Import extrase bancare

Introducerea manuală a plăților și încasărilor consumă timp și generează erori. Cu importul extraselor bancare, încarci fișierul din internet banking, iar POSfix creează automat operațiunile bancare — cu partenerul, contul GL și articolul de cash flow pre-completate.

Unde găsești: Sidebar → Banca & Casa → Extrase bancare

Când ai nevoie

• Zilnic — dacă ai volum mare de tranzacții (magazine, HoReCa, prestări servicii cu plăți frecvente)
• Săptămânal — dacă ai 5–15 tranzacții pe săptămână și vrei să ții contabilitatea la zi
• La închiderea lunii — cel târziu înainte de generarea balanței de verificare, importezi toate extrasele rămase

De ce nu introduci manual?

Un extras cu 40 de tranzacții înseamnă 40 de documente de creat manual — dată, sumă, partener, cont, articol cash flow. Cu importul, aceeași muncă durează 5 minute în loc de 2 ore.

Cum importi un extras bancar — pas cu pas

1. Exportă fișierul din internet banking

Deschide internet banking-ul băncii tale și exportă extrasul pentru perioada dorită:

• MAIB Online → Conturi → Extrase → Exportă (CSV, TXT sau DBF)
• Moldindconbank Online → Extrase de cont → Descarcă (MT940)
• VictoriaBank Online → Extrase → Export MT940
• Alte bănci → Caută secțiunea „Extrase" sau „Rapoarte" și exportă în format MT940 sau CSV

Alege formatul potrivit

Dacă banca oferă MT940, preferă acest format — este standardul internațional SWIFT și conține cele mai complete date (IBAN partener, referință, descriere structurată). CSV-ul funcționează, dar poate necesita mapare manuală a coloanelor.

2. Deschide POSfix și pornește importul

1. Navighează la Extrase bancare din sidebar
2. Apasă butonul „Import extras"

3. Selectează contul bancar

Alege contul bancar pentru care importezi extrasul. POSfix afișează doar conturile bancare active ale organizației tale. Contul selectat determină:

• Valuta tranzacțiilor (MDL, EUR, USD)
• Contul GL principal (de exemplu, 242.1 pentru cont curent MDL)

4. Încarcă fișierul

Trage fișierul în zona de upload (drag & drop) sau apasă „Alege fișier" pentru a naviga pe calculator. POSfix detectează automat formatul fișierului.

5. Verifică operațiunile propuse

POSfix parsează fișierul și afișează fiecare tranzacție într-un tabel editabil. Pentru fiecare linie vezi:

• Data, suma și direcția (intrare/ieșire)
• Partenerul identificat automat (sau câmp gol dacă nu a fost recunoscut)
• Tipul operațiunii sugerat
• Conturile GL pre-completate
• Articolul de cash flow propus

Revizuiește fiecare linie. Corectează ce nu este corect. Deselectează tranzacțiile pe care nu vrei să le importi (de exemplu, dacă le-ai introdus deja manual).

6. Confirmă și generează

Apasă „Generează operațiuni". POSfix creează câte o operațiune bancară (document) pentru fiecare linie selectată. Toate operațiunile sunt create în status Ciornă — le poți revizui, edita și conta individual sau în masă.

Ce face POSfix automat

La fiecare import, sistemul lucrează în culise pentru a-ți economisi timp:

Funcție	Ce face
Identificare parteneri	Caută în registrul tău de parteneri după IBAN-ul contrapartidei sau după denumire
Propunere tip operațiune	Analizează istoricul tranzacțiilor cu același partener și sugerează tipul (PlataFurnizor, IncasareClient, etc.)
Pre-completare conturi GL	Aplică regulile de contare implicite asociate tipului de operațiune
Propunere articol cash flow	Selectează articolul de cash flow pe baza tipului de operațiune
Creare parteneri noi	Dacă partenerul nu există, oferă opțiunea de a-l crea automat cu denumirea, IBAN-ul și banca extrase din fișier

Potrivirea automată (auto-matching)

POSfix nu doar identifică partenerul — poate lega tranzacția direct de documentul care a generat-o:

• Plăți către furnizori → potrivire cu facturi de aprovizionare neachitate
• Încasări de la clienți → potrivire cu documente de vânzare neîncasate
• Ordine de plată → potrivire cu ordine de plată create anterior

Potrivirea se face pe combinația partener + sumă + dată aproximativă. Când sistemul găsește o potrivire, pre-completează contractul și legătura la documentul sursă.

Potrivire parțială

Dacă suma din extras nu corespunde exact unei singure facturi (plată parțială sau plată grupată), POSfix marchează linia pentru revizuire manuală. Verifică întotdeauna sugestiile înainte de confirmare.

Operațiuni nerecunoscute

Când POSfix nu recunoaște un partener sau un tip de operațiune, linia rămâne cu câmpuri goale. Ce faci:

1. Partener nerecunoscut — caută manual partenerul în combobox sau creează-l nou direct din import. POSfix extrage automat denumirea și IBAN-ul din extras pentru pre-completare.
2. Tip operațiune necunoscut — selectează manual tipul corect din lista dropdown. La următorul import cu același partener, POSfix va sugera automat acest tip.
3. Comision bancar — comisioanele apar ca ieșiri fără partener clar. POSfix le identifică de regulă automat ca „AltePlăți" cu cont de cheltuieli pentru servicii bancare (713.x).

Formate suportate

Format	Extensie	Bănci compatibile	Observații
MAIB CSV	.csv	MAIB	Format standard din MAIB Online
MAIB TXT	.txt	MAIB	Format text structurat
MAIB DBF	.dbf	MAIB	Format bază de date dBASE
MT940 (SWIFT)	.sta, .mt940	Moldindconbank, VictoriaBank, EuroCreditBank, alte bănci	Standard internațional, cel mai complet
CSV generic	.csv	Orice bancă	Necesită mapare manuală a coloanelor

Format recomandat

Dacă banca ta oferă mai multe formate, alege MT940. Conține date structurate (IBAN complet, referințe, coduri de tranzacție) care permit o potrivire automată mai precisă.

Exemplu practic

Situație: SRL „Florăria Dalia" are cont la MAIB și primește 20–30 de tranzacții pe zi (plăți furnizori flori, încasări carduri, comisioane).

1. Contabila descarcă extrasul din MAIB Online → format CSV → pentru ziua precedentă
2. În POSfix, selectează contul 242.1 — MAIB MDL și încarcă fișierul
3. POSfix parsează 25 de tranzacții:
   • 18 sunt recunoscute automat (furnizori recurenți, comisioane bancare)
   • 5 au partener identificat, dar tipul trebuie confirmat
   • 2 sunt de la parteneri noi (furnizor nou de ambalaje)
4. Contabila creează cei 2 parteneri noi, confirmă tipurile pentru cele 5 tranzacții incerte
5. Apasă „Generează" → 25 de operațiuni bancare în status Ciornă
6. Le verifică rapid și le contează în masă

Timp total: ~10 minute în loc de 1,5 ore introducere manuală.

Legătura cu alte documente

Internet banking (fișier export)
        ↓ import
  Extras bancar (POSfix)
        ↓ generare
  Operațiuni bancare (Ciornă)
        ↓ contare
  Jurnal general (înregistrări GL)
        ↓ reconciliere
  Facturi furnizori / Documente de vânzare (stingere datorii/creanțe)

Upstream (de unde vin datele):

• Internet banking → fișierul extras exportat
• Registrul partenerilor → pentru identificare automată
• Facturi furnizori / Documente vânzare → pentru potrivirea automată

Downstream (ce generează):

• Operațiuni bancare → documentele create din import
• Jurnal general → înregistrările GL după contare
• Reconciliere → verificarea soldurilor cu partenerii

Greșeli frecvente

1. Importi același extras de două ori — POSfix detectează tranzacțiile duplicate (după dată, sumă și referință) și le marchează vizual. Verifică întotdeauna și deselectează liniile deja importate.

2. Nu reconciliezi la final de lună — după fiecare import, compară soldul din POSfix cu soldul de pe extrasul bancar. O diferență indică tranzacții lipsă sau duplicate.

3. Importi fișierul greșit — extrasul unui cont în EUR importat pe contul în MDL creează haos. Verifică întotdeauna că ai selectat contul bancar corect înainte de import.

4. Ignori operațiunile nerecunoscute — liniile cu partener gol sau tip necunoscut rămân incomplete. Completează-le înainte de contare, altfel ajungi cu înregistrări GL incorecte.

5. Nu verifici sugestiile automate — POSfix sugerează, nu decide. O potrivire greșită de partener sau tip de operațiune duce la conturi GL incorecte.

Depanare

Fișierul nu se importă / apare eroare la parsare

• Verifică formatul fișierului — este cel pe care POSfix îl așteaptă?
• Deschide fișierul într-un editor text și verifică dacă nu este corupt
• Dacă ai exportat CSV din Excel, asigură-te că separatorul este virgulă sau punct-și-virgulă (nu tab)
• Încearcă alt format de export din internet banking

Partenerul nu este recunoscut, deși există

• Verifică dacă partenerul din registru are IBAN-ul corect completat — POSfix potrivește prioritar după IBAN
• Dacă partenerul a fost creat cu altă denumire decât cea din extras, potrivirea după nume poate eșua. Adaugă IBAN-ul la fișa partenerului.

Soldurile nu coincid după import

• Verifică dacă ai importat toate extrasele pentru perioada respectivă (nu doar o parte)
• Verifică dacă nu ai operațiuni bancare introduse manual care se suprapun cu cele din extras
• Compară tranzacție cu tranzacție: sortează operațiunile după dată și sumă în POSfix și pe extras

Importul durează foarte mult

• Fișierele mari (peste 500 de tranzacții) pot dura câteva secunde. Așteaptă finalizarea.
• Dacă browserul pare blocat, nu închide tab-ul — procesarea continuă în fundal

Întrebări frecvente

Pot importa extras din Moldindconbank?

Da. Moldindconbank oferă export în format MT940 din internet banking. Descarcă fișierul .sta și importă-l normal în POSfix. Funcționează la fel ca pentru orice altă bancă cu suport MT940.

Ce fac dacă am importat extrasul de două ori?

POSfix marchează tranzacțiile care au fost deja importate anterior (pe baza datei, sumei și referinței). La pasul de revizuire, deselectează liniile duplicate. Dacă le-ai generat deja din greșeală, șterge operațiunile bancare duplicate din registrul de operațiuni (doar cele în status Ciornă se pot șterge direct).

Cum verific că am importat toate operațiunile?

Compară soldul final din POSfix cu soldul de pe extrasul bancar (documentul PDF sau pagina din internet banking). Dacă cifrele coincid, ai importat totul. Dacă nu, identifică tranzacțiile lipsă comparând linie cu linie.

Operațiunile generate sunt contate automat?

Nu. Toate operațiunile din import sunt create în status Ciornă. Asta îți permite să le revizuiești, corectezi și abia apoi să le contezi — individual sau în masă (selectezi mai multe → „Contează selectate").

Pot importa extrase pentru conturi în valută (EUR, USD)?

Da. Selectezi contul bancar în valută respectivă înainte de import. Sumele din extras sunt tratate în valuta contului. La contare, POSfix aplică automat cursul BNM la data fiecărei tranzacții pentru calculul diferențelor de curs.

Cum gestionez comisioanele bancare din extras?

Comisioanele apar ca linii de ieșire fără un partener clar. POSfix le identifică de regulă automat și le clasifică ca AltePlăți cu contul de cheltuieli pentru servicii bancare (713.x). Verifică doar contul GL sugerat și confirmă.

Ce fac dacă banca mea nu este în lista de formate suportate?

Folosește formatul CSV generic. Exportă extrasul din internet banking ca fișier CSV, apoi în POSfix mapezi coloanele manual la câmpurile necesare (dată, sumă, IBAN partener, descriere). Funcționează cu orice bancă.

Pot importa extrase parțiale (doar câteva zile)?

Da. Importezi extrasul pentru oricare perioadă disponibilă — o zi, o săptămână sau o lună întreagă. POSfix procesează toate tranzacțiile din fișier, indiferent de perioadă.

Ce se întâmplă cu partenerul nou creat automat la import?

POSfix creează partenerul cu datele minime din extras (denumire, IBAN, bancă, tip furnizor/client). După import, completează fișa partenerului cu codul fiscal (IDNO), adresa și alte date necesare — altfel nu vei putea emite facturi sau rapoarte fiscale corecte.

Pot anula un import complet?

Nu există buton de „anulare import". Dar operațiunile generate sunt în status Ciornă, deci le poți selecta și șterge în masă din registrul de operațiuni bancare. Dacă unele au fost deja contate, trebuie mai întâi să le stornezi, apoi să le ștergi.

Pagini conexe

• Conturi bancare — configurarea conturilor bancare folosite la import
• Operațiuni bancare — documentul generat din import, contare și stornare
• Parteneri — registrul partenerilor (completare date după import)
• Reconciliere — verificarea soldurilor cu partenerii după import