Reconciliere creanțe și datorii
Reconcilierea este instrumentul prin care verifici dacă evidența ta contabilă corespunde cu cea a partenerului. Selectezi partenerul și perioada, iar POSfix afișează toate mișcările contabile — datorii, creanțe, sold de deschidere, rulaje și sold final. Rezultatul se tipărește ca act de reconciliere semnat bilateral.
Unde găsești: Sidebar → Comerț → Reconciliere
Când ai nevoie de reconciliere
- Înainte de compensare — verifici soldurile exacte pe partener înainte de a crea un document de compensare.
- La închiderea anului — obligatoriu pentru inventarierea datoriilor și creanțelor (conform SNC „Prezentarea situațiilor financiare").
- Lunar/trimestrial — pentru parteneri cu volume mari de tranzacții.
- La solicitarea partenerului — când partenerul trimite actul său de reconciliere și trebuie să confirmi sau contești soldurile.
- Înainte de anularea creanțelor — documentezi soldul prescris înainte de a-l trece pe cheltuieli.
- La control fiscal — SFS poate solicita acte de reconciliere cu furnizorii/clienții.
Cum creezi o reconciliere — pas cu pas
- Deschide Reconciliere din sidebar.
- Selectează partenerul din combobox.
- Selectează perioada cu selectorul de perioadă (implicit: anul curent). Poți alege predefinite (lună, trimestru, an) sau interval personalizat.
- Apasă „Generează" — POSfix interogă Registrul jurnal și afișează rezultatul.
- Analizează soldurile și tranzacțiile pe cele două coloane (datorii și creanțe).
- Compară cu actul partenerului (dacă îl ai) — completează soldul confirmat de partener.
- Tipărește actul de reconciliere pentru semnare bilaterală.
Reconcilierea nu creează și nu modifică documente contabile. Este un raport care agregă datele existente din Registrul jurnal. Dacă descoperi diferențe, trebuie să creezi documente corective (compensări, facturi omise, ajustări) separat.
Exemplu practic complet
Situație: SRL „Vinăria Codru" reconciliază cu SRL „AmbalajPlus" pe luna ianuarie 2025.
Datorii (cont 521.1):
| Data | Document | Debit | Credit | Sold |
|---|---|---|---|---|
| Sold inițial | 8.500 MDL | |||
| 05.01 | Factură furnizor FZ-012 | 22.000 | 30.500 | |
| 12.01 | Factură furnizor FZ-018 | 15.000 | 45.500 | |
| 18.01 | Plată bancară OP-044 | 25.000 | 20.500 | |
| 28.01 | Compensare CMP-005 | 6.000 | 14.500 | |
| Sold final | 14.500 MDL |
Creanțe (cont 221.1):
| Data | Document | Debit | Credit | Sold |
|---|---|---|---|---|
| Sold inițial | 6.000 MDL | |||
| 10.01 | Document vânzare V-023 | 12.000 | 18.000 | |
| 22.01 | Încasare bancară OP-051 | 8.000 | 10.000 | |
| 28.01 | Compensare CMP-005 | 6.000 | 4.000 | |
| Sold final | 4.000 MDL |
Rezultat:
| Indicator | Sumă |
|---|---|
| Sold final creanțe | 4.000 MDL |
| Sold final datorii | 14.500 MDL |
| Sold net | -10.500 MDL (datorezi net partenerului) |
| Sold confirmat de partener | -10.500 MDL |
| Diferență | 0 (evidențele coincid) |
Formula contabilă
Reconcilierea nu generează formule contabile. Ea citește formulele generate de alte documente:
| Document sursă | Formula pe care o citește |
|---|---|
| Factură furnizor | Dt 2xx / Ct 521.x |
| Document de vânzare | Dt 221.x / Ct 6xx |
| Operațiune bancară (plată) | Dt 521.x / Ct 242 |
| Operațiune bancară (încasare) | Dt 242 / Ct 221.x |
| Compensare | Dt 521.x / Ct 221.x |
Ciclul de viață
Reconcilierea nu are ciclul de viață al unui document contabil. Este un raport care se generează la cerere:
Selectare partener → Selectare perioadă → Generare → Analiză → Tipărire/Export
Poți regenera reconcilierea oricând — datele reflectă starea curentă a Registrului jurnal.
Scenarii speciale
Ce faci când sumele nu se potrivesc
Când diferența nu este zero, investighezi sistematic:
- Compară document cu document — verifică fiecare tranzacție din actul tău cu actul partenerului.
- Caută facturi lipsă — facturi pe care le are partenerul dar tu nu le-ai înregistrat (sau invers).
- Verifică datele — o factură înregistrată pe 31.01 la tine și pe 01.02 la partener apare în luni diferite.
- Verifică plățile — o plată efectuată dar neînregistrată contabil la una din părți.
- Verifică diferențele de curs — la documente în valută, cursuri BNM diferite pot genera discrepanțe.
După identificarea cauzei, creezi documentele corective necesare și regenerezi reconcilierea.
Actul de reconciliere conform legislației RM
Actul de reconciliere trebuie să conțină:
- Denumirea și datele ambelor părți (denumire, IDNO, adresă)
- Perioada reconcilierii
- Soldurile de deschidere și închidere
- Lista tranzacțiilor cu referințe la documente
- Semnăturile persoanelor responsabile de la ambele părți
- Ștampilele ambelor entități (dacă se utilizează)
POSfix generează automat actul în format A4, cu spații pentru semnături. Tipărești două exemplare — unul pentru tine, unul pentru partener.
Conform SNC și practicii contabile din Republica Moldova, reconcilierea cu partenerii este obligatorie la închiderea exercițiului financiar (inventarierea datoriilor și creanțelor conform Legii contabilității nr. 287/2017, art. 19). Actele de reconciliere semnate bilateral sunt documente justificative pentru bilanț.
Reconciliere pe cont GL specific
Implicit, reconcilierea afișează toate conturile asociate partenerului. Dar poți filtra pe un cont analitic specific — de exemplu, doar 521.1 (datorii comerciale) fără a include 521.2 (datorii în valută).
Reconciliere cu parteneri care au și creanțe, și datorii
Dacă partenerul este simultan furnizor și client, reconcilierea afișează ambele coloane completate. Soldul net indică poziția ta netă:
- Sold net pozitiv — partenerul îți datorează (ești creditor net)
- Sold net negativ — tu datorezi partenerului (ești debitor net)
Acest sold net este baza pentru o eventuală compensare reciprocă.
Legătura cu alte documente
| Document | Legătura |
|---|---|
| Compensări | Verifici soldurile prin reconciliere înainte de a crea compensarea |
| Facturi furnizori | Apar în coloana „Datorii" ca mișcări pe credit 521.x |
| Documente de vânzare | Apar în coloana „Creanțe" ca mișcări pe debit 221.x |
| Operațiuni bancare | Plăți și încasări care stingerea datoriile/creanțele |
| Registrul jurnal | Sursa de date pentru reconciliere — toate formulele contabile |
| Parteneri | Partenerul cu care reconciliezi |
Greșeli frecvente
| Greșeală | Consecință | Cum eviți |
|---|---|---|
| Reconciliezi o perioadă greșită | Soldurile nu corespund cu actul partenerului | Verifică perioada exact: de la 01.01 la 31.12, nu de la 01.01 la 01.01 anul următor |
| Uiți documente în ciornă | Tranzacțiile lipsesc din reconciliere | Contează toate documentele înainte de reconciliere |
| Nu incluzi toate conturile | Reconcilierea parțială — lipsesc mișcări | Nu filtra pe un singur cont dacă partenerul are mișcări pe mai multe conturi |
| Confunzi soldul partenerului cu soldul tău | Diferență falsă | Soldul tău pe creanțe = soldul partenerului pe datorii (și invers) |
| Nu semnezi actul bilateral | Actul nu are valoare juridică | Tipărește, semnează, obține semnătura partenerului |
Depanare
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Reconcilierea afișează sold zero dar partenerul arată sold | Facturi neînregistrate în POSfix | Verifică ce facturi are partenerul și înregistrează-le |
| Tranzacție lipsă în reconciliere | Documentul sursă e în ciornă | Contează documentul — doar documentele contate apar în reconciliere |
| Diferență mică (câțiva lei/bani) | Diferențe de rotunjire la cursuri valutare | Creează o ajustare de diferențe de curs |
| Sold inițial diferit de soldul final al perioadei precedente | S-au contat sau stornat documente în perioada anterioară | Regenerează reconcilierea perioadei precedente și compară |
| Nu pot genera reconcilierea | Nu ai selectat partenerul sau perioada | Completează ambele câmpuri obligatorii |
| Apare un partener cu sold dar fără tranzacții în perioadă | Soldul vine din perioadele anterioare (sold de deschidere) | Normal — soldul inițial reflectă mișcările din perioadele trecute |
Întrebări frecvente
Reconcilierea modifică soldurile?
Nu. Este un raport pasiv care citește datele din Registrul jurnal. Nu creează și nu modifică documente contabile. Dacă descoperi erori, corectezi prin documente separate.
Pot reconcilia mai mulți parteneri simultan?
Nu. Reconcilierea se face individual, partener cu partener. Selectezi câte un partener și generezi raportul. Pentru o imagine de ansamblu, folosește rapoartele de sold pe partener.
Ce fac dacă găsesc diferențe?
- Identifică documentele lipsă sau incorecte comparând act cu act.
- Creează documentele corective necesare (facturi omise, compensări, ajustări).
- Contează documentele noi.
- Regenerează reconcilierea — diferența ar trebui să fie zero.
Pot filtra pe un cont GL specific?
Da. Reconcilierea afișează mișcările pe toate conturile asociate partenerului, dar poți filtra pe un cont analitic specific (ex. doar 521.1 sau doar 221.1).
Reconcilierea include documentele în ciornă?
Nu. Doar documentele contate (Posted) apar în reconciliere, deoarece numai ele au generat înregistrări în Registrul jurnal.
Cât de des trebuie să fac reconciliere?
Depinde de volumul tranzacțiilor:
- Lunar — pentru parteneri cu tranzacții frecvente (furnizori principali, clienți mari)
- Trimestrial — pentru parteneri obișnuiți
- Anual — obligatoriu la închiderea exercițiului financiar
- La nevoie — înainte de compensare, la solicitarea partenerului sau a SFS
Ce valoare juridică are actul de reconciliere?
Actul de reconciliere semnat de ambele părți este un document justificativ care confirmă soldurile reciproce. Conform practicii contabile din RM, are valoare probatorie în cazul disputelor comerciale. Nu este un document fiscal, dar este solicitat frecvent la controale SFS.
Pot exporta reconcilierea?
Da. Reconcilierea poate fi tipărită (act de reconciliere format A4) sau exportată PDF pentru arhivare digitală sau trimitere pe email partenerului.
Cum reconciliez dacă partenerul nu folosește POSfix?
Partenerul nu trebuie să folosească POSfix. Tu generezi actul tău, partenerul generează actul lui din propriul sistem contabil. Comparați cele două acte manual și rezolvați diferențele.
Ce înseamnă „sold net negativ"?
Sold net = creanțe finale minus datorii finale. Dacă e negativ, tu datorezi partenerului. Dacă e pozitiv, partenerul îți datorează.
Reconcilierea arată și avansurile?
Da, dacă avansurile au fost înregistrate pe conturile partenerului (ex. 224 pentru avansuri acordate furnizorilor). Ele apar ca mișcări în coloana de creanțe/datorii, în funcție de tipul avansului.
Pot folosi reconcilierea ca bază pentru compensare?
Da, și este recomandat. Verifici soldurile exacte prin reconciliere, apoi creezi documentul de compensare cu suma identificată. Actul de reconciliere semnat servește ca justificare pentru compensare.
Pagini conexe
- Compensări — creezi compensări pe baza soldurilor din reconciliere
- Parteneri — registrul partenerilor reconciliați
- Facturi furnizori — sursă de datorii comerciale
- Documente de vânzare — sursă de creanțe comerciale
- Contracte — termenii comerciali cu partenerul
- Planul de conturi — conturile de datorii și creanțe
- Registrul jurnal — sursa de date pentru reconciliere