despărțite prin virgulă.
- Salvează.
1 denumirea · 2 tipul, ales din listă sau scris de tine · 3 unitatea · 4 codurile de bare · 5 salvarea
Codul se dă la salvare, în ordine: DX-000001, DX-000002 și așa mai departe. Nu-l scrii tu și nu se mai schimbă. În listă, poziția apare cu insigna creată aici, iar tipul ei stă în coloana Tip.
Tipul e un text liber al poziției, nu o listă separată de întreținut. Lista din care alegi se adună singură din tipurile deja folosite în firmă.
Ce poți schimba în listă
Pe o poziție creată aici, clic dreapta pe rând sau ⋮ de la capătul lui deschide Editare și Șterge. La editare codul rămâne același.
Pozițiile venite din programul tău, din fișier sau prin API, nu au meniul acesta. Le schimbi în programul tău, apoi încarci lista din nou.
Ștergerea scoate poziția din listă. Facturile deja verificate își păstrează legătura cu codul ei.
Folosit arată de câte ori a fost aleasă poziția pe facturile verificate. O poziție dezactivată la import apare în coloana Activ ca retrasă și se vede doar pe filtrul Toate.
Ca să încarci lista din programul tău
- Exporți din programul tău lista de mărfuri în Excel (
.xlsx) sau CSV. - Nomenclatorul meu → Alege fișierul Excel sau CSV.
- Citești rezultatul de sub buton: câte poziții s-au adăugat, actualizat, au rămas neschimbate sau au fost dezactivate.
Coloanele se recunosc după titlu, în română, rusă sau engleză. Obligatorii sunt doar Cod și Denumire. Poți adăuga UM, Cod de bare și Tip, tipul de nomenclator; în 1C coloana se numește de obicei Вид.
Ordinea coloanelor nu contează. Rândul cu titlurile poate fi oricare dintre primele 10, deci rândurile pe care programul le pune deasupra tabelului nu încurcă.
Codul e cheia: la a doua încărcare, poziția cu același cod se actualizează, nu se dublează. Un rând greșit se sare și apare în lista de probleme de sub rezultat, iar restul fișierului intră. Fișierul CSV se citește doar în codificarea UTF-8.
| Comutator | Ce se schimbă când îl bifezi | Dacă îl lași nebifat |
|---|---|---|
| Dezactivează pozițiile care lipsesc din fișier | Pozițiile din programul tău care nu mai sunt în fișier devin retrase. Nu se șterg: facturile vechi își păstrează codurile | Fișierul doar adaugă și actualizează. Ce lipsește din el rămâne activ |
Bifa nu atinge niciodată pozițiile create aici: ele nu vin din fișier, deci lipsa lor din el nu înseamnă nimic. La fel, dacă programul tău a preluat o poziție DX- și ți-o trimite înapoi în fișier, POSfix o lasă neatinsă: o schimbi tot aici, din Editare.
Dacă programul tău ține lista la zi prin API, în locul butonului de încărcare vezi mesajul că nomenclatorul se sincronizează de acolo. Atunci nu încarci fișiere, dar poți adăuga poziții aici.
Ca să legi liniile facturii de nomenclatorul tău
Facturile ajung în tabul Documente: le tragi peste Trage aici facturile sau alege fișierele sau apeși Alege fișiere. Merg poze și PDF-uri, câte o factură în fiecare fișier. Când recunoașterea e gata, factura apare în listă.
- Deschizi factura din tabul Documente, cu un clic. Când potrivirea se face pe lista ta, lângă titlu scrie Potrivire pe nomenclatorul meu.
- Alegi linia din dreapta. Sub cifrele ei apar trei butoane: Leagă, Creează și Sari.
- Pe Leagă, alegi poziția din propuneri sau o cauți în toată lista, la Sau caută alt produs.
- După ce ai decis fiecare linie, Salvează verificarea.
1 nomenclatorul pe care se potrivesc liniile · 2 ce faci cu linia · 3 propunerile, cu procentul de potrivire · 4 căutarea în toată lista · 5 salvarea verificării · 6 fișierul pentru programul tău
Propunerile vin în ordinea încrederii: întâi ce ai confirmat deja la același furnizor (confirmat anterior), apoi codul de bare, apoi denumirea. Pe o factură încă neverificată, propunerea sigură e bifată dinainte. Una găsită doar după denumire, cu procent mic, așteaptă alegerea ta.
Dacă unitatea din lista ta diferă de cea de pe factură, propunerea o spune. POSfix nu convertește unitățile, deci verifici cantitatea înainte să salvezi.
Lasă fără poziție scoate alegerea de pe linie. Sub linii vezi câte au rămas fără poziție.
Sari lasă linia fără poziție, ca decizie, și n-o mai numără printre liniile rămase fără poziție. O poți lega mai târziu, când redeschizi fișa.
Ca să creezi poziția direct din factură
Când marfa de pe linie nu e încă în lista ta, n-o mai adaugi separat în tab: o creezi din linie.
- Pe linie, Creează.
- Verifici Denumire. Vine completată de pe factură, la fel ca Unitate și Cod bare.
- Alegi sau scrii Tip nomenclator.
- Salvează verificarea.
1 creezi poziția din linie · 2 denumirea, preluată de pe factură · 3 tipul · 4 unitatea · 5 codul de bare
Poziția se creează abia când salvezi fișa, nu când apeși Creează. Fișa se salvează cu Salvează verificarea și tot așa cu Descarcă pentru programul meu, care salvează înainte să descarce.
La salvare, poziția primește următorul cod DX-, linia se leagă de ea, iar în listă apare cu creată aici. Până atunci, în rezumatul liniei scrie se creează. Dacă închizi fișa fără să salvezi, nu se creează nimic.
O a doua salvare a aceleiași fișe nu creează poziția încă o dată: linia e deja legată de codul ei.
Ca să descarci factura pentru programul tău
Descarcă pentru programul meu salvează întâi verificarea, apoi descarcă un fișier Excel. Sus e antetul facturii: furnizorul, IDNO, seria, numărul, datele și totalurile. Dedesubt vine câte un rând pe linie, cu codul poziției din lista ta.
Coloanele liniilor au ordine fixă, ca importul configurat o dată în programul tău să meargă și luna viitoare: Nr., Cod poziție, Poziție din nomenclator, Denumire pe factură, Cod de bare, UM pe factură, UM în nomenclator, Cantitate, Preț fără TVA, Cota TVA, %, Valoare fără TVA, Suma TVA, Valoare cu TVA și Tip nomenclator.
Coloanele noi se adaugă doar la sfârșit, deci un import configurat după numărul coloanei nu trebuie refăcut.
Pozițiile create aici pleacă cu codul lor DX-, ca programul tău să le preia ca mărfuri noi.
Asocieri învățate
Sub listă, secțiunea pliată Asocieri învățate ține potrivirile confirmate la verificare, pe fiecare furnizor. Datorită lor, următoarea factură de la același furnizor se leagă singură. O asociere greșită o ștergi din meniul rândului, cu Uită.
Ce te poate încurca
- „CSV-ul nu este salvat în UTF-8, deci literele s-ar strica.” Programul tău a salvat fișierul în altă codificare. Îl salvezi ca „CSV UTF-8” sau îl încarci ca Excel (
.xlsx). - „Nu am găsit coloanele „Cod” și „Denumire”…” Fișierul n-are titluri recunoscute. Pui deasupra coloanelor titlurile Cod și Denumire și îl încarci din nou.
- Am redenumit în programul meu o poziție
DX-, dar în POSfix a rămas numele vechi. Pozițiile create aici nu se rescriu din fișier. O schimbi din Editare. - Am apăsat Creează, dar poziția nu e în listă. Se creează abia la salvarea fișei.
- Am bifat „Dezactivează…”, iar pozițiile create aici au rămas active. Așa trebuie: bifa privește doar pozițiile din programul tău.
- Adaugă poziție și Alege fișierul Excel sau CSV sunt gri. N-ai drept de scriere pe Recunoaștere facturi. Ți-l dă proprietarul sau managerul firmei, din drepturile echipei.
Pagini conexe
- Facturi de la furnizori — recunoașterea pe nomenclatorul POSfix, cu factura de furnizor completată
- Navigare în interfață — unde e Recunoaștere facturi în meniu