e-Factura — Facturare electronică

e-Factura este integrarea POSfix cu sistemul național de facturare electronică al Republicii Moldova, administrat de Serviciul Fiscal de Stat (SFS). Creezi, semnezi, trimiți și urmărești facturile electronice direct din POSfix, fără a accesa portalul SFS separat. Funcționează în ambele direcții: emiți facturi către cumpărători și primești facturi de la furnizori.

Unde găsești: Sidebar → Vânzări → e-Factura (ca furnizor) sau Achiziții → e-Factura (ca cumpărător)

Când ai nevoie de e-Factura

• Emiți facturi fiscale către clienți — e-Factura este obligatorie pentru contribuabilii plătitori de TVA din Republica Moldova (conform Codului Fiscal, art. 117).
• Primești facturi de la furnizori — facturile electronice primite prin sistem trebuie acceptate sau refuzate.
• Evidența completă — toate facturile electronice emise și primite, cu statusuri actualizate automat din sistemul SFS.

Cum creezi o e-Factură — pas cu pas

Configurarea inițială (o singură dată)

1. Deschide Setări e-Factura (accesibilă din pagina e-Factura).
2. Introdu credențialele:
   • Utilizator — username-ul din sistemul e-Factura SFS
   • Parolă — parola asociată
   • Mediu — Test (sandbox) sau Producție
3. Completează datele persoanei responsabile:
   • Nume — numele complet al persoanei care semnează
   • Funcția — poziția în companie (ex. „Director", „Contabil-șef")
   • IDNP — codul personal de identificare
4. Apasă „Testare conexiune" — verifică autenticarea cu SFS.
5. Activează integrarea.

Testare înainte de producție

Configurează mai întâi mediul de Test (sandbox) pentru a verifica că totul funcționează corect. Facturile create în mediul de test nu au valoare juridică. Abia după ce te asiguri că fluxul merge, comută pe Producție.

Crearea și trimiterea facturii

1. Deschide e-Factura din sidebar (secțiunea Vânzări).
2. Apasă „e-Factură nouă".
3. Completează antetul:
   • Număr factură — seria și numărul
   • Data facturii — data emiterii
   • Cumpărător — selectează partenerul (IDNO-ul se completează automat din fișa partenerului)
   • Valuta — MDL implicit
   • Scadența — data limită de plată (opțional)
4. Adaugă linii de detaliu:
   • Descrierea produsului/serviciului
   • Cantitate și preț unitar (fără TVA)
   • Unitate de măsură
   • Cota TVA (20%, 8% sau 0%)
5. POSfix calculează automat: total fără TVA, suma TVA, total cu TVA.
6. Salvează (ciornă).
7. Semnează — factura primește identificator fiscal din sistemul SFS.
8. Trimite cumpărătorului — factura ajunge în contul e-Factura al cumpărătorului.

Exemplu practic complet

Situație: SRL „Vinăria Codru" vinde 500 sticle de vin SRL „HoReCa Plus" la preț de 85 MDL/sticlă (fără TVA), cota TVA 20%.

Pasul 1 — Crearea e-Facturii:

Câmp	Valoare
Număr	EF-2025-0142
Data	15.03.2025
Cumpărător	SRL HoReCa Plus (IDNO: 1025600012345)
Valuta	MDL
Scadența	14.04.2025

Linie	Descriere	Cant.	Preț	TVA	Total
1	Vin roșu „Codru Reserve" 0.75L	300	85,00	20%	30.600,00
2	Vin alb „Codru Classic" 0.75L	200	85,00	20%	20.400,00
	Total fără TVA				42.500,00
	TVA 20%				8.500,00
	Total cu TVA				51.000,00

Pasul 2 — Semnare: Apasă „Semnează" → factura primește fiscalInvoiceId din SFS.

Pasul 3 — Trimitere: Apasă „Trimite" → SRL „HoReCa Plus" primește factura în contul lor e-Factura.

Pasul 4 — Acceptare: Cumpărătorul acceptă factura → status devine Completed (8).

În paralel: Creezi un document de vânzare intern pentru formula contabilă:

• Dt 221.1 / Ct 611.1 — 42.500 MDL (venituri din vânzări)
• Dt 221.1 / Ct 534.1 — 8.500 MDL (TVA colectată)

Formula contabilă

e-Factura nu generează formule contabile direct — este documentul fiscal extern. Formulele sunt generate de documentele contabile interne asociate:

Document intern	Formula contabilă	Rol e-Factura
Document de vânzare	Dt 221.x / Ct 6xx + TVA	Justificare fiscală a vânzării
Factură furnizor	Dt 2xx / Ct 521.x + TVA	e-Factura primită = baza pentru factură furnizor

Relația e-Factura cu documentele interne

e-Factura este documentul fiscal trimis prin sistemul SFS. Documentul de vânzare / factura furnizor este documentul contabil intern care generează formule în Registrul jurnal. Sunt documente complementare — unul nu îl înlocuiește pe celălalt.

Ciclul de viață

Draft (0) → Signed (1) → Sent (7) → Completed (8)
                ↓                        ↓
           Cancelled (5)            Rejected (2)

Cod	Status	Descriere	Cine acționează
0	Draft	Factura creată local, nesemnată	Furnizorul (tu)
1	Signed	Factura semnată electronic, primește ID fiscal	Furnizorul (tu)
7	Sent	Factura trimisă cumpărătorului prin sistem	Furnizorul (tu)
8	Completed	Cumpărătorul a acceptat și semnat factura	Cumpărătorul
2	Rejected	Cumpărătorul a refuzat factura	Cumpărătorul
5	Cancelled	Factura anulată de furnizor	Furnizorul (tu)
10	Shipped	Marfa expediată (dacă implică transport)	Transportatorul

Scenarii speciale

Facturile primite de la furnizori (auto-import)

POSfix sincronizează periodic facturile din sistemul SFS. Facturile adresate companiei tale sunt descoperite automat și apar în secțiunea e-Factura cu rolul Buyer (cumpărător).

Fluxul de prelucrare:

1. La sincronizare, POSfix descoperă factura primită (câmpul discoveredAt).
2. Deschizi factura și verifici datele (furnizor, sume, linii).
3. Accepti sau refuzi factura.
4. Dacă accepti, creezi o factură furnizor internă pe baza datelor din e-Factura — cu un click, datele se pre-completează.

Verifică periodic facturile primite

Accesează secțiunea e-Factura din Achiziții și verifică dacă ai facturi noi de la furnizori care necesită acceptare. Facturile neacceptate rămân în așteptare și pot genera probleme la reconciliere cu furnizorul.

Corectarea unei e-Facturi trimise

Dacă ai trimis o factură cu erori:

Status curent	Ce poți face
Signed (1) — netrimisă încă	Anulează factura (→ Cancelled), creează una nouă corectă
Sent (7) — trimisă, neacceptată	Anulează factura (→ Cancelled), creează una nouă corectă
Completed (8) — acceptată de cumpărător	Nu poți anula direct. Emite o factură de corecție (storno) cu sumă negativă, apoi emite factura corectă

Facturi acceptate nu se pot anula

Odată ce cumpărătorul a acceptat factura (status 8 — Completed), nu o mai poți anula din sistem. Singura opțiune este emiterea unei facturi de corecție (cu sumă negativă) urmată de o factură nouă cu datele corecte.

Când cumpărătorul refuză factura

Dacă factura primește status Rejected (2):

1. Verifică motivul refuzului (afișat în detaliile facturii).
2. Corectează erorile semnalate (date greșite, sume incorecte, IDNO incorect).
3. Creează o factură nouă cu datele corecte.
4. Semnează și trimite din nou.

Factura refuzată rămâne în registru cu status Rejected — nu se șterge.

Integrarea cu retururi

Când un client returnează marfă:

1. Creezi un document de retur intern (cu formulă contabilă de stornare).
2. Emiți o e-Factură de stornare cu sumă negativă prin sistemul SFS — aceasta anulează fiscal factura inițială.
3. Dacă returnarea e parțială, e-Factura de stornare conține doar liniile/cantitățile returnate.

Sincronizarea cu sistemul SFS

POSfix sincronizează automat:

• Statusul fiecărei facturi (Draft, Signed, Sent, Completed, Rejected, Cancelled)
• Datele semnării, trimiterii, acceptării
• Motivul refuzului sau anulării
• Facturile noi primite de la furnizori

Câmpul isSynced indică dacă datele locale sunt la zi cu sistemul SFS. Dacă vezi discrepanțe, forțează o sincronizare manuală.

Legătura cu alte documente

Document	Legătura
Documente de vânzare	Documentul contabil intern asociat e-Facturii emise — generează formulele în Registrul jurnal
Facturi furnizori	Se creează pe baza e-Facturilor primite de la furnizori
Facturi clienți	Facturile proforma pentru urmărirea plăților
Retururi	Stornarea fiscală prin e-Factură cu sumă negativă
Parteneri	Datele partenerului (IDNO, adresă, cont bancar) necesare pe e-Factură

Greșeli frecvente

Greșeală	Consecință	Cum eviți
Emiți e-Factură în mediul de test	Factura nu are valoare juridică	Verifică setarea mediului: Test vs. Producție
IDNO cumpărător greșit	Factura ajunge la altă companie sau eroare SFS	Verifică IDNO-ul din fișa partenerului
Trimiți factura fără să o semnezi	Eroare — fluxul cere semnare înainte de trimitere	Urmează ordinea: Semnare → Trimitere
Nu verifici facturile primite	Facturi neacceptate de la furnizori	Verifică periodic secțiunea e-Factura din Achiziții
Nu creezi document intern de vânzare	Vânzarea nu apare în contabilitate	e-Factura e fiscală, documentul de vânzare e contabil — ai nevoie de ambele
Încerci să anulezi o factură acceptată	Imposibil din sistem	Emite factură de corecție (storno)

Depanare

Problemă	Cauză	Soluție
„Autentificare eșuată" la semnare	Credențiale expirate sau incorecte	Reconfigurează credențialele în Setări e-Factura → Testează conexiunea
„IDNO invalid" la trimitere	Codul fiscal al cumpărătorului nu există în baza SFS	Verifică IDNO-ul pe date.gov.md și corectează în fișa partenerului
„Factura deja există"	Numărul de factură e duplicat în sistemul SFS	Verifică numerotarea — fiecare serie+număr trebuie să fie unic
Sincronizarea nu actualizează statusul	Eroare de conexiune cu SFS sau timeout	Forțează sincronizare manuală; dacă persistă, verifică conexiunea la internet
Factura nu apare la cumpărător	Factura e semnată dar netrimisă (status 1, nu 7)	Apasă „Trimite" — semnarea nu trimite automat
„Certificat expirat"	Certificatul de semnare electronică a expirat	Reînnoiește certificatul la furnizorul de servicii de certificare
Totalul TVA nu se potrivește	Diferențe de rotunjire între linii	Verifică calculul pe fiecare linie — TVA se calculează per linie, nu pe total
Factura primită nu se importă în factură furnizor	Nu ai apăsat butonul de import	Din detaliul e-Facturii primite, apasă „Creează factură furnizor"

Coduri de eroare SFS frecvente

Cod eroare	Descriere	Soluție
AUTH_FAILED	Credențiale invalide	Reconfigurează username/parolă în Setări
INVALID_BUYER_TIN	IDNO cumpărător invalid	Verifică și corectează IDNO-ul partenerului
DUPLICATE_INVOICE	Număr factură duplicat	Folosește alt număr de serie/factură
CERTIFICATE_EXPIRED	Certificat de semnare expirat	Reînnoiește certificatul electronic
INVOICE_ALREADY_SIGNED	Factura deja semnată	Nu poți semna din nou — trimite sau anulează
BUYER_NOT_REGISTERED	Cumpărătorul nu e înregistrat în e-Factura	Cumpărătorul trebuie să se înregistreze pe portalul SFS

Întrebări frecvente

e-Factura înlocuiește documentul de vânzare?

Nu. e-Factura este documentul fiscal extern trimis prin sistemul SFS. Documentul de vânzare este documentul contabil intern care generează formule în Registrul jurnal. Ai nevoie de ambele.

Pot anula o factură electronică deja trimisă?

Dacă factura e trimisă dar neacceptată (status Sent/7), poți anula — devine Cancelled (5). Dacă e deja acceptată (Completed/8), nu o poți anula. Emite o factură de corecție cu sumă negativă.

Cum primesc facturile de la furnizori?

La sincronizare, POSfix descoperă automat facturile adresate companiei tale în sistemul SFS. Le vezi în secțiunea e-Factura cu rolul „Buyer". Acceptă sau refuză fiecare factură.

Trebuie semnătură electronică?

Da. Semnarea se face cu credențialele configurate în Setări e-Factura. Persoana responsabilă trebuie să aibă dreptul de a semna documente fiscale în numele companiei (de regulă directorul sau persoana împuternicită prin procură).

Pot crea e-Factura direct din documentul de vânzare?

Dacă integrarea e-Factura este configurată, poți naviga la crearea unei e-Facturi cu datele pre-completate din documentul de vânzare (partener, linii, sume).

Ce fac dacă cumpărătorul refuză factura?

Factura primește statusul Rejected (2) cu motivul refuzului. Verifici motivul, corectezi erorile, creezi o factură nouă și o trimiți din nou. Factura refuzată rămâne în istoric.

e-Factura este obligatorie în Republica Moldova?

Da, pentru contribuabilii plătitori de TVA. Conform Codului Fiscal RM (art. 117), factura fiscală electronică este obligatorie la livrarea de bunuri și servicii supuse TVA. Excepții: vânzări cash către persoane fizice (se emite bon fiscal).

Cum verific dacă o factură a fost acceptată?

Statusul se actualizează automat la sincronizare. Deschide factura și verifică statusul: Completed (8) = acceptată, Rejected (2) = refuzată, Sent (7) = în așteptare.

Pot emite e-Factură în valută?

Da. Selectezi valuta la crearea facturii (EUR, USD etc.). Sumele se indică în valuta selectată. Cursul BNM se aplică la documentul contabil intern (documentul de vânzare), nu la e-Factura propriu-zisă.

Cum fac stornare (retur) prin e-Factura?

Emiți o e-Factură de corecție cu sumă negativă pe liniile returnate. Aceasta anulează fiscal sumele din factura inițială. Intern, creezi un document de retur pentru formula contabilă de stornare.

Ce se întâmplă dacă SFS-ul e indisponibil?

Factura rămâne în status local (Draft sau Signed). La revenirea serviciului, reîncerci semnarea/trimiterea. POSfix afișează numărul de încercări și ultima eroare de sincronizare.

Pot vedea istoricul complet al unei facturi?

Da. Fiecare factură afișează: data creării, data semnării, data trimiterii, data acceptării/refuzării, motivul refuzului (dacă există) și toate erorile de sincronizare.

Pagini conexe

• Documente de vânzare — documentul contabil intern asociat e-Facturii
• Facturi furnizori — se creează pe baza e-Facturilor primite
• Facturi clienți — facturi proforma pentru urmărirea plăților
• Retururi — stornarea fiscală prin e-Factură cu sumă negativă
• Parteneri — datele partenerului necesare pe e-Factură (IDNO, adresă, cont bancar)