Jurnal de audit
De ce configurezi jurnalul de audit
Jurnalul de audit nu necesită configurare propriu-zisă — el funcționează automat din prima zi. Fiecare acțiune care modifică date în POSfix lasă o urmă permanentă. Rolul tău este să știi cum să-l citești și să-l folosești eficient.
De ce contează? Pentru că legislația Republicii Moldova impune păstrarea pistei de audit pentru documentele contabile (Legea contabilității nr. 287/2017). Când un inspector fiscal sau un auditor extern verifică contabilitatea, jurnalul de audit demonstrează că datele sunt integre și că orice modificare este trasabilă.
Configurare pas cu pas
Pasul 1 — Accesarea jurnalului
- Navighează la Sidebar → Setări → Jurnal de audit
- Vei vedea lista cronologică a tuturor acțiunilor din sistem
Pasul 2 — Filtrarea înregistrărilor
Aplică filtre pentru a găsi ce cauți:
| Filtru | Ce face | Exemplu |
|---|---|---|
| Interval de date | Restrânge la o perioadă specifică | 01.03.2026 — 31.03.2026 |
| Utilizator | Afișează doar acțiunile unui anumit utilizator | ana.popescu@company.md |
| Tip acțiune | Filtrează pe natură | Modificare |
| Tip entitate | Afișează doar un anumit tip de obiect | Factură furnizor |
Pasul 3 — Citirea unei înregistrări
Fiecare rând din jurnal conține:
| Câmp | Descriere | Exemplu |
|---|---|---|
| Timestamp | Data și ora exactă | 18.03.2026 14:23:45 |
| Utilizator | Cine a efectuat acțiunea | ana.popescu@company.md |
| Tip acțiune | Creare / Modificare / Ștergere / Contare / Stornare | Modificare |
| Tip entitate | Ce fel de obiect a fost afectat | Factură furnizor |
| ID entitate | Identificatorul documentului | FZ-2026-0147 |
| Modificări | Valorile vechi și noi (la modificare) | Sumă: 15.000 → 18.500 |
Pasul 4 — Investigarea detaliată
Pentru acțiunile de modificare, jurnalul salvează valorile vechi și noi ale fiecărui câmp:
| Câmp modificat | Valoare veche | Valoare nouă |
|---|---|---|
| Sumă | 15.000,00 | 18.500,00 |
| Cont debit | 713.1 | 713.2 |
| Descriere | Servicii consultanță | Servicii juridice |
Astfel poți reconstitui exact: cine a schimbat suma facturii, din ce valoare în ce valoare, și la ce oră.
Valorile recomandate
Ce acțiuni se înregistrează
| Tip acțiune | Ce se loghează | Exemplu |
|---|---|---|
| Creare | O entitate nouă a fost creată | Document, partener, cont creat |
| Modificare | Câmpuri ale unei entități au fost editate | Suma facturii schimbată |
| Ștergere | O entitate a fost ștearsă | Ciornă sau nomenclator șters |
| Contare | Un document a generat înregistrări în Registrul jurnal | Factură contată |
| Stornare | Un document contat a fost reversat (red storno) | Factură stornată |
Ce NU se înregistrează
Jurnalul se concentrează pe acțiuni cu impact asupra datelor. Nu se loghează:
- Vizualizarea unui document (deschiderea fără editare)
- Generarea unui raport
- Navigarea în interfață
- Autentificarea și deconectarea (logate separat, în logurile de securitate)
Această decizie păstrează jurnalul relevant și ușor de parcurs.
Cazuri de utilizare practice
Audit financiar extern: Auditorul solicită evidența modificărilor pe documentele din perioada auditată. Filtrezi jurnalul pe perioadă și tip entitate, apoi exporți lista. Auditorul verifică că nu s-au făcut modificări neautorizate după închiderea perioadei.
Depanarea unei erori: Un sold de cont nu bate cu așteptările. Deschizi jurnalul, filtrezi pe documentele care afectează acel cont și identifici o factură modificată incorect înainte de contare.
Control intern: Directorul financiar verifică periodic cine stornează documente și cât de des. Un număr excesiv de stornări poate indica probleme de proces sau erori sistematice.
Conformitate legală: Legislația din Republica Moldova impune păstrarea pistei de audit. Jurnalul îndeplinește această cerință automat, fără efort suplimentar.
Ce se poate schimba ulterior
| Element | Se poate modifica? | Condiții |
|---|---|---|
| Înregistrările din jurnal | Nu | Jurnalul este imutabil — nimeni nu poate șterge sau modifica |
| Dezactivarea logării | Nu | Logarea este permanentă, nu poate fi oprită |
| Filtrele aplicate | Da | Filtrele sunt doar vizualizare, nu afectează datele |
| Exportul jurnalului | Da | Poți exporta oricând pentru auditori sau arhivare |
| Accesul la jurnal | Da | Controlat prin roluri — de regulă doar Admin și Auditor |
| Retenția datelor | Nu | Înregistrările se păstrează permanent, fără ștergere automată |
Jurnalul de audit este imutabil — nici măcar administratorul nu poate șterge, modifica sau dezactiva logarea. Această proprietate este fundamentală pentru conformitatea cu auditul financiar. Inspectorii fiscali și auditorii externi se bazează pe faptul că jurnalul reflectă fidel activitatea reală din sistem.
Depanare
| Problemă | Cauza | Soluție |
|---|---|---|
| Nu găsesc o acțiune în jurnal | Filtrele sunt prea restrictive | Extinde intervalul de date sau elimină filtrele |
| Jurnalul arată prea multe rezultate | Fără filtre aplicate | Aplică filtre pe utilizator, tip acțiune sau tip entitate |
| Nu am acces la jurnalul de audit | Rolul tău nu include permisiunea de audit | Solicită administratorului să-ți acorde acces |
| Exportul este gol | Filtrele selectate nu returnează rezultate | Verifică și ajustează filtrele |
| Nu văd modificările unui document | Documentul a fost doar vizualizat, nu editat | Vizualizarea nu se loghează — doar modificările efective |
Întrebări frecvente
Pot exporta jurnalul de audit?
Da. Poți exporta înregistrările filtrate în format tabelar pentru a le furniza auditorilor sau pentru arhivare externă. Exportul respectă politicile de acces ale utilizatorului.
Jurnalul de audit afectează performanța sistemului?
Nu semnificativ. Logarea se face asincron — acțiunile utilizatorilor nu sunt încetinite de scrierea în jurnal. Chiar și cu volum mare de date, performanța rămâne stabilă.
Cine are acces la jurnalul de audit?
De regulă, doar utilizatorii cu rol de administrator sau auditor. Contabilii obișnuiți nu au acces, pentru a proteja confidențialitatea acțiunilor altor utilizatori. Accesul se configurează prin roluri.
Pot vedea cine a contat un document fără să intru în jurnal?
Da. Fiecare document contat afișează informații de bază: data contării și utilizatorul care a efectuat acțiunea. Jurnalul de audit oferă însă detalii suplimentare — toate modificările anterioare contării.
Cât timp se păstrează înregistrările?
Permanent. Înregistrările de audit se păstrează pe toată durata existenței organizației în sistem, fără ștergere automată. Acesta este un compromis necesar pentru conformitatea legală.
Pot filtra jurnalul pe un document specific?
Da. Folosește filtrul pe tip entitate și ID entitate pentru a vedea cronologic toate acțiunile efectuate asupra unui document specific: cine l-a creat, cine l-a editat, cine l-a contat, cine l-a stornat.
Jurnalul înregistrează și acțiunile din integrări?
Da. Documentele create automat prin integrări (POSfix, e-Factura) sunt logate ca și documentele create manual — cu mențiunea că utilizatorul este „Sistem" în loc de un utilizator uman.
Ce se întâmplă dacă un utilizator este șters?
Înregistrările de audit ale acelui utilizator rămân intacte. Jurnalul păstrează numele/emailul utilizatorului chiar dacă contul a fost dezactivat sau șters.
Pot genera rapoarte din jurnalul de audit?
Jurnalul are funcționalitate proprie de filtrare și export. Pentru analize avansate, exportă datele și procesează-le extern (Excel, etc.).
Jurnalul de audit înlocuiește registrul documentelor contabile?
Nu. Jurnalul de audit este un instrument de trasabilitate (cine a făcut ce). Registrul jurnal este instrumentul contabil (ce înregistrări s-au generat). Sunt complementare.
Auditorul extern poate accesa direct jurnalul?
Da, dacă i-ai creat un cont cu rol de Auditor. Alternativ, poți exporta jurnalul și i-l furniza ca fișier. Prima variantă este preferabilă — auditorul poate filtra independent.
Ce rol trebuie să am pentru a vedea jurnalul de audit?
Rol de administrator sau auditor. Contabilii standard nu au acces implicit — trebuie acordat explicit prin configurarea rolurilor.
Pagini conexe
- Politici de acces — controlul accesului la nivel de rând
- Registrul jurnal — înregistrările contabile generate de documente
- Integrări — acțiunile din integrări sunt logate automat
- Calendar fiscal — închiderea perioadelor protejează datele confirmate de modificări