Facturi de la furnizori

Factura furnizor înregistrează o achiziție de mărfuri, materiale, servicii sau mijloace fixe. O contabilizezi și primești nota contabilă: costul intră pe cont, datoria față de furnizor crește, TVA-ul devine deductibil.

Unde găsești: Meniu lateral → Achiziții → tabul Facturi furnizor

1 factură nouă · 2 citește o factură scanată și o pre-completează · 3 banda AI DE PLĂTIT, defalcată pe vechime

Ca să înregistrezi o factură de la furnizor

1. Apeși Factura nouă.
2. Alegi Furnizorul și verifici Data, Seria și numărul de pe factura primită.
3. Alegi Tipul operațiunii — de el atârnă conturile propuse.
4. Verifici Depozitul, dacă marfa intră în stoc.
5. Adaugi rândurile, din nomenclator sau scrise liber.
6. Salvează, apoi Contabilizează.

1 furnizorul · 2 comutatoarele care schimbă tot documentul · 3 conturile propuse · 4 rândurile

Comutatoarele de la mijlocul antetului schimbă cel mai mult din comportamentul documentului, iar fiecare are sub el o linie care îți spune ce face:

Comutator	Ce se schimbă când îl pornești	Dacă îl lași oprit
Include recepția	Factura bagă singură marfa în depozit — nu mai ai nevoie de bon de intrare separat	Marfa intră printr-un bon de intrare, pe care îl faci separat
Factură de import	TVA-ul nu se pune pe linii; se așteaptă declarația vamală, iar taxa se deduce de acolo	Factura poartă TVA pe linii, ca orice achiziție internă
Decontare în lei (valută convențională)	Marfa e facturată în valută, dar se achită în lei; diferențele merg pe diferențe de sumă	Plătești în valuta facturii, iar diferențele sunt de curs
Preț cu TVA inclus	Prețul pe care îl tastezi e citit ca preț cu taxa înăuntru	Prețul e fără TVA, iar taxa se adaugă peste
Document fără TVA	Documentul iese fără taxă, indiferent de cotele de pe linii	Fiecare linie își aplică propria cotă

Include recepția apare doar pe facturile cu linii de produs, iar Decontare în lei doar când ai ales o valută străină. Pe restul facturilor nu le vezi deloc.

Sub ele, blocul Conturi arată perechea propusă de tipul operațiunii. Creionul de pe fiecare etichetă o deschide, dacă vrei alt cont decât cel implicit — dar de obicei n-ai de ce.

Banda roșie de sus adună ce ai de plătit, defalcat pe vechime — 0–30, 31–60, 61–90 și peste 90 de zile. Sub ea, sumarul numără documentele și separă suma fără TVA de TVA. Coloana Status plată îți spune ce s-a achitat, fără să deschizi documentul.

Clic dreapta pe un rând îți dă Copiază, Contabilizează pe ciorne și Anulează contabilizarea pe cele contabilizate, plus Fixează pe Dashboard și Șterge. Contabilizezi și anulezi și pe mai multe rânduri deodată, fără să deschizi niciun document. Facturile șterse le recuperezi cu Restabilește, din vederea de coș.

Când ai nevoie de ea

• Ai primit marfă și factura fiscală de la furnizor.
• Ai beneficiat de un serviciu: transport, consultanță, reparații.
• Ai primit o factură electronică prin SFS și vrei să o treci în contabilitate.
• Ai cumpărat un mijloc fix și trebuie să-l pui pe imobilizări.

Ce faci aici

1. Deschizi Achiziții → tabul Facturi furnizor și apeși Factura noua.
2. Alegi Furnizor. Apoi, dacă vrei rulaj separat pe o înțelegere, alegi Contract. Selectorul îți arată doar contractele furnizorului ales; contractul nu se completează singur.
3. Alegi Tipul operațiunii. El decide conturile implicite și aspectul formularului.
4. Completezi Serie și număr — seria și numărul de pe factura fiscală primită, nu numărul intern.
5. Completezi Data doc. furnizor (data de pe hârtie) și Data documentului (data la care o înregistrezi). Nota contabilă se face la Data documentului.
6. Completezi Termen limită, dacă furnizorul ți-a dat termen de plată.
7. Alegi Depozit, dacă marfa intră în stoc chiar cu această factură. Abia după ce ai ales depozitul se deblochează comutatorul Include recepția — până atunci e gri. Pe o factură pornită dintr-un bon de intrare rămâne blocat de tot, cu mesajul „Recepția este gestionată de bonul de intrare legat".
8. Alegi Subdiviziune, dacă împarți cheltuiala pe subdiviziuni.
9. Adaugi rândurile: produs, cantitate, preț, cotă TVA. Coloana Cont contabil îți lasă alt cont pe fiecare rând.
10. Verifici totalurile față de factura primită.
11. Apeși Salvează. Documentul rămâne Ciornă și nu atinge soldurile.
12. Când totul e verificat, apeși Contabilizează.

Pe o factură cu recepție, dacă ai pornit tipărirea de etichete în setări, apare și butonul Printează etichete. El deschide panoul de etichete pe marfa intrată cu factura asta.

Recomandare — o singură factură, fără bon separat

Bifa Include recepția face factura să înregistreze și intrarea în stoc. Nu mai ai nevoie de bon de intrare, deci nu mai poți dubla valoarea. Debifeaz-o doar dacă recepția s-a făcut deja printr-un bon de intrare.

Recunoaște factura

Butonul Recunoaște factura, de lângă Factura nouă, citește factura primită dintr-o poză sau dintr-un PDF și îți umple documentul. Merge cu JPEG, PNG, WebP, GIF sau PDF, până la 20 MB. Ai un număr limitat de recunoașteri; când îl atingi, fereastra ți-o spune direct.

Ca să folosești recunoașterea:

1. Apeși Recunoaște factura și alegi fișierul.
2. Aștepți câteva secunde — fereastra arată Se citește factura…, apoi rezultatul, cu procentul de Încredere în capul ei.
3. Te uiți la lista Verifică: acolo îți spune ce a citit nesigur. Rândurile îndoielnice au un semn de atenționare.
4. Compari cu imaginea din stânga. O poți mări și roti dacă factura a fost fotografiată strâmb.
5. Verifici Furnizor, Serie și număr și Data eliberării — sunt câmpurile cel mai des greșit citite.
6. Pe fiecare rând decizi ce se întâmplă cu produsul: îl legi de o poziție din nomenclator, îl lași pe se creează, sau alegi — fără produs —.
7. Apeși Folosește datele. Formularul se deschide completat. Dacă poza a ieșit prost, Încearcă alt fișier.

Important — recunoașterea nu înlocuiește verificarea

Datele citite de model intră în ciornă, nu în contabilitate. Compari totalurile cu hârtia înainte de Contabilizează — o cifră citită greșit trece mai departe fără să te oprească nimic.

Rândurile facturii

Pe fiecare rând ai produsul, cantitatea, unitatea, prețul, cota TVA și Cont contabil — contul pe care intră linia. Contul din antet e doar propunerea; cel de pe linie îl suprascrie.

Deasupra rândurilor ai Adaugă din nomenclator, care îți deschide nomenclatorul și îți aduce mai multe poziții deodată, în loc să le cauți una câte una.

Câteva coloane apar doar când au ce arăta, ca să nu-ți încarce ecranul degeaba:

• Articol cheltuieli — pe rândurile cu cont de cheltuială. Vine pre-completat din categoria produsului, dar îl poți schimba.
• Mijloc fix — pe rândurile cu cont de imobilizări. Alegi fișa existentă, sau apeși butonul cu plus și o creezi pe loc, cu Creează fișă de mijloc fix din linie. Denumirea și valoarea vin din rând, restul din categoria de active pe care o alegi.
• Ambalaje — pe produsele ținute pe loturi măsurate, gen role sau baloturi. Butonul deschide Detaliere pe ambalaje, unde scrii grupele de colete ca „număr × dimensiune". Cantitatea rândului se face din suma lor.
• Valabilitate / lot — pe produsele perisabile. Are trei câmpuri: Producere, Expiră și Nr. lot furnizor. Expirarea se sugerează singură din termenul de valabilitate al produsului, de la data producerii.

Pe o factură deja salvată apare și butonul Mapează produse. El leagă de nomenclator rândurile scrise ca text liber — cele venite dintr-o e-Factură sau dintr-o recunoaștere. Fără el rândurile rămân doar sume, fără stoc și fără cost.

TVA pe rânduri

Pe rândurile scutite bifezi Document fără TVA pe antet; pe cele cu cotă zero alegi cota C — 0% pe rând. Nu sunt același lucru, iar registrul de TVA le duce în casete diferite.

Greșeli frecvente

1. Bifezi și „Include recepția", și faci bon de intrare separat. Marfa intră de două ori. Alege un singur drum.
2. Confunzi „Serie și număr" cu numărul intern. În Serie și număr scrii ce e tipărit pe factura primită.
3. Confunzi cele două date. Nota contabilă se face la Data documentului, nu la Data doc. furnizor.
4. Pui serviciile pe cont de mărfuri. Verifică natura fiecărei linii și schimbă contul pe linie.
5. Contabilizezi într-o perioadă închisă. Verifică Data documentului înainte.
6. Lași 20% pe liniile facturii de import. TVA-ul se deduce de două ori: o dată din factură, o dată din declarația vamală. Liniile de import merg cu 0% sau cu Document fără TVA.
7. Treci transportul mărfii pe 713.8. Stocul rămâne subevaluat, cheltuiala umflată. Îl repartizezi din cardul Alocare transport & vamă, cu butonul Alocă cost.

Depanare

Problemă	Cauză	Soluție
Nu pot contabiliza, primesc eroare pe câmp	Lipsesc câmpuri obligatorii sau liniile au cantitate ori preț zero	Câmpul cu problema se marchează roșu. Completează-l și reia.
„Depozit" cere valoare	Ai bifat Include recepția	Alege depozitul în care intră marfa, sau debifează bifa.
Nu apare cursul valutar	Valuta e cea de bază	Cursul apare doar la valută diferită de moneda de bază.
Am contabilizat cu sumă greșită	Documentul e blocat după contabilizare	Meniul ⋯ → Anulează contabilizarea → corectezi → Contabilizează.
Panoul cere o declarație vamală	Ai bifat Factură de import	Salvezi factura, apoi creezi declarația din bannerul portocaliu.
„Furnizorul de pe factură nu e în nomenclator"	Factura vine din e-Factura, iar furnizorul nu există la tine	Apeși Creează ca să-l adaugi pe loc, sau Sări ca să-l alegi manual.
Factura nu apare în listă	Filtrul de perioadă e pe altă lună	Ajustezi perioada din capul listei.

Întrebări frecvente

Cum evit dubla înregistrare între factură și bon de intrare?

Alegi un singur drum. Fie bifezi Include recepția pe factură și nu faci bon, fie faci bonul și apoi pornești factura din el cu Înregistrează factura. În al doilea caz factura nu re-debitează stocul.

Ce fac dacă furnizorul aplică alt curs decât BNM?

Contabilizezi la cursul BNM de la data documentului. Diferența se reglează la plată, ca diferență de curs.

Pot pune alt cont pe fiecare linie?

Da. Contul din antet e doar propunerea implicită. Coloana Cont contabil de pe rând îl suprascrie.

Factura afectează stocul?

Da, dacă ai bifat Include recepția și liniile au produse legate de nomenclator. Fără bifă, factura face doar nota contabilă.

Care e diferența dintre „Data documentului" și „Data doc. furnizor"?

Data documentului e data la care înregistrezi factura la tine și data notei contabile. Data doc. furnizor e data tipărită pe hârtia primită. Pot fi diferite.

Ce se întâmplă cu TVA-ul la factura în valută?

TVA-ul se calculează în valuta documentului și se convertește în lei la cursul de pe document. În declarația TVA apare doar în lei.

Pot crea o factură fără linii?

Nu. Ai nevoie de cel puțin o linie cu cantitate și preț pentru a putea contabiliza.

Cum tratez factura cu avans deja plătit?

O contabilizezi normal. Avansul de pe 224.3 se stinge singur, în aceeași notă. Nu creezi document separat.

Cum repartizez transportul peste marfă?

Pe factura contabilizată apare cardul Alocare transport & vamă, cu butonul Alocă cost. De acolo repartizezi facturile de transport, vamă sau asigurare peste rândurile de produs, proporțional, iar suma intră în costul mărfii. Pe ciornă cardul nu se vede — apare abia după contabilizare.

Ce cotă de TVA pun pe liniile facturii de import?

0%, sau bifezi Document fără TVA. TVA-ul de import vine exclusiv din declarația vamală. Dacă lași 20% pe linii, îl deduci de două ori.

Contractul completează singur ceva pe factură?

Nu. Contractul este doar analitică: îl alegi manual, iar la contabilizare ajunge pe analiticele conturilor de datorii. Nu schimbă valuta, conturile sau scadența. Vezi Contracte.

Pagini conexe

• Bonuri de intrare — când marfa ajunge înaintea facturii
• Parteneri — cum adaugi și configurezi furnizori
• Contracte — analitica pe care o alegi manual pe factură
• Ordine de plată — plata generată direct din factura contabilizată
• e-Factura — facturile electronice primite prin SFS
• Ciclul documentelor — stările Ciornă, Contabilizat, Șters