Încasări și plăți numerar

Operațiunile cu numerar sunt documentele prin care înregistrezi mișcarea banilor fizici prin casa de marcat. POSfix lucrează cu două registre separate: încasarea (dispoziția de încasare — bani primiți) și plata (dispoziția de plată — bani dați). Ambele sunt documente contabile (postable) — la contare generează formule care afectează soldul casei și balanța de verificare.

Unde găsești: Sidebar → Banca & Casa → Încasări numerar / Plăți numerar

Când ai nevoie

• Încasare de la client — clientul plătește factura în numerar la casă.
• Plată furnizor — plătești un furnizor în numerar (sume mici, sub plafonul legal).
• Depunere numerar la bancă — duci excedentul de numerar la bancă.
• Ridicare numerar de la bancă — aduci numerar de la bancă pentru fondul de casă.
• Plată salariu în numerar — angajați care nu au cont bancar.
• Avans de deplasare — acorzi numerar unui angajat pentru călătorie de serviciu.
• Vânzare directă cu încasare pe loc — vinzi mărfuri/servicii fără factură prealabilă.
• Restituire avans — angajatul returnează restul din avansul de deplasare.

Plafonul de numerar între agenți economici

Conform Codului Fiscal al RM și Regulamentului BNM, plățile în numerar între agenți economici sunt limitate la 100.000 lei per tranzacție. Pentru sume mai mari, folosește transferul bancar. Încălcarea atrage sancțiuni contravenționale. Plățile către persoane fizice (salarii, avansuri) nu sunt supuse acestui plafon.

Pas cu pas

Încasare numerar

1. Deschide Încasări numerar din sidebar.
2. Apasă „Încasare nouă".
3. Selectează casa de marcat (pre-selectează automat contul GL și valuta).
4. Alege tipul operațiunii (încasare de la client, ridicare de la bancă, vânzare directă etc.).
5. Selectează partenerul (client, angajat) — condiționat de tipul operațiunii.
6. Verifică contul GL corespondent (pre-completat pe baza tipului, ajustabil).
7. Introdu suma.
8. Opțional: selectează articolul cash flow și completează descrierea.
9. Apasă Salvează (ciornă) → apoi Contează pentru a genera formula contabilă.

Plată numerar

1. Deschide Plăți numerar din sidebar.
2. Apasă „Plată nouă".
3. Selectează casa de marcat.
4. Alege tipul operațiunii (plată furnizor, plată salariu, depunere la bancă, avans de deplasare etc.).
5. Selectează partenerul (furnizor, angajat).
6. Verifică contul GL corespondent.
7. Introdu suma.
8. Apasă Salvează → apoi Contează.

Exemplu practic

SRL „Floarea-Soarelui" înregistrează următoarele operațiuni de numerar într-o zi:

Dimineața — Ridicare numerar de la bancă (20.000 lei pentru fondul de casă):

Pas	Acțiune
1	Încasări numerar → Încasare nouă
2	Casa: Casa principală (241.1)
3	Tip: Ridicare de la bancă
4	Cont corespondent: 242.1 (Cont curent MDL MAIB)
5	Suma: 20.000 lei
6	Salvează → Contează

La prânz — Încasare de la client „SRL MediaPrint" (factură nr. 45, 5.000 lei):

Pas	Acțiune
1	Încasări numerar → Încasare nouă
2	Casa: Casa principală (241.1)
3	Tip: Încasare de la client
4	Partener: SRL MediaPrint
5	Cont corespondent: 221.1 (Creanțe comerciale)
6	Suma: 5.000 lei
7	Salvează → Contează

După-amiaza — Plată furnizor de rechizite (800 lei):

Pas	Acțiune
1	Plăți numerar → Plată nouă
2	Casa: Casa principală (241.1)
3	Tip: Plată furnizor
4	Partener: SRL „Papetăria"
5	Cont corespondent: 521.1 (Datorii comerciale)
6	Suma: 800 lei
7	Salvează → Contează

Seara — Depunere excedent la bancă (15.000 lei):

Pas	Acțiune
1	Plăți numerar → Plată nouă
2	Casa: Casa principală (241.1)
3	Tip: Depunere la bancă
4	Cont corespondent: 242.1 (Cont curent MDL MAIB)
5	Suma: 15.000 lei
6	Salvează → Contează

Sold la sfârșitul zilei: 20.000 + 5.000 - 800 - 15.000 = 9.200 lei (plus soldul de la începutul zilei).

Formula contabilă

Formule pentru încasări (Debit 241.x Casa)

Operațiune	Debit	Credit	Exemplu (sumă)
Încasare de la client	241.1 Casa	221.1 Creanțe comerciale	5.000 lei — clientul achită factura
Vânzare directă (fără TVA)	241.1 Casa	611.1 Venituri din vânzări	3.200 lei — vânzare cu plata pe loc
Vânzare directă cu TVA (20%)	241.1 Casa	611.1 Venituri din vânzări	4.000 lei — venit fără TVA
(TVA aferentă vânzării)	241.1 Casa	534.4 TVA de plată	800 lei — TVA 20%
Ridicare numerar de la bancă	241.1 Casa	242.1 Cont curent	20.000 lei — alimentare fond de casă
Restituire avans de la angajat	241.1 Casa	227.1 Avansuri acordate	800 lei — rest deplasare
Încasare avans de la client	241.1 Casa	523.1 Avansuri primite	10.000 lei — avans pe comandă

Vânzare directă cu TVA

La o vânzare directă cu numerar de 4.800 lei (preț cu TVA 20%), POSfix generează două linii în formula contabilă:

• Dt 241.1 / Ct 611.1 — 4.000 lei (venitul net)
• Dt 241.1 / Ct 534.4 — 800 lei (TVA colectată)

Total încasat la casă: 4.800 lei.

Formule pentru plăți (Credit 241.x Casa)

Operațiune	Debit	Credit	Exemplu (sumă)
Plată furnizor	521.1 Datorii comerciale	241.1 Casa	2.500 lei — achitare factură furnizor
Plată salariu în numerar	531.1 Datorii salariale	241.1 Casa	8.000 lei — salariu net
Avans de deplasare	227.1 Avansuri acordate	241.1 Casa	3.000 lei — delegație
Depunere numerar la bancă	242.1 Cont curent	241.1 Casa	15.000 lei — depunere excedent
Plată cheltuieli administrative	713.x Cheltuieli administrative	241.1 Casa	500 lei — rechizite, curățenie
Restituire avans client	523.1 Avansuri primite	241.1 Casa	2.000 lei — renunțare la comandă

Ciclul de viață

Atât încasările, cât și plățile numerar sunt documente contabile (postable) cu ciclul standard:

Creează → Salvează (Ciornă) → Contează (Posted) → Stornează dacă e necesar (Reversed)

Status	Ce poți face	Ce se întâmplă
Ciornă	Editezi liber	Soldul casei nu este afectat
Contat	Vizualizezi, stornezi	Formula contabilă generată, soldul casei actualizat
Stornat	Doar vizualizezi	Storno roșu, soldul casei revine la valoarea anterioară

Vizualizarea formulei contabile

După contare, apeși pe toggle-ul de jurnal din formularul documentului pentru a vedea formula contabilă generată. Verifici conturile, sumele și subconturile înainte de a continua.

Scenarii speciale

Vânzare directă cu TVA (Dt 241 / Ct 611 + Ct 534.4)

Când vinzi mărfuri sau servicii cu plata pe loc în numerar, fără factură prealabilă:

1. Creezi o încasare numerar cu tipul „Vânzare directă".
2. Introduci suma cu TVA (ex. 4.800 lei).
3. POSfix separă automat venitul net (4.000 lei) și TVA (800 lei).
4. La contare se generează:
   • Dt 241.1 / Ct 611.1 — 4.000 lei
   • Dt 241.1 / Ct 534.4 — 800 lei

Depunere numerar la bancă

Când depui excedentul de numerar la bancă:

1. Creezi o plată numerar cu tipul „Depunere la bancă".
2. Selectezi contul bancar destinație (ex. 242.1).
3. La contare: Dt 242.1 / Ct 241.1.

Operațiune oglindă

Depunerea la bancă generează și o operațiune pe contul bancar. Verifică că ambele documente (plata numerar și operațiunea bancară) sunt contate pentru a nu avea diferențe în balanță.

Ridicare numerar de la bancă

Procesul invers — aduci numerar de la bancă pentru fondul de casă:

1. Creezi o încasare numerar cu tipul „Ridicare de la bancă".
2. Selectezi contul bancar sursă (ex. 242.1).
3. La contare: Dt 241.1 / Ct 242.1.

Plata salariilor în numerar

Pentru angajații fără cont bancar:

1. Creezi câte o plată numerar per angajat, cu tipul „Plată salariu".
2. Partener: angajatul.
3. Suma: salariul net din statul de plată.
4. La contare: Dt 531.1 / Ct 241.1.

Operațiuni cu numerar în valută

Dacă ai o casă de marcat în EUR sau USD:

1. Selectezi casa de marcat în valuta respectivă.
2. Suma se introduce în valuta casei.
3. La contare, POSfix calculează echivalentul în MDL la cursul BNM din data documentului.

Legătura cu alte documente

Document	Relația	Direcție
Case de marcat	Fiecare operațiune aparține unei case de marcat	Configurare
Operațiuni bancare	Depunerea/ridicarea de numerar implică și contul bancar	Oglindă
Facturi furnizori	Plata numerar stinge datoria din factura de furnizor	Plată → Factură
Facturi clienți	Încasarea numerar stinge creanța din factura de client	Încasare → Factură
Registrul jurnal	Documentul contat apare cu formulele contabile	Contabilitate
Raport flux numerar	Articolele cash flow alimentează raportul de flux	Raportare
Conturi bancare	Depunere/ridicare folosesc contul bancar ca corespondent	Transfer

Greșeli frecvente

Greșeală	Consecință	Cum eviți
Înregistrezi atât încasarea cât și operațiunea bancară la depunere, dar doar una este contată	Sold dublu sau lipsă pe unul din conturi	Verifică că ambele documente (plată numerar + operațiune bancară) sunt contate
Folosești aceeași casă de marcat pentru MDL și EUR	Solduri mixate, imposibil de reconciliat	Creează case separate pe valută
Depășești plafonul de 100.000 lei la plata în numerar între agenți economici	Sancțiuni contravenționale	Folosește transferul bancar pentru sume mari
Nu specifici partenerul pe document	Imposibil de urmărit soldurile pe partener	Completează întotdeauna partenerul (chiar dacă nu e obligatoriu tehnic)
Contezi un document cu suma greșită	Formula contabilă incorectă	Stornezi și creezi un document nou cu suma corectă

Depanare

Problemă	Cauză probabilă	Soluție
Soldul casei nu corespunde cu numerarul fizic	Documente necontate sau operațiuni lipsă	Verifică toate documentele în status Ciornă. Numără fizic și compară.
Nu pot edita un document contat	Comportament normal — documentele contate sunt blocate	Stornezi documentul și creezi unul nou cu datele corecte
Contul GL corespondent este greșit	Tipul operațiunii nu corespunde cu situația reală	Ajustează contul GL manual înainte de contare, sau stornează și refă
Documentul nu apare în registru	Selectorul de perioadă nu include data documentului	Extinde intervalul de date din selectorul de perioadă
Formula contabilă nu se generează la contare	Lipsesc câmpuri obligatorii (cont GL, suma, casa)	Completează toate câmpurile obligatorii și re-contează
Diferențe între încasări numerar și raportul Z de la POS	Vânzări de la POS neînregistrate în POSfix	Reconciliază raportul Z cu operațiunile din registrul de încasări

Întrebări frecvente

De ce sunt separate încasările de plăți, spre deosebire de operațiunile bancare?

Reflectă practica contabilă tradițională din Republica Moldova, unde dispozițiile de încasare și cele de plată au registre și numerotări separate. Acest lucru facilitează controlul intern și respectă cerințele de audit.

Pot crea o încasare cu mai multe linii?

Operațiunile cu numerar sunt orientate pe o singură tranzacție, cu un singur cont corespondent. Dacă primești numerar din mai multe surse simultan, creezi câte o încasare separată pentru fiecare sursă.

Care este plafonul legal pentru plăți în numerar între firme?

Conform legislației RM, limita este de 100.000 lei per tranzacție între agenți economici. Pentru sume mai mari, trebuie să folosești transferul bancar. Această limită nu se aplică plăților către persoane fizice (salarii, avansuri de deplasare).

Cum înregistrez ridicarea de numerar de la bancă?

Creezi o încasare numerar cu tipul „Ridicare de la bancă" și contul corespondent 242.x (contul bancar). Separat, verifici dacă operațiunea bancară de ieșire a fost înregistrată pe contul bancar respectiv.

Ce fac dacă am greșit suma pe o încasare contată?

Stornezi documentul (storno roșu), apoi creezi o încasare nouă cu suma corectă. Nu poți edita un document contat — aceasta este o protecție împotriva modificărilor neautorizate.

Cum verific dacă soldul casei corespunde cu numerarul fizic?

Compară soldul afișat pe casa de marcat cu numerarul numărat fizic. Dacă există discrepanțe, verifică: (1) documente necontate (în status Ciornă), (2) operațiuni lipsă, (3) solduri inițiale configurate corect.

Cum înregistrez o vânzare directă cu TVA?

Creezi o încasare numerar cu tipul „Vânzare directă". POSfix separă automat venitul net și TVA-ul. De exemplu, pentru o vânzare de 6.000 lei cu TVA 20%: Dt 241.1 6.000 / Ct 611.1 5.000 + Ct 534.4 1.000.

Ce este articolul cash flow și trebuie să-l completez?

Articolul cash flow categorizează operațiunea pentru raportul de flux de numerar (ex. „Încasări de la clienți", „Plăți furnizori", „Salarii"). Nu este obligatoriu, dar completarea lui permite generarea automată a raportului privind fluxul de numerar conform SNC.

Pot face o depunere parțială la bancă?

Da. Depui orice sumă disponibilă în casă. Nu trebuie să depui tot soldul. Important este să respecți limita de casă stabilită — excedentul peste limită se depune obligatoriu.

Cum reconciliez zilnic casa cu raportul Z de la POS?

La sfârșitul zilei: (1) printezi raportul Z de la terminal, (2) verifici totalul vânzărilor în numerar din raport, (3) compari cu suma încasărilor numerar contate în POSfix pe aceeași casă și aceeași dată. Diferențele se investighează imediat.

Ce diferență este între plata numerar și operațiunea bancară?

Plata numerar mișcă bani fizici prin casa de marcat (cont 241). Operațiunea bancară mișcă bani prin contul bancar (cont 242/243). Sunt documente separate, dar se întâlnesc la depunere/ridicare de numerar, unde ambele trebuie înregistrate.

Pot anula o plată numerar contată fără stornare?

Nu. Documentele contate nu pot fi șterse sau modificate. Singura modalitate de anulare este stornarea (storno roșu), care creează automat înregistrarea inversă și readuce soldul casei la valoarea anterioară.

Pagini conexe

• Case de marcat — configurarea caselor de marcat
• Operațiuni bancare — echivalentul bancar al operațiunilor cu numerar
• Conturi bancare — configurarea conturilor bancare
• Parteneri — registrul partenerilor (clienți, furnizori)
• Ciclul documentelor — statusuri și contare
• Plan de conturi — conturile analitice 241.x
• Registrul jurnal — vizualizarea formulelor contabile generate