Facturi de la furnizori

Factura de la furnizor este documentul prin care înregistrezi o achiziție de mărfuri, materiale sau servicii. Este un document contabil (postable) — la contare generează automat formule contabile care afectează balanța de verificare.

Unde găsești: Sidebar → Achiziții → Facturi furnizori

Când ai nevoie de factura de furnizor

Creezi o factură de furnizor în POSfix de fiecare dată când primești un document fiscal de la un furnizor — fie că este vorba de mărfuri, materii prime, servicii sau lucrări. Concret, acest document este necesar când:

• Ai primit marfă în depozit și ai factura fiscală de la furnizor.
• Ai beneficiat de un serviciu (transport, consultanță, reparații) și ai documentul justificativ.
• Ai primit o e-Factură prin sistemul SFS și trebuie să o înregistrezi în contabilitate.
• Ai primit o factură de corecție de la furnizor și trebuie să reflecți modificarea.

De reținut

Factura de furnizor este punctul central al ciclului de achiziție. Ea afectează simultan soldurile conturilor de stocuri (sau cheltuieli), datorii comerciale și TVA deductibil.

Cum creezi o factură de furnizor — pas cu pas

1. Selectează partenerul (furnizorul). Aceasta este prima acțiune, deoarece partenerul determină automat contractul implicit, valuta de lucru și conturile GL asociate. Dacă furnizorul nu există încă, îl poți adăuga direct din combobox.

2. Verifică contractul. Dacă furnizorul are un contract activ, acesta se completează automat. Contractul pre-setează valuta, contul de credit (521.x) și eventualele condiții de plată. Poți schimba contractul manual dacă ai mai multe active cu același furnizor.

3. Completează datele facturii:

   • Nr. factură furnizor — numărul exact tipărit pe documentul primit de la furnizor.
   • Data facturii furnizor — data emisă pe factura originală.
   • Data documentului — data la care tu înregistrezi factura în POSfix. Poate fi diferită de data facturii furnizor (exemplu: ai primit factura cu câteva zile întârziere). Formula contabilă se generează la data documentului.

4. Selectează contul debit implicit. Acest cont se va aplica pe toate liniile, dar poți suprascrie pe fiecare linie individual:

   • 217.x — pentru mărfuri
   • 211.x — pentru materii prime și materiale
   • 713.x — pentru servicii (transport, consultanță, reparații)

5. Completează liniile facturii. Pentru fiecare poziție adaugă: denumirea produsului/serviciului, cantitatea, prețul unitar și cota TVA (20%, 8% sau 0%). Dacă o linie necesită un alt cont GL decât cel din antet, selectează-l direct pe linie.

6. Verifică totalurile. Asigură-te că subtotalul, suma TVA și totalul general corespund cu factura originală de la furnizor. Orice discrepanță trebuie clarificată înainte de contare.

7. Salvează ca ciornă. Apasă Salvează. Documentul rămâne în starea Ciornă — nu afectează soldurile conturilor. Poți reveni oricând pentru modificări.

8. Contează documentul. Când totul este verificat, apasă Contează. POSfix generează automat formulele contabile în Registrul jurnal. Documentul devine blocat pentru editare.

Flux rapid de la factură la plată

Când contezi o factură de furnizor, poți genera direct un ordin de plată cu un singur click. Ordinul va fi pre-completat cu partenerul, suma și contul bancar implicit al furnizorului.

Exemplu practic complet

Situația: SRL „Florile Moldovei" primește factură de la furnizorul „Agrochimica SRL" pentru două poziții diferite:

• 500 kg îngrășământ la 45 MDL/kg = 22.500 MDL
• Transport marfă = 1.500 MDL
• TVA 20% = 4.800 MDL
• Total factură: 28.800 MDL

Cum completezi în POSfix:

1. Selectează partenerul Agrochimica SRL.
2. Contractul se completează automat (dacă există). Verifică valuta — MDL.
3. Introdu nr. factură furnizor (ex. AF-2024-0147), data facturii și data documentului.
4. Setează contul debit implicit: 217.1 (Mărfuri în depozit).
5. Completează liniile:

Linia	Denumire	Cantitate	Preț	Cota TVA	Cont GL	Sumă fără TVA
1	Îngrășământ NPK	500 kg	45,00	20%	217.1	22.500 MDL
2	Transport marfă	1	1.500,00	20%	713.3	1.500 MDL

6. Verifică: subtotal = 24.000 MDL, TVA = 4.800 MDL, total = 28.800 MDL.
7. Salvează ca ciornă, apoi contează.

Formulele contabile generate:

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Îngrășământ	217.1 Mărfuri în depozit	521.1 Furnizori interni	22.500 MDL
Transport	713.3 Cheltuieli transport	521.1 Furnizori interni	1.500 MDL
TVA deductibil	534.2 TVA de recuperat	521.1 Furnizori interni	4.800 MDL
Total			28.800 MDL

Formula contabilă

La contare, POSfix generează următoarele înregistrări:

Operațiune	Debit	Credit	Sumă
Valoarea netă (fără TVA)	217.x Mărfuri / Stocuri	521.x Datorii comerciale	Subtotal
TVA deductibil	534.2 TVA deductibil	521.x Datorii comerciale	Suma TVA

De ce aceste conturi? Contul 217.x (sau 211.x, 713.x — în funcție de natura achiziției) reflectă creșterea stocurilor sau cheltuielilor. Contul 521.x reflectă datoria față de furnizor. Contul 534.2 acumulează TVA-ul pe care ai dreptul să-l deduci din TVA colectat.

Fiecare linie din factură poate avea un cont GL diferit. De exemplu, o linie cu mărfuri merge pe 217.1, iar o linie cu servicii de transport merge pe 713.3.

Ciclul de viață

Creează → Salvează (Ciornă) → Contează (Posted) → Stornează dacă e necesar (Reversed)

Ciornă (Draft)

• Editezi liber orice câmp.
• Poți adăuga, modifica sau șterge linii.
• Documentul nu afectează soldurile conturilor.

Contat (Posted)

• Formula contabilă este generată în Registrul jurnal.
• Documentul este blocat pentru editare.
• Poți vizualiza formula contabilă apăsând pe toggle-ul de jurnal.
• Poți crea un ordin de plată direct din factură.

Stornat (Reversed)

• Contarea este anulată prin storno roșu (sumă negativă pe aceleași conturi).
• Documentul rămâne vizibil, dar fără efect contabil net.

Ce faci când trebuie să corectezi?

• Ai greșit suma? → Stornează factura, apoi creează una nouă cu suma corectă.
• Ai greșit partenerul? → Stornează factura, apoi creează una nouă cu partenerul corect.
• Furnizorul trimite corecție? → Stornează factura originală, apoi creează o factură nouă cu datele actualizate.

Nu poți edita o factură contată

Singura modalitate de a corecta o factură contată este stornarea urmată de crearea unui document nou. Aceasta asigură trasabilitatea completă a modificărilor în Registrul jurnal.

Scenarii speciale

Factura în valută (EUR/USD)

Când factura este într-o valută diferită de MDL:

1. Selectează valuta (EUR, USD, etc.) — cursul BNM la data documentului se completează automat.
2. Verifică cursul afișat. Conform legislației RM, contabilitatea se ține la cursul oficial BNM.
3. Sumele se înregistrează atât în valută, cât și în echivalent MDL.
4. La plată, diferențele de curs valutar se înregistrează automat.

Dacă furnizorul menționează un alt curs pe factură, tu contezi tot la cursul BNM. Diferența se reglează la plată.

Factura cu avans deja plătit

Factura se contează integral, fără a deduce avansul. Decontarea avansului se face separat, prin documentul de Compensare (tip „Decontare avans furnizor"): Dt 521.x / Ct 224.x.

Factura primită cu întârziere (luna anterioară)

Dacă ai primit marfa în luna curentă, dar factura vine luna viitoare:

• Creează un bon de intrare la data recepției mărfii (luna curentă).
• Înregistrează factura la data primirii documentului (luna viitoare).
• Astfel stocul se reflectă corect din momentul recepției.

Dacă marfa și factura vin împreună, dar tu le înregistrezi cu întârziere — contează factura la data documentului (data introducerii în sistem). Verifică să nu fie o perioadă deja închisă.

Factura cu TVA 0% sau scutit de TVA

Selectează cota TVA corespunzătoare pe fiecare linie: 0% pentru operațiuni impozitate la cota zero, sau scutit pentru achiziții scutite de TVA conform art. 103 Cod Fiscal RM. Nu aplica TVA 20% pe achiziții care nu sunt impozabile.

Factura cu linii pe conturi GL diferite

O singură factură poate conține atât mărfuri, cât și servicii. Contul din antet se aplică implicit pe toate liniile, dar poți suprascrie pe fiecare linie. Exemplu tipic: 217.1 pe linia cu mărfuri, 713.3 pe linia cu transport, 217.2 pe linia cu ambalaje.

Legătura cu alte documente

Factura de furnizor se conectează cu mai multe documente în fluxul contabil:

• Înainte: e-Factura primită prin SFS → se creează factura de furnizor în POSfix.
• După: Factura contată → Ordin de plată → Operațiune bancară (plata efectivă).
• Alternativ: Factura → Bon de intrare (când recepția fizică a mărfii este separată de primirea facturii).
• Compensare: Dacă furnizorul este și client → documentul de Compensare stinge datoriile reciproce.

Greșeli frecvente

1. Dubla contare. Contezi atât factura, cât și bonul de intrare pe aceeași valoare. Dacă folosești ambele documente, pune pe factură doar valoarea fără cantitate, iar pe bon doar cantitatea — sau folosește doar factura dacă nu ai nevoie de recepție separată.

2. Curs valutar greșit. Nu verifici cursul BNM la data documentului. POSfix pre-completează cursul, dar este responsabilitatea ta să confirmi că este corect, mai ales la sfârșitul de lună.

3. Cont GL greșit. Pui servicii pe cont de mărfuri (217 în loc de 713). Verifică natura fiecărei linii: mărfurile merg pe 217.x, materiile prime pe 211.x, serviciile pe 713.x.

4. TVA nedeductibil. Aplici TVA 20% pe achiziții scutite de TVA sau cu cota zero. Verifică regimul fiscal al fiecărei poziții conform facturii furnizorului.

5. Data greșită. Contezi în perioadă greșită, iar perioada este deja închisă. Verifică data documentului înainte de contare — nu o confunda cu data facturii furnizor.

Depanare

Problemă: „Nu pot conta factura — mesaj de eroare"

Cauză: Lipsesc câmpuri obligatorii (partener, cont debit, cont credit, cel puțin o linie). Soluție: Verifică toate câmpurile obligatorii. Asigură-te că liniile au cantitate și preț nenule.

Problemă: „Am contat factura cu sumă greșită"

Cauză: Nu ai verificat totalurile înainte de contare. Soluție: Stornează factura (click dreapta → Stornează), apoi creează o factură nouă cu datele corecte.

Problemă: „Nu se aplică cursul valutar"

Cauză: Valuta selectată este MDL (moneda de bază nu necesită curs). Soluție: Verifică că ai selectat valuta corectă (EUR, USD). Cursul BNM apare automat doar la valută diferită de MDL.

Problemă: „Factura nu apare în listă"

Cauză: Selectorul de perioadă filtrează pe altă lună sau alt an. Soluție: Ajustează perioada din selectorul de dată din partea de sus a listei.

Întrebări frecvente

Cum evit dubla contare între factură și bon de intrare?

Bonul de intrare se folosește când recepția fizică a mărfii este separată de primirea facturii. Dacă înregistrezi totul prin factură (și cantitativ, și valoric), NU mai creezi și bon de intrare. Dacă folosești ambele documente, pune pe factură doar valoarea fără cantitate, iar pe bon doar cantitatea.

Ce fac dacă furnizorul aplică alt curs valutar decât BNM?

Conform legislației RM, contabilitatea se ține la cursul oficial BNM. Chiar dacă furnizorul menționează un alt curs pe factură, tu contezi la cursul BNM de la data documentului. Diferența se va regla la plată ca diferență de curs valutar.

Cum tratez factura cu avans deja plătit?

Factura se contează integral, fără a deduce avansul. Decontarea avansului se face separat, prin documentul de Compensare (tip „Decontare avans furnizor"): Dt 521.x / Ct 224.x.

Pot modifica contul GL pe fiecare linie?

Da. Contul din antet este implicit, dar fiecare linie poate avea un cont GL propriu. Exemplu: linia cu mărfuri → 217.1, linia cu transport → 713.3, linia cu ambalaje → 217.2.

Ce fac dacă am contat o factură cu sumă greșită?

Stornezi factura (click dreapta → Stornează), apoi creezi o factură nouă cu datele corecte. Stornarea generează automat sume negative pe aceleași conturi (RED STORNO) — efectul net este zero.

Factura de furnizor afectează stocul?

Da, dacă liniile sunt pe conturi de stocuri (217.x) cu atributul cantitate activat pe contul analitic. Cantitățile vor fi reflectate în evidența cantitativă din modulul Stocuri.

Care este diferența între data documentului și data facturii furnizor?

Data documentului = data la care tu înregistrezi factura în POSfix (data contării). Data facturii furnizor = data tipărită pe documentul primit de la furnizor. Pot fi diferite — de exemplu, primești factura cu câteva zile întârziere. Formula contabilă se generează la data documentului.

Ce se întâmplă cu TVA-ul la factura în valută?

TVA se calculează în valută și se convertește automat în MDL la cursul BNM. În declarația TVA, totul apare în MDL.

Pot crea o factură fără linii?

Nu. Factura trebuie să aibă cel puțin o linie cu cantitate și preț nenule pentru a putea fi contată.

Ce fac dacă primesc factura luna viitoare, dar marfa a venit luna aceasta?

Creezi un bon de intrare la data recepției mărfii (luna curentă), iar factura o înregistrezi la data primirii (luna viitoare). Astfel, stocul este reflectat corect din momentul recepției.

Pagini conexe

• Bonuri de intrare — recepția fizică a mărfurilor, separată de factură
• Parteneri — cum adaugi și configurezi furnizori
• Contracte — termeni impliciți pentru achiziții recurente
• Compensări — decontarea avansurilor și compensarea datoriilor
• Ciclul documentelor — statusuri: Ciornă, Contat, Stornat
• Ordine de plată — generare directă din factura contată
• e-Factura — primirea facturilor electronice prin SFS