Inventarierea mijloacelor fixe
Evidența contabilă a mijloacelor fixe și realitatea fizică din organizație nu coincid întotdeauna. Echipamente se mută între birouri, utilaje se defectează, laptopuri dispar fără ca cineva să actualizeze registrul. Inventarierea este procesul prin care verifici fizic fiecare activ și restabilești corespondența între ceea ce arată contabilitatea și ceea ce există de fapt.
Unde găsești: Sidebar → Mijloace fixe → Inventariere MF
De ce inventariezi — obligație legală
Conform Legii contabilității nr. 287/2017 (art. 19) din Republica Moldova, inventarierea mijloacelor fixe este obligatorie:
- Cel puțin o dată pe an — de regulă înainte de întocmirea situațiilor financiare anuale (decembrie sau ianuarie)
- La schimbarea gestionarului — când se schimbă persoana responsabilă material
- La reorganizare sau lichidare — fuziune, absorbție, divizare, lichidare
- După calamități — incendiu, inundație, furt
Organizațiile cu active numeroase sau dispersate în mai multe locații beneficiază de inventarieri semestriale. Stabilește un calendar anual: inventariere parțială în iunie (echipamente IT), inventariere completă în decembrie (toate categoriile).
Procesul de inventariere — pas cu pas
Pasul 1 — Ordin de inventariere
Conducerea emite un ordin intern care stabilește:
- Comisia de inventariere — minim 2 persoane (președinte + membru)
- Obiectul inventarierii — departamentul sau categoria de active
- Termenul — data de început și data limită
Regula de aur: Gestionarul (persoana responsabilă material de departamentul inventariat) nu poate fi membru al comisiei pentru propriul departament.
Pasul 2 — Creează documentul în POSfix
| Câmp | Descriere | Obligatoriu |
|---|---|---|
| Departament | Subdiviziunea organizatorică inventariată | Da |
| Data inventarierii | Data la care are loc verificarea fizică | Da |
| Perioadă | Perioada contabilă asociată | Da |
| Comisie | Membrii comisiei de inventariere | Nu |
| Președinte comisie | Persoana care coordonează inventarierea | Nu |
| Descriere | Notă internă cu observații generale | Nu |
Pasul 3 — Lansează inventarierea
Treci documentul din Ciornă în În desfășurare. POSfix populează automat liniile cu toate activele în starea „În exploatare" din departamentul selectat:
| Coloană | Descriere | Editabil |
|---|---|---|
| Nr. inventar | Codul unic de identificare | Nu |
| Denumire | Numele activului | Nu |
| Categorie | Clasa de active (utilaje, transport etc.) | Nu |
| Cost de achiziție | Valoarea de intrare | Nu |
| Amortizare acumulată | Deprecierea cumulată până la data inventarierii | Nu |
| Valoare netă | Cost − Amortizare acumulată | Nu |
| Stare constatată | Bună, Deteriorată, Inactivă, Lipsă, Surplus | Da |
| Locație actuală | Unde s-a găsit efectiv activul | Da |
| Observații | Notă individuală per activ | Da |
Pasul 4 — Numărare fizică
Mergi fizic la fiecare activ, verifici existența, starea și locația. Completezi coloanele editabile pe baza constatărilor.
Pasul 5 — Confirmă și regularizează
Apeși Confirmă — POSfix procesează diferențele și propune acțiuni corective.
Stările constatate la verificare
| Stare | Ce înseamnă | Ce faci |
|---|---|---|
| Bună | Activul este la locul indicat, funcționează normal | Nicio acțiune necesară |
| Deteriorată | Activul există dar prezintă degradare semnificativă | Reparație, reevaluare sau casare |
| Inactivă | Activul există dar nu este utilizat | Suspendare sau transfer |
| Lipsă | Activul nu a fost găsit la verificare | Investigare → imputare sau casare |
| Surplus | Activ găsit fizic dar neînregistrat în evidență | Înregistrare în registru |
Pentru fiecare activ marcat ca „Lipsă", notează în observații: ultima persoană responsabilă, ultima locație cunoscută, circumstanțele dispariției. Aceste informații sunt obligatorii pentru procesul de imputare conform legislației muncii din RM.
Regularizarea diferențelor
Active surplus — găsite dar neînregistrate
Ai găsit un echipament care nu apare în registru? Se înregistrează la valoarea justă (de piață sau de înlocuire), estimată de comisie:
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Surplus la inventar | 123.x Mijloace fixe | 622 Venituri din activități nefinanciare | Valoare estimată |
Exemplu: Compania „Optima-Trade" SRL găsește la inventariere un monitor 27" neînregistrat. Comisia estimează valoarea la 4.500 MDL:
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Surplus monitor | 123.4 Echipamente IT | 622 Venituri nefinanciare | 4.500 MDL |
Se creează automat o fișă de mijloc fix nouă, cu starea „În exploatare".
Active lipsă — în evidență dar negăsite
Două scenarii de regularizare:
Scenariul 1 — Casare (pierdut definitiv, fără vinovat)
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Eliminare amortizare | 124.x Amortizare acumulată | 123.x Mijloace fixe | Amortizare cumulată |
| Pierdere din lipsă | 714 Cheltuieli pierderi/lipsuri | 123.x Mijloace fixe | Valoare netă |
Scenariul 2 — Imputare (se recuperează de la responsabil)
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Eliminare amortizare | 124.x Amortizare acumulată | 123.x Mijloace fixe | Amortizare cumulată |
| Creanță asupra angajatului | 227 Creanțe personal | 123.x Mijloace fixe | Valoare netă |
Casarea = pierzi definitiv valoarea, cheltuiala reduce profitul impozabil. Imputarea = recuperezi de la persoana responsabilă, suma se reține din salariu sau se încasează separat. Decizia aparține conducerii și se documentează printr-un ordin intern.
Exemplu: Compania „Meridian" SRL constată lipsa unui laptop (cost 18.000 MDL, amortizare acumulată 12.000 MDL, valoare netă 6.000 MDL). Conducerea decide imputarea:
| Operațiune | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| Eliminare amortizare | 124.1 | 123.4 | 12.000 MDL |
| Imputare angajat | 227 | 123.4 | 6.000 MDL |
Active deteriorate
Activele cu deteriorare semnificativă pot necesita:
- Reparație — menținerea în exploatare cu înregistrarea cheltuielilor pe
713(dacă reparația este sub 15% din valoarea de intrare) sau capitalizare (dacă depășește 15%) - Reevaluare — reducerea valorii contabile la valoarea de utilizare recuperabilă, conform SNC 16
- Casare parțială — scoaterea din funcțiune a componentei deteriorate
Comisia și raportul de inventariere
Componența comisiei
| Rol | Cine | Responsabilitate |
|---|---|---|
| Președinte | Manager sau contabil-șef | Coordonează procesul, semnează procesul-verbal |
| Membru | Responsabil departament | Participă la verificarea fizică |
| Membru independent | Din alt departament | Asigură obiectivitatea constatărilor |
Procesul-verbal
După confirmare, POSfix generează un proces-verbal de inventariere care conține:
- Lista completă a activelor verificate cu starea constatată
- Sumarul diferențelor (surplus, lipsuri, deteriorări)
- Propunerile de regularizare
- Semnăturile membrilor comisiei
Raportul poate fi tipărit și semnat fizic, apoi arhivat conform cerințelor legale (minim 5 ani).
Bune practici
- Verifică etichetele de inventar — compară numerele fizice de pe active cu cele din registru. Dacă eticheta lipsește sau este deteriorată, aplică una nouă
- Fotografiază activele deteriorate — documentația vizuală ajută la evaluarea ulterioară și servește ca probă
- Inventariază pe departamente — un document per departament, nu toată organizația într-unul singur. Permite responsabilizarea fiecărui gestionar
- Calculează amortizarea la zi înainte de inventariere — valorile nete trebuie să fie actuale
- Nu amâna regularizarea — procesează diferențele imediat după confirmare, nu la sfârșit de an
Legătura cu alte documente
| Document / Modul | Legătura |
|---|---|
| Evidența mijloacelor fixe | Registrul din care se populează liniile de inventariere |
| Amortizare | Amortizarea trebuie calculată la zi înainte de inventariere |
| Registrul jurnal | Formulele de regularizare (surplus, lipsă) se înregistrează în jurnal |
| Balanța de verificare | Verificarea soldurilor pe 122-124 după regularizare |
| Planul de conturi | Conturile utilizate la regularizare (622, 714, 227) |
Întrebări frecvente
Trebuie să inventariez și activele complet amortizate?
Da. Un activ complet amortizat (valoare netă zero) există fizic în organizație și trebuie verificat. Apare în liniile de inventariere ca orice alt activ. Faptul că s-a amortizat nu înseamnă că a dispărut.
Pot inventaria simultan mai multe departamente?
Creezi câte un document per departament. Dacă organizația este mică și are un singur departament, un singur document acoperă toate activele. Avantajul documentelor separate: fiecare gestionar își asumă responsabilitatea pentru propriul departament.
Ce fac cu activele găsite într-un alt departament decât cel din evidență?
Le marchezi ca „Bună" (dacă funcționează) și notezi locația reală în coloana „Locație actuală". După inventariere, procesezi transferul formal între departamente din registrul MF.
Inventarierea include și imobilizările necorporale?
Indirect. Imobilizările necorporale nu se „numără" fizic, dar se verifică validitatea: licența este activă? Brevetul nu a expirat? Dreptul de utilizare este în vigoare? Se recomandă un document de verificare dedicat, cu accent pe documentele juridice suport.
Cine semnează procesul-verbal?
Toți membrii comisiei de inventariere plus gestionarul departamentului inventariat. Dacă gestionarul refuză să semneze, se consemnează refuzul în procesul-verbal, în prezența a cel puțin doi martori.
Ce se întâmplă dacă nu fac inventariere?
Încălcarea obligației de inventariere anuală (Legea 287/2017, art. 19) poate atrage sancțiuni administrative. Mai important, situațiile financiare anuale nu vor reflecta realitatea, ceea ce afectează credibilitatea contabilității și poate genera probleme la control fiscal.
Cum tratez un activ găsit în stare bună dar cu locație greșită?
Marchezi starea „Bună", notezi locația reală, iar după inventariere procesezi transferul formal. Nu este o diferență de inventar (surplus/lipsă), ci o problemă de evidență a mișcărilor.
Pot face inventariere parțială (doar o categorie de active)?
Da. Creezi documentul de inventariere și selectezi departamentul relevant. Dacă vrei să inventariezi doar echipamentele IT dintr-un departament care are și mobilier, poți filtra și marca ca „Bună" doar activele verificate efectiv, urmând ca restul să fie inventariate ulterior.
Ce fac dacă la inventariere găsesc un activ care ar trebui casat?
Marchezi starea „Deteriorată" și notezi în observații motivul propus pentru casare. După confirmarea inventarierii, procesezi casarea separat din registrul MF, cu formulele contabile corespunzătoare.
Cum procedez cu active aflate temporar în altă locație (reparație, delegație)?
Le marchezi cu starea „Bună" dacă știi cu certitudine unde se află și notezi locația temporară. Ideal, solicită o confirmare scrisă de la locația temporară (ex. atestat de la service-ul de reparații).
Câți ani trebuie păstrat procesul-verbal de inventariere?
Conform legislației RM, documentele primare se păstrează minimum 5 ani. Procesele-verbale de inventariere a imobilizărilor, fiind documente cu valoare probatorie, se recomandă a fi păstrate pe toată durata de existență a activelor plus 5 ani.
Ce pașii urmez dacă un activ lipsă este găsit ulterior?
Dacă activul a fost deja casat/imputat contabil: (1) stornezi formulele de casare/imputare, (2) reactivezi fișa activului în registrul MF, (3) verifici și recalculezi amortizarea pentru perioada lipsă. Dacă inventarierea nu a fost încă confirmată, pur și simplu schimbi starea din „Lipsă" în „Bună".
Pagini conexe
- Evidența mijloacelor fixe — registrul complet al activelor
- Amortizare — calculul amortizării la zi înainte de inventariere
- Imobilizări necorporale — activele intangibile
- Planul de conturi — conturile utilizate la regularizare
- Registrul jurnal — vizualizarea formulelor de regularizare