Regularizări de datorii
Regularizarea stinge o creanță sau o datorie fără mișcare de bani. O folosești la compensare reciprocă, la transfer de datorie, la casarea unei creanțe prescrise sau la decontări manuale de avans.
Unde găsești: Meniu lateral → Vânzări → tabul Regularizări datorii
Același registru e disponibil și din Achiziții → tabul Regularizări datorii.
Când ai nevoie de ea
- Compensare — partenerul îți e simultan furnizor și client, iar în loc de două plăți stingeți obligațiile reciproc.
- Transfer — muți o datorie sau o creanță de pe un cont pe altul.
- Casare — o creanță s-a prescris, sau o datorie nu mai poate fi reclamată.
- Decontare avans — corectezi manual un sold de avans rămas deschis.
Nu ai nevoie de regularizare pentru avansul normal. Factura furnizor stinge singură avansul de pe 224.3, iar factura client pe cel de pe 523.1, chiar la contabilizare. Regularizarea rămâne pentru cazurile pe care decontarea automată nu le acoperă.
Decontarea automată mișcă doar soldul de avans. TVA-ul datorat pe avansul încasat de la client nu se generează singur — îl treci manual, în luna încasării. Vezi documente de vânzare.
Ce faci aici
- Deschizi Vânzări → tabul Regularizări datorii și apeși Regularizare nouă.
- Completezi Data documentului.
- Alegi Tip: Compensare, Transfer, Casare sau Decontare avans.
- Alegi Partener.
- Completezi Suma și Valuta.
- Alegi Subdiviziune, dacă împarți operațiunea pe subdiviziuni.
- În secțiunea Corespondenta contabila alegi Cont debit și Cont credit.
- Scrii o Descriere — o vei recunoaște la audit.
- Apeși Salvează, apoi Contabilizează.
Tip este doar eticheta operațiunii: o vezi în listă și în rapoarte. Nota contabilă se face din Cont debit și Cont credit, exact așa cum le-ai ales tu. Dacă le încurci, nota va fi greșită chiar dacă tipul e corect.
Câmpurile formularului
Formularul nu are linii — o regularizare e o singură sumă, nu o listă de articole. Iar cele două
câmpuri de conturi pornesc goale: 521 și 221 sunt doar text-exemplu, nu valori completate.
Schimbarea Tipului nu deschide și nu ascunde nimic în formular.
| Câmp | Ce înseamnă | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Data documentului | Data notei contabile | Da |
| Tip | Eticheta operațiunii: Compensare, Transfer, Casare, Decontare avans | Da |
| Partener | Partenerul al cărui sold se schimbă. Ajunge pe analiticele conturilor | Da |
| Suma | Valoarea regularizată, pozitivă | Da |
| Valuta | Moneda operațiunii | Nu |
| Subdiviziune | Împarte operațiunea pe subdiviziuni | Nu |
| Cont debit | Contul care se debitează | Da |
| Cont credit | Contul care se creditează | Da |
| Descriere | Explicația operațiunii | Nu |
Regularizarea are un singur partener. Pentru o operațiune între doi parteneri faci două documente, unul pe fiecare.
Nota contabilă
Regularizarea generează un singur rând: Cont debit / Cont credit la valoarea din Suma.
Cele două câmpuri din Corespondenta contabila nu se pre-completează după Tip. Panoul îți arată 521 și 221 doar ca text estompat în casetă — e un exemplu, nu o valoare. Ce alegi tu rămâne.
Alege întotdeauna conturi analitice, cu punct. Panoul nu te oprește dacă pui un cont sintetic: singura verificare la contabilizare e că respectivul cont există în planul de conturi.
Un rulaj pe cont sintetic strică fișa de cont și balanța analitică. Corecția cere anularea contabilizării.
Exemplu practic
SRL „Dacia Vin" lucrează cu SRL „Trans Logistic" în ambele direcții:
- a cumpărat servicii de transport de 45.000 lei → datorie pe
521.1; - a vândut vin de 28.000 lei → creanță pe
221.1.
Pașii:
- Deschizi Reconcilierea pe SRL „Trans Logistic" și confirmi cele două solduri.
- Creezi o regularizare:
| Câmp | Valoare |
|---|---|
| Tip | Compensare |
| Partener | SRL „Trans Logistic" |
| Suma | 28.000 lei |
| Cont debit | 521.1 |
| Cont credit | 221.1 |
- Apeși Contabilizează.
Rezultat: creanța de 28.000 lei se stinge complet. Datoria scade de la 45.000 la 17.000 lei. Restul îl achiți prin ordin de plată.
Ciclul documentului
Regularizarea trece prin Ciornă → Contabilizat → Șters.
| Stare | Ce poți face |
|---|---|
| Ciornă | Editezi liber. Soldurile nu se schimbă. Poți Șterge documentul. |
| Contabilizat | Nota există, soldurile s-au schimbat. Formularul e blocat. Deschizi nota cu butonul J. |
Ca să corectezi, apeși Anulează contabilizarea din meniul ⋯. Nota se șterge, soldurile revin, documentul se întoarce la Ciornă.
Lista de regularizări
Panoul Sumar din capul listei îți dă Documente, Sumă totală și Contabilizate. Sub el ai butoanele de filtrare pe stare. Coloana Tip e colorată pe categorii, iar tabelul se poate exporta.
Scenarii speciale
Compensare parțială
Compensezi cea mai mică dintre cele două sume. Restul rămâne sold și se stinge prin plată.
Exemplu. Partenerul îți datorează 50.000 lei, tu îi datorezi 35.000 lei. Compensezi 35.000 lei. Rămâne o creanță de 15.000 lei, pe care o încasezi normal.
Compensare la barter
Barterul are trei documente, în ordinea asta:
- Factură furnizor pentru ce ai primit.
- Factură client pentru ce ai livrat.
- Regularizare de tip Compensare, care stinge cele două solduri.
Transfer de datorie între doi parteneri
Faci două regularizări de tip Transfer, câte una pe fiecare partener: una scoate soldul de pe partenerul inițial, cealaltă îl pune pe noul partener. Suma și data trebuie să coincidă.
Casarea unei creanțe prescrise
Panoul nu-ți cere niciun document justificativ ca fișier — completezi tipul, suma și conturile, și gata. Asta nu înseamnă că n-ai nevoie de dosar: hotărârea internă, corespondența cu debitorul și dovada termenului rămân la tine.
Casarea din ecran nu decide și tratamentul fiscal. Documentul scoate creanța din evidență. Dacă suma e și deductibilă e o întrebare separată, la care răspunde actul de la dosar, nu platforma.
Greșeli frecvente
| Greșeală | Consecință | Cum eviți |
|---|---|---|
| Compensezi mai mult decât soldul | Soldul partenerului trece pe minus | Verifici soldurile prin reconciliere înainte |
| Alegi tipul corect, dar conturile greșite | Nota e greșită, deși eticheta arată bine | Verifici Cont debit și Cont credit înainte de contabilizare |
| Folosești cont sintetic, fără punct | Nota trece, dar fișa de cont și balanța analitică rămân greșite | Alegi analitice: 521.1, nu 521 |
| Casezi o creanță fără actul care confirmă că e compromisă | Cheltuiala nu e deductibilă fiscal | Obții actul care confirmă că e compromisă, înainte de casare |
| Corectezi prin document nou, fără să-l anulezi pe cel greșit | Nota se dublează | Anulezi contabilizarea documentului greșit, apoi corectezi |
Depanare
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Nu pot contabiliza, câmpuri roșii | Lipsesc data, tipul, partenerul, suma sau conturile | Câmpul cu problema se marchează roșu. Completează-l și reia. |
| „Account '539.1' not found" sau mesaj similar | Contul scris nu există în planul tău de conturi | Îl alegi din selector sau îl creezi în planul de conturi. |
| Soldul partenerului nu s-a schimbat | Documentul e ciornă | Apeși Contabilizează. |
| Nota pare inversată | Ai schimbat între ele debitul și creditul | Anulezi contabilizarea, corectezi conturile, contabilizezi din nou. |
| Nu găsesc un câmp pentru al doilea partener | Regularizarea are un singur partener | Faci două documente, câte unul pe fiecare partener. |
Întrebări frecvente
Când folosesc compensarea reciprocă?
Când partenerul îți e simultan furnizor și client. Compensarea stinge obligațiile fără mișcare de bani. Actul de compensare semnat bilateral rămâne recomandat ca probă, nu ca o condiție de validitate.
Pot compensa sume în valute diferite?
Nu într-un singur document. Fiecare regularizare are o singură valută. Pentru obligații în valute diferite faci documente separate.
Trebuie acordul partenerului?
Panoul nu cere niciun acord: salvezi și contabilizezi singur. Actul semnat bilateral îl păstrezi ca probă la control și la reconciliere, nu ca o condiție pentru document.
Cum verific soldurile înainte?
Din Reconciliere. Alegi partenerul și perioada, apeși Generează și te uiți la soldul final.
Pot anula o regularizare contabilizată?
Da. Meniul ⋯ → Anulează contabilizarea. Nota se șterge, soldurile revin.
Ce diferență e între casare și compensare?
La Compensare ambii parteneri au obligații care se sting reciproc. La Casare renunți la o creanță, care devine cheltuială, sau la o datorie, care devine venit. Casarea afectează rezultatul financiar contabil; efectul fiscal depinde de documentele pe care le ai.
Pot crea regularizări din fișa partenerului?
Nu. Fișa partenerului are filele Date generale, Conturi Bancare, Contracte, Contacte și Vânzări la casă. Regularizările se creează din tabul Regularizări datorii.
Pot compensa obligații din ani diferiți?
Da. Panoul nu restricționează perioada, cât timp perioada contabilă a documentului e deschisă.
Pagini conexe
- Reconciliere — soldurile pe care le verifici înainte de regularizare
- Parteneri — registrul partenerilor implicați
- Facturi furnizori — sursa datoriilor comerciale
- Documente de vânzare — sursa creanțelor comerciale
- Planul de conturi — conturile analitice pe care le alegi