Depozite
Depozitul reprezintă o locație fizică de stocare a produselor — un magazin, o magazie, un depozit central sau un punct de lucru. Toată evidența cantitativă și valorică a stocurilor se ține pe depozit, astfel încât puteți vedea în orice moment ce produse aveți, în ce cantitate și în ce locație.
Unde găsești: Sidebar → Stocuri → Depozite
De ce aveți nevoie de depozite
Fără cel puțin un depozit configurat, nu puteți opera cu stocuri. Depozitul este câmp obligatoriu sau contextual în:
- Bonuri de intrare — marfa intră într-un depozit concret
- Mișcări de stoc — transferul se face între două depozite
- Inventariere — numărătoarea fizică se face per depozit
- Documente de vânzare — stocul se descarcă dintr-un depozit specificat
Configurați toate depozitele înainte de a începe să înregistrați mișcări de stoc. Adăugarea unui depozit nou ulterior este posibilă, dar mutarea stocului existent necesită documente de transfer.
Câmpurile depozitului
| Câmp | Descriere | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Cod | Cod unic al depozitului (ex. DEP-01, MAG-CENTRAL) | Da |
| Denumire | Numele complet al depozitului | Da |
| Adresă | Adresa fizică a locației | Nu |
| Responsabil | Persoana responsabilă de depozit (gestionar) | Nu |
| Implicit | Marchează depozitul ca locație implicită | Nu |
| Activ | Depozitul este activ sau dezactivat | Da |
Depozitul implicit
Puteți marca un singur depozit ca implicit. Acest depozit se va preselecta automat în documentele noi (bonuri de intrare, mișcări de stoc), economisind timp la completare. Dacă organizația dvs. are un singur depozit, marcați-l ca implicit.
Responsabil (gestionar)
Câmpul Responsabil identifică gestionarul care răspunde material de stocuri. Conform legislației din Republica Moldova, gestionarul are răspundere materială pentru bunurile aflate în gestiunea sa. Numele responsabilului apare pe:
- Documentele de inventariere
- Rapoartele de gestiune
- Procesele-verbale de predare-primire
Scenarii tipice de configurare
Un singur depozit — firmă mică
SRL „Optim Serv" din Chișinău are un singur sediu cu o magazie. Configurează un depozit (ex. „DEP-01 — Depozit central") și îl marchează ca implicit. Toate mișcările de stoc se înregistrează pe acest depozit.
Depozit central + puncte de lucru
SRL „Casa Materialelor" din Bălți are un depozit central en-gros și 3 magazine de retail. Configurează 4 depozite:
- DEP-CENTRAL — aprovizionare de la furnizori
- MAG-01, MAG-02, MAG-03 — alimentate prin transferuri de stoc din depozitul central
Depozite specializate
O fabrică de mobilă configurează depozite separate pe tipuri de materiale:
- DEP-LEMN — materii prime (cont
211.1) - DEP-ACCESORII — furnituri și accesorii (cont
211.2) - DEP-PRODUSE — mobilier finit (cont
216.1)
Stocul curent pe depozit
Din fișa fiecărui depozit puteți vizualiza un sumar al stocului curent:
| Indicator | Descriere |
|---|---|
| Număr articole | Câte produse distincte există în depozit |
| Valoare totală | Suma valorilor contabile ale tuturor articolelor |
| Ultima mișcare | Data ultimei operațiuni de intrare sau ieșire |
Lista detaliată afișează fiecare produs prezent în depozit, cu cantitate curentă și valoare contabilă.
Implicații contabile ale depozitelor
Depozitul în sine nu determină contul GL — contul este configurat pe produs. Totuși, puteți folosi conturi analitice diferite pentru a separa evidența pe depozite:
| Depozit | Cont analitic | Scop |
|---|---|---|
| Depozit central | 217.1 | Mărfuri en-gros |
| Magazin retail | 217.2 | Mărfuri cu amănuntul |
| Depozit consignație | 217.3 | Mărfuri în consignație |
Această separare vă permite să vedeți în Balanța de verificare soldul de mărfuri per locație.
Depozite active și inactive
Un depozit inactiv nu mai apare în listele de selecție ale documentelor noi, dar istoricul rămâne intact. Dezactivați un depozit când:
- Locația fizică a fost închisă
- Stocul a fost mutat integral în alt depozit (prin transfer)
- Depozitul a fost creat din greșeală
Dacă depozitul mai conține articole cu cantitate nenulă, trebuie să transferați sau să consumați tot stocul înainte de dezactivare. POSfix nu permite dezactivarea unui depozit care încă are solduri.
Legătura cu alte documente
- Bonuri de intrare — marfa se recepționează într-un depozit specific
- Mișcări de stoc — transferuri între depozite, ieșiri din depozit
- Inventariere — numărătoarea fizică se face per depozit
- Documente de vânzare — descărcarea de gestiune din depozitul selectat
- Produse — stocul pe depozit se afișează în fișa produsului
Întrebări frecvente
Câte depozite pot crea?
Nu există o limită tehnică. Creați câte depozite reflectă realitatea organizației. Recomandarea este să nu fragmentați excesiv — fiecare depozit suplimentar înseamnă mai multe transferuri de gestionat.
Pot șterge un depozit?
Nu, dacă are mișcări de stoc în istoric. Puteți doar să-l dezactivați. Dacă depozitul nu a fost folosit în niciun document, ștergerea este posibilă.
Depozitul influențează contul GL?
Nu direct. Contul GL este configurat pe produs, nu pe depozit. Totuși, puteți folosi conturi analitice diferite (ex. 217.1 pentru depozit central, 217.2 pentru punct de lucru) și le selectați pe liniile documentelor.
Ce este depozitul „în tranzit"?
Unele organizații creează un depozit special pentru marfa aflată în tranzit între locații. Nu este o funcționalitate separată — este un depozit obișnuit folosit ca punct intermediar. Util când transportul între depozite durează mai mult de o zi.
Trebuie să am gestionar pe fiecare depozit?
Nu este obligatoriu în sistem, dar conform legislației din Republica Moldova (HG nr. 294/1998) răspunderea materială pentru bunuri se atribuie unei persoane. Recomandăm completarea câmpului Responsabil pe fiecare depozit activ.
Pot face inventariere pe mai multe depozite simultan?
Se creează câte un document de inventariere per depozit, deoarece fiecare depozit are stocul lui independent. Puteți lansa mai multe inventarieri în paralel, dar fiecare este un document separat.
Cum transfer tot stocul dintr-un depozit în altul?
Creați o mișcare de stoc de tip Transfer cu depozitul sursă și destinație. Adăugați toate produsele cu cantitățile corespunzătoare. După contare, stocul se mută integral.
Ce se întâmplă cu documentele vechi dacă dezactivez un depozit?
Documentele existente (contate sau stornate) rămân neschimbate — istoricul este intact. Depozitul dezactivat nu mai apare doar în listele de selecție pentru documente noi.
Pot avea depozit fără adresă fizică?
Da, câmpul adresă este opțional. Util pentru „depozite logice" — de exemplu, un depozit virtual pentru marfa în consignație la un partener.
Cum văd toate mișcările unui depozit?
Deschideți lista de mișcări de stoc și filtrați după depozitul dorit. Alternativ, consultați fișa de cont pe contul analitic asociat depozitului.
Pot schimba codul depozitului?
Da, codul se poate edita atât timp cât nu generează conflicte cu alte coduri existente. Documentele deja create vor reflecta codul actualizat.
Cum organizez depozitele dacă am mai multe localități?
Creați un depozit per locație fizică, folosind un sistem de codificare clar: CHI-01 (Chișinău), BAL-01 (Bălți), CAH-01 (Cahul). Aprovizionarea se face prin transferuri din depozitul central sau prin bonuri de intrare directe la fiecare locație.
Pagini conexe
- Produse — nomenclatorul de articole gestionate în stocuri
- Mișcări de stoc — operațiuni de intrare, ieșire și transfer între depozite
- Inventariere fizică — verificarea stocurilor per depozit
- Bonuri de intrare — recepția mărfurilor în depozit
- Balanța de verificare — solduri pe conturi analitice de stoc