Inventarierea mijloacelor fixe
Evidența contabilă a activelor și realitatea fizică din organizație nu coincid întotdeauna. Echipamente se mută între birouri, utilaje se defectează, laptopuri dispar fără ca cineva să actualizeze registrul. Inventarierea este procesul prin care verifici fizic fiecare activ și restabilești corespondența între ceea ce arată contabilitatea și ceea ce există de fapt.
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Active → tabul Inventariere active
Un singur document pentru ambele feluri de active. Ecranul se numește Inventariere active pentru că acoperă și mijloacele fixe, și imobilizările necorporale. Fiecare linie poartă o insignă: MF pentru mijloace fixe, NMA pentru active necorporale.
Cum se creează documentul
Apeși Inventariere nouă și completezi antetul:
| Câmp | Descriere | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Data documentului | Data la care are loc verificarea fizică | Da |
| Subdiviziune | Departamentul inventariat. Lăsat gol → se iau activele din toată organizația | Nu |
| Note | Observații generale | Nu |
| Membri comisie | Tabel separat: angajat + bifa Președinte, adăugat cu butonul Adaugă membru | Nu |
La salvare, POSfix populează automat liniile cu toate mijloacele fixe în starea „În exploatare" — filtrate pe subdiviziunea aleasă, dacă ai completat-o. Dacă schimbi ulterior subdiviziunea, liniile deja generate rămân cele inițiale. Alege subdiviziunea înainte de prima salvare.
Imobilizările necorporale nu se adaugă automat. Le introduci pe rând, cu butonul Adaugă activ.
Regula de aur: gestionarul responsabil material de subdiviziunea inventariată nu ar trebui să fie membru al comisiei pentru propriul departament.
Liniile de inventariere
| Coloană | Descriere | Editabil |
|---|---|---|
| Denumire activ | Numele activului, cu insigna MF sau NMA | Nu |
| Nr. inventar | Codul unic de identificare | Nu |
| Valoare contabilă | Valoarea de bilanț preluată din fișă | Nu |
| Locație scriptică | Locația din fișa activului | Nu |
| Locație faptică | Unde s-a găsit efectiv activul | Da |
| Stare | Bună · Deteriorată · Inactivă · Lipsă · Surplus | Da |
| Găsit | Bifă | Da |
| Acțiune necesară | Notă individuală per activ | Da |
Deasupra tabelului ai contoarele live Găsite și Lipsă, plus Valoare contabilă totală. Contorul Surplus apare abia când există cel puțin o linie de surplus. Fiecare rând are o bandă colorată în stânga — verde pentru găsit, roșie pentru negăsit.
Starea și bifa „Găsit" se sincronizează. Când alegi starea Lipsă, bifa Găsit se scoate automat. Când alegi Bună, Deteriorată, Inactivă sau Surplus, bifa se pune la loc. Nu trebuie să le ții manual în acord.
Ce înseamnă fiecare stare
| Stare | Ce înseamnă | Ce faci |
|---|---|---|
| Bună | Activul este la locul indicat și funcționează normal | Nicio acțiune |
| Deteriorată | Activul există dar prezintă degradare semnificativă | Reparație sau propunere de casare |
| Inactivă | Activul există dar nu este utilizat | Notezi în „Acțiune necesară" |
| Lipsă | Activul nu a fost găsit la verificare | Investigare → casare sau imputare |
| Surplus | Activ găsit fizic dar neînregistrat în evidență | Înregistrare în registru |
Butonul „Adaugă activ" nu e doar pentru necorporale. Selectorul pe care îl deschide listează orice activ care nu e deja pe linii — și mijloace fixe, și imobilizări necorporale. Așa înregistrezi și un mijloc fix găsit în plus: îl alegi din listă, iar linia intră cu starea Surplus și bifa Găsit pusă.
Documentează activele lipsă. Pentru fiecare activ marcat ca Lipsă, notează în „Acțiune necesară" ultima persoană responsabilă, ultima locație cunoscută și circumstanțele dispariției. De acolo pleacă discuția cu gestionarul.
Confirmarea
Butonul Confirmă stă în capul documentului, verde, și dispare după ce documentul e confirmat. Un dialog te avertizează întâi: documentul va fi blocat și nu va mai putea fi editat. La confirmare:
- documentul trece în starea Confirmat, iar antetul, liniile și comisia devin read-only
- fiecare mijloc fix marcat ca negăsit trece în starea Casat, cu valoarea contabilă adusă la zero
Confirmarea nu generează nicio notă contabilă. Inventarierea este un document constatator: fixează rezultatul numărării și schimbă starea activelor lipsă, atât.
Confirmarea trece activele negăsite în starea Casat, iar documentul Casări MF acceptă doar active În exploatare. Dacă confirmi întâi, valoarea rămâne pe conturile de imobilizări deși fișa arată deja zero, iar registrul mijloacelor fixe și balanța încep să arate cifre diferite, fără niciun avertisment.
Ordinea corectă: constați lipsurile → emiți și contabilizezi documentul de Casări MF → abia apoi apeși Confirmă pe inventariere.
Ce poți face pe un document confirmat
Meniul de acțiuni al documentului își schimbă conținutul după confirmare. Ce apare acolo depinde de ce ai pe linii:
| Acțiune | Când apare | Ce face |
|---|---|---|
| Creează punere în funcțiune (Surplus) | ai cel puțin un mijloc fix cu starea Surplus | Deschide un document de punere în funcțiune cu metoda Surplus și activele deja pe linii |
| Creează casare (Lipsă) | ai cel puțin un mijloc fix negăsit | Deschide un document de casare — dar fără linii, fiindcă activele sunt deja Casat și selectorul oferă numai active în exploatare |
| Deconfirmă | pe un document Confirmat | Nu funcționează. Cheamă o adresă pe care serviciul de active nu o are, deci se termină cu eroare |
Cu alte cuvinte, singura acțiune pe care te poți baza după confirmare este cea de surplus. Pentru lipsuri, ori emiți casarea înainte de a confirma, ori înregistrezi descărcarea manual, din Contabilitate → Operațiuni manuale.
Regularizarea diferențelor
Active în plus — găsite dar neînregistrate
Dacă activul găsit nu are fișă, îi creezi una, apoi îl pui în funcțiune.
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Active → tabul Puneri în funcțiune
Alegi Metoda de primire = Surplus. Antetul deschide atunci câmpul Articol de venit, iar Contul sursă (Credit) e cel de venit din plusuri, pe care îl alegi tu. Pe un document confirmat, acțiunea Creează punere în funcțiune (Surplus) îți face documentul gata completat.
Active lipsă — în evidență dar negăsite
Unde găsești: Meniu lateral → Contabilitate → Active → tabul Casări MF
Creezi un document cu Tip ieșire = Casare, adaugi activele lipsă pe linii și alegi Contul de cheltuieli potrivit motivului. Fă-o înainte de a confirma inventarierea — vezi avertismentul de mai sus.
Documentul descarcă amortizarea acumulată și trece valoarea rămasă pe contul de cheltuieli ales.
Casarea și imputarea sunt două lucruri diferite. Documentul de casare doar scoate activul din evidență. Dacă hotărăști să recuperezi paguba de la cineva, creanța o înregistrezi separat, din Meniu lateral → Contabilitate → tabul Operațiuni manuale. Numărul și data ordinului intern prin care s-a decis se trec pe documentul de casare.
Active deteriorate
Pentru activele cu deteriorare semnificativă ai două căi practicabile:
- Reparație — costul se înregistrează pe cheltuieli, din factura furnizorului de servicii
- Casare — dacă activul nu mai poate fi folosit, îl scoți din evidență din tabul Casări MF, iar piesele recuperabile le treci în secțiunea Materiale recuperate a aceluiași document
Comisia de inventariere
| Rol | Cine | Responsabilitate |
|---|---|---|
| Președinte | Manager sau contabil-șef, bifat în tabelul de membri | Coordonează procesul, semnează procesul-verbal |
| Membru | Responsabilul subdiviziunii | Participă la verificarea fizică |
| Membru independent | Din altă subdiviziune | Asigură obiectivitatea constatărilor |
Membrii se aleg din lista de angajați ai organizației, iar numele lor rămân pe document ca urmă a verificării.
Bune practici
- Verifică etichetele de inventar — compară numerele fizice de pe active cu cele din registru; dacă eticheta lipsește sau e deteriorată, aplică una nouă
- Fotografiază activele deteriorate — documentația vizuală ajută la evaluarea ulterioară
- Inventariază pe subdiviziuni — un document per subdiviziune, nu toată organizația într-unul singur; permite responsabilizarea fiecărui gestionar
- Închide luna înainte de inventariere — valorile contabile de pe linii trebuie să includă amortizarea la zi
- Emite casările înainte de confirmare — după confirmare activele lipsă nu mai intră pe un document de Casări MF
- Nu amâna plusurile — creează documentul de punere în funcțiune pentru activele găsite imediat după confirmare
Legătura cu alte documente
| Document / Modul | Legătura |
|---|---|
| Evidența mijloacelor fixe | Registrul din care se populează liniile de inventariere |
| Amortizare | Amortizarea trebuie înregistrată la zi înainte de inventariere |
| Imobilizări necorporale | Se adaugă manual pe document, cu insigna NMA |
| Registrul jurnal | Notele de regularizare, generate de documentele de punere în funcțiune și de casare |
| Balanța de verificare | Verificarea soldurilor de imobilizări după regularizare |
| Planul de conturi | Conturile pe care le alegi la regularizare |
Întrebări frecvente
Trebuie să inventariez și activele complet amortizate?
Da. Un activ complet amortizat există fizic în organizație și trebuie verificat. Este în starea În exploatare, deci apare automat pe liniile documentului, ca orice alt activ.
Pot inventaria simultan mai multe subdiviziuni?
Creezi câte un document per subdiviziune. Dacă lași câmpul Subdiviziune gol, documentul preia toate activele în exploatare din organizație. Avantajul documentelor separate: fiecare gestionar își asumă responsabilitatea pentru propriile active.
Ce fac cu activele găsite într-o altă subdiviziune decât cea din evidență?
Le marchezi ca Bună și notezi locația reală în coloana Locație faptică. Nu este o diferență de inventar, ci o problemă de evidență a locației — o corectezi pe fișa activului, la câmpul Locație.
Inventarierea include și imobilizările necorporale?
Da, dar nu automat. Le adaugi manual cu butonul Adaugă activ; apar pe linii cu insigna NMA. Verificarea lor nu este o numărare fizică, ci un control al valabilității: licența este activă? Brevetul nu a expirat? Dreptul de utilizare este în vigoare?
Ce se întâmplă exact cu activele lipsă la confirmare?
Fiecare mijloc fix cu bifa Găsit scoasă trece în starea Casat, iar valoarea lui contabilă devine zero. Nu se generează nicio notă contabilă.
Atenție la consecință: fișa arată zero, dar soldurile de pe conturile de imobilizări rămân neatinse, deci registrul de mijloace fixe și balanța nu mai corespund. Iar activul, fiind acum Casat, nu mai poate fi pus pe un document de Casări MF. De aceea documentul de casare se emite înainte de confirmare.
Am confirmat inventarierea fără să emit casarea. Ce fac?
Acțiunea Creează casare (Lipsă) din meniul documentului confirmat îți deschide un document gol — activele sunt deja Casat, iar selectorul de linie oferă numai active în exploatare. Deconfirmarea nici ea nu merge. Rămâne înregistrarea manuală, din Contabilitate → Operațiuni manuale: o notă pentru amortizarea acumulată, una pentru valoarea rămasă.
Sumele nu le mai iei de pe fișă — după confirmare, valoarea ei contabilă e zero. Le găsești în Balanța de verificare sau pe Fișa de cont a contului de mijloace fixe, cu analitica pe activ.
Cine semnează procesul-verbal?
Toți membrii comisiei plus gestionarul subdiviziunii inventariate. Dacă gestionarul refuză să semneze, se consemnează refuzul, în prezența a cel puțin doi martori. Membrii comisiei se înregistrează pe document, în tabelul Membri comisie.
Un activ declarat lipsă a fost găsit ulterior. Ce fac?
Dacă ai apucat să contabilizezi casarea, anulează contabilizarea documentului de casare din tabul Casări MF — nota se șterge și valorile se restabilesc. Apoi verifici starea și valoarea contabilă pe fișa activului.
Pagini conexe
- Evidența mijloacelor fixe — registrul complet al activelor
- Amortizare — amortizarea la zi înainte de inventariere
- Imobilizări necorporale — activele intangibile
- Planul de conturi — conturile utilizate la regularizare
- Registrul jurnal — vizualizarea notelor de regularizare