Skip to main content

Comenzi de transport

Comanda de transport e documentul în care ține un transportator o cursă vândută: cine a comandat, ce marfă, pe ce rută, cu ce camion și pentru ce preț. Din ea se emit, la momentul potrivit, cele două documente pe care le așteaptă clientul — invoice-ul și actul.

Comanda nu contabilizează nimic ea însăși. Notele contabile le poartă invoice-ul și actul, care se creează în Vânzări și se văd acolo ca orice alt document.

Tot capitolul Cargo e disponibil doar dacă modulul Cargo figurează în contractul tău. Fac parte din el taburile Comenzi de transport, Curse, Vehicule, Șoferi, Documente și Tipuri de documente. Fără modul, intrarea de meniu rămâne vizibilă, dar blocată.

Unde găsești: Meniu lateral → Cargo → tabul Comenzi de transport

Lista comenzilor de transport, cu ruta, camionul și starea fiecăreia

1 comandă nouă · 2 cifrele de sus, pe stări · 3 filtrul de stare · 4 invoice-ul și actul emise

Cele patru cartonașe de sus îți dau ziua dintr-o privire: câte comenzi sunt Deschise, câte sunt În drum, câte așteaptă De facturat și câte sunt deja Facturate.

Ca să înregistrezi o comandă​

  1. Cargo → tabul Comenzi de transport → Comandă nouă.
  2. Alege Clientul și pune Data ordinului.
  3. Lasă Execuția pe Flotă proprie dacă mergi cu camionul tău; alege camionul și șoferul.
  4. Completează marfa, prețul și Serviciul din nomenclator. Bifa Marfă periculoasă (ADR) o pui când e cazul — rămâne pe comandă, pentru șofer și pentru documentele de drum.
  5. Adaugă etapele rutei — cel puțin o încărcare și o descărcare.
  6. Salvează, apoi Confirmă comanda.

Formularul comenzii: client, execuție, marfă, preț și etapele rutei

1 clientul · 2 execuția — de ea depinde ce apare mai jos · 3 camionul și șoferul · 4 serviciul din nomenclator · 5 etapele rutei

Execuția: flotă proprie sau subcontractat​

E prima alegere care schimbă formularul, deci merită făcută înainte de restul.

ComutatorCe se schimbă când îl activeziDacă îl lași pe implicit
Execuție: SubcontractatÎn locul camionului și al șoferului apare Transportatorul subcontractat, iar comanda nu se mai pune pe o cursăFlotă proprie: alegi camionul, remorca și șoferul din flota ta, iar comanda poate intra pe o cursă

La subcontractare, costul transportatorului îți vine ca factură de la el, ca de la orice furnizor. Comanda ține doar partea comercială cu clientul tău.

Termenul de plată și comanda clientului​

Zile de plată dă scadența facturii: se numără de la data ei, deci o factură din 12 septembrie cu 30 de zile e scadentă pe 12 octombrie. Tipul de achitare e text liber, pentru condiții care nu încap într-o cifră — „după primirea originalelor CMR", de exemplu.

Nr. comandă client și data ei nu sunt doar pentru evidență: numărul se tipărește în descrierea invoice-ului, ca să-l recunoască contabilul clientului.

Etapele rutei​

Fiecare oprire e un rând: numărul de ordine, dacă e încărcare sau descărcare, țara, orașul, adresa, cine te așteaptă la rampă, data planificată și fereastra de oră.

Din ele iese ruta care se tipărește: prima încărcare și ultima descărcare. Restul opririlor rămân în comandă, pentru șofer.

Serviciul din nomenclator​

Ciorna se salvează și fără el, dar la Emite factura devine obligatoriu: pe el se emite invoice-ul. Fără o poziție din nomenclator, documentul de vânzare n-are ce să factureze și nu se poate contabiliza.

Cota de TVA se alege tot aici, și cu ea se calculează suma de pe factură. Cât timp câmpul e gol, sub el scrie „cota zero la transport internațional" — e un memento, nu o alegere făcută de panou. Cota o pui tu.

Drumul comenzii​

Starea comenzii se conduce din bara de acțiuni, în ordinea firească a unei curse:

  1. Confirmă comanda — din Ciornă în Confirmată.
  2. Marfa e încărcată — te întreabă momentul (data și ora) și trece comanda în Încărcată.
  3. Emite factura — creează invoice-ul, cu data încărcării.
  4. Marfa e descărcată — același dialog de moment, comanda trece în Descărcată.
  5. Emite actul — creează actul de prestare, cu data descărcării.
  6. Închide comanda — după ce banii au intrat.

Momentul se cere de fiecare dată, cu data și ora, fiindcă butonul se apasă rareori chiar atunci. Descărcarea nu poate fi înaintea încărcării.

Încărcarea cere camion și șofer alocați, iar amândoi trebuie să fie disponibili: camionul cu starea Activ (nu în reparație, nu inactiv, nu casat) și șoferul nedezactivat. Suprapunerile de program nu se verifică — aceeași mașină poate fi marcată încărcată pe două comenzi în aceeași zi, deci dispecerul rămâne cel care ține socoteala.

Stările Facturată și Achitată nu le pui tu: vin singure din documentele de vânzare, pe măsură ce se emit și se încasează.

Ce se mai poate edita, și când​

Până la încărcare, comanda e a ta: client, rută, preț, camion, marfă — toate se schimbă.

De la încărcare încolo, partea comercială îngheață. Pe ea s-a emis deja invoice-ul, iar un preț schimbat după factură ar însemna două adevăruri diferite. Rămân deschise doar documentele de drum — CMR, carnet TIR, T1, codul UIT — și notele. Exact cele care se completează pe traseu.

Anularea îți cere motivul și merge până când comanda trece în Facturată — adică până la emiterea actului. Atenție: dacă ai emis deja factura de plată, comanda se mai poate anula, dar factura rămâne vie în Vânzări. Ocupă-te întâi de ea acolo, apoi anulează comanda.

Ștergerea merge doar pe comenzi în Ciornă, Confirmate sau Anulate. Ce ai șters ajunge la coș și se poate readuce.

Ce te poate încurca​

Butonul „Emite factura" nu apare — ori comanda nu e încă încărcată, ori invoice-ul e deja emis. Numărul lui îl vezi pe cartonașele de sus.

Butonul „Emite actul" nu apare — actul se face din invoice, deci întâi trebuie emis acela, iar comanda trebuie să fie descărcată.

Actul nu se emite, panoul spune că lipsește cursul — pe o comandă în valută, actul ia cursul BNM din ziua descărcării, nu pe cel din ziua facturii. Dacă pentru ziua aceea nu există curs publicat, actul nu se emite cu o cifră ghicită. Adaugă cursul zilei în Contabilitate → Clasificatori → fila Cursuri valutare, apoi reapasă Emite actul.

Nu găsesc butonul de e-Factura — poarta nu e ruta, ci cine plătește. Pe un client nerezident documentul e export de servicii și factura electronică nu se transmite, deci butonul nu apare. Pe un expeditor rezident, chiar dacă marfa a mers în Polonia, butonul e la locul lui în documentul din Vânzări.

Pagini conexe​