Bonuri de intrare
Bonul de intrare confirmă recepția fizică a mărfurilor la depozit. Este un document contabil separat de factura furnizorului — îți permite să înregistrezi ce ai primit efectiv, chiar dacă factura n-a ajuns încă.
Unde găsești: Sidebar → Achiziții → Bonuri de intrare
Când ai nevoie de bon de intrare
Bonul de intrare rezolvă un decalaj real din activitatea de zi cu zi:
- Marfa ajunge vineri, dar factura vine abia luni — creezi bonul de intrare vineri și asociezi factura ulterior
- Factura ajunge pe email, dar marfa este în tranzit — contezi factura imediat, dar bonul de intrare îl creezi la sosirea mărfii
- Verificare cantitativă — compari ce spune factura cu ce s-a recepționat efectiv
- Evidența depozitului — depozitarul confirmă primirea și cantitățile fără să aștepte contabilitatea
Dacă factura și recepția au loc simultan (cazul tipic pentru servicii sau achiziții mici), poți lucra direct cu factura furnizorului, fără bon de intrare. Bonul de intrare devine esențial când ai depozite, logistică și decalaje temporale.
Cum creezi un bon de intrare — pas cu pas
- Deschide Achiziții → Bonuri de intrare din sidebar.
- Apasă „Document nou".
- Selectează partenerul (furnizorul). Dacă nu există, adaugă-l rapid din selector.
- Setează data documentului — data recepției efective la depozit.
- Selectează depozitul (opțional — dacă ai un singur depozit, se pre-selectează).
- Asociază factura furnizor dacă o ai deja (opțional).
- Adaugă liniile de detaliu:
- Selectează produsul
- Introdu cantitatea recepționată
- Introdu prețul unitar de achiziție (fără TVA)
- Selectează contul GL de stocuri (ex.
217.1)
- Apasă Salvează (rămâne ciornă).
- Când ești sigur că totul e corect, apasă Contează.
Exemplu practic complet
Situație: SRL „AgroVit Plus" primește la depozit marfă de la SRL „Distribuție Nord":
- 200 kg mere Golden, preț 12 lei/kg
- 150 kg pere Williams, preț 18 lei/kg
Bon de intrare:
| Produs | Cantitate | UM | Preț unitar | Total |
|---|---|---|---|---|
| Mere Golden | 200 | kg | 12,00 lei | 2.400,00 lei |
| Pere Williams | 150 | kg | 18,00 lei | 2.700,00 lei |
| Total | 5.100,00 lei |
La contare, se generează formula contabilă:
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Recepție mere | 217.1 Mărfuri în depozit | 521.1 Furnizori interni | 2.400,00 lei |
| Recepție pere | 217.1 Mărfuri în depozit | 521.1 Furnizori interni | 2.700,00 lei |
Formula contabilă
La contare, bonul de intrare generează:
| Operațiune | Debit | Credit | Baza |
|---|---|---|---|
| Recepție marfă | 217.x Mărfuri / Stocuri | 521.x Datorii comerciale curente | Valoarea fără TVA |
Conturi tipice utilizate:
| Cont | Denumire | Când se folosește |
|---|---|---|
217.1 | Mărfuri în depozit | Mărfuri destinate revânzării |
211.1 | Materiale | Materii prime pentru producție |
213.1 | Obiecte de mică valoare | Obiecte sub pragul de imobilizare |
521.1 | Datorii comerciale curente interne | Furnizori din Republica Moldova |
521.2 | Datorii comerciale curente externe | Furnizori din afara țării |
Spre deosebire de factură, bonul de intrare nu înregistrează TVA — aceasta se contabilizează exclusiv prin factura furnizorului. Dacă contezi și factura, și bonul de intrare, asigură-te că nu dublezi valoarea mărfurilor.
Ciclul de viață
Ciornă → Contat → Stornat (doar dacă e greșit)
- Ciornă — creezi și editezi liber. Poți modifica orice câmp.
- Contat — formulele contabile sunt generate, stocul crește. Documentul este blocat pentru editare.
- Stornat — dacă ai greșit, stornezi (storno roșu — formulele inverse se generează automat) și creezi un document nou, corect.
Scenarii speciale
Diferențe la recepție
Când cantitatea recepționată diferă de cea facturată, ai două opțiuni:
- Recepționezi ce ai primit efectiv — creezi bonul de intrare cu cantitatea reală. Diferența se reglementează cu furnizorul prin retur sau factură corectivă.
- Recepționezi conform facturii — și notezi diferența în câmpul de descriere. Ulterior procesezi un retur pentru diferența negativă.
Recomandare: Opțiunea 1 este cea corectă contabil — reflectă realitatea fizică.
Marfă fără factură (materiale în curs de aprovizionare)
Dacă marfa a sosit dar factura nu:
- Creezi bonul de intrare cu prețul estimat (din comandă sau ofertă).
- Contezi bonul — stocul intră în evidență.
- Când ajunge factura, o contezi separat. Dacă prețul diferă de estimare, faci ajustare.
Mai multe bonuri pentru o singură factură
O factură furnizor poate avea asociate mai multe bonuri de intrare — cazul în care marfa sosește în mai multe tranșe. Fiecare bon de intrare reflectă o recepție fizică separată.
Legătura cu alte documente
| Document | Legătura |
|---|---|
| Factură furnizor | Bonul se asociază cu factura prin câmpul „Factură furnizor". Legătura e informativă — ambele documente rămân independente contabil. |
| Retur către furnizor | Dacă marfa recepționată e defectă, creezi un document de retur (direcție Outgoing). |
| Planul de conturi | Conturile 217.x (mărfuri) și 521.x (datorii) folosite în formulele contabile. |
Greșeli frecvente
| Greșeală | Consecință | Cum eviți |
|---|---|---|
| Contezi și bonul, și factura pe aceleași mărfuri | Dubla înregistrare — stocul și datoria sunt dublu | Stabilește flux clar: fie factura conține marfa, fie bonul. Nu ambele. |
Folosești cont de grup (217) în loc de analitic (217.1) | Eroare la contare — nu poți posta pe conturi de grup | Verifică să ai cel puțin un cont analitic sub 217. |
| Recepționezi cantitatea din factură, nu cea reală | Stocul nu reflectă realitatea | Numără fizic și introdu cantitatea efectivă. |
| Uiți să contezi bonul | Stocul nu se actualizează, rapoartele de inventar sunt greșite | Verifică periodic lista de ciorne necontate. |
Depanare
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| „Contul nu permite postare" la contare | Ai selectat un cont de grup (fără punct, ex. 217) | Schimbă pe un cont analitic (ex. 217.1). |
| Stocul nu crește după salvare | Documentul e în status „Ciornă" | Apasă „Contează" — doar la contare se actualizează stocul. |
| Nu găsesc furnizorul în selector | Partenerul nu are rolul „Furnizor" bifat | Editează fișa partenerului → bifează „isSupplier". |
| Suma totală nu se potrivește cu factura | Prețurile sau cantitățile diferă | Verifică linie cu linie. Bonul reflectă recepția reală, factura poate diferi. |
| Am contat greșit, cum corectez? | Documentul e blocat după contare | Stornează bonul (storno roșu) și creează unul nou cu datele corecte. |
Întrebări frecvente
Trebuie să creez bon de intrare pentru fiecare factură?
Nu. Bonul de intrare este necesar doar când vrei să separi momentul recepției fizice de momentul înregistrării facturii. Pentru servicii sau achiziții fără componentă fizică, factura furnizorului este suficientă.
Bonul de intrare actualizează stocul?
Da, dar numai la contare. Cât e în ciornă, stocul nu se modifică. La contare, cantitățile intră în evidența cantitativă pe contul de stocuri specificat.
Pot crea un bon de intrare fără partener?
Nu. Partenerul (furnizorul) este câmp obligatoriu — sistemul trebuie să știe de la cine ai primit marfa.
Cum verific dacă un bon de intrare are factură asociată?
În lista de bonuri de intrare, coloana „Factură" arată legătura. În formularul de detaliu, câmpul „Factură furnizor" indică documentul asociat cu link de navigare directă.
TVA-ul se înregistrează pe bonul de intrare?
Nu. TVA-ul se înregistrează exclusiv prin factura furnizorului. Bonul de intrare conține doar valoarea netă (fără TVA).
Pot avea mai multe bonuri de intrare pentru o singură factură?
Da. Dacă marfa sosește în tranșe diferite, creezi câte un bon de intrare per recepție. Toate se pot asocia cu aceeași factură.
Ce fac dacă am primit mai puțin decât în factură?
Recepționezi cantitatea efectivă în bonul de intrare. Diferența se reglementează cu furnizorul — fie prin retur (dacă nu mai vine marfa), fie prin așteptarea unui transport suplimentar.
Bonul de intrare apare în declarația TVA?
Nu. TVA-ul este pe factura furnizorului, nu pe bonul de intrare. Doar factura contată generează înregistrări în registrul de achiziții TVA.
Cum anulez un bon de intrare deja contat?
Stornezi documentul (storno roșu). Se generează automat formulele inverse: Dt 521.x / Ct 217.x. Stocul revine la nivelul anterior. Apoi creezi un document nou dacă e nevoie.
Pot importa bonuri de intrare din e-Factura?
Nu direct. Bonurile de intrare se creează manual la recepția fizică. Facturile furnizorilor se pot importa din e-Factura, iar bonul de intrare se creează separat la sosirea mărfii.
Pagini conexe
- Facturi furnizori — documentul financiar al achiziției (cu TVA)
- Parteneri — registrul furnizorilor
- Retururi — returnarea mărfurilor defecte către furnizor
- Documente de vânzare — ieșirea mărfurilor din stoc la vânzare
- Planul de conturi — conturile de stocuri (
217) și datorii (521)