Reconciliere creanțe și datorii

Reconcilierea îți arată, pe un singur partener și o perioadă, toate mișcările de creanțe și datorii, cu soldul la zi. O folosești ca să compari evidența ta cu a partenerului și să tipărești actul de reconciliere.

Unde găsești: Meniu lateral → Vânzări → tabul Reconciliere

1 partenerul cu care te reconciliezi · 2 generează situația pe perioada aleasă

Când ai nevoie de ea

• Înainte de o regularizare de datorii — verifici soldul exact.
• La inventarierea anuală a creanțelor și datoriilor.
• Când partenerul îți trimite actul lui și trebuie să confirmi sau să contești.
• Înainte de a casa o creanță prescrisă.
• La controlul fiscal, când ți se cer acte de reconciliere.

Ce faci aici

1. Deschizi Vânzări → tabul Reconciliere.
2. Alegi Partener.
3. Alegi Perioada. Implicit e anul curent.
4. Apeși Generează.
5. Compari cu actul partenerului.
6. Apeși Tipărește actul pentru semnare bilaterală. Butonul stă gri până generezi raportul — n-ai ce tipări dintr-un ecran gol.

Notă — reconcilierea este un raport, nu un document

Nu creează și nu modifică nimic. Citește notele contabile deja înregistrate. Dacă găsești diferențe, le corectezi prin documente separate și regenerezi raportul.

Ce cuprinde raportul

Până apeși Generează, sub filtre nu e nimic — raportul nu se încarcă singur la alegerea partenerului. După generare apar două lucruri: banda verde cu cele patru cifre și, sub ea, lista documentelor care le compun, rând cu rând, de la soldul inițial la cel final. Sub soldul final scrie în favoarea cui este — propoziția pe care o citești prima când suni partenerul. Numărul documentelor din listă e de obicei link: te duce direct în documentul care a produs rândul. Rândurile venite din note manuale sau din reevaluarea valutară rămân simplu text — nu au un document propriu în spate.

Butonul Tipărește actul din dreapta sus deschide actul într-o fereastră nouă, gata de tipărit. Dacă îți trebuie un fișier în loc de hârtie, alegi „Salvează ca PDF" din dialogul de tipărire — actul iese identic.

Panoul de sus îți dă patru cifre pe perioada aleasă:

Indicator	Ce înseamnă
Sold Inițial	Soldul net la începutul perioadei
Debit	Total rulaj debitor din perioadă
Credit	Total rulaj creditor din perioadă
Sold Final	Soldul net la sfârșitul perioadei, cu mențiunea în favoarea cui este

Sub el, tabelul cronologic are coloanele Dată, Document, Cont, Debit, Credit și Sold. Numele documentului e link direct către documentul sursă.

Important — un singur sold net, nu două coloane

Creanțele (221.x) și datoriile (521.x) se contopesc într-un singur registru cronologic, cu un sold cu semn. Pozitiv înseamnă că partenerul îți datorează, negativ că tu îi datorezi. Fiecare document apare pe un singur rând, cu debitul și creditul lui însumate.

Exemplu practic

SRL „Vinăria Codru" reconciliază cu SRL „Ambalaj Plus" pe ianuarie 2025. Partenerul îi este și furnizor, și client.

Dată	Document	Cont	Debit	Credit	Sold
	Sold inițial 01.01				−2.500
05.01	Factură furnizor 0000000012	521		22.000	−24.500
10.01	Factură client 0000000023	221	12.000		−12.500
18.01	Ordin de plată 0000000044	521	25.000		12.500
22.01	Operațiune bancară 0000000051	221		8.000	4.500
	Sold final 31.01				4.500

Rezultat: soldul final este 4.500 lei în favoarea SRL „Vinăria Codru". Partenerul îi datorează această sumă.

Cum citești soldul

Fiecare rând mută soldul cu diferența dintre debit și credit:

• vânzarea (debit pe 221) și plata către furnizor (debit pe 521) cresc soldul;
• încasarea de la client (credit pe 221) și factura furnizorului (credit pe 521) scad soldul.

Sold pozitiv înseamnă că partenerul îți datorează. Sold negativ înseamnă că tu îi datorezi.

Ce faci când sumele nu se potrivesc

1. Compari document cu document. Fiecare rând are numărul documentului și link către el.
2. Cauți documentele lipsă. Facturi pe care le are partenerul și tu nu le-ai înregistrat, sau invers.
3. Verifici datele. O factură din 31.01 la tine și din 01.02 la partener cade în luni diferite.
4. Verifici ciornele. Documentele necontabilizate nu apar în raport.
5. Verifici diferențele de curs. La documentele în valută, cursuri diferite dau discrepanțe mici.

După ce identifici cauza, creezi documentele corective, le contabilizezi și apeși Generează din nou.

Actul de reconciliere

Tipărește actul deschide actul într-o fereastră separată, gata de tipărire sau de salvare ca PDF.

Actul conține datele ambelor părți, perioada, soldul inițial și final, lista documentelor și spații pentru semnături. Tipărești două exemplare: unul pentru tine, unul pentru partener.

Actul nu acoperă întreaga poziție de decontări. El citește doar 221.x și 521.x. Avansurile acordate (224.x) și avansurile primite (523.x) rămân pe dinafară. La inventarierea anuală le verifici separat, din fișa de cont, altfel poziția față de partener rămâne incompletă.

Exemplu. Partenerul are creanță de 12.000 lei pe 221.1 și avans primit de 5.000 lei pe 523.1. Actul arată 12.000 lei. Poziția reală de decontări este 7.000 lei în favoarea ta.

Depanare

Problemă	Cauză	Soluție
Butonul Generează nu face nimic	Nu ai ales partenerul sau perioada	Completezi ambele câmpuri.
Raportul e gol, deși partenerul are documente	Documentele sunt ciorne	Le contabilizezi. Raportul citește doar note contabile existente.
Un document lipsește din raport	Nu a atins 221 sau 521	Verifici nota documentului cu butonul J de pe formularul lui.
Diferență de câțiva bani	Rotunjiri la cursul valutar	Înregistrezi diferența de curs.
Soldul inițial nu coincide cu soldul final al lunii precedente	S-au adăugat sau s-au anulat documente în perioada anterioară	Regenerezi raportul pentru perioada precedentă și compari.
Un partener are sold, dar niciun rând în perioadă	Soldul vine din perioadele anterioare	Normal. Îl vezi în Sold Inițial.

Întrebări frecvente

Reconcilierea modifică soldurile?

Nu. Este un raport de citire. Corecțiile le faci prin documente separate.

Pot reconcilia mai mulți parteneri deodată?

Nu. Alegi câte un partener și generezi raportul.

Ce conturi intră în raport?

Creanțele comerciale (221 cu toate analiticele) și datoriile comerciale (521 cu toate analiticele). Avansurile acordate (224.x) și cele primite (523.x) nu intră în acest raport. Le verifici separat, din fișa de cont.

Reconcilierea include documentele în ciornă?

Nu. Doar cele contabilizate, fiindcă numai ele au notă contabilă.

Pot filtra pe un anumit cont?

Nu. Raportul aduce împreună toate mișcările de pe 221 și 521. Pentru un singur cont folosești fișa de cont.

De ce apare un singur sold și nu două coloane?

Pentru că partenerul poate fi simultan furnizor și client. Soldul net îți spune direct cine cui datorează, care e exact cifra pe care o negociezi.

Cât de des trebuie să reconciliez?

Lunar cu partenerii mari, trimestrial cu restul, obligatoriu la închiderea exercițiului. Și oricând înainte de o compensare sau la cererea partenerului.

Ce valoare juridică are actul?

Semnat de ambele părți, confirmă soldurile de pe 221.x și 521.x și servește ca document justificativ. Este cerut frecvent la controalele fiscale. Nu confirmă avansurile — pe acelea le documentezi separat.

Cum reconciliez dacă partenerul nu folosește POSfix?

Fiecare generează actul din sistemul lui. Le comparați și rezolvați diferențele.

Pagini conexe

• Compensări — regularizarea pe care o faci pe baza soldului reconciliat
• Parteneri — registrul partenerilor
• Facturi furnizori — sursa datoriilor din raport
• Documente de vânzare — sursa creanțelor din raport
• Registrul jurnal — notele contabile pe care le citește raportul