Приходные накладные
Приходная накладная подтверждает физическую приёмку товара на склад, когда счёт ещё не пришёл. Её используют, чтобы остатки были верны со дня разгрузки, а не со дня получения бумаги.
Где найти: Боковое меню → Закупки → вкладка Приходные накладные
1 новая приходная накладная
Когда нужна приходная накладная
- Товар пришёл в пятницу, счёт приходит в понедельник.
- Вы хотите, чтобы кладовщик подтвердил количества, не дожидаясь бухгалтерии.
- Вы хотите сравнить то, что приняли, с тем, что выставили в счёте.
Если товар и счёт приходят вместе, накладную пропускают: ставят Включает приёмку прямо на счёте поставщика.
Что вы делаете здесь
- Откройте Закупки → вкладку Приходные накладные и нажмите Новая накладная.
- Заполните Дату — дату фактической приёмки.
- Выберите Поставщика.
- Выберите Склад. Именно там при подтверждении вырастут остатки.
- Выберите Валюту. При иностранной валюте появится и курс НБМ на день, который можно переписать.
- Добавьте строки: товар, количество, единица, закупочная цена за единицу. Через Добавить из номенклатуры приносите сразу несколько позиций, вместо того чтобы искать их по одной.
- Заполните Срок годности / партия на строках со скоропортящимися товарами.
- Нажмите Сохранить. Документ остаётся Черновиком.
- Когда количества проверены, нажмите Провести. Отметка на документе станет Подтверждено — приходная накладная не использует слово «Проведён», хотя кнопка та же, что и на остальных документах.
Поля формы
У формы две зоны: шапка и таблица строк. Строки добавляются двумя способами. Добавить ставит пустую строку, в которой вы вписываете код или ищете товар. Добавить из номенклатуры открывает полный список с галочками: выбираете сразу несколько позиций, можете отметить всё одной галочкой и вписать количество прямо там, в строке, — намного быстрее при поставке с большим числом артикулов.
Внизу полоса Ответственный показывает, кто составил документ; она заполняется сама текущим пользователем. После сохранения владелец организации или администратор может переназначить её другому.
Некоторых колонок на пустой накладной не видно — они появляются, только когда их требуют строки. Каких и когда — ниже.
| Поле | Что означает | Обязательно |
|---|---|---|
| Дата | Дата приёмки. Проводка делается на эту дату | Да |
| Поставщик | От кого получен товар | Да |
| Склад | Куда физически поступает товар. При проведении остатки растут здесь | Да |
| Валюта | Валюта цен на строках | Нет |
| Курс НБМ | Появляется только при иностранной валюте. Фиксирует себестоимость запаса | При условии |
| Примечания | Внутренние заметки | Нет |
На строках всегда есть Код товара, Продукт, Кол-во, Упаковки, Цена за ед. и Сумма. Остальные колонки появляются, только когда им есть что показать:
- Ед. изм. и Поступает на склад — когда у какого-то товара документа объявлены упаковки. Вторая показывает реальное количество, попадающее на остатки, в базовой единице: вы вводите «2 набора» и видите, что заходит 20 штук.
- Срок годности / партия — когда какая-то строка содержит скоропортящийся товар. Это не одно поле, а три: Произв., Истекает и № партии поставщика. Вы ставите дату производства, и срок годности подставляется сам, из срока хранения товара. Его можно изменить.
Упаковки — активная колонка только на товарах, которые учитываются мерными партиями: рулоны, бухты, куски переменной длины. Кнопка на строке открывает Разбивку по упаковкам, где вы пишете группы как «количество × размер»: 3 рулона × 25 м, 2 рулона × 18 м. Количество строки складывается из них, так что считать самому не нужно. На обычных товарах в колонке стоит прочерк.
Что происходит при проведении
Приходная накладная делает одно: заводит товар на склад, по себестоимости из документа. Долг перед поставщиком создаёт счёт, а не накладная, — поэтому кредитуется транзитный счёт, пока счёт не придёт.
Жизненный цикл документа
Накладная проходит Черновик → Подтверждено → Удалён.
| Состояние | Что можно делать |
|---|---|
| Черновик | Правите свободно. Остатки не двигаются. Документ можно Удалить. |
| Подтверждено | Остатки выросли, проводка есть. Форма заблокирована. |
Чтобы исправить подтверждённую накладную, нажмите Снять проведение в меню ⋯. Проводка удаляется, остатки возвращаются, документ снова становится Черновиком.
Что можно сделать на подтверждённой накладной
| Кнопка | Что делает |
|---|---|
| Зарегистрировать счёт | Открывает счёт поставщика, заполненный и связанный с этой накладной |
| Распределить затраты | Разносит перевозку, таможню или страховку по строкам накладной |
Кнопка Зарегистрировать счёт показывается, только пока к накладной не привязан счёт.
Печать этикеток появляется на любой сохранённой накладной, если в настройках включена печать этикеток. Она открывает панель этикеток по товару из этой накладной, так что искать позиции по одной не придётся.
Особые случаи
От накладной к счёту
Правильный порядок: приходная накладная → Зарегистрировать счёт → счёт забирает строки и остаётся связан с накладной. На счёте, начатом так, галочка Включает приёмку остаётся заблокированной, с сообщением «Приёмка обрабатывается связанной приходной накладной.» Товар не заходит на склад второй раз.
Расхождения при приёмке
Вы регистрируете фактически принятое количество, а не то, что в счёте.
Пример. Заказали 500 кг муки, приняли 480 кг. В накладной 480 кг. Когда придёт счёт на 500 кг, разницу обсуждаете с поставщиком: либо получаете дополнительную поставку, либо корректировочный счёт.
Товар пришёл без твёрдой цены
Ставите цену из заказа или из предложения. Когда придёт счёт с другой ценой, разница в цене отразится на связанном счёте, и он скорректирует стоимость запаса.
Несколько накладных на одну поставку
Каждая физическая приёмка — отдельная накладная. Товар, приходящий частями, получает по накладной на каждую часть.
Приёмка в валюте
Выбираете валюту и проверяете курс. Панель берёт курс НБМ на день; значок BNM ✓ показывает, что значение пришло прямо от НБМ. Если изменить его вручную, вы получите предупреждение. Себестоимость запаса фиксируется по курсу из документа.
Частые ошибки
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Делаете накладную, а потом новый счёт с нуля с галочкой Включает приёмку | Товар заходит на склад дважды, и долг задваивается | Запускайте счёт из накладной, кнопкой Зарегистрировать счёт |
| Регистрируете количество из счёта, а не пересчитанное | Остатки не отражают реальность | Пересчитывайте физически и вводите фактическое количество |
| Забываете провести накладную | Остатки не растут, инвентарные отчёты врут | Периодически просматривайте черновики в списке |
| Оставляете не тот склад | Товар оказывается в другом магазине | Проверяйте Склад до проведения |
Что может пойти не так
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Остатки не растут после сохранения | Документ — Черновик | Нажмите Провести. |
| Не нахожу поставщика в списке выбора | У контрагента нет роли Поставщик | Откройте карточку контрагента → Роли партнера → отметьте Поставщик. |
| Кнопка Зарегистрировать счёт не появляется | Накладная ещё черновик или к ней уже привязан счёт | Проведите её. Если счёт привязан, откройте его из панели связей. |
| Количество в колонке Поступает на склад отличается от введённого | Выбрана упаковка с несколькими единицами | Так и должно быть. Колонка показывает количество в базовой единице. |
| Провёл неправильно | Документ заблокирован | Меню ⋯ → Снять проведение → исправить → провести заново. |
Частые вопросы
Нужна ли приходная накладная к каждому счёту?
Нет. Она нужна только тогда, когда приёмка происходит раньше счёта. Для услуг или закупок без товара достаточно счёта.
Приходная накладная обновляет остатки?
Да, но только при проведении. Пока она черновик, остатки не двигаются.
Почему в ней нет НДС?
Без налоговой накладной права на вычет нет. НДС появляется на счёте поставщика, который заодно закрывает долг на 521.4.
Можно ли привязать несколько накладных к одному счёту?
В панели счёт привязывается к одной накладной, через кнопку Зарегистрировать счёт. Для поставок частями чище всего оформлять по счёту на каждую накладную.
Накладная попадает в декларацию по НДС?
Нет. НДС входит в регистр вместе со счётом поставщика.
Что делать, если приняли меньше, чем заказывали?
Регистрируете фактическое количество. Разницу выясняете с поставщиком до проведения счёта.
Можно ли импортировать приходные накладные из e-Factura?
Нет. Из e-Factura создаются счета поставщиков. Приходную накладную делают при физической приёмке.
Смежные страницы
- Счета поставщиков — документ с НДС, закрывающий долг на
521.4 - Контрагенты — реестр поставщиков
- Склады — куда разгружают товар
- Движения товара — количественные корректировки вне закупок
- Возвраты — товар, который уходит обратно поставщику