Skip to main content

Documente de vânzare

Documentul de vânzare este actul prin care înregistrezi o livrare de mărfuri sau prestare de servicii către un client. Este un document contabil (postable) — la contare recunoaște venitul, creează creanța față de client și, dacă vinzi mărfuri din stoc, descarcă automat gestiunea.

Unde găsești: Sidebar → Vânzări → Documente vânzare

Când ai nevoie de documentul de vânzare​

Creezi un document de vânzare în aceste situații:

  • Ai livrat marfă unui client — documentul recunoaște venitul și creanța
  • Ai prestat servicii — consultanță, transport, reparații etc.
  • Trebuie să emiți e-Factură — documentul de vânzare este baza pentru generarea e-Facturii
  • Trebuie să înregistrezi contabil vânzarea — chiar dacă emiți separat o factură client (proforma)
Diferența dintre document de vânzare și factură client

Documentul de vânzare = contabil (generează formule în jurnal, recunoaște venitul). Factura client (proforma) = informativ (urmărește plata, se trimite clientului, NU afectează contabilitatea). Poți crea ambele pentru aceeași tranzacție: documentul de vânzare pentru evidența contabilă, factura client pentru comunicarea cu clientul.

Cum creezi un document de vânzare — pas cu pas​

Pasul 1. Selectează clientul​

Alege partenerul din combobox. Dacă clientul are un contract implicit, acesta se completează automat, preluând valuta, conturile GL și termenul de plată.

Pasul 2. Verifică datele documentului​

  • Data documentului — data la care recunoști venitul (de obicei, data livrării)
  • Valuta — MDL sau altă monedă (din contract sau selectată manual)
  • Scadența — termenul de plată (opțional, util pentru urmărirea creanțelor)

Pasul 3. Verifică conturile GL implicite​

  • Cont debit — 221.1 (Creanțe comerciale) — creanța față de client
  • Cont credit — 611.1 (Venituri din vânzarea mărfurilor) sau 611.2 (Venituri din servicii)

Pasul 4. Completează liniile​

Pentru fiecare produs sau serviciu livrat:

  • Selectează produsul din nomenclator (sau scrie text liber)
  • Introdu cantitatea și prețul unitar
  • Selectează cota TVA (20%, 8% sau 0%)
  • Dacă ai linii mixte (mărfuri + servicii), suprascrie contul GL pe fiecare linie

Pasul 5. Verifică totalurile​

POSfix calculează automat: subtotal, TVA, total. Verifică înainte de salvare.

Pasul 6. Salvează și contează​

Salvează ca ciornă pentru verificare, apoi apasă Contează când ești gata.

Exemplu practic complet​

SRL „TechPro" livrează către SRL „Alfa Design" următoarele:

LinieProdus/ServiciuCantitatePrețCont GLTVASubtotal
1Laptop HP ProBook3 buc18.000 MDL611.120%54.000 MDL
2Instalare și configurare14.500 MDL611.220%4.500 MDL
Total fără TVA58.500 MDL
TVA 20%11.700 MDL
Total document70.200 MDL

La contare, POSfix generează automat:

OperațiuneDebitCreditSumă
Venituri din mărfuri221.1 Creanțe clienți611.1 Venituri mărfuri54.000 MDL
Venituri din servicii221.1 Creanțe clienți611.2 Venituri servicii4.500 MDL
TVA colectat221.1 Creanțe clienți534.4 TVA colectat11.700 MDL
Descărcare gestiune711.1 Costul mărfurilor vândute217.1 Mărfuri în depozitcostul de achiziție*

*Costul de achiziție este calculat automat conform metodei FIFO sau CMP configurate pe produs.

Formula contabilă​

Recunoașterea venitului​

OperațiuneDebitCreditSumă
Venitul net (fără TVA)221.x Creanțe comerciale611.x Venituri din vânzăriSubtotal
TVA colectat221.x Creanțe comerciale534.4 TVA colectatSuma TVA

Descărcarea de gestiune (costul vânzărilor)​

OperațiuneDebitCreditSumă
Costul mărfurilor vândute711.1 Costul vânzărilor217.x Mărfuri / StocuriCostul de achiziție
Cum funcționează descărcarea de gestiune

La contarea documentului de vânzare, regula de contare SD_STANDARD generează automat formula de descărcare de gestiune: Dt 711.1 / Ct 217.x. Costul se calculează automat pe baza metodei de evaluare configurate pe produs (FIFO sau CMP). Nu trebuie să creezi un document separat.

Descărcarea se aplică doar dacă liniile sunt pe produse cu cont de stocuri (217.x) și atributul de cantitate activat. Serviciile (cont 611.2) nu generează descărcare.

Momentul recunoașterii venitului

Venitul este recunoscut la contarea documentului de vânzare, nu la emiterea facturii sau la încasarea plății. Aceasta corespunde principiului contabilității de angajament (SNC).

Ciclul de viață​

  1. Ciornă (Draft) — creezi documentul, completezi liniile, salvezi. Editare liberă, niciun efect contabil.
  2. Contat (Posted) — formulele contabile sunt generate în Registrul jurnal. Venitul este recunoscut. Stocul este descărcat. Documentul este blocat.
  3. Stornat (Reversed) — anulare prin storno roșu (sume negative pe aceleași conturi). Stocul revine.

Ce faci când...​

SituațieAcțiune
Ai greșit prețulStornează → creează document nou cu prețul corect
Clientul returnează marfaCreează document de retur (nu stornezi vânzarea)
Trebuie să emiți e-FacturăDin documentul contat → navighezi la e-Factura
Clientul cere proformăCreezi separat o factură client

Scenarii speciale​

Vânzare în valută (EUR, USD)​

  1. Selectezi valuta pe document
  2. POSfix preia automat cursul BNM la data documentului
  3. Venitul se înregistrează în valută ȘI în echivalent MDL
  4. La încasare, diferențele de curs se tratează automat: favorabilă pe 622.7, nefavorabilă pe 722.5

Vânzare cu avans primit anterior​

  1. Avansul a fost înregistrat la primire: Dt 242 / Ct 523 (Avansuri primite)
  2. Creezi documentul de vânzare normal: Dt 221 / Ct 611 + TVA
  3. Decontezi avansul prin Compensare (tip „Decontare avans client"): Dt 523 / Ct 221

Vânzare cu discount pe factură​

Completezi Discount % pe fiecare linie. POSfix reduce automat suma liniei și recalculează TVA.

Linii cu conturi GL diferite​

Într-un singur document poți combina mărfuri și servicii:

LinieCont GLTip venit
Linia 1611.1Venituri din vânzarea mărfurilor
Linia 2611.2Venituri din prestarea serviciilor
Linia 3612.1Alte venituri operaționale

Fiecare linie generează propria formulă contabilă — veniturile sunt clasificate corect pe tipuri.

Legătura cu alte documente​

Document de vânzare → e-Factura SFS → Încasare (op. bancară)
        ↓                                       ↓
  Dt 221 / Ct 611                         Dt 242 / Ct 221
  Dt 221 / Ct 534.4 (TVA)
  Dt 711 / Ct 217 (descărcare gestiune)

Greșeli frecvente​

  1. Nu verifici descărcarea de gestiune — verifică în balanță că contul 711 reflectă costul corespunzător mărfii vândute
  2. Confunzi documentul de vânzare cu factura client — documentul de vânzare = contabil, factura client = informativ
  3. Cont GL greșit pe linii — servicii pe cont de mărfuri (611.1 în loc de 611.2) sau invers
  4. Vinzi fără stoc suficient — dacă produsul nu are stoc, costul FIFO/CMP poate fi zero sau negativ
  5. TVA greșit — aplici 20% pe produse cu cotă redusă (8% pâine, lactate, medicamente) sau scutite

Depanare​

Problemă: Descărcarea de gestiune nu se generează​

Cauză: Produsul nu are cont de stocuri (217.x) sau nu are atributul de cantitate activat pe contul analitic. Soluție: Verifică în Contabilitate → Plan de conturi că contul 217.x are atributul hasQuantity = Da. Verifică că produsul din nomenclator este configurat cu acest cont.

Problemă: Costul mărfurilor vândute este 0​

Cauză: Nu există stoc pe depozitul selectat (nu s-a făcut achiziție/recepție anterioară). Soluție: Verifică evidența cantitativă a produsului. Asigură-te că factura de furnizor / bonul de intrare a fost contat anterior.

Problemă: Nu pot conta — "lipsa câmpuri obligatorii"​

Cauză: Partenerul, contul debit, contul credit sau liniile lipsesc. Soluție: Completează toate câmpurile obligatorii, asigură-te că ai cel puțin o linie cu cantitate și preț nenule.

Întrebări frecvente​

Se descarcă gestiunea automat la vânzare?​

Da. Regula de contare SD_STANDARD generează automat formula Dt 711.1 / Ct 217.x pentru liniile care au produse cu cont de stocuri și atribut de cantitate. Nu trebuie să creezi document separat.

La ce preț se scoate marfa din stoc?​

Conform metodei de evaluare configurate pe produs: FIFO (primul intrat, primul ieșit) sau CMP (cost mediu ponderat). Metoda se setează la crearea produsului și se aplică automat.

Care e diferența dintre documentul de vânzare și factura client?​

Documentul de vânzare este contabil — generează formule în jurnal, recunoaște venitul. Factura client (proforma) este informativă — urmărește plata, nu afectează contabilitatea.

Cum tratez discounturile retroactive?​

Dacă acordi un discount după emiterea documentului de vânzare, stornezi documentul original și creezi unul nou cu prețurile reduse. Alternativ, creezi un document de vânzare separat cu suma negativă a discountului.

Cum înregistrez un avans de la client?​

Avansul se înregistrează ca operațiune bancară (încasare) pe contul 523 (Avansuri primite). La livrare, creezi documentul de vânzare normal, apoi decontezi avansul prin Compensare.

Documentul de vânzare afectează stocul?​

Da, dacă liniile sunt pe produse cu cont 217.x și atribut de cantitate. Serviciile pe cont 611.x nu afectează stocul.

Cum stornez un document de vânzare contat?​

Click dreapta → Stornează. POSfix generează sume negative pe aceleași conturi (RED STORNO) — se anulează atât venitul cât și descărcarea de gestiune.

Pot crea un document de vânzare fără partener?​

Nu. Partenerul este obligatoriu deoarece creanța (221) trebuie asociată unui debitor specific pentru reconciliere și urmărire plată.

Ce se întâmplă cu TVA la vânzare în valută?​

TVA se calculează în valuta documentului și se convertește automat în MDL la cursul BNM. În declarația TVA, totul apare exclusiv în MDL.

Ce fac dacă clientul nu plătește niciodată?​

Dacă creanța devine nerecuperabilă, creezi un document de Compensare tip „Anulare creanță": Dt 714 (cheltuieli) / Ct 221 (creanțe). Această operațiune necesită documente justificative (somații, proces-verbal).

Pagini conexe​