Facturi către clienți
Factura client în POSfix este un document de tip proforma — nu generează formule contabile și nu afectează balanța de verificare. Scopul ei este să emiți un document oficial către client și să urmărești dacă a plătit.
Unde găsești: Sidebar → Vânzări → Facturi clienți
Când ai nevoie de factură client
- Plată în avans — emiți factura proforma înainte de livrare, clientul plătește, apoi livrezi
- Termen de plată — emiți factura odată cu livrarea și urmărești scadența
- Monitorizare restanțe — vezi dintr-o privire cine nu a plătit, cât și de când
- Document oficial — clientul primește un document tipărit/PDF cu datele companiei tale, detalii și totaluri
Factura client nu generează formule contabile. Dacă ai nevoie de recunoașterea venitului (Dt 221 / Ct 611) și descărcarea stocului, creează un document de vânzare. Factura client este exclusiv pentru comunicarea cu clientul și urmărirea plăților.
Cum creezi o factură client — pas cu pas
- Deschide Vânzări → Facturi clienți din sidebar.
- Apasă „Document nou".
- Selectează partenerul (clientul). Trebuie să aibă rolul „Client" bifat.
- Setează data documentului (data emiterii).
- Alege valuta (MDL, EUR, USD).
- Completează scadența (data limită de plată) — importantă pentru urmărirea restanțelor.
- Adaugă liniile de detaliu:
- Selectează produsul sau serviciul
- Introdu cantitatea și prețul unitar
- Selectează cota TVA (20%, 8% sau 0%)
- Adaugă note vizibile pe documentul tipărit (opțional — condiții de plată, cont bancar etc.).
- Apasă Salvează.
Exemplu practic complet
Situație: SRL „TechSoft" emite factură proforma către SRL „MediaCom" pentru servicii IT:
| Serviciu | Cantitate | UM | Preț unitar | TVA | Total cu TVA |
|---|---|---|---|---|---|
| Mentenanță servere, martie 2026 | 1 | serviciu | 8.500,00 lei | 20% | 10.200,00 lei |
| Licențe software anuale | 5 | buc | 1.200,00 lei | 20% | 7.200,00 lei |
| Subtotal | 14.500,00 lei | ||||
| TVA 20% | 2.900,00 lei | ||||
| Total | 17.400,00 lei |
Scadența: 15 aprilie 2026.
Pe 20 martie, clientul plătește 10.000 lei → statusul devine Parțial achitată. Pe 10 aprilie, plătește restul de 7.400 lei → statusul devine Achitată.
Formula contabilă
Factura client nu generează formule contabile. Este un document informativ.
Formulele contabile se generează prin:
- Documentul de vânzare: Dt
221.x/ Ct611.x(recunoașterea venitului) - Operațiunea bancară de încasare: Dt
242.x/ Ct221.x(încasarea plății)
Ciclul de viață
Factura client nu urmează ciclul Ciornă/Contat/Stornat al documentelor contabile. În schimb, urmărește statusul plății:
| Status | Descriere | Indicator vizual |
|---|---|---|
| Neachitată (Unpaid) | Nicio plată înregistrată | Gri |
| Parțial achitată (Partial) | S-a primit o parte din sumă | Galben |
| Achitată (Paid) | Plata integrală primită | Verde |
| Restantă (Overdue) | Scadența a trecut, factura neachitată integral | Roșu |
Statusul Restantă se calculează automat — dacă data curentă depășește scadența și factura nu e achitată integral, devine roșu.
Carduri sumare pe listă
Deasupra listei de facturi, POSfix afișează carduri de statistici cu sumele agregate pe perioada selectată:
- Total — valoarea tuturor facturilor
- Achitate — suma facturilor complet plătite
- Parțial — suma facturilor cu plată incompletă
- Neachitate — suma facturilor fără nicio plată
- Restante — suma facturilor cu scadență depășită
Scenarii speciale
Plăți parțiale
Dacă clientul plătește doar o parte din factură:
- Deschide factura.
- Apasă „Înregistrează plata".
- Modifică suma la valoarea efectiv primită.
- Salvezi și contezi operațiunea bancară.
- Statusul facturii se actualizează automat la „Parțial achitată".
- Poți repeta procesul de mai multe ori până la achitarea integrală.
Facturi în valută
Selectezi valuta (EUR, USD) la crearea facturii. La înregistrarea plății, dacă încasezi în aceeași valută, suma se deduce direct. Cardurile sumare de pe lista de facturi se grupează per valută.
Facturi fără scadență
Dacă nu completezi scadența, factura nu va fi niciodată marcată ca „Restantă". Statusul va rămâne „Neachitată" sau „Parțial" indiferent de timp. Recomandare: completează întotdeauna scadența pentru o urmărire corectă.
Înregistrarea plăților direct din factură
- Deschide factura.
- Apasă „Înregistrează plata" (disponibil când statusul nu e „Achitată").
- POSfix deschide formularul de operațiune bancară pre-completat cu:
- Partenerul (clientul)
- Direcția: Intrare (Inflow)
- Suma rămasă de achitat
- Salvezi și contezi operațiunea bancară.
Legătura cu alte documente
| Document | Legătura |
|---|---|
| Document de vânzare | Documentul contabil care recunoaște venitul. Factura client și documentul de vânzare sunt independente — creezi ambele manual. |
| Operațiune bancară | Încasarea plății. Se poate genera direct din factura client prin butonul „Înregistrează plata". |
| e-Factura | Dacă emiți facturi electronice prin sistemul național, factura din e-Factura este separată de factura client din POSfix. |
| Reconciliere | Verificarea soldurilor cu clientul — include atât documentele contabile, cât și informațiile despre plăți. |
Greșeli frecvente
| Greșeală | Consecință | Cum eviți |
|---|---|---|
| Consideri factura client ca document contabil | Venitul nu e recunoscut, creanța nu apare în balanță | Creează separat un document de vânzare pentru contabilizare. |
| Nu completezi scadența | Nu poți urmări restanțele | Completează întotdeauna data limită de plată. |
| Ștergi factura după ce clientul a plătit | Pierzi istoricul plăților | Păstrează toate facturile pentru audit, chiar dacă sunt achitate. |
| Emiți factură fără TVA pentru servicii taxabile | Problema la control fiscal | Verifică cota TVA pe fiecare linie. |
Depanare
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Factura nu apare ca „Restantă" deși scadența a trecut | Câmpul scadență nu e completat | Editează factura și completează data scadenței. |
| Butonul „Înregistrează plata" nu apare | Factura are deja statusul „Achitată" | Verifică dacă suma totală a plăților nu depășește valoarea facturii. |
| Clientul nu apare în selectorul de parteneri | Partenerul nu are rolul „Client" bifat | Editează fișa partenerului → bifează „isCustomer". |
| Suma pe cardul „Restante" pare prea mare | Perioada selectată include facturi vechi neachitate | Ajustează filtrul de perioadă sau verifică facturile vechi una câte una. |
| Documentul tipărit nu arată datele companiei mele | Setările organizației nu sunt complete | Verifică în Setări → Organizație că ai completat denumirea, IDNO-ul și adresa. |
Întrebări frecvente
Factura client apare în balanța de verificare?
Nu. Este un document informativ. Balanța de verificare este afectată doar de documentele contabile — documente de vânzare, operațiuni bancare etc.
Cum urmăresc toate facturile restante?
Selectează perioada dorită și urmărește cardul „Restante" de pe pagina de listă. Facturile cu scadența depășită sunt marcate în roșu. Poți filtra lista doar pe statusul „Overdue".
Pot transforma o factură client într-un document de vânzare?
Nu direct — sunt documente separate cu scopuri diferite. Creezi documentul de vânzare manual cu aceleași date. Cele două documente rămân independente.
Ce se întâmplă dacă nu completez scadența?
Factura nu va fi niciodată marcată ca „Restantă". Statusul va rămâne „Neachitată" sau „Parțial" indiferent de cât timp trece.
Pot emite facturi clienți în mai multe valute?
Da. Selectezi valuta la crearea facturii (MDL, EUR, USD). Cardurile sumare se grupează per valută.
Pot șterge o factură client?
Da, oricând — deoarece nu are impact contabil. Totuși, pentru audit și trasabilitate, se recomandă păstrarea tuturor facturilor emise.
Cum tipăresc factura?
Deschide factura → apasă butonul de tipărire (pictograma imprimantă). POSfix generează un format A4 cu datele companiei, ale clientului, liniile de detaliu, totaluri și TVA. Poți exporta și ca PDF.
Factura client este aceeași cu factura din e-Factura?
Nu. Factura client din POSfix este un document proforma intern. Factura din e-Factura este un document fiscal electronic transmis prin sistemul SFS. Sunt documente separate.
Cum înregistrez o plată cash (nu prin bancă)?
La apăsarea butonului „Înregistrează plata", poți alege tipul operațiunii — bancară sau de casă. Pentru încasări cash, selectezi operațiune de casă.
Clientul a plătit mai mult decât suma facturii. Ce fac?
Înregistrezi plata cu suma efectivă. Diferența pozitivă rămâne ca avans de la client. O poți compensa cu facturi ulterioare.
Pot genera mai multe facturi pentru același client în aceeași zi?
Da, nelimitat. Fiecare factură are număr unic generat automat.
Cum aflu rapid câți bani am de încasat?
Cardul „Neachitate" + cardul „Restante" de pe pagina de listă îți arată suma totală de încasat pe perioada selectată. Pentru o imagine completă, selectează o perioadă mai largă.
Pagini conexe
- Documente de vânzare — documentul contabil de recunoaștere a veniturilor
- Parteneri — registrul clienților
- Reconciliere — verificarea soldurilor cu clienții
- e-Factura — facturare electronică prin sistemul SFS
- Compensări — compensarea creanțelor și datoriilor reciproce