Evidența mijloacelor fixe
Fiecare companie acumulează bunuri care servesc activitatea pe parcursul mai multor ani — echipamente, mobilier, transport, utilaje. Aceste bunuri formează mijloacele fixe ale organizației. POSfix ține un registru complet al fiecărui activ, de la înregistrarea fișei până la scoaterea din evidență, astfel încât evidența contabilă să corespundă mereu cu realitatea fizică.
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Active → tabul Mijloace fixe
1 adaugă un mijloc fix
Tabul Active grupează toate ecranele legate de imobilizări: Mijloace fixe, Imobilizări necorporale, Puneri în funcțiune, Casări MF, Modificări de stare, Amortizare și uzură și Inventariere active.
Deasupra listei ai cinci cartonașe cu cifrele setului filtrat: Total active, În exploatare, Valoare contabilă totală, Valoare fiscală și Amortizare lunară.
Ca să înregistrezi un mijloc fix
- Apeși Mijloc fix nou.
- Lași Numărul de inventar gol dacă vrei să-l genereze platforma, sau îl scrii tu.
- Alegi Grupa mijlocului fix — de ea atârnă conturile.
- Pui Costul inițial și Durata utilă.
- Verifici Metoda de amortizare.
- Salvează.
1 numărul de inventar · 2 grupa, care aduce conturile · 3 metoda de amortizare
Grupa mijlocului fix e câmpul care contează cel mai mult: din ea se derivă contul de activ și cel de amortizare, iar sub selector platforma îți arată perechea aleasă. Nu o alegi „ca să fie" — o schimbi după ce activul a intrat în amortizare și cifrele pleacă pe alt cont.
Metoda de amortizare are trei valori. Liniară împarte valoarea egal pe toată durata; e cea propusă și cea folosită de aproape toată lumea. Sold degresiv amortizează mai mult la început, mai puțin spre final. Unități de producție leagă amortizarea de cât a lucrat efectiv utilajul, nu de trecerea timpului — atunci corectezi suma lunii pe documentul lunar, cât timp e Ciornă.
Valoarea reziduală e ce rămâne neamortizat la finalul duratei. Zero e alegerea obișnuită.
Amortizarea acumulată o completezi doar pentru activele preluate la jumătate de viață, prin solduri inițiale. Pe un activ nou o lași zero. Sub câmp îți apare valoarea contabilă rezultată, ca să vezi imediat dacă cifra e cea așteptată.
Evidența fiscală se ține separat
1 categoria fiscală · 2 contul de cheltuială, dacă vrei altul decât cel implicit
Platforma ține două durate pentru același activ: una contabilă, pe care o pui tu după politica firmei, și una fiscală, care vine din categoria aleasă aici. Amortizarea fiscală se calculează doar liniar și fără valoare reziduală, indiferent ce metodă ai ales pentru contabilitate. Cele două grafice merg în paralel și nu trebuie să coincidă.
Câmpurile fișei
Informații generale
| Câmp | Descriere | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Număr inventar | Cod unic pe organizație. Lăsat gol → se alocă automat un număr de 10 cifre | Nu |
| Nume | Denumirea activului (ex. „Laptop Dell Latitude 5540") | Da |
| Grupa mijlocului fix | Subcontul 123.x; derivă contul de amortizare 124.x | Da |
| Subdiviziune | Departamentul în care se află activul | Da |
| Persoană responsabilă | Se alege din lista de angajați | Nu |
| Locație | Text liber (ex. „Biroul 205, etaj 2") | Nu |
Valori
| Câmp | Descriere | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Cost inițial | Valoarea de intrare a activului | Da |
| Valoare reziduală | Valoarea rămasă la finalul duratei; se scade din baza amortizabilă | Nu |
| Metoda de amortizare | Liniară / Sold degresiv / Unități de producție | Nu (implicit liniară) |
| Durata utilă (luni) | Durata contabilă de funcționare | Da |
| Amortizare acumulată contabilă (la sold) | Doar pentru active preluate la jumătate de viață prin solduri inițiale. Apare numai la crearea fișei | Nu |
Panoul te avertizează când bunul e prea ieftin ca să fie mijloc fix. Dacă scrii la Cost inițial o sumă sub pragul de capitalizare al anului, apare imediat un rând galben sub câmp: îți spune pragul și îți propune contul 213 (OMVSD) sau 713 (cheltuieli directe). Avertismentul nu blochează salvarea — decizia rămâne a ta.
Evidența fiscală
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Categoria de amortizare fiscală | I–V; pre-completează durata utilă fiscală |
| Durata utilă fiscală (luni) | Poate diferi de durata contabilă |
| Norma maximă anuală | Cota anuală echivalentă duratei alese (100 % ÷ durată), doar informativă |
| Uzură fiscală acumulată (la sold) | Pentru active preluate la jumătate de viață. Apare numai la crearea fișei |
| Nr. de înmatriculare de stat | Apare doar pentru grupa 123.4 (mijloace de transport) |
Cele două câmpuri „la sold" dispar după prima salvare. Le vezi doar cât timp creezi fișa. Dacă ai greșit soldul preluat și activul e deja salvat, îl corectezi din documentul de punere în funcțiune, nu din fișă.
Cont cheltuieli, ciclu de viață și istoric
Secțiunea se numește Cont cheltuieli (opțional), dar câmpul din ea este obligatoriu — fără el
salvarea e refuzată. Pui contul pe care se recunoaște cheltuiala cu amortizarea: 713.2, 712.2,
821 sau 811.1, după destinația activului.
Secțiunea Ciclul de viață afișează Data punerii în funcțiune (editabilă cât timp nu există amortizare înregistrată) și Data ieșirii. La final, Istoricul mișcărilor listează operațiunile activului.
Nu există câmpuri de „Data achiziției" și „Furnizor" pe fișă. Fișa mijlocului fix nu cere data achiziției și nici partenerul. Legătura cu furnizorul se face pe factura de la furnizor, iar data de start a amortizării vine din documentul de punere în funcțiune.
Stările unui mijloc fix
Lista de mijloace fixe are butoane de filtrare pe stare, iar fiecare rând poartă o insignă colorată:
| Stare | Ce înseamnă |
|---|---|
| Ciornă | Fișa există, dar activul nu e pus în funcțiune. Nu se calculează amortizare |
| În exploatare | Activul este pus în funcțiune și intră în calculul lunar de amortizare |
| Suspendat | Eticheta pentru un activ conservat sau nefolosit temporar. Amortizarea continuă — o oprești din documentul Modificarea stării activului, vezi Amortizare |
| Casat | Ieșit din patrimoniu. Starea în care ajung activele de pe orice document de ieșire — casare, vânzare, donație sau schimb |
| Scos din evidență | Stare terminală rezervată. Documentele de ieșire nu o produc; o vezi doar pe date preluate din altă evidență |
Pe lângă acestea, un document sau o fișă ștearsă capătă starea Șters și se vede prin comutatorul de coș din lista respectivă, de unde poate fi Restabilit.
O insignă „Fără plan" înseamnă că activul nu se amortizează. Dacă un activ este În exploatare, are valoare contabilă pozitivă, dar nu are grafic de amortizare, lista îl marchează cu o insignă portocalie Fără plan și afișează un avertisment în capul listei. Este cazul tipic al activelor importate: fără grafic, ele nu apar niciodată în calculul lunar.
Ca să repari: deschizi activul, îi pui durata rămasă și metoda de amortizare, apoi salvezi. La salvare planul se generează pe valoarea reziduală.
Meniul rândului
Clic-dreapta pe un rând din listă îți dă scurtături care depind de starea activului:
| Acțiune | Când apare | Ce face |
|---|---|---|
| Vizualizare | mereu | Deschide fișa |
| Punere în funcțiune | pe Ciornă | Deschide documentul de punere în funcțiune cu activul deja pe linie |
| Istoric amortizare | pe În exploatare | Fereastră cu graficul lunar al activului: perioadă, valoare de început, sumă, valoare finală și suma fiscală. Bulina verde marchează lunile deja contabilizate |
| Casare | pe În exploatare | Deschide documentul de casare cu activul pe linie |
| Șterge | mereu | Mută fișa în coș; o vezi prin comutatorul de coș și o poți Restabili |
Ciclul de viață al unui mijloc fix
Ciornă → Punere în funcțiune → În exploatare → Casare / ieșire
1. Ciornă
Creezi fișa activului cu datele tehnice și financiare. Activul nu generează amortizare și nu participă la niciun calcul.
2. Cum ajunge valoarea pe fișă
Achiziția se înregistrează pe factura de la furnizor. Pe liniile facturii al căror cont contabil poartă analitica [Mijloace fixe] (121.3.1 sau 123.x) apare o coloană Mijloc fix: acolo alegi fișa existentă sau creezi una nouă direct din linie, fără să părăsești factura. Astfel valoarea se acumulează pe contul de imobilizări în curs (121.3 / 121.3.1) până la punerea în funcțiune.
3. Punerea în funcțiune
Momentul din care activul este considerat utilizat efectiv se marchează cu un document dedicat.
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Active → tabul Puneri în funcțiune
Documentul este un antet cu linii — poți pune în funcțiune mai multe active deodată.
Între antet și linii stă alegerea care schimbă tot restul documentului: Sursa activelor. Apare doar pe un document nou — la reeditare blocul dispare, fiindcă alegerea s-a consumat deja.
- Fișe existente — activele au deja fișă în evidență. Le alegi din listă, iar documentul doar le pune în funcțiune.
- Poziție de nomenclator — activul a intrat pe factură ca poziție de nomenclator, iar valoarea lui stă pe imobilizări în curs, fără fișă. Aici completezi trei câmpuri: poziția, depozitul din care iese și câte bucăți. Documentul creează el fișele și le pune în funcțiune.
A doua variantă îți scutește pasul de a deschide manual câte o fișă pentru fiecare bucată — la zece scaune identice, diferența e între un document și zece fișe scrise de mână.
Cele două conturi din antet sunt doar valori implicite pentru liniile noi, scrie chiar sub ele: pe fiecare linie le poți schimba. Iar caseta de jos îți amintește că obiectele de mică valoare nu primesc fișă de mijloc fix — ele se dau în folosință cu documentul Transmiteri în exploatare, la care caseta are și legătură directă.
| Câmp antet | Descriere |
|---|---|
| Data documentului | Data punerii în funcțiune; amortizarea pornește din luna următoare |
| Metoda de primire | Achiziție · Construcție · Donație · Surplus · Arendă · Sold Inițial |
| Cont sursă (Credit) | Implicit pentru liniile noi; poate fi suprascris per activ |
| Cont destinație (Debit) | Implicit pentru liniile noi; poate fi suprascris per activ |
| Număr ordin / Data ordinului / Persoană responsabilă | Referințe interne |
| Descriere | Text liber, sub rândurile de mai sus |
Metoda de primire decide ce câmpuri mai apar în antet. Nu le căuta pe toate deodată — panoul le arată doar când au sens:
| Metoda de primire | Ce se deschide în plus |
|---|---|
| Achiziție | Partener (obligatoriu) și Contract |
| Arendă | Partener și Contract, ambele opționale |
| Donație | Partener, opțional. Contractul nu apare |
| Surplus | Articol de venit |
| Construcție, Sold Inițial | Niciunul |
Sub linii ai secțiunea Membri comisie: adaugi angajații cu Adaugă membru și bifezi Președinte pe cel care semnează primul. La subsolul documentului, Responsabil arată cine răspunde de el — numele e read-only, iar reatribuirea o poate face proprietarul contului.
Formularul îți arată nota contabilă înainte de contabilizare, cu suma totală a liniilor. După contabilizare, butonul J din bara de acțiuni deschide nota generată.
Pentru activele preluate din altă evidență, a căror valoare stă deja pe 123/124, folosește metoda Sold Inițial: documentul este de 0 lei, nu generează nicio notă contabilă și doar pornește amortizarea. Dacă încerci să contabilizezi o punere în funcțiune obișnuită pe un activ care are deja valoare pe contul 123, panoul refuză operațiunea și îți spune exact ce sold a găsit.
Pentru un singur activ ai o scurtătură: în lista de mijloace fixe, pe un rând în starea Ciornă, meniul contextual conține acțiunea Punere în funcțiune.
4. Casarea și ieșirea din patrimoniu
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Active → tabul Casări MF
Și acest document este un antet cu linii, plus un tabel separat de materiale recuperate.
Tip ieșire e câmpul de la care pornește tot — alege-l primul, fiindcă el decide ce câmpuri mai apar în antet. Iar blocul Materiale recuperate de jos rămâne gol dacă nu dezmembrezi nimic: îl folosești când din activul casat rămân piese care se întorc în stoc.
| Câmp antet | Descriere |
|---|---|
| Data documentului | Data ieșirii |
| Tip ieșire | Casare · Vânzare · Donație · Schimb |
| Cont cheltuieli | Contul pe care se descarcă valoarea reziduală. Obligatoriu, și pornește gol — nu se precompletează din șablon |
| Motiv casare, Număr ordin, Data ordinului, Persoană responsabilă, Descriere | Documentare |
Câmpurile de vânzare apar doar la Tip ieșire = Vânzare. Abia atunci se deschid Suma vânzare, Cont venituri și Cont decontări. Pe o casare obișnuită nu le căuta — nu sunt acolo.
Pe linii completezi un singur lucru. Alegi activul, iar restul coloanelor vin singure din fișă: Număr inventar, Cost inițial, Amortizare cumulată și Valoare reziduală. Singura coloană pe care o completezi tu este Valoare de lichidare — cât mai valorează efectiv activul la ieșire. Sub tabel, panoul totalizează Valoare totală de lichidare alături de totalul valorilor reziduale.
Comboboxul de activ oferă doar mijloace fixe În exploatare și îl scoate din listă pe cel deja pus pe altă linie.
La secțiunea Materiale recuperate adaugi piesele rămase din dezmembrare, cu produs, cantitate, sumă, depozit și conturi. La contabilizare se emite câte un rând pentru descărcarea amortizării, pentru valoarea reziduală, pentru venitul din vânzare și pentru materiale; rândurile cu sumă zero nu se emit, iar fiecare rând poartă activul ca analitică.
Materialele recuperate se scad întâi din valoarea descărcată. Contul de venit este editabil pe fiecare linie de material, tocmai ca să poți trimite partea care stinge cheltuiala pe alt cont decât surplusul care rămâne venit curent.
Documentul de casare nu scrie TVA și nu înscrie livrarea în registrul TVA, indiferent de tipul de ieșire ales. Dacă ești plătitor de TVA, emiți factura fiscală și înregistrezi taxa separat, din Contabilitate → Operațiuni manuale.
Calculează amortizarea până la luna ieșirii. Documentul de casare preia amortizarea acumulată așa cum este ea la momentul creării liniilor. Dacă amortizarea lunii curente nu a fost încă înregistrată la închiderea lunii, valoarea reziduală descărcată va fi mai mare decât cea reală. Închide întâi luna, apoi casează.
Un document de casare contabilizat poate fi readus în ciornă cu Anulează contabilizarea — nota contabilă se șterge și valorile se restabilesc.
Legătura cu alte documente
| Document / Modul | Legătura |
|---|---|
| Amortizare | Calculul lunar al uzurii pe baza datelor din fișă |
| Facturi furnizori | Linia de factură pe care alegi sau creezi fișa activului |
| Registrul jurnal | Notele generate la punere în funcțiune, amortizare și casare |
| Șabloane de contare | Conturile implicite pentru amortizare, punere în funcțiune și casare |
| Planul de conturi | Conturile 121–124 utilizate pe fișa MF |
| Balanța de verificare | Verificarea soldurilor pe conturile de imobilizări |
| Inventarierea activelor | Confruntarea evidenței contabile cu existența fizică |
Întrebări frecvente
Cum se generează numărul de inventar?
Dacă lași câmpul gol, POSfix alocă automat un număr unic de 10 cifre, cu zerouri în față. Poți introduce și un cod propriu — atunci codul se păstrează așa cum l-ai scris. Numărul rămâne asociat activului pe toată durata existenței sale.
Ce diferență e între OMVSD și mijloc fix?
Bunurile sub pragul de capitalizare se înregistrează pe 213, cele peste prag primesc fișă și se amortizează pe durata utilă. Nu trebuie să ții minte pragul: panoul îl afișează singur, în avertismentul galben de sub Cost inițial, când suma pe care o scrii îl trece în jos.
Pot schimba grupa sau conturile după punerea în funcțiune?
Cât timp activul nu are nicio lună de amortizare înregistrată, poți edita liber numărul de inventar, denumirea, grupa, costul inițial și metoda de amortizare. Din momentul în care apare prima amortizare — și definitiv după ieșirea din patrimoniu — aceste câmpuri se blochează. Contul de cheltuieli rămâne editabil. Pentru o corecție de fond, anulează contabilizarea documentului de punere în funcțiune, corectează fișa și repune activul în funcțiune.
Ce se întâmplă cu un activ complet amortizat dar încă în folosință?
Rămâne în registru cu valoare contabilă netă zero. Nu se mai generează linii de amortizare, dar activul continuă să apară la inventariere și în rapoarte. Casarea este o decizie de gestiune, nu una automată.
Ce categorie fiscală aleg pentru un activ combinat?
Dacă un activ are componente din mai multe categorii (ex. un autovehicul specializat cu echipament tehnic), îl încadrezi după componenta principală — cea care determină funcția esențială a bunului. Oricum, categoria doar pre-completează durata; poți scrie direct durata fiscală corectă.
Cum tratez un activ primit cu titlu gratuit?
Creezi fișa la valoarea justă de piață și folosești, pe documentul de punere în funcțiune, metoda de primire Donație, cu partenerul de la care a venit activul.
Ce fac cu un activ găsit în plus la inventariere?
Din documentul de inventariere confirmat pornești acțiunea Creează punere în funcțiune (Surplus) — se deschide un document de punere în funcțiune cu metoda Surplus și cu activele respective deja pe linii. Vezi Inventarierea activelor.
Ce fac cu TVA la vânzarea unui mijloc fix?
Emiți factura fiscală și înregistrezi taxa manual, din Contabilitate → Operațiuni manuale: documentul de casare nu produce linia de TVA, oricare ar fi tipul de ieșire ales.
Cum verific totalul imobilizărilor la o dată anume?
Consultă Balanța de verificare, filtrată pe conturile 121–124. Soldul debitor pe 122–123 arată valoarea brută, iar soldul creditor pe 124 — amortizarea acumulată. Diferența este valoarea netă contabilă. Lista de mijloace fixe are și ea un rând de total în subsol, calculat pe tot setul filtrat.
Cum șterg o fișă creată din greșeală?
Din meniul contextual al rândului alegi Șterge. Fișa trece în coș și se vede prin comutatorul de coș din listă, de unde o poți Restabili. La fel funcționează și documentele de punere în funcțiune, casare și inventariere.
Pagini conexe
- Amortizare — calculul lunar al uzurii
- Imobilizări necorporale — active intangibile (software, licențe)
- Inventarierea activelor — verificarea fizică a activelor
- Planul de conturi — conturile de imobilizări (
12x) - Registrul jurnal — vizualizarea notelor contabile generate