Bonuri de intrare
Bonul de intrare confirmă recepția fizică a mărfii la depozit, când factura încă nu a ajuns. Îl folosești ca să ai stocul corect din ziua descărcării, nu din ziua în care primești hârtia.
Unde găsești: Meniu lateral → Achiziții → tabul Bonuri de intrare
1 bon de intrare nou
Când ai nevoie de bon de intrare
- Marfa ajunge vineri, factura vine luni.
- Vrei ca depozitarul să confirme cantitățile fără să aștepte contabilitatea.
- Vrei să compari ce s-a recepționat cu ce s-a facturat.
Dacă marfa și factura vin împreună, sari peste bon: bifezi Include recepția direct pe factura furnizorului.
Ce faci aici
- Deschizi Achiziții → tabul Bonuri de intrare și apeși Bon nou.
- Completezi Data documentului — data recepției efective.
- Alegi Furnizor.
- Alegi Depozit. Acolo crește stocul la confirmare.
- Alegi Valuta. La valută străină apare și cursul BNM al zilei, pe care îl poți suprascrie.
- Adaugi rândurile: produs, cantitate, unitate, preț unitar de achiziție. Cu Adaugă din nomenclator aduci mai multe poziții deodată, în loc să le cauți una câte una.
- Completezi Valabilitate / lot pe rândurile cu produse perisabile.
- Apeși Salvează. Documentul rămâne Ciornă.
- Când cantitățile sunt verificate, apeși Contabilizează. Eticheta de pe bon devine Confirmat — bonul de intrare nu folosește cuvântul „Contabilizat", deși butonul e același ca la restul documentelor.
Câmpurile formularului
Formularul are două zone: antetul și tabelul de linii. Liniile se adaugă în două feluri. Adaugă pune un rând gol, în care scrii codul sau cauți produsul. Adaugă din nomenclator deschide lista completă cu bife: alegi mai multe poziții deodată, poți bifa tot dintr-o singură căsuță și scrii cantitatea chiar acolo, pe rând — mult mai rapid la o livrare cu multe articole.
Jos, bara Responsabil arată cine a întocmit documentul; se completează singură cu utilizatorul conectat. După salvare, proprietarul organizației sau un administrator o poate reatribui altcuiva.
Câteva coloane nu se văd pe un bon gol — apar abia când liniile o cer. Care și când, mai jos.
| Câmp | Ce înseamnă | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Data documentului | Data recepției. Nota contabilă se face la această dată | Da |
| Furnizor | De la cine ai primit marfa | Da |
| Depozit | Unde intră fizic marfa. La contabilizare crește stocul aici | Da |
| Valuta | Moneda prețurilor de pe linii | Nu |
| Cursul BNM | Apare doar la valută străină. Fixează costul stocului | Condiționat |
| Note | Observații interne | Nu |
Pe rânduri ai mereu Cod produs, Produs, Cant., Ambalaje, Preț unitar și Suma. Restul coloanelor apar doar când au ce arăta:
- UM și Intră în stoc — când vreun produs de pe document are ambalaje declarate. A doua îți spune cantitatea reală care ajunge pe stoc, în unitatea de bază: tastezi „2 seturi" și vezi că intră 20 de bucăți.
- Valabilitate / lot — când vreun rând e produs perisabil. Nu e un singur câmp, ci trei: Producere, Expiră și Nr. lot furnizor. Pui data producerii și expirarea se completează singură, din termenul de valabilitate al produsului. O poți schimba.
Ambalaje e coloană activă doar pe produsele ținute pe loturi măsurate — role, baloturi, bucăți cu metraj variabil. Butonul de pe rând deschide Detaliere pe ambalaje, unde scrii grupele ca „număr × dimensiune": 3 role × 25 m, 2 role × 18 m. Cantitatea rândului se face din suma lor, deci n-o mai calculezi tu. Pe produsele obișnuite coloana arată o liniuță.
Ce se întâmplă la contabilizare
Bonul de intrare face un singur lucru: bagă marfa în depozit, la costul din document. Datoria față de furnizor o creează factura, nu bonul — de aceea contul creditat e unul de tranzit până sosește factura.
Ciclul documentului
Bonul trece prin Ciornă → Confirmat → Șters.
| Stare | Ce poți face |
|---|---|
| Ciornă | Editezi liber. Stocul nu se mișcă. Poți Șterge documentul. |
| Confirmat | Stocul a crescut, nota contabilă există. Formularul e blocat. |
Ca să corectezi un bon confirmat, apeși Anulează contabilizarea din meniul ⋯. Nota se șterge, stocul revine, documentul se întoarce la Ciornă.
Ce poți face pe un bon confirmat
| Buton | Ce face |
|---|---|
| Înregistrează factura | Deschide o factură furnizor pre-completată și legată de acest bon |
| Alocă cost | Repartizează transportul, vama sau asigurarea peste liniile bonului |
Butonul Înregistrează factura apare doar cât timp bonul nu are încă o factură legată.
Printează etichete apare pe orice bon salvat, dacă ai pornit tipărirea de etichete în setări. Îți deschide panoul de etichete pe marfa din bonul ăsta, deci nu mai cauți produsele unul câte unul.
Scenarii speciale
De la bon la factură
Fluxul corect este: bon de intrare → Înregistrează factura → factura preia liniile și e legată de bon. Pe factura pornită astfel, bifa Include recepția rămâne blocată, cu mesajul „Recepția este gestionată de bonul de intrare legat". Marfa nu intră a doua oară în stoc.
Diferențe la recepție
Înregistrezi cantitatea primită efectiv, nu pe cea din factură.
Exemplu. Ai comandat 500 kg făină, ai primit 480 kg. Bonul are 480 kg. La sosirea facturii pentru 500 kg discuți diferența cu furnizorul: fie primești un transport suplimentar, fie o factură de corecție.
Marfă sosită fără preț ferm
Completezi prețul din comandă sau din ofertă. Când vine factura cu alt preț, diferența de preț se reflectă pe factura legată, care ajustează valoarea stocului.
Mai multe bonuri pentru o singură livrare
Fiecare recepție fizică e un bon separat. Marfa care sosește în tranșe primește câte un bon pe tranșă.
Recepție în valută
Alegi valuta și verifici cursul. Panoul ia cursul BNM al zilei; badge-ul BNM ✓ îți arată că valoarea vine direct de la BNM. Dacă îl schimbi manual, primești un avertisment. Costul stocului se fixează la cursul de pe document.
Greșeli frecvente
| Greșeală | Consecință | Cum eviți |
|---|---|---|
| Faci bon, apoi faci factură nouă de la zero cu Include recepția bifat | Marfa intră de două ori în stoc și datoria se dublează | Pornești factura din bon, cu Înregistrează factura |
| Înregistrezi cantitatea din factură, nu cea numărată | Stocul nu reflectă realitatea | Numeri fizic și introduci cantitatea efectivă |
| Uiți să contabilizezi bonul | Stocul nu crește, rapoartele de inventar sunt greșite | Verifici periodic ciornele din listă |
| Lași depozitul greșit | Marfa apare într-un alt magazin | Verifici Depozit înainte de contabilizare |
Depanare
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Stocul nu crește după salvare | Documentul e Ciornă | Apeși Contabilizează. |
| Nu găsesc furnizorul în selector | Partenerul nu are rolul Furnizor | Deschizi fișa partenerului → Roluri partener → bifezi Furnizor. |
| Butonul Înregistrează factura nu apare | Bonul e încă ciornă, sau are deja o factură legată | Îl contabilizezi. Dacă are factură legată, o deschizi din panoul de legături. |
| Cantitatea din coloana Intră în stoc diferă de cea introdusă | Ai ales un ambalaj cu mai multe unități | Normal. Coloana arată cantitatea în unitatea de bază. |
| Am contabilizat greșit | Documentul e blocat | Meniul ⋯ → Anulează contabilizarea → corectezi → contabilizezi din nou. |
Întrebări frecvente
Trebuie bon de intrare la fiecare factură?
Nu. Îl folosești doar când recepția se face înaintea facturii. Pentru servicii sau achiziții fără marfă, factura e suficientă.
Bonul de intrare actualizează stocul?
Da, dar numai la contabilizare. Cât e ciornă, stocul nu se mișcă.
De ce nu are TVA?
Fără factură fiscală nu ai drept de deducere. TVA-ul apare pe factura furnizorului, care închide și datoria de pe 521.4.
Pot lega mai multe bonuri de o singură factură?
Fluxul din panou leagă factura de un singur bon, prin butonul Înregistrează factura. Pentru livrări în tranșe, cel mai curat este o factură pentru fiecare bon.
Bonul apare în declarația TVA?
Nu. TVA-ul intră în registru odată cu factura furnizorului.
Ce fac dacă am primit mai puțin decât în comandă?
Înregistrezi cantitatea efectivă. Diferența o clarifici cu furnizorul înainte să contabilizezi factura.
Pot importa bonuri din e-Factura?
Nu. Din e-Factura generezi facturi furnizor. Bonul îl faci la recepția fizică.
Pagini conexe
- Facturi furnizori — documentul cu TVA care închide datoria de pe
521.4 - Parteneri — registrul furnizorilor
- Depozite — unde se descarcă marfa
- Mișcări de stoc — corecții cantitative în afara achizițiilor
- Retururi — marfa care se întoarce la furnizor