Журнал аудита
Почему это важно
Журнал аудита не настраивается — он работает с первого дня. Каждое важное действие оставляет след, а ваша задача — уметь его прочитать.
Когда приходит проверка или внешний аудитор и нужно показать, кто что и когда изменил, журнал — то место, откуда вы восстанавливаете картину.
Журнал собирает в одном месте действия из всех областей — бухгалтерия, банк, закупки, зарплата, запасы, производство, администрирование. Каждая строка несёт модуль, из которого пришла, так что искать по нескольким экранам не нужно.
Как его открыть
Где найти: Боковое меню → Настройки → вкладка Журнал аудита
1 поиск по тексту · 2 фильтр по действию, пользователю или модулю · 3 выгрузка отфильтрованного
Каждая строка несёт дату и время, пользователя, действие, модуль и IP-адрес, с которого работали.
Две вещи о том, что вы видите в столбцах. В строках входа вместо имени показывается частично
замаскированный адрес электронной почты. А в столбце Действие глагол написан так, как его хранит
платформа, по-английски — LoginSucceeded, LoginFailed — даже если в фильтре выше вы выбираете его
по-русски.
При открытии журнал показывает вам последние 30 дней, самые свежие действия первыми.
Фильтры
Панель фильтров под заголовком содержит:
| Фильтр | Что делает |
|---|---|
| Поиск в журнале... | Свободный поиск по имени пользователя, глаголу действия (Unpost, Restore), названию затронутой сущности и описанию действия |
| Пользователь | Сужает до одного пользователя организации; по умолчанию Все пользователи |
| Действие | Вход, Создание, Редактирование, Удаление, Подтверждение, Экспорт CSV; по умолчанию Все действия |
| Модуль | Десять значений, написанных по-румынски без диакритики: Sistem, Contabilitate, Banca, Achizitii, TVA, MijloaceFixe, Salariu, Inventar, Productie, Administrare; по умолчанию Все модули |
| Период | Два поля даты, С и По |
Фильтры применяются сразу, без кнопки поиска.
Свободный поиск, значит, достаёт и название сущности. Если номер документа туда попал — вы его найдёте; если нет — нет. Не полагайтесь на это, лучше сужайте по модулю, периоду и пользователю.
Столбцы списка
| Столбец | Что содержит |
|---|---|
| Дата и время | Дата в первой строке, время во второй; сортируется из заголовка |
| Пользователь | Инициалы в цветном кружке плюс имя |
| Действие | Цветная метка: Вход, Создание, Редактирование, Удаление, Подтверждение, Экспорт CSV |
| Модуль | Область, из которой пришло действие |
| Детали | Описание действия; если сервис его не прислал, показывается название затронутой сущности, иначе «—» |
| IP-адрес | Откуда было выполнено действие |
Сортировка по Дата и время делается на сервере, то есть по всему отфильтрованному результату, а не только по странице перед вами.
Список постраничный, по умолчанию 25 строк; можно выбрать 10, 20, 50 или 100.
Детали действия
Правый щелчок по строке → Детали. Откроется окно Детали записи:
| Поле | Что содержит |
|---|---|
| Дата и время | Точный момент |
| Пользователь | Имя и, в скобках, роль |
| Действие | Та же цветная метка |
| Модуль | Функциональная область |
| Детали | Описание действия; чаще всего его в строке нет и оно не показывается |
| Тип сущности | Какого рода объект был затронут |
| Статус | OK, если действие удалось, Failed, если не удалось |
| Ошибка | Текст ошибки, когда действие не удалось |
| IP-адрес | Адрес, с которого работали |
Под ними, когда они есть, появляются два блока: Отправленные данные — значения, которые пользователь отправил вместе с действием, — и Результат — что ответил сервер.
Журнал не хранит значение до изменения. Сравнить «до / после» по полям вы поэтому не сможете. Вы видите, что было запрошено, кто запросил и удалось ли.
Пример. Кто-то меняет цену позиции с 25 lei на 30 lei. В Отправленные данные вы найдёте 30,
новое значение, отправленное в действии. Старой цены 25 lei в журнале нет нигде.
Неудавшиеся действия тоже остаются. Журнал хранит не только то, что получилось: отклонённая попытка появляется со статусом Failed и с причиной отказа в поле Ошибка — часто это ровно то, что вы ищете, когда разбираетесь, «почему не сработало».
Экспорт
Кнопка Экспорт CSV вверху экрана выгружает записи с применёнными текущими фильтрами. В имени файла стоит дата начала периода.
Вы используете её, чтобы отправить учёт аудитору или обработать его в Excel.
Что записывается
Шесть действий, по которым можно фильтровать
| Действие | Когда появляется |
|---|---|
| Вход | При входе в учётную запись |
| Создание | Новый документ, партнёр, номенклатурная позиция |
| Редактирование | Изменённые поля существующей сущности |
| Удаление | Удалённая сущность |
| Подтверждение | Документ был проведён и создал записи в журнале проводок |
| Экспорт CSV | Кто-то выгрузил данные |
Другие действия — в списке, но не в фильтре
Журнал хранит больше, чем шесть перечисленных. В фильтре Действие их пока нет, а в столбце Действие они появляются с непереведённой меткой:
| Что произошло | Метка в списке |
|---|---|
| Отмена проведения — бухгалтерская проводка, созданная документом, удаляется | Unpost |
| Восстановление удалённого документа | Restore |
| Подтверждение табеля или расчёта зарплаты | Confirm |
| Отмена этого подтверждения | Unconfirm |
Вы находите их свободным поиском: пишете Unpost в поле Поиск в журнале... и получаете все
отмены проведения. Фильтр по Подтверждение их не приведёт.
Осторожно с омонимией: Подтверждение в фильтре означает проведение, а Confirm в списке — это
подтверждение табеля или расчёта зарплаты. Это разные вещи.
Простой просмотр не записывается: открытие документа без изменений и переходы по экранам строк в журнале не создают. Так журнал остаётся читаемым.
Исправление проведённого документа делается новым документом с отрицательными значениями, а не кнопкой сторно. В журнале вы поэтому увидите Создание и Подтверждение на документе-исправлении, а не отдельное действие сторно.
Это не значит, что проводка не может исчезнуть. Отмена проведения удаляет проводку, созданную
документом, а её след в журнале — строка Unpost. Ищите её там, а не в Удаление.
Случаи использования
Внешний финансовый аудит. Аудитор просит учёт изменений за проверяемый период. Вы фильтруете по периоду и модулю, затем нажимаете Экспорт CSV.
Разбор расхождения. Сальдо не сходится. Вы фильтруете по модулю Contabilitate и по подозрительному периоду, затем открываете детали строк Редактирование. Там вы видите значение, отправленное при изменении, а не заменённое — за старым значением смотрите в документ и в журнал проводок.
Внутренний контроль. Периодически проверяете, кто удаляет документы и как часто. Фильтр по
действию Удаление даёт вам список за секунду. Отдельно проверьте Unpost через свободный поиск —
там видно, кто отменял проводки.
Расследование отказа. Коллега говорит, что «система не дала». Вы фильтруете по этому пользователю и ищете строки со статусом Failed — причина в поле Ошибка.
Что можно изменить позже
| Элемент | Можно изменить? | Условия |
|---|---|---|
| Записи журнала | Нет | Журнал пишется один раз; редактирования и удаления у него нет |
| Остановка записи | Нет | Переключателя отключения не существует |
| Фильтры | Да | Это только просмотр, данных они не трогают |
| Экспорт | Да | В любой момент, с применёнными фильтрами |
| Доступ к журналу | Да | Зависит от роли и от наличия модуля бухгалтерии в договоре |
| Срок хранения | Нет | Автоматического удаления записей нет |
Что может пойти не так
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Не нахожу действие трёхмесячной давности | Журнал открывается на последних 30 днях | Расширьте период в двух полях даты |
| Слишком много результатов | Кроме периода не применён ни один фильтр | Отфильтруйте по пользователю, действию или модулю |
| Не вижу вкладку «Журнал аудита» | Модуль бухгалтерии не в договоре либо ваша роль его не покрывает | Попросите Владельца проверить модуль и роль |
| Экспорт пустой | Текущие фильтры ничего не возвращают | Расширьте период или снимите фильтр |
| Не вижу ни одного изменения по документу | Документ только открывали, а не редактировали | Так и задумано — просмотр не записывается |
| Ищу номер документа и не нахожу ни строки | Номер попадает в поиск, только если сервис поместил его в название сущности | Сузьте по модулю, периоду и пользователю, затем открывайте строки |
| Столбец Детали показывает «—» | Сервис-отправитель не присылает ни описания, ни названия сущности | Текущее поведение — ориентируйтесь по Действие, Модуль и Тип сущности |
| Проводка документа исчезла, и я не нахожу кто | Отмены проведения нет в фильтре Действие | Напишите Unpost в Поиск в журнале... |
| У строки нет пользователя | Действие выполнил автоматический процесс | Так и задумано — не за каждым действием стоит человек |
Частые вопросы
Можно ли выгрузить журнал?
Да, в формате CSV, с применёнными текущими фильтрами. Файл скачивается прямо из браузера.
Замедляет ли журнал систему?
Нет. Запись идёт рядом с самим действием, в отдельном сервисе, и пользователя не задерживает.
У кого есть доступ к журналу?
У руководящих пользователей организации — Владелец, Менеджер и администраторы учётной записи. Отдельной роли «аудитор» в POSfix нет; внешнему аудитору вы даёте либо учётную запись с подходящей ролью, либо выгрузку CSV.
Сколько времени хранятся записи?
Автоматического удаления нет. Записи остаются в системе всё время существования организации.
Могу ли я отследить всё, что произошло с конкретным документом?
Напрямую нет. Свободный поиск покрывает пользователя, глагол действия, название сущности и описание — но номер документа попадает туда, только если сервис, записавший строку, поместил его в название сущности. На многих действиях он этого не делает.
Сузьте по модулю, по периоду и по пользователю, затем открывайте детали строк. Тот же свободный поиск
приводит и действия, у которых нет пункта в фильтре, например Unpost.
Записывает ли журнал действия, пришедшие из интеграций?
Да. Строки несут модуль, из которого пришли, а когда за действием нет живого пользователя, столбец Пользователь остаётся пустым.
Что произойдёт, если пользователя удалят?
Его записи останутся нетронутыми, с именем, сохранённым на момент действия.
Заменяет ли журнал аудита бухгалтерский регистр?
Нет. Журнал аудита — это прослеживаемость: кто что и когда сделал. Журнал проводок — бухгалтерский инструмент: какие записи были созданы. Они дополняют друг друга.
Почему у некоторых строк статус «Failed»?
Потому что журнал хранит и отклонённые попытки. Причина отказа появляется в поле Ошибка окна деталей.
Смежные страницы
- Политики доступа — область действия каждой роли
- Журнал проводок — бухгалтерские записи, созданные документами
- Интеграции — подключение внешних сервисов
- Учётные периоды — закрытие периодов защищает завершённые данные