Skip to main content

Заказы на перевозку

Заказ на перевозку — это документ, в котором перевозчик держит проданный рейс: кто заказал, какой груз, по какому маршруту, какой машиной и за сколько. Из него в нужный момент выставляются два документа, которых ждёт клиент, — счёт и акт.

Сам заказ ничего не проводит. Бухгалтерские записи несут счёт и акт: они создаются в разделе Продажи и ведут себя там как любой другой документ.

Весь раздел Cargo доступен, только если модуль Cargo есть в вашем договоре. В него входят вкладки «Заказы на перевозку», «Рейсы», «Транспорт», «Водители», «Документы» и «Типы документов». Без модуля пункт меню остаётся видимым, но заблокированным.

Где найти: Боковое меню → Cargo → вкладка Заказы на перевозку

Список заказов на перевозку: маршрут, машина и статус

1 новый заказ · 2 счётчики сверху, по состояниям · 3 фильтр по статусу · 4 выставленные счёт и акт

Четыре карточки сверху показывают день с одного взгляда: сколько заказов Открыто, сколько В пути, сколько ждёт К выставлению и сколько уже Выставлено.

Чтобы зарегистрировать заказ​

  1. Cargo → вкладка Заказы на перевозку → Новый заказ.
  2. Выберите Клиента и поставьте Дату приказа.
  3. Оставьте Исполнение на Собственный транспорт, если едете своей машиной; выберите машину и водителя.
  4. Заполните груз, цену и Услугу из номенклатуры. Галочку Опасный груз (ADR) ставьте, когда это так, — она остаётся на заказе, для водителя и для путевых документов.
  5. Добавьте этапы маршрута — минимум одну загрузку и одну разгрузку.
  6. Сохраните, затем Подтвердите заказ.

Форма заказа: клиент, исполнение, груз, цена и этапы маршрута

1 клиент · 2 исполнение — от него зависит, что появится ниже · 3 машина и водитель · 4 услуга из номенклатуры · 5 этапы маршрута

Исполнение: свой транспорт или субподряд​

Это первый выбор, который меняет форму, поэтому сделайте его до всего остального.

ПереключательЧто меняется, когда включаетеЕсли оставите по умолчанию
Исполнение: СубподрядВместо машины и водителя появляется Субподрядчик, и заказ больше нельзя поставить в рейсСобственный транспорт: выбираете машину, прицеп и водителя из своего парка, а заказ может войти в рейс

При субподряде расходы перевозчика приходят вам его счётом, как от любого поставщика. Заказ держит только коммерческую часть с вашим клиентом.

Срок оплаты и заказ клиента​

Дней оплаты задаёт срок счёта: отсчёт идёт от его даты, поэтому счёт от 12 сентября с 30 днями подлежит оплате 12 октября. Условия оплаты — свободный текст, для условий, которые не помещаются в цифру: например, «после получения оригиналов CMR».

№ заказа клиента и его дата нужны не только для учёта: номер печатается в описании счёта, чтобы бухгалтер клиента его узнал.

Этапы маршрута​

Каждая остановка — строка: порядковый номер, загрузка это или разгрузка, страна, город, адрес, кто ждёт на рампе, планируемая дата и временное окно.

Из них складывается печатаемый маршрут: первая загрузка и последняя разгрузка. Остальные остановки остаются в заказе, для водителя.

Услуга из номенклатуры​

Черновик сохраняется и без неё, но при Выставить счёт она обязательна: счёт выставляется именно на неё. Без позиции из номенклатуры документу продажи нечего выставлять и его нельзя провести.

Ставка НДС выбирается здесь же, и по ней считается сумма в счёте. Пока поле пустое, под ним написано «нулевая ставка при международной перевозке» — это напоминание, а не выбор, сделанный панелью. Ставку ставите вы.

Путь заказа​

Состояние заказа ведётся из панели действий, в естественном порядке рейса:

  1. Подтвердить заказ — из Черновика в Подтверждён.
  2. Груз загружен — спрашивает момент (дату и час) и переводит заказ в Загружен.
  3. Выставить счёт — создаёт счёт, датой загрузки.
  4. Груз разгружен — тот же диалог момента; заказ переходит в Разгружен.
  5. Выставить акт — создаёт акт оказанных услуг, датой разгрузки.
  6. Закрыть заказ — после того, как деньги пришли.

Момент спрашивается каждый раз, с датой и часом, потому что кнопку редко нажимают именно тогда. Разгрузка не может быть раньше загрузки.

Для загрузки нужны назначенные машина и водитель, и оба должны быть доступны: машина со статусом Активен (не в ремонте, не неактивна, не списана) и водитель не отключённый. Пересечения по расписанию не проверяются — одну и ту же машину можно отметить загруженной на двух заказах в один день, поэтому счёт ведёт диспетчер.

Состояния Выставлен и Оплачен вы не ставите: они приходят сами из документов продажи, по мере выставления и оплаты.

Что ещё можно менять и когда​

До загрузки заказ ваш: клиент, маршрут, цена, машина, груз — всё меняется.

С момента загрузки коммерческая часть замерзает. На ней уже выставлен счёт, а изменённая после счёта цена означала бы две разные правды. Открытыми остаются только путевые документы — CMR, книжка TIR, T1, код UIT — и примечания. Ровно те, что заполняются в дороге.

Отмена спрашивает причину и работает, пока заказ не перешёл в Выставлен, то есть до выставления акта. Внимание: если счёт уже выставлен, заказ ещё можно отменить, но счёт останется живым в Продажах. Разберитесь сначала с ним, потом отменяйте заказ.

Удаление работает только на заказах в Черновике, Подтверждённых или Отменённых. Удалённое попадает в корзину и возвращается.

Что может сбить с толку​

Кнопки «Выставить счёт» нет — либо заказ ещё не загружен, либо счёт уже выставлен. Его номер виден на карточках сверху.

Кнопки «Выставить акт» нет — акт делается из счёта, значит сначала нужно выставить его, а заказ должен быть разгружен.

Акт не выставляется, панель говорит, что нет курса — на заказе в валюте акт берёт курс НБМ дня разгрузки, а не дня счёта. Если на тот день курс не опубликован, акт не выставляется с выдуманной цифрой. Добавьте курс дня в Бухгалтерия → Классификаторы → вкладка Курсы валют, затем снова нажмите Выставить акт.

Не нахожу кнопку e-Factura — дело не в маршруте, а в том, кто платит. Для клиента-нерезидента документ является экспортом услуг, и электронная накладная не передаётся, поэтому кнопка не рисуется. Для резидента-экспедитора, даже если груз ушёл в Польшу, кнопка на месте — в документе раздела Продажи.

Смежные страницы​